يتقنها جيداً في بعض الأحيان استراتيجيات إدارة الوقت ليست كافية. ولكن كيف يمكنك تتبع ساعات عمل الموظفين؟ كيف يمكنك تتبع ساعات عمل الموظفين؟ هل تستخدم برنامج تتبع وقت الموظفين وتحليل التقارير؟ هل لديك ورقة إكسل أو جدول زمني ورقي مخصص لتسجيل الساعات؟ أو ربما لا تقوم بتتبع الوقت المستغرق في المشاريع المختلفة على الإطلاق؟
تحتوي المقالة على:
في Teamdeck، نعلم أن الإدارة الفعالة للجداول الزمنية توفر مزايا للشركة نفسها، ولكنها مفيدة أيضًا للموظفين. يكون كلا الجانبين أفضل حالاً عندما تكون العملية شفافة وفعالة. في هذه المقالة, ستتعلم كيفية إنشاء تقرير جدول زمني قوي باستخدام ميزات إعداد تقارير Teamdeck. استنادًا إلى هذا التقرير، ستتمكن من حساب كشوف المرتبات وفواتير العملاء وفهم أنماط الإنتاجية داخل فريقك.
ولكن، قبل أن نعرض كيفية إنشاء تقرير جدول زمني، بضع كلمات عن الجداول الزمنية نفسها. الجدول الزمني عبارة عن جدول يحتوي على بيانات تحتوي على الأوقات التي عمل فيها موظف معين خلال فترة زمنية معينة و/أو مهمة أو مشروع معين لعميل معين. لهذا الهدف، يتم استخدام العديد من الطرق المختلفة لتسجيل الجداول الزمنية. من ورقة أو برنامج مخصص للجداول الزمنية أو تطبيق تتبع وقت الموظف أو مخطط الموارد مع ميزات تتبع الوقت وتقارير الجداول الزمنية.
من أجل إنشاء تقرير أساسي استناداً إلى الجداول الزمنية لفريقك، تحتاج إلى الوصول إلى ساعات العمل المسجلة. يوفر Teamdeck ميزات تتبع الوقت (بما في ذلك متتبع الوقت المتنقل)، حتى تتمكن من إنشاء تقارير باستخدام بيانات الوقت المتتبع لموظفيك.
ألست متأكداً من كيفية تتبع الوقت باستخدام Teamdeck؟ لدينا القاعدة المعرفية يجب أن يساعدك.
هل أنت مستعد لبدء إنشاء تقرير جدولك الزمني؟ سجّل الدخول إلى Teamdeck وتوجه إلى قسم التقارير - ستجده في القائمة العلوية. الآن، عند النقر على إنشاء تقرير جديد, سيكون لديك خياران:
على الرغم من أن قوالب التقارير مفيدة بالتأكيد وقد تسرّع من عملك، إلا أنك ستتعلم في هذه المقالة كيفية إنشاء تقارير الجداول الزمنية من البداية. انطلق وانقر على إنشاء مخصص.
الآن، بعد أن أنشأت تقريراً فارغاً، يمكنك بسهولة تغذيته بالبيانات. لا تنسَ تسميته وتحديد نطاق تاريخي مناسب (يمكن تحرير كلا العنصرين في أي وقت).
لنبدأ بإضافة جدول جديد (انقر فوق إضافة جدول) بالمعلومات الأساسية عن وقت فريقك. ستلاحظ أن الجداول الزمنية مدرجة بالفعل في جدولك الجديد، إلى جانب بيانات الحجوزات والإجازات والإجازات. إذا كنت تريد تحليل معلومات الجداول الزمنية حصراً، يمكنك إزالة الأعمدة الأخرى بالنقر على أيقونة سلة المهملات. يجب أن ينتهي بك الأمر بجدول مقسم إلى مشاريع مختلفة.
هل تريد أن ترى الساعات المسجلة لمستخدم وموظف معين في فريقك؟ ما عليك سوى تغيير طريقة تجميع البيانات في جدولك:
انظر إلى الشاشة أعلاه. اعتمادًا على احتياجاتك، يمكنك تجميع المعلومات حسب الأشخاص، والمشاريع، والأسابيع، وما إلى ذلك، كل ذلك من أجل فهم أفضل لعبء عمل فريقك وأداء الفريق (المزيد حول إدارة عبء العمل).
