تواجه المؤسسات في جميع أنحاء العالم بعض التحديات المشتركة مثل تخصيص الموارد أو إدارة عبء العمل أو تخطيط السعة. وقد أصبحت الأمور أكثر تعقيداً عندما اضطرت العديد من الشركات إلى التحول إلى العمل عن بُعد.
يعد هذا الموقف اختبارًا حقيقيًا لأدوات كل شركة:: هل لديك الأدوات المناسبة (التطبيقات والقوالب والإجراءات) لإدارة عمل فريقك؟ في العديد من الحالات، يتبين أن العمليات التي اعتمدوا عليها (على سبيل المثال، تخزين البيانات حول أيام الإجازات في جدول بيانات Excel) ليست قوية بما فيه الكفاية وتتطلب الكثير من الجهد لإدارتها.
تيم ديك هي أداة تساعد الشركات على حل إدارة فريق المشروع القضايا المتعلقة ب تخطيط العملإدارة محفظة المشاريعوتقييم إجمالي أداء الفريق.
لقد طلبنا مؤخرًا من عملائنا مشاركة قصصهم وإعلامنا بالتحديات التي لم يعودوا يواجهونها بسبب تطبيق Teamdeck. في هذا المنشور في هذه المدونة، سنقوم بسرد بعض المشاكل النموذجية لإدارة الفريق التي يمكنك حلها من خلال تطبيق تطبيقنا في مؤسستك.
تواجه الشركات أنواعاً مختلفة من التعارضات في جدولة المشاريع. عندما تكون إدارة مشاريع متعددة في وقت واحد، فقد تتعارض جداولهم الزمنية. وهناك مصدر شائع آخر للتعارض هو تعيين الأشخاص في المشاريع على الرغم من أن أعضاء الفريق هؤلاء لديهم بعض الوقت المخطط له خلال تلك الفترة. وستحدث مشكلة أخرى عندما لا يأخذ الجدول الزمني لمشروعك في الحسبان محدودية (أو تغير) توافر موظفين بدوام جزئي أو العاملين لحسابهم الخاص.
يتطلب منك التأكد من عدم الاضطرار إلى العمل في ظل تضارب الجداول الزمنية تنسيق المشاريع مع الأشخاص وتوافرهم (ساعات العمل المعتادة، والإجازات المخطط لها). ليس من السهل التوفيق بين كل هذه العوامل عندما تخطط للعمل باستخدام جداول البيانات أو برامج إدارة المشاريع التي لا تأخذ في الحسبان مدى تفرغ الأشخاص.
جوهر Teamdeck هو تقويم الموارد - المصدر الوحيد للحقيقة فيما يتعلق بعبء عمل فريقك وتوافره. فبمجرد إلقاء نظرة سريعة على الحجوزات، يمكنك معرفة من يمكنه تولي المزيد من المهام ومن هو مشغول بالفعل بالمهام. يمكنك أيضًا رؤية الإجازات المخططة للجميع والساعات المحددة التي يكون فيها أعضاء الفريق متاحين في أي يوم معين.
توجَّه إلى تقويم موارد Teamdeck للاطلاع على حجوزات كل عضو من أعضاء الفريق وجداول المواعيد والتوافر اليومي والإجازات المخطط لها.
يكون التخطيط للمشاريع الجديدة وتعديل الجداول الزمنية الحالية أكثر راحة عندما يكون لديك إمكانية الوصول إلى جميع المعلومات التي تحتاجها.
لقد غيرت Teamdeck الطريقة التي نحدد بها مواعيد العمل بالكامل. لدينا الآن رؤية واضحة لجميع المشاريع وقدرتنا على العمل الجديد.
سام مينتر مايس آند مينتر
تعريف نطاق المشروع وإنشاء مخطط جانت هو شيء واحد، ولكن تعديل هذا الجدول الزمني وفقًا لتوافر فريقك وقدرته هو خطوة لا يمكن إهمالها إذا كنت تريد تسليم مشروعك بنجاح. يعد Teamdeck رائعًا للعثور على الأشخاص المتاحين للانضمام إلى فريق مشروعك الجديد: يمكنك إنشاء خطة رفيعة المستوى لمشروعك وإدارة مهام معينة في برنامج إدارة المشروع المفضل لديك.
عندما يتعلق الأمر بتخصيص الموارد، فإن Teamdeck يجعل من السهل اختيار الأشخاص المناسبين للمهمة. يمكنك تصفية قائمة موظفيك حسب فئات مختلفة (المهارات والخبرة والموقع) للعثور على مجموعة مثالية من الموارد.
يعد تحديد الأشخاص الذين يمكنهم الانضمام إلى فريق مشروعك أمرًا بسيطًا للغاية باستخدام فئات مخصصة مثل المسمى الوظيفي أو مستوى الخبرة.
تعيين هؤلاء الأشخاص لمشروعك بسيط أيضاً: كل ما تحتاجه هو إضافة حجز إلى جدولهم الزمني. ألست متأكداً مما إذا كان المشروع سيحصل في نهاية المطاف على الضوء الأخضر؟ يمكنك إضافة حجوزات مؤقتة أيضاً.
