إذا كنت تسأل نفسك ما هي إدارة الموارد، فأنت في مكان جيد تمامًا. في إدارة مشروع ما، أنت لا تدير فقط المهام التي يتطلبها إنجاز المشروع. فطريقة تخطيطك وتنظيمك وإدارة فريقك لها تأثير كبير على نجاح مشروعك. لا عجب أن اتباع أفضل ممارسات إدارة الموارد يمكن أن يحدث فرقًا حقيقيًا في مكان العمل.
ما الذي ستحصل عليه من هذه المقالة:
- كيف برنامج إدارة الموارد زيادة فعالية إدارة موارد المشروع
- دور إدارة الموارد في إدارة المشاريع
- تقنيات جدولة المشاريع
- الفروق بين تخطيط الموارد, تخصيص المواردوجدولة الموارد
لماذا تعتبر إدارة موارد المشروع؟
ولأننا نرغب في تسليط الضوء على جوهر إدارة موارد المشاريع، فإننا بحاجة إلى تقديم جزء بسيط من الحديث الأكاديمي الذي يهدف إلى تنوير المصطلحات المتعلقة بموضوعنا الرئيسي.
ولكن هنا أيضا سبب آخر لهذه المماحكات. فبدون وجود فهم واضح للعناصر والعوامل الرئيسية المكونة لإدارة موارد المشروع فإن قرارات أي شخص معرضة لخطر الخطأ بشكل أكبر. الأخطاء المتعلقة بالعمليات داخل المشروع أو حتى في اختيار البرمجيات لزيادة إدارة موارد المشروع.
إن وجود صورة كبيرة ستجعلك لا تضيع في متاهة المفاهيم والروابط غير الواضحة بين مجالات المعرفة التي تدعم إدارة المشروع بشكل أساسي.
من المشروع، وإدارة المشاريع، إلى إدارة موارد المشروع
إدارة مشاريع تكنولوجيا المعلومات, إدارة مشاريع التسويقأو إدارة المشاريع في مجال العقارات، أو إدارة مشاريع الوكالات الإبداعية - ومع ذلك، أو أياً كانت الصناعة التي ستدخلها قبل كلمة "إدارة المشروع"، فإن المراحل والعمليات والخطوات هي نفسها في الغالب. ولكن، قبل أن تتعرف على ذلك، يجب تقديم مقدمة بسيطة.
كما نعلم أن الناس يتعلمون بشكل أسرع عند رؤية الصور، أو الأمثلة - يمكن أن تلتقط الحواس شيئًا ما بالعين في المقام الأول. لذا - قبل التعرض للعديد من الأسئلة المتعلقة بمعنى كل مصطلح في التعريفات المقدمة أدناه - دعونا نبدأ بأمثلة خيالية وسهلة التكيف تنتمي إلى عائلة إدارة المشاريع.
بدءاً من أقل تعقيداً وأقل وقتاً:
- بناء موقع إلكتروني جيد البيع مع العديد من العناصر التفاعلية التي لن تبطئ على الأجهزة المحمولة - في 4 أسابيع;
- إعادة تشكيل تصميم الزجاجات من قبل شركة بيرة وتصنيعها قبل بدء الصيف - في 3 أشهر;
- توسع المبيعات في سوق جديد، والذي يشمل استئجار المكاتب، وإيجاد واختيار وتوظيف متخصصين جدد، وإعداد خطة تسويقية وتنفيذها لتلبية الطلب المحلي - في 6 أشهر;
- إنشاء شيء من هذا القبيل أدناه في 48 شهرًا - إنشاء أكبر سد في العالم. يقف هذا المثال على ثالث أكبر نهر في العالم - نهر اليانغتسي الصيني.
في الختام، عندما تفكر في "المشروع" يجب أن يكون لديك صورة عن عدد الأشخاص والمهارات والمقاولين من الباطن والأدوات والترتيبات التي يحتويها المشروع. كم عدد الموارد والتبعيات والخطوات الصغيرة ومليون مهمة وجداول زمنية متضمنة لإكمال كل توضيح للمشروع؟
استكمالاً لموضوعنا، حان وقت البحث في التعريفات. لذا دعونا نبدأ بشيء أسهل في التبني. دعنا نتخيل أنك تتحدث إلى الطفل وتريد أن تصف له معنى إدارة المشروع. في سياق كهذا، يمكنك بسهولة أن تتفق مع التعريف الوارد في موقع projectmanager.com:
إدارة المشاريع هي نظام تخطيط المشاريع وتنفيذها واستكمالها.
يرى الفهم المذكور أعلاه إدارة المشروع كعملية ويقسمها إلى 3 خطوات. وبالطبع، تحتوي كل واحدة منها على بضع مجموعات أخرى من العناصر والعمليات والمهام والتحديات - التي لا يمكن التقليل من شأنها دائماً، ولا يمكن التنبؤ بها دائماً - المتعلقة بكل منها.
لكنها نسخة مبسطة للغاية من دورة حياة إدارة المشروع - لأن هذه هي الطريقة التي يسمي بها المتخصصون العملية. النسخة الأكثر شيوعًا هي النسخة ذات المراحل الخمس. تم تطويرها من قبل معهد إدارة المشاريع وتشمل التصور والبدء، والتخطيط، والتنفيذ، والأداء/المراقبة، وإغلاق المشروع.
