سيخبرك أي شخص سبق له أن أدار فريق عمل أو شركة أنه من الصعب للغاية إكمال مشروع ما دون التخطيط لمن يجب أن يقوم به ومتى يمكن إنجازه. ومع ذلك، فإن العديد من الشركات تعتمد على تخصيص الموارد وموقف "لنأمل أن ينجح الأمر".
ما يحصل عليه القراء بفضل هذه المقالة:
- المعرفة: 62% من المؤسسات تستخدم دائمًا أو غالبًا برامج إدارة الموارد لتقدير الموارد وتخصيصها
- اقتراحات جادة خطوات حول كيفية تجنب فشل المشروع ودور البرمجيات القائمة على السحابة خلال هذه العملية
- الترفيه:: شاشات مخطط الموارد ممزوجة بصور متحركة من giphy.com
يلخص معهد إدارة المشاريع دراسة استقصائية حول دور برمجيات إدارة الموارد في عمليات إدارة المشاريع
في الواقع، 62% فقط من المنظمات مسح أجراه معهد إدارة المشاريع أقروا بأنهم يستخدمون دائمًا أو غالبًا إدارة الموارد لتقدير مواردهم وتخصيصها.
إنه أمر مقلق بشكل خاص لأن الدراسة نفسها يظهر أن عدم كفاية تخصيص الموارد هو ما يعرض العديد من المشاريع للخطر. وعندما سئلوا عن الأسباب الرئيسية لإخفاق مشاريعهم السابقة 2313TP3T من المجيبين ذكروا "عدم كفاية التنبؤ بالموارد" و "الاعتماد على الموارد".
من المسلم به أنها ليست المشكلة الأكثر شيوعًا، ولكن مقارنة بـ "التغيير في أولويات المؤسسة" (التي ذكرها 41% من المشاركين في الاستطلاع)، يبدو أن تخطيط الموارد عامل في متناول يديك إلى حد كبير.
قد لا تكون إدارة الموارد أكبر شيء يجب التركيز عليه بالنسبة للشركات الناشئة التي تركز على النمو، وهذا أمر مفهوم.
ومع ذلك، عندما يحدث النمو المذكور، يتعين على هذه الشركات أن تسرع في جدولة أعمالها من أجل تحقيق الازدهار. وينطبق هذا الأمر بشكل خاص على الشركات التي تعمل في مشاريع متعددة في نفس الوقت - الوكالات أو الشركات الاستشارية أو دور البرمجيات.
يؤدي عدم كفاية تخصيص الموارد إلى فوضى في التواصل ويعرض المشاريع للخطر.
أنا من أكبر المدافعين عن إنشاء عمليات إدارة الموارد بغض النظر عن حجم فريقك. في الواقع، يمكن للتخطيط المدروس لفريق العمل أن يسرع من نمو فريقك في وقت مبكر ويحافظ على صحة الشركة.
دعنا نتناول أهم الخطوات التي تحتاج إلى اتخاذها للاستمتاع بفوائد إدارة الموارد.
زيادة رؤية الفريق لإبقاء المشاريع الناجحة بعيدة عن المشاريع الفاشلة
تعاني العديد من فرق العمل من محدودية رؤية الفريق مما يؤدي إلى إرهاق الموظفين وتأخير المشروع أو سوء التواصل بين مديري المشاريع المختلفة.
التقويم العالمي للموارد أمر لا بد منه للشركات بغض النظر عن حجمها. هل أنت الشخص الوحيد المسؤول عن تخصيص الموارد في شركتك؟ ما زلت بحاجة إلى معرفة من لديك بالضبط وما هو عبء العمل الخاص بهم. (بصفتنا مديري مشاريع... نعرف أهمية إدارة عبء العمل).
قائمة الموظفين هي البداية، لكنني أوصي بشدة بتعيين سمات مثل المسمى الوظيفي أو الأقدمية أو الموقع (إذا كنت تعمل في فريق افتراضي) بحيث يمكنك تصفية مواردك بسهولة. مديرو المشاريع الذين لم يعملوا بعد مع أعضاء فريق معين، قد لا يعرفون بالضرورة مهاراتهم، لذا فإن جدول المشروع العالمي هذا مع علامات مخصصة يساعدهم في تحديد من سيكلفون بمشروع معين.
هناك شيء آخر يجب أن تضعه في اعتبارك عند محاولة تحسين كفاءة تخصيص الموارد، وهو عبء العمل. فليس من غير المعتاد أن تعتمد الشركات بشكل مفرط على بعض الموظفين بشكل مفرط، بينما تغفل آخرين يمكنهم إنجاز مهمة معينة. بالنظر إلى الجدول الزمني، يمكنك تحديد الأشخاص الذين يعملون فوق طاقتهم وكذلك الأشخاص الذين لا يتم استخدامهم بشكل كافٍ ومن ثم تسوية مهامهم.
