عند التخطيط لمشروع ما، عليك دائمًا التفكير في الموارد اللازمة لإنجازه. إن إنشاء قائمة بالأدوار والمهارات المطلوبة لإنجاز المشروع، والبحث عن الأشخاص المناسبين في شركتك، وإدارة جدولهم الزمني وعبء العمل - كل هذه الأمور تدخل في إدارة الموارد. كيف تقوم بذلك بنجاح؟ ستزودك هذه المدونة ببعض أفضل الممارسات لإدارة الموارد في بيئة قائمة على المشروع.
ما الذي ستحصل عليه بفضل هذه المقالة:
ملاحظة: يمكن أن يكون المورد شخصًا يتمتع بمؤهلات معينة، أو قطعة من المعدات، أو حتى قدرًا من الوقت أو المال. ومع ذلك، سنركز في هذه المقالة حصرياً على إدارة الموارد التي تُفهم على أنها إدارة فريق المشروع.
أحدث دليل إدارة الأداء المهني (PMBOK®) ينص على ذلك بلطف، قائلاً
Pتتضمن إدارة موارد المشروع عمليات تحديد الموارد اللازمة لإنجاز المشروع بنجاح والحصول عليها وإدارتها. وتساعد هذه العمليات على ضمان ما يلي ستتوفر الموارد المناسبة إلى مدير المشروع وفريق المشروع في الوقت والمكان المناسبين.
على هذا النحو, إدارة موارد المشروع يتطلب منك التنقل في عمليات مختلفة: من تحديد احتياجات المشروع والحصول على الموارد المناسبة إلى إدارة فريقك طوال المشروع وقياس أدائه.
تستلزم الإدارة الفعالة للموارد أن يتم تسليم المشروع بنجاح: في الوقت المحدد، وفي حدود الميزانية، ووفقًا للمتطلبات. وهذا ليس بالأمر السهل تحقيقه. لحسن الحظ، هناك العديد من الخطوات التي يمكنك اتخاذها في مراحل مختلفة من دورة حياة المشروع من أجل زيادة فرص إنجاز المهمة. في هذه المقالة، سوف نلقي نظرة فاحصة على بعض أفضل ممارسات الإدارة الناجحة للموارد.
كمدير مشروع أو مدير الموارد، يجب أن تكون فضوليًا للغاية بشأن المشروع نفسه. ما هو هدف العمل من وراء ذلك؟ ما هي احتياجات المستخدم التي تحاول تلبيتها؟ ما هو الهدف النهائي للعميل؟ بعد الإجابة على هذه الأسئلة، سيكون لديك فهم أفضل للمشروع يتجاوز مجرد معرفة نطاقه (وهو أمر ضروري أيضًا بالطبع). إن الجهد الإضافي الذي تبذله في التحضير في هذه المرحلة قد يؤتي ثماره لاحقًا: بالنسبة للمبتدئين، سيكون لديك المزيد من الحجج عند مناقشة السيناريوهات المختلفة مع العميل، ولكن ضع في اعتبارك أن رئيس الوزراء المطلع جيدًا مفيد للغاية أيضًا لفريق العمل.
حاول الحصول على الكثير من المعلومات عن العملاء/المساهمين أيضاً. ربما يكون بعض زملائك قد تعاونوا معهم بالفعل؟ فكلما زادت معرفتك بما يمكن توقعه من حيث العمليات والأدوات وأخلاقيات العمل المفضلة، كلما كنت مجهزًا بشكل أفضل للتعامل مع التحديات في المستقبل.
وأخيراً، استفسر عن القيود المحتملة أيضاً. سيساعدك إدراكك لاعتبارات الجدول الزمني أو الميزانية على اتخاذ قرارات أفضل على طول الطريق.
بمجرد أن تكون لديك فكرة جيدة عن ماهية المشروع، تكون مستعدًا للبدء في إنشاء تقديرات المشروع. عليك أن تضع قائمة بالموارد (مثل الأدوار) اللازمة لإنجاز مهام المشروع. بعد ذلك، ستحتاج إلى تقدير السعة التي تحتاج إليها.
من المؤكد أنك ستكون قادرًا على الاستفادة من خبرتك كمدير أول هنا والمساهمة في وضع التقديرات. ومع ذلك، لا تخف من أن تطلب من الآخرين المشاركة في هذه العملية وتقديم رأيهم الخبير.
هذا هو المكان الذي قد تصبح فيه الأمور مربكة بعض الشيء. لماذا؟ حسنًا، اعتمادًا على حجم وهيكل شركتك، قد تحتاج إلى استكشاف مجموعة من مئات أو آلاف الموظفين.
لحسن الحظ، من السهل نسبياً التعامل مع هذا الجزء من العملية باستخدام برنامج إدارة الموارد. تخيل أن لديك قائمة بالموارد، مع قدرتها وتوافرها وكفاءاتها. كل ما عليك فعله هو حجز هذه الموارد التي تناسب متطلبات مشروعك. برنامج جدولة المواردفريقنا Teamdeck الخاص بنا هو واحد من هذه الفرق، يفعل ذلك بالضبط.
يمكنك تصفية موارد مؤسستك حسب المهارات/مواقع المكاتب/الأقدمية أو أي أبعاد مخصصة أخرى تحتاجها. من مجموعة الأشخاص المناسبين، ما عليك سوى اختيار الأشخاص المتاحين خلال الفترة التي تفكر فيها للمشروع. تم الأمر!