لكن هذا التعريف لا يثير موضوع من. لنقولها على وجه التحديد - الإنسان والمتخصص وكفاءاته وخبراته ونضجه.
وفقًا لمعهد إدارة المشاريع نفسه الذي كثيرًا ما نذكره هنا، فقد قدموا تعريفًا يسلط الضوء على شيء ما وراء كل مشروع. إنه يتعلق بالأشخاص، من مديري المشروع إلى مقاولي المشروع والقوى العاملة في المشروع المشاركين فيه. الأشخاص الذين يقومون بالجدولة ولكن أيضًا الذين يتم اختيارهم للمشاركة في مرحلة ما من المشروع وتكليفهم بالمهام.
وبإعادة صياغة كلماتهم، فإن إدارة المشاريع هي استخدام معارف ومواهب ومهارات ومهارات وأجهزة وأدوات وأساليب وعمليات وتقنيات محددة لتقديم شيء "ذي قيمة للناس".
وكما نرى، فإن الأمر هنا يتعلق أكثر بالكفاءات (الكفاءات الناعمة أيضًا)، أي امتلاك المعلومات والقدرة على تنفيذ تلك المعرفة. أو - أو - إذا استخدمنا عبارة مأخوذة من مكتبة تحفيزية على سبيل المثال - تحويل التفكير إلى عمل وإنجاز الأمور.
نستخدم في ملخص هذا الفصل مقترح معهد جمعية إدارة المشاريع. إنه ليس من السهل تذكره، أو حتى فهم تعريف إدارة المشاريع، ولكن بعد قراءة ما ورد أعلاه، قد يكون من السهل تخيل ما يدور في ذهن المؤلف. ولكن، هنا شيء لا نتفق معه. ومع ذلك:
إدارة المشروع هي تطبيق العمليات والأساليب والمهارات والمعرفة والخبرة لتحقيق أهداف محددة للمشروع وفقاً لمعايير قبول المشروع ضمن معايير متفق عليها. ولإدارة المشروع مخرجات نهائية مقيدة بجدول زمني وميزانية محددين.
بضع كلمات من التعليقات. نرى بعض أوجه التشابه مع المقترحات المقترحة سابقاً، لذا لا داعي لذكر المزيد عنها. الجديد هو محدودية الوقت والميزانية ومعايير القبول. بدءًا من الأخير، عادةً ما يكون لدى العميل بعض التوقعات حول ما يريد أن يراه في النهاية، وكيف ينبغي أن يعمل، وكيف ينبغي أن يساعد في حل مشاكله. لا يمكنه قبول نتيجة عملك. وماذا بعد ذلك؟
ولكن من الصعب أن يكون هناك تناقض، فمعايير القبول يمكن أن تجعل المشروع يستمر لفترة أطول مما هو مفترض. ولكن، لا يمكننا أن نتفق مع العبارة التي تشير إلى أن الميزانية والوقت هما الشرطان اللذان يجعلان قيادة المشروع مؤهلة لإدارة المشروع.
الجدول الزمني المحدود والميزانية المحدودة هما ما يفصل إدارة المشروع عن الإدارة فقط [الشاشة أعلاه = نظرة عامة على تتبع الوقت للمهام المتعددة عبر نظام إدارة موارد المشروع]
يعلم الجميع أن آخر جانبين يجب أخذهما في الحسبان من قبل أي رئيس أو رئيس أو صانع قرار يقوم بأي مشروع هما الوقت والميزانية المذكوران أعلاه، لأنهما غير محدودين. لكن العائد الوحيد من الاستثمار، العائد المتوقع في الفترة الزمنية المتوقعة له التأثير الأكبر على قرارات الأعمال أكثر من أي عامل آخر. ومن وجهة نظر العديد من الشركات، فإن الجزء الأساسي من العمل هو المال. لأنه، إذا كان لديك ما يكفي من المال، فلن تضطر إلى اتخاذ قرارات متسرعة وانتظار ما سيقوم به المنافسون الذين يتصارعون على العملاء التاليين.
إذا كنا نتفق مع العبارة الأخيرة، فإننا لا نستطيع أن نتفق مع القول بأن إدارة المشروع شيء آخر غير "الإدارة" مما يشير إلى أن العامل الرئيسي الذي يميز كلاهما هو أن إدارة المشروع لها هذا الناتج النهائي والفترة الزمنية المحدودة، على عكس الإدارة التي هي عملية مستمرة.
لسنا متأكدين من أنها تعمل بهذه الطريقة فقط. هل الهدف من العمل هو الحصول على العديد من العملاء، وخاصة كمية العملاء التي تسمح بتشغيل العمل؟ هل يحتاج العمل إلى التواصل المستمر مع العملاء المحتملين؟ هل يقوم قسم التسويق في الوقت المطلوب بتنفيذ مهام أصغر أو مشاريع أكبر في الوقت المطلوب لإجراء تواصل أفضل، وعدد زوار الموقع الإلكتروني، وعدد العملاء المحتملين؟ هل يجب على الأشخاص المسؤولين عن التسويق والاتصالات أن يقوموا بالإبلاغ عن النتائج مرة واحدة في الشهر أو عدة مرات في السنة؟
إجابة السؤال لماذا تعتبر إدارة موارد المشروع
هل تفهم أهمية إدارة موارد المشروع الآن؟
ما هو دور إدارة موارد المشروع؟
لديك الكثير من المعلومات عن إدارة المشاريع، لذا لا داعي لأن تكون على دراية أكثر من ذلك. كما أننا نعرف بالفعل أين دائمًا أن تجد من بين 5 مراحل من دورة حياة إدارة المشروع مكانًا لإدارة موارد المشروع.
