عند إدارة شركة أو شركة ناشئة، قد ترغب في مراقبة كل تفاصيلها. إذا كنت تقوم بتوظيف مطوري البرامج والمصممين ومديري المشاريع، فمن المحتمل أن يكون تتبع ساعات العمل هو ما تقوم به بشكل يومي. قد لا تكون هذه المهمة المفضلة لديك في العمل، وقد تكون شاقة ومحبطة في نفس الوقت، لكنها في معظم الخدمات المهنية أصبحت أمراً لا بد منه.
يسمح تتبع الوقت بإدارة إنتاجية الموظف، ومراقبة الوقت الذي يقضيه في مهمة معينة، وفي النهاية، يساعد على تحسين التخصيص المستقبلي للقوى العاملة في الشركة.
والأهم من ذلك أنه يساعد على إظهار ما يدفعه العملاء بالفعل.
"تتبع الوقت ضرورة للمهنيين الذين يتقاضون الفواتير بالساعة" - Fast Company
حسناً، على الأقل هذا هو السبب الرئيسي للقيام بذلك.
وقد أظهرت الدراسات أن الشركات التي لا تستفيد من إدارة الوقت، تخسر أكثر من $18,000 في المتوسط كل عام.
إذا تم تنفيذ تتبع الوقت بشكل صحيح، فقد يساعد تتبع الوقت شركتك على أن تكون أكثر كفاءة وشفافية مع كل من فرق العمل والعملاء، وفقًا لاتجاهات الأعمال الصغيرة:
"يمكن لبرامج تتبع الوقت والمشروعات المناسبة أن تساعد الشركات على فهم مساهمات موظفيها وحسابها، على الرغم من المقاييس الأكثر صعوبة التي يجب أن تقاس بها تلك المساهمات الآن."
من الناحية المثالية، يمكن أن يقلل تتبع الوقت من التخمين عند تعيين القوى العاملة أو تقدير المشاريع المستقبلية، مما يساعد الشركة على تخطيط الميزانية بشكل أفضل.
ومع ذلك، فإن الواقع مختلف كثيرًا، كما جاء في تقرير ماكنزي آند كومباني:
"في المتوسط، تتخطى مشاريع تكنولوجيا المعلومات الكبيرة الميزانية بنسبة 45% و7% من الوقت المحدد، بينما تقدم قيمة أقل بنسبة 56% مما كان متوقعًا. وتتعرض مشاريع البرمجيات لأعلى مخاطر تجاوز التكلفة والجدول الزمني."
لذا ربما تفكر الآن:
لماذا، إذا كان من الضروري جداً تتبع ساعات العمل، هل تقولين أنه قد لا يكون مفيداً لي؟
سأشرح لك الأمر على الفور.
تقوم العديد من الشركات بتنفيذ برنامج تتبع وقت الموظفين من أجل القيام بذلك
في كتابه "دليل مدير المشروع لتتبع الوقت"، يولي مايكل بيلاك اهتمامًا بقضية مهمة للغاية:
"... إن تتبع الوقت، عندما لا يتم تنفيذه بشكل صحيح، يمكن أن يجعل موظفيك مرهقين ولا يجعلهم في الواقع أكثر إنتاجية ولو بشكل طفيف."
هذه مشكلة فعلية في مجتمع المطورين، وقد عبّر عنها بشكل جيد السيد آن ديف في كتابه "أنا مطور سيء، هذا هو التفسير الوحيد المعقول". فهو يصف كيف كان يشعر بالترهيب والخوف وحتى الخجل من تطبيقات إدارة الوقت واجه
"شعرت بالسوء وشعرت بالغضب. شعرت بأنني عبء على فريقي. وشعرت أن مقارنة أربع ساعات من الغداء مع العميل بأربع ساعات من البرمجة كان هراءً. ولكن هل كانوا محقين بشأن أدائي الضعيف؟ أم أنني كنت في حالة إنكار لقيمتي الذاتية وإنتاجيتي؟"
يمكنك أن ترى حجم هذه المشكلة من خلال الردود والتعليقات التي حصل عليها على موقع Medium ومن مجتمع أخبار القراصنة. ويشعر زملاؤه المطورون تجاهه لأنهم شعروا أيضًا بسوء تقدير لعملهم والأشخاص الذين لا يفهمون أن تطوير البرمجيات أمر صعب ولا يمكن قياسه دائمًا بساعات عمل صارمة أو مقارنة بمشاريع أخرى.