يتيح لك Teamdeck تصفية الموارد المتاحة حسب المسميات الوظيفية أو معدلات المشروع. إنه يبسط بشكل كبير تخصيص الموارد.
عند اتخاذ قرار بشأن الشخص الذي سيتم تعيينه للمشروع، قد ترغب في أخذ الاعتبارات التالية في الحسبان:
قد يكون القول بأن لديك فرصة واحدة فقط لترك انطباع أولي جيد أمرًا مبتذلًا، ولكن في الإدارة الفعالة للموارد، فإن انطلاق المشروع مرحلة حاسمة للغاية. هذا هو الوقت الذي تتعرف فيه على فريقك وتثبت وجودك. تأكد من تغطية النقاط التالية:
ألقِ نظرة على هذه القائمة من الموارد التي قد تجدها مفيدة طوال دورة حياة المشروع، ولكن بشكل خاص في بداية المشروع الجديد:
إذا كنت تعمل وفق منهجية رشيقة لإدارة المشاريع، فأنت على الأرجح لا تخشى تغييرات المشروع. فالجرعة الصحية من المرونة هي جزء لا يتجزأ من العمل والتفاعل مع ملاحظات المستخدمين الواردة مثلاً هو ما يؤثر في النهاية على نجاح المشروع.
ومع ذلك، هناك تغييرات أخرى غير مرحب بها بالتأكيد: تخطيط سعة الموارد سيكون مثالاً جيداً هنا. فالناس يمرضون أو يغيرون وظائفهم أو يكسرون أرجلهم، إلخ. يجب أن تكون مستعدًا لتخصيص موارد جديدة لفريقك أو تغيير القدرة التي يشارك فيها أعضاء الفريق الحاليون.
التخطيط المرن للمشروع سيكون مفيدًا هنا أيضًا: إذا كنت تضع تقديرات سخية استنادًا إلى أسوأ/أفضل السيناريوهات، فربما يكون لديك مساحة كبيرة للمناورة عند حدوث التغيير.
من المحتمل أن تحظى إدارة المشاريع القائمة على البيانات باهتمام كبير في مشاريع المستقبل القريب، وذلك لسبب بسيط وهو أنها تجعل مديري المشاريع أكثر فعالية فيما يقومون به. فالبيانات هي مصدر المعلومات والأنماط حول فريقك. كما أنها قد تؤكد أو تفضح حدسك. وأخيرًا، لا توجد حجة أفضل من هذه البيانات عند محاولة إثبات وجهة نظرك. إذا كنت قادرًا على دعم قراراتك بالبيانات، فستشعر براحة أكبر في تنفيذها.
من ناحية أخرى، فإن جمع البيانات دون معرفة ما الذي يجب قياسه وكيف، يعرضك لخطر الضياع في الضوضاء. بالنسبة للمبتدئين، قد ترغب في جمع البيانات التي تسمح لك بقياس أداء موارد مشروعك (راجع للشكر كل هذه التقارير يمكن إنشاؤها بسهولة باستخدام Teamdeck):
مع ارتفاع الأشرطة التي تشير إلى مستوى الاستخدام، يمكنك بسرعة تحديد الأشخاص الذين يمكن الاستفادة منهم بشكل أفضل.
الفعالية تخطيط الموارد والإدارة تنطوي على فهم المشروع جيدًا ومراقبة التقدم المحرز بنشاط، ليس فقط من حيث إنجاز المهام، ولكن أيضًا في الحفاظ على عبء العمل الأمثل واستخدام الفريق. إنها عملية متعددة الأوجه، ولكن يمكنك اجتياز هذا التعقيد بنجاح باستخدام التكنولوجيا المناسبة.
تتمثل مهمة Teamdeck في جعل الإدارة الفعالة للموارد ممكنة - لجعلها أسهل بكثير للفرق من مختلف الأحجام. نحن فخورون للغاية بأن تطبيقنا يُستخدم لتكوين فرق عمل تعمل على مشاريع بناء طموحة، أو دفع حدود الإبداع أو تغيير العالم للأفضل حرفياً من خلال حملات غير ربحية مؤثرة.
إذا كنت ترغب في تبسيط تخصيص الموارد وتجنب تضارب المواعيد، قد يكون Teamdeck هو الأداة المناسبة لك - اشترك اليوم. سنكون أكثر من سعداء بالترحيب بك في قائمة عملائنا.
وفر الوقت والمال مع المشروع برنامج تخطيط الموارد وزيادة فعالية عمليات إدارة الموارد
يسمح لك تقويم الموارد (أو تقويم إدارة المشاريع، أو تقويم تخطيط المشاريع، أو برنامج تخطيط الموارد) بتخطيط وإدارة وتخصيص الموارد بشكل أكثر فعالية وكفاءة - خاصةً إذا كان لبرنامج Microsoft Excel دور رائد في...
ما هو الهدف النهائي لمديري المشاريع؟ إنجاز مشاريعهم بنجاح. يعترف مديرو المشاريع أنفسهم بأن هذا لا يحدث في كثير من الأحيان: فوفقًا لأحدث استطلاع لنبض المهنة، فإن أقل من 601 تيرابايت من المشاريع يتم إنجازها إما...
إدارة السعة هي استراتيجية تستخدمها الشركات لتحقيق أفضل استفادة من كفاءة الإنتاج فيما يتعلق بالطلب على خدمة أو منتج ما. والهدف النهائي لإدارة السعة هو: تحديد و...