كما ستحظى زيادة رؤية الفريق بتقدير فرق المبيعات وفرق المنتجات لديك. فعند التفاوض بشأن الصفقات الجديدة أو اتخاذ قرار بشأن المزيد من الميزات لتطبيقك، يمكنهم اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن التوقيت.
زيادة رؤية الفريق لإبقاء المشاريع الناجحة بعيدة عن المشاريع الفاشلة
لنفترض أن لديك ثلاثة مصممين داخليين ليس لديهم مهام فورية وبالتالي يمكنهم العمل على مشروع تم الفوز به حديثًا. إذا أخذنا جدول عبء العمل فقط في الاعتبار، فإنك في وضع جيد أو حتى في حيرة من الخيارات. ولكن، كما اتضح، فإن أحد هؤلاء المصممين في إجازة مرضية، وآخر في إجازة، والمصمم الثالث طلب العمل بدوام جزئي هذا الشهر.
وبهذه البساطة، يصبح مشروعك في خطر وقد تحتاج إلى تأخيره أو الاستعانة بمصممين إضافيين. وعادةً ما يؤثر كلا الخيارين على أرباحك النهائية.
إن وجود نظرة ثاقبة على مدى توفر فريقك أمر ضروري لنجاح تخصيص الموارد.
سواء كان موظفك يأخذ إجازة طويلة أو مجرد غياب لمدة نصف يوم، تحتاج أنت ومديرو مشروعك إلى معرفة من يمكنه تولي مهام جديدة بشكل واقعي.
من الناحية المثالية، يمكنك عرض كل من مهام فريقك وبيانات التوافر في جدول زمني واحد، بحيث يمكنك أخذ كليهما في الاعتبار عند التخطيط لمشاريعك. اطلب من موظفيك بدوام جزئي والموظفين المستقلين الذين تعمل معهم بشكل متكرر أن يشاركوا معك مدى توفرهم اليومي.
تتمثل طريقة عمل Teamdeck في أنه يمكن للموظفين إدخال تفرغهم بأنفسهم وحتى طلب أيام الإجازة. ثم يتم قبول طلباتهم أو رفضها من قبل المديرين ويتم تحديث الجدول الزمني على الفور.
استفد من البيانات التي تقوم بجمعها
هناك شيء يمكن أن يقال عن التنبؤ بالموارد وتخصيصها كونه جزء من العلم وجزء من الخبرة. وللاستفادة الكاملة من الجزء العلمي من هذه الصيغة، يجب أن تبدأ باستخدام البيانات التاريخية - وهذا أمر واضح ولكنه ليس بسيطاً أبداً.
بالنسبة للعديد من الشركات، فإن تتبع الوقت هو أمر اتفقت عليه مع عملائها. بينما يعتقد البعض الآخر أنه من مخلفات الشركات، ولا ينطبق تماماً على ثقافة الاسترخاء التي يقومون ببنائها.
إن موقفي من تتبع الوقت هو أنه عندما يتم بشكل صحيح، فهو غير تدخلي بالنسبة للموظفين ومفيد للمديرين. أوصي بتتبع العمل في الوقت الفعلي أو على الأقل ملء الجداول الزمنية في نفس اليوم. فهذا يزيد من دقة بياناتك.
عند تخصيص الموارد لمشروع جديد، قم بتحليل الوقت الذي تتبعه أعضاء فريقك في مهامهم السابقة. إذا تجاوزوا مرارًا وتكرارًا الوقت المقدر، قد تكون غير مناسبة لمشروع ضيق الموعد النهائي.
وبدلاً من ذلك، يمكنك تقييم استخدام فريقك (من خلال مقارنة حجوزات الأشخاص بجداولهم الزمنية) ومعرفة الموظفين الذين تم استخدامهم بشكل مفرط في المشاريع الأخيرة. ربما هناك حاجة لتوظيف شخص جديد يتمتع بمجموعة مهارات مماثلة.
التكيف مع التغييرات
ربما تكون قد تحققت من جميع المربعات وتوصلت إلى أفضل الجداول الزمنية لفريقك. لكن حتمًا سيتغير شيء ما ويؤثر على خططك: قد يكون نطاق مشروعك أو جدوله الزمني. قد يمرض الأشخاص أو يستقيلون من الشركة في منتصف المشروع.
من المهم للغاية أن تكون مستعدًا للتغيير وقادرًا على التصرف بسرعة عند مواجهته. أحد الأشياء التي تساعد شركتي في إدارة العديد من المشاريع المختلفة في الوقت نفسه، هو جدولنا الزمني في الوقت الفعلي. يمكن لكل مدير مشروع أن يرى التوافر الحالي لكل شخص وعبء العمل الحالي.
هناك مشكلة واحدة في جداول البيانات والمستندات التي تعدها بدقة قبل بدء المشروع. فهي تصبح قديمة بمجرد أن يتغير شيء ما. بالنسبة لمعظم المشاريع، يكون ذلك قريباً جداً. لا يوجد الكثير مما يمكنك التحكم فيه، لذا من الأفضل أن تستعد لتقبل التغيير.