يمكن أن يعمل هذا الجدول كأساس لحساب رواتب الموظفين. يمكنك أيضًا تصفية البيانات لتشمل على سبيل المثال مشاريع معينة فقط. ومن ثم يعد هذا التقرير إضافة رائعة لفاتورة العميل إذا كنت تتقاضى أجراً بالساعة.
انقر على أيقونة زائد في الركن الأيمن السفلي، إذا كنت تريد إضافة المزيد من العناصر إلى تقريرك. تصور الجدول الزمني من خلال إنشاء مخطط خطي أو مخطط شريطي. قد ترغب أيضًا في التحقق من نسبة المشاريع المختلفة في إجمالي الوقت المسجل لفريقك. سيكون المخطط الدائري مفيداً هنا:
قد يساعدك تحليل البيانات باستخدام طرق التصور المختلفة في الكشف عن رؤى جديدة - على سبيل المثال حقيقة أن أحد المشاريع يستحوذ على 301 تيرابايت في الساعة من وقت فريقك، على الرغم من أنه لا يكاد يكون مربحًا مثل المشاريع الأخرى التي لديك في طور الإعداد.
من المؤكد أن الوصول إلى الساعات المسجلة لموظفيك هو أمر قيّم بالتأكيد، ولكن قد يكون البحث في هذه البيانات أكثر فائدة. بعد قراءة الفقرات أعلاه، أنت تعرف كيفية تجميع بياناتك في فئات أساسية (أشخاص، مشاريع، فترات زمنية). والآن، حان الوقت للحصول على المزيد من التعقيد وتقديم فئات مخصصة يمكنك إعدادها بنفسك. يمكن إنشاء هذه الرؤى المخصصة باستخدام:
ما الفرق بينهما؟ يمكن إضافة علامات الجداول الزمنية إلى كل إدخال زمني متتبع، بحيث تصف الساعات المسجلة نفسها. الأمثلة الشائعة لعلامات الجداول الزمنية هي قابل للفوترة وغير قابل للفوترة والعمل الإضافي ولكن يمكنك إضافة علاماتك الخاصة لتوفير المزيد من المعلومات إلى طريقة عرض الجدول الزمني. من ناحية أخرى، تصف الحقول المخصصة إما المشاريع أو الأشخاص.
معظم عملائنا يستخدمون الحقل المخصص "المسمى الوظيفي" ليتمكنوا من تجميع القوى العاملة لديهم في فئات مختلفة بناءً على اختصاصاتهم. قد ترغب أيضًا في تجميع مشاريعك في فئات "عميل" مختلفة، خاصةً إذا كنت تعمل على مشاريع متعددة لعدد من الشركات.
يمكنك إدارة كل من العلامات والحقول المخصصة في إعدادات مؤسستك.
لماذا من المفيد أن يكون لديك فئات مخصصة يمكنك تجميع جميع بياناتك فيها؟
أولاً وقبل كل شيء، يسمح لك بإنشاء طريقة عرض تناسب شركتك 100%. على سبيل المثال، يمكنك مقارنة الجداول الزمنية من مواقع المكاتب المختلفة لشركتك.
تسمح لك علامات الجداول الزمنية بالتنقيب في البيانات ومراقبة فئة من اختيارك: على سبيل المثال، يمكنك تجميع الجداول الزمنية الموسومة ب العمل الإضافي، مدفوع الأجر أو حتى المكتب الرئيسي، إذا كان تقسيم معين منطقيًا لمؤسستك.
هل تريد الحصول على المزيد من الرؤى حول الجداول الزمنية لفريقك؟ يمكنك إضافة عمود يسمى "وصف الجدول الزمني" لاستيراد وصف كل إدخال زمني في تقريرك. الأوصاف هي التعليقات التي يدلي بها أعضاء فريقك عند تسجيلهم لإدخالات جدولهم الزمني. ستساعدك رؤية هذه الأوصاف على إدراك سبب وجود اتجاهات معينة في الجداول الزمنية لفريقك.
احجز استشارة مع خبراء Teamdeck. سنساعدك في إعداد أكثر التقارير تطوراً.