يتم التخطيط التقريبي بسهولة مع Teamdeck. فعّال وبسيط ومباشر.
فرانسوا فوي Viscom Engineering AG
دعنا نتخيل أنك تعمل في مجال تطوير البرمجيات. كلما زاد عدد التطبيقات التي يبنيها فريقك كلما زاد ربح الشركة - ربما يجب عليك إيجاد مشاريع لكل فرد في فريقك. في الوقت نفسه، عليك أن تنتبه إلى عبء العمل، حيث سعادة الموظفين سوف تتأثر به. لن يشعر أعضاء الفريق المرهقون بالعمل بالرضا (ولا بالإنتاجية), الاستخدام الناقص ليست رائعة أيضًا.
يمكنك أن ترى أن تخطيط الموارد هو عمل متوازن: عليك أن تأخذ في الاعتبار احتياجات مشروعك، و السعة من فريقك، وتأكد أيضًا من أن عبء عمل الفريق منتشرة بشكل عادل. قياس استخدام الموارد مفيد جدًا، حيث يمنحك صورة كبيرة عن عبء عمل كل فرد، ولكن من الصعب حسابها بدون الأدوات المناسبة.
عند إنشاء حساب، يمكنك الوصول إلى مجموعة تقارير تتيح لك الحصول على تحليلات متعمقة للفريق، بما في ذلك تقرير استخدام الموارد.
تسمح لك تقارير Teamdeck بمقارنة توافر الأشخاص مع العمل المجدول (الحجوزات) وعبء العمل الفعلي (الجداول الزمنية).
يمكنك تحليل استخدام كل شخص في شركتك أو إلقاء نظرة فاحصة على فرق أو أدوار محددة.
قال أحد عملائنا باستخدام Teamdeck، لا يمكننا الآن معرفة مدى توفر الموارد فحسب، بل يمكننا الآن تتبع استخدام الفريق والساعات المدفوعة مقابل الساعات غير المدفوعة، وهو مدخل جيد لتحدي آخر في قائمتنا: تتبع الوقت.
قد يكون هناك العديد من الأسباب التي تجعلك إدخال تتبع الوقت في مؤسستك، لكن الدافع المهم هو تقييم مقدار الوقت الذي يقضيه فريقك في المهام التي تحتاج إلى فواتير. لماذا تحتاج إلى تحليل ذلك؟ أولاً، قد تكون قادراً على تحديد العناصر غير القابلة للفوترة في العمل اليومي لفريقك والتي يمكن تحسينها (العديد من الفرق تضيع الكثير من الوقت على اجتماعات غير منتجة). ثانياً، قد يدفعك هذا الأمر إلى إعادة تصميم عقودك أو حتى تعديل نموذج عملك، ونتيجة لذلك، قد يحسن ذلك من صافي أرباح عملك.
مرة أخرى، على الرغم من أنه يمكنك أن تطلب من موظفيك ملء جدول زمني ورقي أو تسجيل ساعات عملهم في جدول بيانات Excel، إلا أنه من الأنسب لكلا الطرفين استخدام تطبيق مخصص.
مع Teamdeck، من السهل التمييز بين الساعات القابلة للفوترة وغير القابلة للفوترة. يمكن أن يحتوي كل إدخال وقت مسجل على مجموعة من العلامات التي تشير إلى طبيعته (على سبيل المثال، قابل للفوترة، العمل من المنزل، العمل الإضافي المعتمد). تتبع الوقت نفسه ليس مزعجًا بالنسبة للموظفين، حيث يمكنهم استخدام متتبع الوقت المحمول.
سيساعد تطبيق تتبع الوقت على الهاتف المحمول من Teamdeck موظفيك على تتبع عملهم.
بفضل الميزات القوية لإعداد التقارير في Teamdeck، يمكنك حساب مقدار الأموال التي حققتها مشاريعك بدقة في فترة معينة استنادًا إلى الساعات المدفوعة التي تم تتبعها وأجور فريقك.
إنه بسيط ونظيف وسهل الاستخدام وسعره معقول. ليس مثقلاً بالميزات التي لا يهتم بها أحد. إنه منتج يركز على احتياجات محددة.
غابرييلا أشكال أميبه
يُعد التخطيط الفعال للموارد هدفًا حاسمًا للشركات من جميع الأحجام، سواء كانت تعمل عبر الإنترنت أو في الصناعات التقليدية. ونظراً للتنوع الكبير في الأعمال التجارية التي تتطلب تخطيط الموارد، فمن الصعب تقديم توصية واحدة تناسب الجميع...
عادة ما تبذل الشركات الكثير من الجهد في تخصيص الموارد. فأنت تريد أن تبقي الجميع مشغولين مع التأكد من أن مهامهم ذات قيمة (وهو ما يعني في كثير من الأحيان أن تكون مدفوعة الأجر) للشركة. يصبح الأمر صعبًا حقًا عندما يكون فريقك...
تواجه الفرق في جميع أنحاء العالم تحديات مماثلة عندما يتعلق الأمر بتخطيط الجدول الزمني لفريقهم. إن وضع خطة المشروع أمر صعب في حد ذاته، كما أن تحديثها والتفاعل مع التغييرات أمر أكثر صعوبة...