تتزايد صعوبة التنقل بين برنامج إدارة الموارد المناظر الطبيعية. مع إطلاق أدوات جديدة بشكل منتظم والتطبيقات الحالية التي تقدم المزيد من الميزات، أصبح الخيار واسعًا حقًا. ولكن هذا لا يعني أن اختيار الأداة *المناسبة* أمر سهل.
ومع ذلك، مع عدم كفاية التنبؤ بالموارد وتبعيات الموارد التي تعتبر من بين أهم أسباب فشل المشاريع (كما تم الإبلاغ عن من قبل معهد إدارة المشاريع)، تحتاج الشركات إلى إيجاد برنامج يساعدها في إدارة موارد المشروع التحديات.
من أجل تسهيل عملية الاختيار قليلاً، قمنا بإدراج الميزات التي لا بد من اقتنائها من أدوات تخطيط الموارد.
سترى أننا نركز بشكل أساسي على الخيارات التي تسمح لك بملاءمة الأداة مع عملية فريقك. هذا مهم لأنك لا تريد تغيير الطريقة التي تعمل بها أنت وفريقك لمجرد التوافق مع متطلبات البرنامج. عندما يتعلق الأمر بأنظمة إدارة الموارد، فإن المرونة هي السبيل الأمثل. لهذا السبب نبدأ الأمور بميزات تسمح لك بتخصيص الأداة.
غالبًا ما تكون الأداة البسيطة التي تحتوي على الكثير من خيارات التخصيص هي الأداة الأقوى. ستؤثر قدرتك على إضافة فئاتك الخاصة أو إنشاء طرق عرض مخصصة على راحتك عند استخدام الأداة.
ألقِ نظرة على هذا المثال: معظم أنظمة إدارة الموارد تسمح لك بتصفية مواردك حسب أسمائها أو مسمياتها الوظيفية. ماذا لو أردت استخدام فئة مختلفة بدلاً من ذلك؟ لنقل مثلاً تقسيم فريقك حسب المكتب الذي يعملون منه. ستوفر لك البرامج التي توفر حقولاً مخصصة لوصف القوى العاملة لديك هذه الفرصة.
التخصيص مهم أيضًا عندما لا تستخدم جميع الميزات التي يقدمها تطبيق معين. هل يمكنك تعديل طريقة العرض الرئيسية أو تحليلاتك لإظهار المعلومات التي تهتم بها فقط؟
عناصر طريقة العرض الرئيسية في Teamdeck قابلة للتعديل: يمكنك إخفاء الميزات التي لا تستخدمها وإنشاء فئات مخصصة.
عند تقييم خيارات نظام إدارة موارد المشروع، انتبه إلى الطرق المختلفة التي يمكنك من خلالها التحقق من الاستخدام الكلي لفريقك.
يمكن أن تشمل:
- عرض التقويم/الجدول الزمني، حيث يمكنك رؤية جميع أعضاء فريقك ومهامهم,
- تقارير استخدام الفريق,
- الإشعارات للأحداث المنذرة بالخطر (تتبع العمل الإضافي، التخطيط فوق طاقة الفرد).
ستساعدك رؤية الصورة الكبيرة في تخطيط المواردأو التنبؤ باحتياجات التوظيف، أو إجراء تغييرات في الجدول الزمني لمشروعك.
في حين أن المديرين (قادة الفرق، ومديري المشاريع، وغيرهم) يظلون المجموعة التي تستخدم نظام إدارة الموارد في الغالب، يمكن لأعضاء الفريق العاديين الاستفادة منه أيضًا. فيمكنهم، على سبيل المثال، الوصول إلى جدول أعمالهم أو تسجيل الجداول الزمنية أو إدارة مدى توفرهم. ماذا عن عملائك؟ ربما يجب أن يكونوا قادرين على رؤية الخطط أو التقارير أيضًا.
يتيح لك نظام إدارة الموارد الذي يوفر أدوارًا ومستويات أذونات مختلفة إنشاء هيكلية للمستخدمين تكون منطقية لمشروعك. إنه موفر كبير للوقت: فبدلاً من أن تقوم بتمرير المعلومات إلى أعضاء الفريق أو العملاء، يمكن لأعضاء الفريق أو العملاء الاطلاع عليها بأنفسهم.