- مرحلة البدء والحمل
- التخطيط - دائماً هنا
- الإطلاق والتنفيذ - دائماً هنا
- المراقبة والتحكم - دائمًا هنا
- إغلاق المشروع
إنه من أجل النجم الساطع في تحقيقنا - إدارة موارد المشروع. نحن نعلم بالفعل ما يعنيه المشروع. إذن، ما هي الموارد؟
بفضل مجموعة معارف الإدارة المتقدمة للنقل الآلي المعزز، نحن نعلم أن الموارد تُفهم بشكل كبير - على أنها الأشخاص (ومهاراتهم)، ولكن أيضًا على أنها المال والآلات والمواد والتكنولوجيا وأي شيء آخر مطلوب لتحقيق النتيجة المتوقعة. ويمكن القول أيضًا أن المورد هو كل ما هو مطلوب لإكمال مهمة أو مشروع ما.
بالطبع، من من منظور العديد من الشركات، وخاصة الشركات الموجهة نحو الخدمات، فإن إدارة الموارد تتعلق بالأشخاص. الأشخاص ومهاراتهم.
بالنسبة لهم، إدارة موارد المشروع هي:
(...) الحصول على الموارد وتخصيصها وإدارتها، مثل الأفراد ومهاراتهم والأموال والتكنولوجيا والمواد والمواد والآلات والموارد الطبيعية اللازمة للمشروع. تضمن إدارة الموارد استخدام الموارد الداخلية والخارجية بفعالية في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.
إنه ليس أسهل تعريف على الإطلاق، بسبب غموض مصطلحاته، وبالتالي يمكن أن يكون جيدًا جدًا لأطروحة أكاديمية. ولكن ليس في هذه المدونة. فعلى موقع Projectmanager.com نتعرّف على المفهوم بطريقة مباشرة. دون الحديث عن الجودة والمطالب والتوقعات التي تأتي من أصحاب المصلحة، أو حتى الوقت والميزانية.
إدارة الموارد هي عملية تخطيط وجدولة وتخصيص الموارد لإكمال المشروع.
تؤدي الإدارة الجيدة للموارد إلى توفر الموارد المناسبة في الوقت المناسب للعمل المناسب. ويتمثل دور مدير الموارد في - إعادة صياغة كلمات الآلية العربية لإدارة الموارد - تحديد الموارد المطلوبة (الموظفون ذوو المهارات والخبرات ذات الصلة) لتقديم العمل، كجزء من التخطيط، وتحديد موعد الحاجة إلى الموارد، من خلال الجدولة الزمنية.
كما نرى، بشكل عام، فإن التعريفات - باستثناء شكل كيفية تقديمها - متشابهة. إذا حاولنا مقارنة تعاريف إدارة موارد المشروع سنكون أكثر استنارة من خلال رؤية ما هو مشترك بينها جميعاً. حسنًا:
- التخطيط المسبق/التخطيط المسبق
- التخصيص/الجدولة/المطابقة
- المراقبة/القياس
- التحسين
لتلخيص المناقشة حتى الآن، فإن إدارة موارد المشروع هي - دون أدنى شك - العنصر الأكثر تطلبًا وتحديًا في عملية إدارة المشروع. وينحصر دورها - بشكل عام - في تخطيط وتنظيم ومراقبة وقياس عمل الأفراد.
إدارة موارد المشروع هي - وببساطة - تحقيق أقصى قدر من الكفاءة في استخدام الموارد المحدودة المتاحة تحت تصرفك. أو - بعبارة أخرى - استخدام الحد الأقصى من الموارد المتاحة - التي سبق تحديدها وفحصها من حيث المهارات المناسبة - لإكمال المشروع في الوقت المتوقع مع تحقيق النتيجة المتوقعة.
بين جدولة الموارد، وتخصيص الموارد، وإدارة موارد المشروع
لتجنب الإطالة في المقدمة، يجب أن تدرك أن المصطلحات الثلاثة المذكورة أعلاه بالنسبة لبعض مديري المشاريع والممثلين الأكاديميين تُفهم على أنها منفصلة ولكل منها معناه الخاص.
ولكن بالنسبة لبعض الناس فإن جدولة الموارد وتخصيص الموارد يعنيان نفس المعنى، وكلاهما جزء من شيء أكبر - إدارة الموارد. ولكن من بين العديد من المصادر حول موضوعنا، يمكن أيضاً العثور على تعريفات تقترح المساواة بين "إدارة الموارد" و"جدولة الموارد" (ألق نظرة على تعريف ويكيبيديا). لذا، حان الوقت لبضع كلمات للتوضيح.
