إن العمل الإضافي، وهو مقدار العمل المنجز خارج الجدول الزمني المخطط له، مسألة معقدة للغاية بحيث لا يمكن ببساطة تقديم نصيحة من نوع "تجنبها بأي ثمن". في الواقع، قد يكون العمل لساعات إضافية هو الطريقة الوحيدة لإنقاذ المشروع عندما تحدث تعقيدات غير متوقعة.
ما لا تريده هو أن يصبح العمل الإضافي أمرًا اعتياديًا، لأنه يمكن أن يلحق الضرر بشركتك من الناحيتين المالية والثقافية. لحسن الحظ، هناك بعض الممارسات التي أثبتت جدواها والتي يمكن أن تساعدك على إدارة وقت العمل الإضافي بشكل معقول. في هذه المقالة، سنستعرضها واحدة تلو الأخرى.
ما الذي ستحصل عليه بفضل هذه المقالة:
الإدارة الفعالة لوقت العمل الإضافي (و استراتيجية إدارة الوقت) يبدأ بتخطيط جدول عمل متوازن. هذا هو المكان الذي يمكن أن ترتكب فيه أخطاء مكلفة تتضاعف خلال المشروع. كيف تتجنبها؟ عندما يكون ذلك ممكناً، حاول تخطيط مرن، مما يسمح بسيناريوهات بديلة وتعديلات الوقت.
قد ترغب أيضًا في تحليل عبء العمل المخطط له لجميع موظفيك: انتبه أكثر للأشخاص ذوي المهارات الفريدة، الذين لا يمكن نقل مهامهم إلى أعضاء الفريق الآخرين. إذا كان عبء العمل الخاص بهم مرتفعاً، فمن المرجح أن يحدث العمل الإضافي، حيث لا يوجد أحد آخر للمساعدة.
وتتمثل إحدى الأفكار لتجنب ذلك في بناء شبكة من العاملين المستقلين الذين يمكن إشراكهم في المشروع عند الحاجة. ومن الأفكار الأخرى توظيف شخص جديد يتمتع بمهارات مماثلة يمكنه تولي بعض أعباء العمل. زيادة الإنتاجية من 9 إلى 5
على الرغم من أن مراقبة عبء العمل خطوة أساسية، إلا أنها ليست كافية دائمًا لتجنب العمل الإضافي. فالمشروعات ذات الجداول الزمنية الضيقة والمواعيد النهائية غير القابلة للتغيير لا يتوفر لها مجال للمناورة عندما يحدث خطأ ما.
يمكن لموظف مريض أو مشكلة فنية أن تؤدي بسرعة إلى اضطرار الفريق إلى العمل لساعات إضافية. ولتقليل ساعات العمل الإضافية، يمكنك تطبيق بعض القواعد لمساعدة الموظفين على التركيز على عملهم من الساعة 9 إلى 5 ساعات.
أولاً، عليك التأكد من أن فريقك يعرف ما هي مهامهم القادمة. قد يبدو الأمر واضحًا، إلا أن الأمر ليس كذلك دائمًا. من المحتمل أن يضيع أعضاء الفريق الذين لا يعرفون مهامهم (أو لا يفهمون نطاقها بالكامل) الكثير من الوقت الثمين قبل بدء العمل.
ستكون الخطوة التالية هي إلغاء أي اجتماعات ليست ضرورية للغاية. إذا كنت تتبع نهجًا رشيقًا لإدارة المشروع، يمكنك جدولة اجتماعات سكروم. وهي مصممة لتغطية النقاط الأساسية دون إضاعة الوقت والموارد.
هناك طريقة أخرى لزيادة الكفاءة وهي تسهيل التواصل بين أعضاء الفريق. هناك الكثير من أدوات التعاون في السوق: بدءاً من تطبيقات الدردشة (على سبيل المثال سلاك) إلى برامج إدارة المشاريع (على سبيل المثال JIRA).
بمجرد اختيار الأدوات الخاصة بك، حاول أن تدمجها مع بعضها البعض لإنشاء سير عمل سلس. أحد الأمثلة على ذلك هو تثبيت إشعارات JIRA على Slack: بهذه الطريقة يمكن لأعضاء الفريق رؤية التحديثات في الوقت الفعلي والتفاعل وفقًا لذلك.
بمجرد إطلاق المشروع، تحتاج إلى تتبع التقدم المحرز في المخرجات وكذلك عبء العمل الفعلي (اقرأ المزيد عن إدارة عبء العمل). كيف تفعل ذلك؟ الطريقة الفعالة لمعرفة وقت عمل موظفيك هي استخدام برنامج تتبع الوقت. إنه في الواقع مناسب لفريق العمل أيضاً.