يأتي نظام إدارة الموارد القائم على البيانات مع الكثير من المزايا. أولاً، يمكن أن يساعدك تحليل البيانات التاريخية في الكشف عن الأنماط المفيدة على سبيل المثال لـ تنبؤات الموارد البشرية. بعد ذلك، يمكنك أيضًا مقارنة خططك بالنتائج الفعلية لمشاريعك، مما يمنحك نظرة ثاقبة على دقة تقديراتك.
علاوةً على ذلك، فإن ميزات إعداد التقارير القوية مفيدة للغاية لفريق الشؤون المالية والعمليات الذي يحاول مراقبة التكاليف القابلة للفوترة وغير القابلة للفوترة في شركتك.
تقارير Teamdeck قابلة للتخصيص بالكامل: يمكنك تصفيتها أو إضافة حسابات مخصصة.
يُعد استخدام البيانات لاتخاذ قرارات أفضل أمراً قيماً في جميع الصناعات. أما بالنسبة للشركات القائمة على الخدمات، فإن تقارير إدارة الموارد ضرورية لإدارة ربحية أعمالها. بالإضافة إلى أنها يمكن أن تقلل من المتاعب أيضًا. على سبيل المثال، ستقدّر الوكالات والشركات الاستشارية الجداول الزمنية التي يمكن تحويلها إلى تقارير أو فواتير للعملاء ببضع نقرات.
بالتأكيد، الجزء الأكبر من إدارة الموارد سيتم دائمًا تقريبًا على أجهزة سطح المكتب. ومع ذلك، هذا لا يعني أن الوصول إلى نظام إدارة الموارد على الأجهزة المحمولة ليس مهماً. بل على العكس تمامًا: فالقدرة على التحقق من جدول فريقك أو توفره أثناء التنقل أمر مفيد للغاية.
أعضاء الفريق الذين يُطلب منهم تتبع وقتهم، سيقدرون بالتأكيد أجهزة تتبع الوقت المتنقلةالمتوفرة كتطبيقات مصاحبة لبعض أدوات إدارة الموارد.
سيصبح نظام إدارة الموارد الذي تختاره في نهاية المطاف جزءًا من مجموعة أدوات فريقك بشكل عام. برنامج إدارة موارد المشروع، أو برنامج دردشة الفريق، أو أداة إدارة الموارد البشرية - سمِّ ما شئت. بغض النظر عن حجم منظومة أدواتك، فأنت تريد تجنب الاضطرار إلى إدخال البيانات مرتين أو فقدان بعض المعلومات. سيوفر لك دمج التطبيقات مع بعضها البعض الكثير من الوقت ويحسن كفاءة فريقك.
تقدم معظم أنظمة إدارة الموارد المتاحة بعض عمليات التكامل المدمجة التي تتطلب الحد الأدنى من التهيئة. إذا كنت ترغب في إنشاء حل مخصص بالكامل، يجب عليك اختيار الأدوات ذات التهيئة العامة واجهة برمجة التطبيقات التي يمكنك إنشاء تطبيقاتك الخاصة أو الأتمتة باستخدامها.
من خلال العمل مع مئات الشركات، تعلمنا أنه لا توجد عملية إدارة موارد واحدة تناسب الجميع. فالأمر كله يعتمد على حجم الشركة أو مجال عملها أو طبيعة مشاريعها.
لهذا السبب من المهم جداً العثور على برنامج يدعم عمليتك الفريدة، بدلاً من إبطائك أنت وفريقك. نأمل أن تساعدك هذه القائمة من الميزات التي لا بد من امتلاكها في العثور على نظام إدارة الموارد الذي سيتم تصميمه (ومن ثم تخصيصه) وفقًا لاحتياجاتك.
يُعد التخطيط الفعال للموارد هدفًا حاسمًا للشركات من جميع الأحجام، سواء كانت تعمل عبر الإنترنت أو في الصناعات التقليدية. ونظراً للتنوع الكبير في الأعمال التجارية التي تتطلب تخطيط الموارد، فمن الصعب تقديم توصية واحدة تناسب الجميع...
تواجه الفرق في جميع أنحاء العالم تحديات مماثلة عندما يتعلق الأمر بتخطيط الجدول الزمني لفريقهم. إن وضع خطة المشروع أمر صعب في حد ذاته، كما أن تحديثها والتفاعل مع التغييرات أمر أكثر صعوبة...
بصفتنا شركة برمجيات، اختبرنا العديد، وربما أفضل تطبيقات إدارة الوقت. في مجال تكنولوجيا المعلومات والبرمجيات - التي تضم في معظمها عملاء من الولايات المتحدة الأمريكية والمملكة المتحدة - اعتدنا على العمل مع...