نحن نتفق مع شركة سافيوم - منافسنا في سوق أنظمة إدارة موارد المشاريع - على أن
تخصيص الموارد، والمعروف أيضًا باسم جدولة الموارد، يتعرف على الموارد ويخصصها لفترة محددة للأنشطة المختلفة
في غمضة عين يمكن أن نرى أن هذا التعريف يمكن أن يعامل أيضًا كتعريف لإدارة الموارد أيضًا. أليس كذلك؟ ومع ذلك، في هذه المقالة، نحاول في هذه المقالة الحفاظ على الترتيب الذي بموجبه تحتوي إدارة موارد المشروع وعمليته بأكملها على الجدولة والتخصيص كأجزاء منه.
يمكننا مواصلة هذا الحديث عن تعريف الفروق الدقيقة، ولكن ليس هذا هو الهدف. فالغرض من هذا الفصل هو تزويدك بصورة أشمل للاعتبارات والتحديات المصطلحية المتعلقة بمصطلح الفائدة.
مؤشرات الأداء الرئيسية، والتحديات، والدور المفيد للبرمجيات في إدارة موارد المشروع
مؤشرات الأداء الرئيسية لإدارة موارد المشروع
A. ساعات العمل المقدرة مقابل ساعات العمل الفعلية للموظف
هل يسير المشروع وفقًا للخطة الموضوعة - هذا سؤال مستمر في رأس كل مدير مشروع. إن مقارنة القيمة التقديرية المفترضة (مثل الساعات التي يجب أن يقضيها الموظف في مهمة ما) مع الساعات الفعلية التي تم تتبعها هي الطريقة للتحقق من التقدم المحرز. بفضل هذه الطريقة ستتمكن من اكتشاف العلامات المبكرة للتأخير في المشروع وإجراء بعض التغييرات خلال المشروع الحالي أو المستقبلي.
B. التكلفة المقدرة مقابل التكلفة الفعلية لكل عضو من أعضاء الفريق (فرق تكلفة الموارد)
التكاليف الناتجة عن عمل الفريق هي عامل آخر يجبر قادة المشروع على التفكير بشكل مكثف. وتتيح لك نظم إدارة موارد المشروع الجيدة إمكانية تحديد أجور بالساعة أو حتى يومية لكل عضو من أعضاء الفريق وتكوينه تتبع تكاليف المشروع تقارير تستند إليها وإلى الجداول الزمنية لفريقك.
C. الساعات القابلة للفوترة مقابل الساعات غير القابلة للفوترة
يساعد التقسيم بين الساعات غير القابلة للفوترة والساعات القابلة للفوترة في المشاريع في تتبع ربحية الشركة. تحقق من عدد الساعات التي يقضيها أعضاء فريقك في أنشطة مثل الاجتماعات والمهام الإدارية وما إلى ذلك.
D. استخدام الموارد/استخدام الموظفين
يعد استخدام الموارد أحد أهم مؤشرات الأداء الرئيسية التي يتم تتبعها في الشركات. ففي نهاية المطاف، أنت لا تريد أن يكون فريقك مشغولاً أو مثقلاً بالعمل. وبخلاف ذلك، لا ينبغي أن يكون أحد بدون مهام. هناك 2 طرق لحساب 2 استخدام الموارد، ويجب عليك استخدامها في مرحلتين مختلفتين من دورة حياة المشروع.
التحديات التي تظهر أثناء عمليات إدارة موارد المشروع
A. الافتقار إلى سهولة الوصول إلى كفاءات الموارد ومجمع الموارد
كلما زاد عدد المشاريع، زاد عدد الموظفين المعنيين. وكلما زاد عدد الموظفين، زادت صعوبة العثور بسرعة على الموظفين المناسبين لتعيينهم في مشروع ما. ويتمثل دور نظام تخطيط موارد المشاريع الكافي في المساعدة في العثور على الموارد ذات المهارات المتوقعة والنضج والخبرة والكفاءات والموقع وملف التكلفة والمنطقة الزمنية وما إلى ذلك.
B. نظرة عامة على أداء الموارد المفقودة
لا يزال قياس الإنتاجية هو التحدي الرئيسي في الشركات - في الشركات الجديدة وذات التقاليد العريقة. وتحليل وقت العمل - سواء كان منتجا أو غير منتج، وتتبع الوقت الذي يقضيه الموظف في مهام معينة هو الطريقة التي تساعد في تحسين العمل والتنبؤ بالوقت والميزانية.
C. تضارب الجداول الزمنية
تضارب الجداول الزمنية ليست شيئًا نادرًا حتى في الشركات شديدة التنظيم. خاصةً في دور البرمجيات ووكالات الإعلان وغيرها من الشركات الموجهة نحو الخدمات حيث يبحث حتى عدد قليل من مديري المشاريع عن الموارد المناسبة. ويحذر نظام إدارة موارد المشروع من تداخل الحجوزات و - من وجهة نظر الموظف - الحجز الزائد.
D. عدم كفاية تخطيط قدرات الموارد
يمكن أن يؤدي تخطيط سعة الموارد إلى تخطي التأخير في اللحظة الأخيرة. تحدد السعة الموارد المتاحة لتولي مهمة محددة.
إذا قمت بتسليم المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية، فأنت على الطريق الصحيح. تفشل الكثير من المؤسسات في تحديد سعة الموارد في مرحلة المشروع الأولية؛ ونتيجة لذلك، يصعب التخطيط لتخصيص الموارد.