بفضل الجداول الزمنية، يمكن لأعضاء فريقك التأكد من أنك ترى جهدهم الإضافي. الجانب الإيجابي للمديرين؟ كلما أسرعت في معرفة العمل الإضافي، كلما أسرعت في الوصول إلى السبب الجذري.
من أجل مراقبة الجداول الزمنية لفريقك بكفاءة، من الأفضل استخدام التحديث التلقائي تقرير الجدول الزمني. بالنظر إلى بيانات الوقت المتعقب من المفيد تحليل أوصاف الجداول الزمنية أيضًا. الأوصاف هي التعليقات التي يمكن لموظفيك إدخالها عند تسجيل إدخال وقت معين. يمكن أن يمنحك التحقق من الأوصاف رؤى قيمة حول أنماط العمل الإضافي لفريقك:
في الصورة أعلاه، يمكنك أن ترى أن روز لم تسجل وقتًا إضافيًا كبيرًا إلا عندما كانت لديها مهام تتطلب منها التفاعل مع العميل (ورش عمل، ومراجعات للأصول). ربما هذا شيء يستحق النظر فيه؟
اعتمادًا على سبب العمل الإضافي، يمكنك إما تعديل الجدول الزمني للمشروع (اقرأ المزيد حول تقنيات جدولة المشاريع) أو قم بتوصيل مساعدة إضافية. إذا كنت تعتقد أنه من المستحيل تجنب بعض العمل الإضافي، فتأكد من توصيل توقعاتك إلى الفريق.
في حين أن العديد من الموظفين على استعداد لبذل جهد إضافي، إلا أن عملهم الإضافي يؤدي إلى توازن سلبي بين العمل والحياة الشخصية. ولهذا السبب، تدفع معظم الشركات أجراً إضافياً مقابل الوقت الذي يتجاوز ساعات العمل العادية. نظرًا لأنه يجب تضمين جميع النفقات في ميزانية المشروع (اقرأ المزيد عن تتبع ميزانية المشروع)، من المهم معرفة مقدار الأموال التي ستذهب إلى تعويضات العمل الإضافي.
بعض أدوات إدارة الموارد جعل هذه المهمة أسهل من خلال توفير تقارير يمكنك سحبها من الجداول الزمنية. في Teamdeck، يمكنك إنشاء تقرير تعويضات يتم تحديثه تلقائيًا لمساعدتك في إدارة العمل الإضافي.
ما عليك سوى اختيار نقاط البيانات التي تحتاجها وإدخال معدلات العمل الإضافي لفريقك. يمكنك استخدام معدلات مختلفة لأعضاء الفريق المختلفين. مع استمرار المشروع، كل ما عليك فعله هو فتح التقرير والتحقق من نفقات العمل الإضافي الحالية. يمكنك أيضاً مشاركة رابط التقرير مع فريق الرواتب الخاص بك لتسهيل مهامهم أيضاً.
بمجرد أن تكون لديك سياسة مناسبة لإدارة العمل الإضافي، لا تنسَ توصيل التوقعات إلى فريقك. مكان العمل و شفافية المشروع مهمة بشكل خاص هنا، حيث يمكن أن تساعدك على تجنب إرهاق الموظفين.
حديثاً دراسة أجرتها مؤسسة غالوب أظهرت أنه في حين أن عبء العمل الذي لا يمكن التحكم فيه بالفعل هو واحد من 5 عوامل مرتبطة بالإرهاق، فهل نقص التواصل والدعم من المديرين و ضغط الوقت غير المعقول. إن التواصل المفتوح، وفهم القيود الزمنية للمشروع، والقواعد الواضحة للتعويض عن العمل الإضافي ضرورية لكي يشعر أعضاء فريقك بالرضا عن عبء العمل الحالي.
يعمل Teamdeck على تسهيل إدارة العمل الإضافي لفريقك. من خلال الجداول الزمنية وتقارير تعويضات العمل الإضافي، يمكنك البقاء على اطلاع على عبء عمل فريقك وميزانية المشروع في نفس الوقت. حدد موعدًا لمكالمة مع أنيلا وتعلم كيفية إدارة فريقك بفعالية!
1 فقط من كل 5 أشخاص (18%) لديهم طريقة مفيدة لإدارة الوقت. تساعدك استراتيجيات إدارة الوقت وأدوات إدارة وقت المشروع على التعامل مع العمل الذي تم تكليفك به في الوقت المتاح لك. من خلال العمل كمدير مشروع،...
يُعد التخطيط الفعال للموارد هدفًا حاسمًا للشركات من جميع الأحجام، سواء كانت تعمل عبر الإنترنت أو في الصناعات التقليدية. ونظراً للتنوع الكبير في الأعمال التجارية التي تتطلب تخطيط الموارد، فمن الصعب تقديم توصية واحدة تناسب الجميع...