تتمثل إحدى فوائد تتبع الوقت في أنه يمكنك تتبع العمل الإضافي لموظفيك. لقد ذكرنا من قبل أن إحدى طرق القيام بذلك مع Teamdeck هي أن تطلب من موظفيك استخدام علامة الجدول الزمني الوقت الإضافي في كل مرة يعملون فيها ساعات إضافية
ومع ذلك، يمكنك أيضًا حساب الوقت الإضافي دون الحاجة إلى الاعتماد على وضع العلامات الصحيحة. كيف؟ كل ما تحتاجه هو عدد ساعات العمل المقدرة (أو الساعات المتاحة) وبالطبع عدد الساعات الفعلية/المسجلة.
مساعدة Teamdeck في إدارة العمل الإضافي كذلك. يسمح لك بتخزين كل من الساعات المتاحة (مثل ساعات عمل موظفيك التوافر وكذلك ساعات العمل المقدرة (الحجوزات). بوجود هذا النوع من البيانات تحت تصرفك، يمكنك إنشاء تقرير دقيق عن العمل الإضافي لفريقك. لنقم بإنشائه خطوة بخطوة.
ضمن إضافة حقل حساب مخصص قم بتغيير تنسيق البيانات إلى الوقت وأدخل الصيغة التالية: الجداول الزمنية: الوقت - الحجوزات: الوقت - الوقت. انقر فوق حفظ و تقدم بطلبك.
سواءً قررت استخدام علامة الجدول الزمني للعمل الإضافي كعلامة للساعات الإضافية أو حساب عمود العمل الإضافي بنفسك، لا يزال بإمكانك تجميع البيانات بطرق مختلفة، من أجل فهم أفضل لمن وتحت أي ظروف كان عليه أن يعمل وقتًا إضافيًا.
يمكن أن تكون إحدى حالات الاستخدام المحتملة هي تجميع جدولك حسب المسميات الوظيفية (وهو حقل مخصص) ثم معرفة الأدوار التي قضت ساعات إضافية في العمل. بهذه الطريقة، يمكنك الموارد البشرية المتوقعة واحتياجات التوظيف أو تحسين تخصيص الموارد.
بالنظر إلى تقرير ساعات العمل الإضافي أعلاه، يمكننا القول على الأرجح أن هذه الشركة يجب أن توظف أخصائيي تسويق إضافيين، حيث أن الموظفين الحاليين في هذا الدور لديهم الكثير من العمل الإضافي.
بمجرد حفظ تقرير في Teamdeck، يبقى في لوحة التحكم الخاصة بك. راجع تقريرك بانتظام لرؤية أنماط جديدة في البيانات واكتشاف مجالات التحسين المحتملة.
هل تريد مشاركة هذه الرؤى مع فريقك؟ قم بذلك مباشرة في التطبيق بالنقر فوق شاإعادة. يمكنك أيضًا تصدير البيانات أو إنشاء رابط لتقريرك، بحيث يمكن الوصول إليه من قِبل أشخاص من مؤسسات خارجية، مثل عملائك أو أخصائيي الرواتب.
لا توجد حدود لما يمكن القيام به وتحليله باستخدام تقارير Teamdeck. والأهم من ذلك، تتوفر ميزات إعداد التقارير لجميع مستخدمي التطبيق. بغض النظر عما إذا كان لديك 15 أو 150 شخصًا على متن التطبيق، ستتمكن من استخدام تقارير الجداول الزمنية القوية لصالحك.
1 فقط من كل 5 أشخاص (18%) لديهم طريقة مفيدة لإدارة الوقت. تساعدك استراتيجيات إدارة الوقت وأدوات إدارة وقت المشروع على التعامل مع العمل الذي تم تكليفك به في الوقت المتاح لك. من خلال العمل كمدير مشروع،...
يُعد التخطيط الفعال للموارد هدفًا حاسمًا للشركات من جميع الأحجام، سواء كانت تعمل عبر الإنترنت أو في الصناعات التقليدية. ونظراً للتنوع الكبير في الأعمال التجارية التي تتطلب تخطيط الموارد، فمن الصعب تقديم توصية واحدة تناسب الجميع...