يمكن تحليل سعة الموارد من خلال تتبع الموارد. وبفضل بعض أدوات إدارة الموارد لجميع الأغراض مع أدوات إدارة المشاريع التي يمكن أن تخفف من هذا التحدي.
يمكنك الاختيار من بين مجموعة متنوعة من أدوات إدارة الموارد، وذلك اعتماداً على حجم فريقك وملامح شركتك ومنهجية إدارة المشروع التي تتبعها. في الواقع، في البداية، يمكنك حتى استخدام جدول بيانات بسيط للقيام بذلك (على الرغم من أنني أنصحك بخلاف ذلك، لأن جداول البيانات قد تصبح غير فعالة مع نمو عملك).
تلخيصًا لهذا الفصل، من الناحية المثالية، فإن أداة إدارة الموارد يجب أن يتألف من جدول زمني (على سبيل المثال، في شكل جدول زمني بسيط تقويم الموارد عرض)، وتوافر مواردك، وحجوزاتها الحالية، وجداولها الزمنية.
الفئات أو العلامات المخصصة مفيدة أيضًا، لأنها تسهّل التنقل إلى الموارد التي تحتاجها في الوقت الحالي، وتصفية العرض حسب أدوار أو مشاريع محددة، وما إلى ذلك.
وأخيرًا، قد ترغب في اختيار أداة تحتوي على قسم تقارير متكامل، حيث يمكنك بسهولة استخدام البيانات التي تجمعها لتحليل عبء عمل الفريق, ميزانيات المشاريعأو العائد على الاستثمار للشركة.
كلما كانت الرؤية أكثر شمولاً (ووضوحاً) كلما كانت الرؤى التي يمكنك استخلاصها منها أفضل.
ما هو مدير موارد المشروع الذي يشارك فيه؟ ما هي إدمانه؟
دور ومسؤوليات مدير موارد المشروع ومسؤولياته
من موقع betterteam.com - شركة صناعة الموارد البشرية:
يساعد مديرو الموارد مديري المشاريع في تخطيط الموارد البشرية وتخصيص الموظفين. فهم يحددون قدرة الشركة على تلبية متطلبات التوظيف في المشاريع، وتعيين الموظفين للمشاريع، وتعيين موظفين جدد. كما يمكنهم أيضاً إدارة كشوف المرتبات وتدريب الموظفين.
لتصور أفضل لدور البطولة في هذا الفصل - مخطط الموارد - دعونا نستخدم بعض المقارنة. تعتمد المقارنة على الفرق المبسط بين مديري الموارد ومديري المشاريع. لذا، يعمل مديرو المشاريع على مستوى المشروع - فهم ينسقون مجموعة من المشاريع (في الغالب، متصلة ببعضها البعض) أو مجرد مشروع. وهم مسؤولون عن إنجازه من قبل فريق المشروع. بينما يعمل مديرو الموارد على مستوى الشركة. اختيار الموارد الماهرة المناسبة وتخصيصها ومطابقتها مع مشاريع متعددة.
تقترح جمعية مديري المشاريع على لسان كيرستن بيرد هذا المعنى لنجمنا.
يجب على أخصائي المشروع تحديد الموارد المطلوبة لإنجاز العمل، كجزء من التخطيط، وتحديد متى ستكون الموارد مطلوبة من خلال الجدولة.
ما نود أن نؤكد عليه بشدة هو الجزء الأول عندما يقول "يجب تحديد...". لماذا هو مهم للغاية؟ أولاً وقبل كل شيء، ولكن ليس الأكثر أهمية، لأنها نقطة البداية. أثناء الحديث عن جوانب إدارة الموارد، يسلط الضوء في الغالب على جدولة جوهرها. هنا نرى ما هو أساس الجدولة الجيدة - وهي المهارات الناعمة، خاصةً العين الثاقبة والإحساس الرائع مع الناس.
والآن حان وقت مسؤوليات مدير الموارد:
- التحقق من توافر الموظفين استنادًا إلى المهارات، والتكليف بالمشاريع التي من شأنها تسهيل إنهاء المشروع في الوقت والميزانية المحددين
- مراقبة استخدام الموظفين، وعبء العمل، وساعات العمل الإضافية
- توثيق العمليات والاحتفاظ بالسجلات
- العمل الجماعي مع الإدارات الداخلية والتأكد من العدد المناسب من الموظفين المعنيين
- إمداد مديري المشاريع بالدعم المستمر المتعلق بإدارة الموارد.
- التخفيف من حدة المخاوف المتعلقة بالموارد عن طريق إعادة توزيع الموظفين أو مراجعة الأهداف أو تعيين فريق إضافي
- توظيف أشخاص جدد وفقًا لمتطلبات الشركة أو المشروع
- المساعدة في عمليات الموارد البشرية، مثل إعداد الفواتير، وتدريب الموظفين، وإدارة كشوف المرتبات، والتعويضات، وما إلى ذلك.
- مواكبة الاتجاهات في إدارة الموارد وقوانين العمل.
نطاق المعرفة الذي يدمنه مدير موارد المشروع
مجالات المعرفة التي تقدمها مجموعة معارف إدارة المشاريع (PMBOK).
- إدارة التكامل: يأخذ عمليات ومنهجيات إدارة المشاريع المختلفة لإنشاء استراتيجية تساعد الفرق على العمل معاً بشكل أفضل.