إذن كيف تحقق أقصى استفادة من تتبع الوقت دون إغضاب موظفيك في نفس الوقت؟
أفضل طريقة هي تجنب هذه الأخطاء الخمسة الشائعة:
بالنسبة للعديد من الموظفين، يمثل تتبع الوقت بالنسبة لهم تعطلًا. إذ يتعين عليهم تخصيص وقت إضافي لمجرد ملء الجداول الزمنية.
هناك العديد من الأدوات البرمجية لمديري المشاريع مثل Harvest أو Basecamp، لكنها تتطلب من المستخدمين أن يتذكروا ملء النماذج المحددة من أجل تتبع ساعات عملهم. قد تكون هذه التقارير غير دقيقة، وهو ما سأتناوله بالتفصيل بعد قليل، ولكنها أيضاً تستغرق وقتاً طويلاً بالنسبة للموظفين.
ومع ذلك، هناك أدوات تتبع في الوقت الفعلي مثل Toggl، والتي لا تتطلب ملء أي جداول زمنية على الإطلاق. بدلاً من ذلك، يقوم الموظفون ببدء وإيقاف المتتبع كلما احتاجوا إلى ذلك. وهذا يتيح لهم القيام بالعمل فعلياً ويجنبهم بعض الإحباط.
نحن لسنا مثاليين - دعونا نعترف بذلك. فنحن نخطئ أو نكذب أو ننسى. فكيف يمكن أن يكون تتبع الوقت بناءً على ملء جداول البيانات بأثر رجعي دقيقاً؟
بحث آخر يوضح كم عدد الأشياء التي لا نحسبها عند تتبع وقتنا في العمل، وذلك ببساطة لأنها غير قابلة للفوترة: وهي في الأساس رسائل البريد الإلكتروني أو الاجتماعات أو التواصل في الفريق. عدم احتساب رسائل البريد الإلكتروني، على سبيل المثال، يؤدي إلى خسائر مالية كبيرة.
ووفقًا لمجلة هارفارد بيزنس ريفيو، فإن الاقتصاد الأمريكي يخسر 50 مليون ساعة، أو $7.4 مليار دولار يوميًا، من الإنتاجية. ويحدث ذلك لمجرد أن الناس ينسون تتبع الوقت الذي يقضونه في قراءة رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها كوقت عمل.
تتبع الوقت ليس شيئًا نحب القيام به. فبالنسبة للكثيرين منا، هو أمر غير طبيعي أو حتى غير منطقي.
من واجب المدير تثقيف الموظفين حول أهمية تتبع وقت المشروع وتوضيح كيفية القيام بذلك بشكل صحيح.
كما قال مايكل بيلاك في دليل رئيس الوزراء:
"[لا يمكنك] أن تجمع أعضاء فريقك في غرفة في يوم من الأيام وتقول: "من الآن فصاعدًا، سنستخدم برنامج تتبع الوقت هذا الخاص بتكنولوجيا المعلومات لمعرفة كيف يسير عملك. انقر هنا، والآن انقر هنا، ممتاز، شكراً، انتهى الاجتماع".
قد يؤدي الافتقار إلى السياق إلى حالات مثل تلك التي وصفها السيد آن ديف، المذكورة سابقًا في هذه المقالة: قد يبدأ الأشخاص في الشعور بالسوء بشأن الوقت الذي وضعوه في الجداول الزمنية، وسيصابون بالإحباط والغضب بشأن العملية برمتها.
لقد تحدثت عن ذلك قليلاً من قبل - يميل الموظفون إلى ملء الجداول الزمنية بعد الانتهاء من المهمة، مما يؤدي إلى التخمين والافتراضات.
التقارير المستندة إلى تتبع الوقت غير الدقيق مضللة، مما يتسبب في مشاكل إدارية ومالية للشركة.
