لقد مرّ شهران منذ أن تسببت جائحة فيروس كورونا المستجد في تحول آلاف الشركات إلى العمل عن بُعد. وتواجه العديد من الفرق الآن معضلة: "هل نعود إلى المكاتب (على الأقل مؤقتاً)، أم نعتمد نمط العمل عن بُعد للأبد؟"
كقائد شركة، قد تكون أقل خوفاً من العمل عن بُعد مما كنت عليه في عام 2019. بالإضافة إلى ذلك يتوقع الباحثون أن طلب الموظفين على العمل عن بُعد سيتزايد. ولكن من ناحية أخرى، لا يعني نجاة شركتك من فترة العمل عن بُعد المفروضة أنك تحقق أقصى استفادة منها.
إذا كنت تميل إلى البقاء على المدى البعيد، فاحرص على التعلم من الشركات الناجحة في ذلك. استلهم من أفكارهم، وحاول تجنب أخطائهم، وخذ بنصائحهم. في منشور المدونة هذا، نريد مشاركة بعض نصائح حول العمل عن بُعد من سبع وكالات تزدهر في بيئة العمل عن بُعد.
إذن، ما الذي يمكن أن نتعلمه منهم؟
أنيمالز هي وكالة تسويق محتوى متكاملة الخدمات تضم أعضاء فريق عمل في مناطق مختلفة من العالم. وقد سألنا هايلي براينت، مديرة العمليات في الشركة، عن طرق ضمان التعاون السلس عن بُعد. هذا ما كان عليها أن تقوله:
التعاون هو أساس عملنا. نحن نعلم أن المحتوى رياضة جماعية ونحن نفوز كفريق واحد. نحن نعتمد بشكل كبير على بعضنا البعض في تقديم الملاحظات ومشاركة الأفكار والتفكير في حل المشاكل وإنشاء أفضل محتوى لعملائنا.
يتطلب التعاون الرائع بناء علاقات موثوقة، ونحن قادرون على بناء الثقة من خلال القيادة بالقدوة وإنشاء أنظمة تدعم التعاون عن بُعد بعدة طرق:
- نحن نساعد الأشخاص على التواصل بشكل غير رسمي من خلال اجتماعات الفريق وجلسات تبادل المهارات وجلسات 1:1 العشوائية لتعزيز التواصل وكسر الانعزال.
- لقد وضعنا توقعات واضحة حول القنوات التي يجب استخدامها لأي غرض. على سبيل المثال، سلاك للمشكلات العاجلة، وكويب للمشاريع التي يمكن إدارتها بشكل غير متزامن إلى حد كبير، والاجتماعات للعصف الذهني أو مناقشة الأمور، وويكي الداخلية لدينا مخصصة لتخليد الموارد.
- نحاول أن نكون متاحين لإجراء مكالمة سريعة أو دردشة عبر Zoom للتحدث عن المشاكل مباشرةً عندما يكون ذلك ممكناً.
- نحن ننشئ آليات تشجع العمل والتعاون غير المتزامن بحيث يمكن لأعضاء الفريق العمل معاً عبر المناطق الزمنية دون الحاجة إلى العمل على مدار الساعة.
تشتمل حزمة التعاون لدينا على Front وQuip وSlack وAirtable.
كما ترى، فإن التعاون الناجح عن بُعد ممكن عندما يكون لديك الأدوات المناسبة (مثل برنامج إدارة موارد التسويق) والعمليات في مكانها الصحيح - سيتمكن أعضاء فريقك من القيام بأفضل ما لديهم من عمل حتى عندما لا يجلسون في نفس الغرفة. إذا كنت ترغب في الحصول على المزيد من النصائح حول الحفاظ على الأداء الجيد عند العمل عن بُعد، اطلع على دليلنا حول الإنتاجية عن بُعد.
قد يكون الموظفون عن بُعد حذرين من إبداء ملاحظاتهم لبعضهم البعض لأنهم قد يشعرون أنه من الأسهل إيصال رسالتهم خلال محادثة وجهاً لوجه. بالتأكيد، عند التواصل عن بُعد، عليك أن تكون دقيقاً في كلماتك وأن تتواصل بوضوح. والحق يُقال، سيكون من الرائع أن يتواصل موظفوك بهذه الطريقة في أي ظرف من الظروف، ولكن عليهم أن يكونوا أكثر وعياً عند الدردشة عبر Slack أو Zoom.
وفي الوقت نفسه، فإن تقديم الملاحظات ضروري للتأكد من نمو أعضاء فريقك مهنياً. ما هو الحل القابل للتطبيق لفرق العمل عن بُعد؟ هانو، وهو فريق منتج رقمي متخصص في مجال الصحة، شاركنا ملاحظاته عن بُعد النهج في منشور المدونة. أولاً، حرصوا على شرح الغرض من التغذية الراجعة، وميزوا بوضوح بين التغذية الراجعة وتقييم الأداء، ووضعوا إرشادات للتغذية الراجعة على مستوى الوقت. عندما أصبح فريق هانو جاهزًا لإعطاء الملاحظات لبعضهم البعض، قاموا بإعداد مكالمة عبر تطبيق زووم ليشارك الجميع في جدارية سبورة بيضاء لجمع الملاحظات اللاصقة المكتوب عليها ملاحظات لاصقة. يمكنك قراءة المزيد عن مكالمة الفيديو المنظمة للتغذية الراجعة هنا.