- إدارة النطاق: يتم تحديد مهام المشروع والتسليمات والمراحل الرئيسية وتحديدها والتحكم فيها من خلال عملية تتضمن جمع متطلبات أصحاب المصلحة، وإنشاء هيكل تقسيم العمل (WBS)، ثم مراقبة التغييرات وإدارتها.
- إدارة الجداول الزمنية: إنشاء جدول زمني واقعي لتحقيق أهداف المشروع.
- إدارة التكاليف: العملية التي تدير تخطيط ومراقبة التكاليف المتعلقة بمشروع ما. ويعني ذلك جمع التكاليف وتحليلها والإبلاغ عنها للتنبؤ بميزانية المشروع ورصدها لتجنب الإفراط في الإنفاق.
- إدارة الجودة: الإشراف على جميع الأنشطة المتعلقة بإنشاء مخرجات المشروع للتأكد من أنها تلبي توقعات الجودة. ويتم ذلك من خلال الاستمرار في قياس الجودة طوال فترة تنفيذ المشروع وتصحيح أي انحرافات عن توقعات الجودة.
- إدارة الموارد: تحقيق أقصى استفادة من الأشخاص والمواد والمعدات اللازمة لتنفيذ مشروعك من خلال تخصيص الموارد وإعادة تخصيصها حسب الحاجة.
- إدارة الاتصالات: يتم استخدام عمليات مختلفة لإيصال رسائل واضحة في المشروع. وهي تنطوي على إنشاء القنوات، والتكرار، والرسائل الصحيحة للتأكد من تلقيها في الوقت المناسب وفهمها.
- إدارة المخاطر: تحديد المخاطر في مشروعك وتقييمها ومنعها أو التخفيف من حدتها، سواء كانت مخاطر سلبية يجب تجنبها أو مخاطر إيجابية يجب استغلالها.
- إدارة المشتريات: بناء العلاقات مع الموارد الخارجية المطلوبة في مشروعك والحفاظ عليها. ويشمل ذلك البائعين الذين يبيعون المنتجات والخدمات اللازمة لتحقيق أهداف المشروع.
- إدارة أصحاب المصلحة: تحديد أصحاب المصلحة في المشروع، وتحديد توقعاتهم وتأثيرهم، ومن ثم وضع استراتيجيات لإدارتهم وإبقائهم على اطلاع دائم بالتقدم المحرز.
استراتيجيات إدارة موارد المشروع
A. تخصيص الموارد
مع الأخذ في الاعتبار مهارات وتوافر موظفيك، يجب أن تكون لديك قائمة بالموظفين الجاهزين للتعيين في مشروع ما. مع قائمة الموظفين الذين تم اختيارهم بالفعل للانضمام إلى مشروعك، يمكنك حجزهم في الأداة التي تختارها.
كما تخصيص الموارد هي عملية تحقيق الاستفادة القصوى من الموارد التي لديك، ومن ثم يجب عليك تتبع أدائهم واستخدامهم. وسيساعدك هذا الجانب من إدارة الموارد البشرية على تجنب الاستخدام الناقص أو المفرط للموارد البشرية وتجنب إرهاق الموظفين.
تشمل الفوائد الأخرى لتخصيص الموارد، ما يلي:
- تحسين رؤية جميع الموارد في جميع أنحاء الشركة
- حجوزات أكثر دقة
- مفاوضات أسهل بشأن الحجوزات مع رؤساء الوزراء الآخرين
B. استخدام الموارد
أنت تراقب مقدار العمل الذي تقوم به مواردك البشرية والتقنية والميكانيكية وغيرها من الموارد، مع مراقبة الساعات التي تنجزها. سوف تكون مهتمًا بشكل خاص بالموارد "غير المستغلة" أو "المستغلة بشكل مفرط" (التخصيص الكلي).
C. تسوية الموارد
إذا كنت قادرًا على تعديل الجدول الزمني للمشروع للوفاء بالموعد النهائي للمشروع، يمكنك استخدام تسوية الموارد. لتعديل الجدول الزمني باستخدام تسوية الموارد، قم بتقسيم الأنشطة أو دمجها وفقًا لتوافر الموارد، بحيث لا يكون هناك نقص أو زيادة في استخدام أعضاء فريق المشروع.
D. التنبؤ بالموارد
سيتمكن مدير الموارد الذي يؤدي عمله بشكل جيد ويعرف أرقامه من التنبؤ، بثقة معقولة، بحجم العمل الذي يمكن لفريقه القيام به خلال فترة زمنية معينة. وهذا يمكّن الفريق والشركة من الاستعداد والتخطيط بدقة للالتزامات القادمة.
التخطيط رفيع المستوى وإدارة موارد المشروع
الآن بعد أن عرفت ما هي إدارة الموارد، تحتاج إلى وضع خطة. وليس فقط أي خطة - لإدارة الموارد بكفاءة في مشاريع متعددة، يجب أن يكون لديك خطة عالية المستوى لكل مشروع.
التخطيط رفيع المستوى
التخطيط رفيع المستوى هي وجهة نظر مدير المشروع لـ
- الهدف
- أهداف العمل,
- القيود,
- الأشخاص اللازمين لتوصيلها,
- الجدول الزمني والميزانية.