والأسوأ من ذلك هو أن 9.11 تيرابايت 3 تيرابايت من العمال يملأون جداولهم الزمنية مرة واحدة في الأسبوع، و3.61 تيرابايت 3 تيرابايت 3 تيرابايت يفعلون ذلك مرة واحدة في الشهر، مما يتسبب في مزيد من عدم الدقة في البيانات التي يضعونها. قم بتذكير العاملين لديك بملء الجداول الزمنية بشكل منتظم أو قم بالتبديل إلى أدوات التتبع في الوقت الفعلي.
كيف يمكنك تخصيص مواردك، إذا كانت البيانات التي تحصل عليها من الجداول الزمنية غير دقيقة؟
قد يؤدي عدم معرفة مقدار الوقت الذي يخصصه موظفوك لمهام معينة بالضبط، إلى التقليل أو المبالغة في تقدير المشاريع المستقبلية، مما قد يؤثر حتى على ميزانية شركتك.
يعد التنبؤ السليم بالمشروع أمرًا بالغ الأهمية في إدارة المشاريع، لذا فأنت لا تريد اتخاذ تلك القرارات بناءً على بيانات خاطئة.
بينما يتيح لك تتبع الوقت مراقبة عدد الساعات التي قضاها موظفوك في أداء المهام، تساعدك إدارة الموارد على تخصيص مواردك بفعالية، بناءً على سعة العمل وأعضاء الفريق المتاحين.
وبهذه الطريقة ستتأكد من أنك لن تثقل كاهل الموظفين بالكثير من العمل، وتجنب أوقات التعطل في نفس الوقت في الفرق الأخرى.
استنادًا إلى هذه الفكرة البسيطة، أنشأنا Teamdeck.io - أداة بسيطة لتخطيط الموارد تساعد في تقارير الجداول الزمنية أو مع تنفيذ استراتيجيات إدارة الوقت. نظرًا لامتلاكنا خلفية قوية في مجال تطوير البرمجيات، فإننا ندرك مدى أهمية توزيع القوى العاملة بشكل صحيح في المشاريع الحديثة والقادمة، لضمان سير العمل في الشركة ورضا الموظفين والعملاء.
السبب في تنفيذ أداة جدولة الموارد هو البدء في التركيز على العملية بأكملها، والحصول على نظرة عامة عالية المستوى لفريقك. باستخدام هذه الأداة يمكنك التحكم في جميع الموظفين في وقت واحد، ومراقبة المشاريع التي تم تعيينهم لها، والعطلات وأيام الإجازات.
يمكن أن يؤدي تتبع الوقت المدفوع بالمهام إلى تجاهل الصورة الكبيرة، في حين أن إدارة الموارد تساعدك على تخصيص القوى العاملة بشكل أفضل ليس فقط بسبب الوقت الذي يقضونه في مهمة معينة ولكن بسبب مدى توفرهم وقدرتهم على العمل.
بما أنني لا أحاول إقناعك باختيار إما تتبع الوقت أو جدولة الموارد (استخدام كليهما منطقي تمامًا)، آمل أن تكون أكثر وعيًا بمخاطر تتبع الوقت، خاصةً إذا لم يتم تنفيذه بشكل صحيح في المؤسسة.
إذا كنت ترغب في تحقيق أقصى استفادة ممكنة من تتبع الوقت في شركتك، تذكر أن تتبع هذه الخطوات القليلة:
انظر إلى:
1 فقط من كل 5 أشخاص (18%) لديهم طريقة مفيدة لإدارة الوقت. تساعدك استراتيجيات إدارة الوقت وأدوات إدارة وقت المشروع على التعامل مع العمل الذي تم تكليفك به في الوقت المتاح لك. من خلال العمل كمدير مشروع،...
يُعد التخطيط الفعال للموارد هدفًا حاسمًا للشركات من جميع الأحجام، سواء كانت تعمل عبر الإنترنت أو في الصناعات التقليدية. ونظراً للتنوع الكبير في الأعمال التجارية التي تتطلب تخطيط الموارد، فمن الصعب تقديم توصية واحدة تناسب الجميع...