عند الاستثمار في الأدوات - مثل أدوات تخطيط المشاريع - التي تؤثر بشكل إيجابي على حياة أعضاء فريقك العملية، يجب ألا تنسى حياتهم الحياتية. إن الاعتراف بالصحة النفسية للموظفين ودعمها أمر مهم للغاية. وبالطبع، يتمثل جزء كبير من ذلك في التأكد من أن ثقافة شركتك وعملياتها التجارية لا تؤثر سلباً على رفاهية الموظفين. ولكن علاوة على ذلك، يمكنك أيضاً توفير الأدوات والفرص لمساعدتهم على البقاء سعداء وبصحة جيدة.
عندما تكون مؤسسة تعمل عن بُعد، يمكنك أيضاً الاعتناء بالصحة النفسية لموظفيك.
خذ Pandable، على سبيل المثال. إنها شركة استشارية لتحسين محركات البحث تتعاون في المقام الأول مع شركات التمويل والتكنولوجيا. أحد عناصر مزايا موظفي بانديبل الحزمة هي إمكانية الوصول إلى تطبيق Headspace، وهو تطبيق لليقظة الذهنية. يمكن لموظفيها استخدام التطبيق أينما كانوا لمكافحة القلق وتخفيف التوتر والنوم بشكل أفضل.
إدارة فريق المشروع - الثابتة والبعيدة - يمكن أن تكون مصدراً للصداع. من المحتمل أن تكون القدرة على تسليم المشاريع كفريق عمل موزع أحد أكبر التحديات التي تواجهها الشركات حديثة العهد بالعمل عن بُعد. فعمليات تسليم الفريق، ومراجعات التصميم، وورش عمل العملاء - قد تبدو كل هذه العمليات أسهل بكثير عندما تكون في نفس الغرفة. ومع ذلك، هذا لا يعني أنه لا يمكنك تقديم مشاريع عالية الجودة عند العمل عن بُعد - فالعديد من المشاريع الناجحة عن بُعد الوكالات الرقمية إثبات خلاف ذلك. ما هو سرهم؟ الأدوات التي تسهل تنسيق المشروع.
السلسلة الثامنة, وهو استوديو إبداعي حائز على جوائز، يعمل عن بُعد بشكل كامل ومنتج بالكامل بفضل أدواته القوية. يستخدمون InVision لمعاينة التصاميم وجمع الملاحظات و Trello لاستعراض المهام في خط سير إدارة المشروع.
لقد قمنا مؤخرًا بتجميع قائمة تضم 45 تطبيقاً للوكالات الرقمية. وهو يتضمن العديد من التطبيقات التي تدعم التعاون والتواصل عن بُعد، بما في ذلك تطبيقنا الخاص تيم ديك, a أداة لجدولة الموارد, تتبع وقت الموظفوكذلك نظام إدارة الإجازات الوظيفة.
عندما تسمح لموظفيك بالعمل من أي مكان، فأنت تمنحهم بالفعل الكثير من المرونة. لجعل فريق وكالتك أكثر سعادة، يمكنك إضافة المزيد من نفس النهج إلى الامتيازات الأخرى التي تقدمها. ألقِ نظرة على الجداول الأسبوعية، على سبيل المثال. ربما يكون نظام العمل لمدة 4 أيام في الأسبوع نظاماً جيداً لفريقك؟
المرونة ضرورية لأنها تمكنك من تلبية احتياجات أعضاء الفريق المختلفين. تينويتيتتبنى وكالة تسويق الأداء المستقلة، وهي وكالة تسويق أداء مستقلة، فلسفتها التي تضع الناس أولاً من خلال تقديم امتيازات مرنة لأعضاء فريقها. بالنسبة للمبتدئين، لديهم سياسة غير محدودة لوقت العمل الإضافي و أيام الجمعة المرنة-يمكن للموظفين العمل أياماً أقصر في أيام الجمعة. كما يجب على صاحب العمل المرن أن يتفاعل في الوقت المناسب مع الاحتياجات المتغيرة للقوى العاملة لديه. مع العلم أنه من الصعب حالياً العمل عن بُعد عندما تكون والداً أو والدةً، تقدم شركة Tinuiti برامج دعم للآباء والأمهات الذين يعملون من المنزل مع أطفالهم. وتحظى جهودهم بتقدير الصناعة: تينويتي تم تسميته مؤخرًا #1 أفضل مكان للعمل من قبل Ad Age للسنة الثانية على التوالي.