في إدارة موارد المشروع، تساعد الخطة رفيعة المستوى على الإجابة عن السؤال: "ما هي الأدوار التي أحتاجها لتسليم المشروع بنجاح في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية؟
عند إنشاء خطة رفيعة المستوى، لا يتعين عليك إنشاء قائمة مفصلة بجميع المهام بعد. بدلاً من ذلك، تحتاج إلى تضمين:
- الأهداف -تمنحك فهمًا لما يجب تحقيقه في المشروع.
- التوقيت - يساعدك على إدراك ما هو الإطار الزمني لتسليم المشروع وما إذا كان ذلك ممكناً بالموارد المتوفرة لديك.
- الفريق - يتيح لك ذلك فهم الأدوار التي تحتاجها للمشروع.
بوجود خطة رفيعة المستوى، يمكنك الحصول على نظرة عامة أفضل لقدرة مواردك ونطاق المشروع.
تخطيط الموارد
مع وجود خطة عالية المستوى، يكون لديك صورة كبيرة لما يتطلبه الأمر لتسليم المشروع. كما سبق أن قلنا أنها تساعدك على فهم الأدوار التي تحتاجها لتسليمه. ولكن كيف يمكنك تحديد هذه الأدوار بالضبط قبل تعيينها لهذا المشروع الجديد؟
وفقًا للمعيار الذي أعده معهد إدارة المشاريع المعروف عالميًا PMBOK®، وهو معيار PMBOK, تخطيط الموارد هو "تحديد الموارد (الأشخاص، والمعدات، والمواد، وما إلى ذلك) وكميات كل منها التي ينبغي استخدامها لتنفيذ أنشطة المشروع."
باستخدام هيكل تقسيم العملأو المدة المقدرة، أو البيانات التاريخية، يمكنك تحديد:
- قائمة بالموظفين ذوي المهارات اللازمة لتنفيذ المشروع,
- حجوزاتهم الحالية وتوافرها,
- توافرها طوال فترة المشروع.
بمجرد أن تتوصل إلى قائمة بالموظفين الذين يمكنك حجزهم دون التسبب في تضارب في المواعيد، تكون جاهزًا لتخصيصهم لمشروعك.
التخطيط الفعال للمشاريع المستقبلية كهدف أساسي لتخطيط موارد المشروع
وجود خطط رفيعة المستوى لجميع المشاريع التي تديرها وفكرة عن كيفية استخدام مواردك في الوقت الحالي، فأنت تعرف قدرتك وخط سير الشركة.
الآن، عندما تفوز شركتك بمشاريع جديدة، يمكنك الإجابة بسرعة عن الأسئلة التالية:
- هل أنت قادر على تنفيذ هذه المشاريع دون الحاجة إلى توظيف المزيد من الموارد البشرية (سواء كانت داخلية أو مستقلة)؟
- متى يمكنك البدء وكيف يؤثر ذلك على أرباحك النهائية؟ يمكنك التحقق من ذلك من خلال، على سبيل المثال، حساب ربحية مشروعك، وكذلك تكلفة عمليات التوظيف المحتملة.
تأهيل المشروع كجزء من الإدارة الفعالة لموارد المشروع
تأهيل المشروع جزءًا مهمًا من الإدارة الفعالة للموارد. عرّف أعضاء فريقك بأهداف وغايات ومنجزات المشروع الذي سيعملون عليه. ستزيد هذه الاستراتيجية من شفافية المشروع وتساعدك على بناء الثقة مع فريقك كمدير أول.
يتكون هذا الجزء من العملية من 4 خطوات:
- تمرير معلومات المشروع إلى الفريق - تتضمن المستندات التي يمكنك استخدامها قائمة بالمخرجات (على سبيل المثال, وثيقة متطلبات العمل)، والجدول الزمني للمشروع، وبيان العمل الحالي (عرض المنتج)، وتقرير حالة المشروع الأسبوعي.
- تعيين أعضاء الفريق إلى المشروع المناسب في المشروع الصحيح في أداة إدارة الموارد التي تستخدمها (إلا إذا كنت قد فعلت ذلك بالفعل).
- قم بإعداد أدوات التعاون وقنوات الاتصال ومنح أعضاء الفريق إمكانية الوصول إلى الأدوات التي سيحتاجون إليها أثناء العمل على المشروع.
- عقد جلسة تأهيلية.
تقنيات جدولة المشاريع والموارد
لمواءمة الجدول الزمني للمشروع والموارد المتاحة والنطاق، استخدم جدولة الموارد. إنه أمر بالغ الأهمية لأنه يخبرك متى ستحتاج بالضبط إلى موارد معينة حتى تتمكن من تخطيط حجوزاتك وفقًا لذلك. تذكر أن تراقب مدى توافر الموارد عند تعيين الأشخاص للمشاريع.
هناك العديد من تقنيات جدولة المشاريع يمكنك استخدامها:
A. طريقة المسار الحرج
إن طريقة المسار الحرج (CPM) هي تقنية تُستخدم لتحديد أطول وقت ممكن يستغرقه المشروع للانتهاء. من خلال إدراج جميع المهام وتصنيفها إلى مهام حرجة وأخرى عائمة، يمكنك حساب الجدول الزمني وتحديد التبعيات بين المهام.
لإنشاء سير مهام باستخدام طريقة التكلفة لكل ألف ظهور، تحتاج إلى
- نطاق المشروع,
- قائمة بجميع المهام اللازمة لإتمامها.
B. تقنية تقييم البرامج ومراجعتها
تقنية تقييم البرامج ومراجعتها (PERT) هي طريقة مشابهة لطريقة التكلفة لكل ألف ظهور، ولكنها تستخدم متوسط المدة المرجحة بدلاً من التقديرات لحساب الأطر الزمنية المحتملة.
باستخدام PERT، سيتعين عليك أيضًا إنشاء قائمة بالمهام مع التبعيات فيما بينها، بما في ذلك المراحل الرئيسية والمدة المقدرة لكل مهمة. بناءً على هذه المعلومات، يمكنك تقدير الجدول الزمني لمشروعك على ثلاثة مستويات من الثقة:
- توقيت متفائل
- التوقيت على الأرجح
- توقيت متشائم
C. التتبع السريع
التتبع السريع هو أسلوب جدولة بسيط يستخدمه مديرو المشاريع لتحديد المهام التي يمكن التعامل معها في وقت واحد. من خلال معرفة التبعيات بين مهام المشروع، يمكنك معرفة المهام التي تتطلب إنجاز مهام أخرى في وقت واحد. وبالمثل، يمكنك سرد المهام التي يمكن أن تتداخل، ولو جزئياً على الأقل، بحيث يمكنك تسريع تسليم المشروع.
D. التحطم
إذا لم يؤدِ استخدام التتبع السريع إلى توفير الوقت المطلوب، يمكنك استخدام تقنية التعطل. ومع ذلك، فإنه يأتي مع تكلفة، حيث تحتاج إلى إضافة وقت من أجل تسريع المشروع. والطريقة للقيام بذلك هي، على سبيل المثال، إضافة وقت إضافي مدفوع الأجر - ينتهي بك الأمر بتكلفة أعلى للمشروع ولكنك لا تزال قادرًا على الالتزام بالموعد النهائي.
القياس والإبلاغ
استنادًا إلى البيانات التي تجمعها من خلال تطبيق إدارة الموارد، مثل الوقت المحجوز للموظفين، وإدخالات الوقت، والتوافر، يمكنك قياس أدائهم ومقاييس العمل الأخرى.
قياس استخدام الموارد
قياس استخدام الموارد باتباع معادلة بسيطة:
استخدام الموارد = وقت الانشغال/ الوقت المتاح
سواء كنت تستخدم جدول بيانات أو أداة لإدارة الموارد، يمكنك استخدامها لمقارنة الحجوزات مع التوافر. يُظهر لك المقياس الناتج ما إذا كنت تستخدم وقت موظفيك بكفاءة، أو إذا كان هناك إفراط أو نقص في استخدامهم.
وبالمثل، يمكنك استخدام هذا المقياس لمقارنة الوقت المدفوع مع وقت عمل الموظفين المسجل. بهذه الطريقة، يمكنك تحديد ما إذا كنت تستخدم مواردك بشكل مثمر أم لا.
حساب ميزانية المشروع
عندما تقوم بجمع بيانات الحجوزات والجداول الزمنية، يمكنك حساب ميزانية مشروعكأيضاً. يمكنك حتى استخدامها لتتبع الميزانية خلال المشروع ومعرفة ما إذا كنت ستبقى ضمن التكلفة المقدرة أم لا.
على سبيل المثال، يمكنك مقارنة الحجوزات مع الجداول الزمنية لمعرفة ما إذا كان وقت العمل المسجل يساوي تقديراتك أم لا. ثم، بمعرفة معدلات أجور موظفيك بالساعة، يمكنك حساب التكلفة الفعلية للوقت الذي قضوه في المشروع لتحديد الميزانية الفعلية.
مرة أخرى، يمكنك استخدام جدول بيانات للقيام بذلك، ولكن سيكون من الأنسب استخدام أداة إدارة الموارد مع ميزات إعداد التقارير.
ابدأ في إدارة فرقك بشكل أكثر كفاءة اليوم - استخدم نظام إدارة الموارد
المشروع إدارة الموارد توفر المال. على الرغم من أن الأمر قد يبدو معقدًا للوهلة الأولى، إلا أنه ليس بهذه الصعوبة بمجرد أن تفهمه. اجعلها جزءًا من عملية إدارة مشروع فريقك واستخدم دائمًا الموارد المناسبة والوقت المناسب.
يمكنك أن توفر على نفسك الكثير من العناء من خلال تطبيق نظام إدارة الموارد. يعد Teamdeck مثالاً على ذلك برنامج إدارة موارد المشروعتجمع بين جدولة الموارد وتتبع الوقت وإدارة الإجازات والتقارير المخصصة. باستخدام هذه الأداة، يمكنك بسهولة إضافة الحجوزات، وتسجيل إدخالات الوقت، وإدارة التقويم وتعديله، وحساب المقاييس التي تختارها فوق تلك البيانات.
تريد أن تكون مدير الموارد الفعال? تبحث عن موارد مجانية لمديري المشاريع? هل تريد أن تعرف لماذا تختار الشركات Teamdeck كحل بريدي لإدارة موارد المشروع؟ ما زلت لا أعرف لماذا المشروع إدارة الموارد مهمة?