بالنسبة للعديد من الفرق التي تعمل عن بُعد حديثًا، يعد إنشاء حساب شركة Slack خطوة أولى منطقية. في Teamdeck، نحن في Teamdeck من أشد المعجبين ب Slack وكيف يمكنه دعم التعاون عن بُعد و الإنتاجية، ولكن مجرد منح موظفيك إمكانية الوصول إلى أداة قائمة على الدردشة لن يحسم الأمر. يمكن أن تؤدي مشاركة بعض الإرشادات مع فريقك إلى زيادة كفاءتهم وفعاليتهم عند التواصل عن بُعد.
إيلين يانتش، مؤسِّسة شركة تافوهي شركة تسويق النمو، أخبرتنا
يعد فتح Slack مع فريقك خطوة كبيرة جداً. فهو يقضي على رسائل البريد الإلكتروني المتبادلة ويساعد على إزالة ذلك السؤال العائق "هل يجب أن أرسل هذا في رسالة بريد إلكتروني؟ أم أنتظر حتى نلتقي شخصيًا؟
ولكن، لتحقيق أقصى استفادة من Slack، من المهم وضع التوقعات الصحيحة. فالعمل العميق والمركّز أمر بالغ الأهمية لنجاح أعمالنا، لذا لا نريد أن ينجذب أعضاء الفريق باستمرار إلى إشعارات Slack. إذا كنت ستحصل على نتائج ذات مغزى معاً، فأنت بحاجة إلى الوقت والمساحة للتركيز على الاستراتيجية والتنفيذ (بدون إشعارات!) ولهذا السبب نعمل على حماية ذلك من خلال توقعات سلاك المحددة.
في شركة Tuff، عندما ينضم الأشخاص إلى شركتنا لأول مرة، نأخذهم من خلال إرشادات Slack الداخلية وإرشادات التواصل. تساعدنا هذه الإرشادات على توضيح "كيفية" استخدامنا لسلاك، ونتيجة لذلك يمكننا العمل بكفاءة أكبر كفريق واحد.
بناء الفريق عن بُعد أمر ممكن، وشركات مثل Buffer تلهم العديد من الشركات الأخرى من خلال منظم بشكل لا تشوبه شائبة خلوات الفريق. ولكن كيف ترفع من روح الفريق بين موظفيك عن بُعد عندما تكون الحدود مغلقة، وحتى نزهات مطعم الشركة غير ممكنة؟ اتضح أنه يمكنك الاستفادة من Slack و Zoom لتعزيز الصداقة الحميمة بين أعضاء فريقك.
دعونا نستمع إلى هيكتور جينر، الرئيس التنفيذي لشركة Z1استوديو إنتاج رقمي
لبناء صداقة حميمة نعتمد في الغالب على Slack و Zoom. لدينا العديد من قنوات Slack المختلفة التي لا تتعلق بالعمل فحسب، بل أيضاً بهوايات مختلفة مثل الطهي أو الحيوانات الأليفة أو ألعاب الفيديو أو الموسيقى، وهي قنوات حيوية للغاية! لقد أنشأنا مؤخراً أيضاً روبوتاً خاصاً ببناء الفريق يشجع الفريق بين الحين والآخر على الانضمام إلى أنشطة مختلفة. وأيضاً، كل يوم جمعة بحلول الساعة 13:30، لدينا اجتماع غير رسمي حيث ينضم الجميع إلى Zoom لإجراء دردشة مريحة.
في النهاية، يتعلق الأمر كله ببناء ثقافة الشركة القائمة على التواصل والثقة. نحن نحرص على أن يشعر جميع موظفينا بالتقدير، بغض النظر عن مكان إقامتهم وعملهم، ويتحمل الجميع المسؤولية عن عبء العمل.
الآن هو الوقت المناسب لك للتفكير قليلاً وتحليل وضع شركتك. هل يمكنك تكييف أي من الحلول التي اختبرتها هذه الوكالات الرقمية عن بُعد؟ أي منها يناسب ثقافة شركتك؟ ربما، بعد قراءة هذا المنشور في المدونة، توصلت إلى أفكار جديدة لتحسين طريقة عمل شركتك؟ يسعدنا أن نسمع منك-أرسل لنا سطرًا في الدردشة.
الأهمية الحاسمة لقياس سعادة فريق العمل يبحث الباحثون منذ فترة طويلة في العلاقة بين سعادة الموظفين وأدائهم في العمل. وتشير دراسات مختلفة إلى أن السعادة تجعل الناس بالفعل أكثر إنتاجية. العلاقة المباشرة بين الروح المعنوية...
عندما تفكر في كيفية تحسين فرص نجاح شركتك، ربما لا تكون مشاركة الموظفين هي أول ما يتبادر إلى ذهنك. في البداية، قد تفضل التركيز على جوانب مثل الأداء والتحفيز وتطوير المهارات. ففي النهاية...