عندما تدير وكالة أو شركة برمجيات حيث يعمل فريقك على مشاريع متعددة في وقت واحد، قد يكون من الصعب مواكبة كل شيء. حتى لو كنت تدير مشروعًا واحدًا كمدير مشروع، فقد تواجه صعوبة في مراقبة مختلف عناصره.
ماذا ستتعلم من هذا المقال:
- أدوات مفيدة تسمح ببناء لوحة تحكم في إدارة المشاريع
- فوائد لوحات المعلومات في إدارة المشاريع
- دور برنامج تخطيط الموارد
فقط لو كانت هناك طريقة للحصول على نظرة عامة غنية بالمعلومات عن حالة المشروع دون الحاجة إلى البحث في تطبيق رئيس الوزراء الخاص بك لفترة طويلة.
لحسن الحظ، توفر لوحات معلومات المشروع فرصة للقيام بذلك - فهي بمثابة المكان الوحيد الذي يمكنك من خلاله التحقق من مؤشرات الأداء الرئيسية الهامة وتقييم التقدم المحرز في مشروعك. كما أنها تصبح أيضًا مصدرًا واحدًا للحقيقة فيما يتعلق بحالة مشروعك - وهو أمر يمكنك مشاركته بسهولة مع عميلك أو مديريك. عادةً ما تتكون لوحة معلومات إدارة المشروع من عدة أدوات - رسوم بيانية أو نقاط بيانات أو جداول - تتعلق بعناصر مختلفة من المشروع.
في منشور المدونة هذا، سنخبرك المزيد عن فوائد لوحات معلومات المشروع ونقدم لك بعض النصائح حول كيفية إنشاء واحدة منها.
لماذا تنشئ لوحة معلومات لإدارة المشاريع؟
أولاً، إن وجود لوحة تحكم لإدارة المشروع يوفر الكثير من الوقت للأشخاص الذين يستخدمونها. على سبيل المثال، كقائد فريق، عادةً ما يتعين عليك كقائد فريق التحقق من تقارير/شاشات متعددة في مشروعك أداة التخطيط للحصول على الصورة الكبيرة لكيفية عمل مشروع معين. ومن ناحية أخرى، غالبًا ما يضطر مديرو المشاريع إلى قضاء ساعات كل أسبوع في صياغة تقارير حالة المشروع وتجميع مؤشرات الأداء الرئيسية. تجعل لوحات المعلومات من السهل الحصول على "تقرير" يتم تحديثه تلقائيًا مع بيانات في الوقت الفعلي ورؤى مصممة خصيصًا لجمهور معين.
عند الحديث عن الرؤى المصممة خصيصًا، يجب القول أنه على الرغم من أن أدوات إدارة المشاريع والموارد عادةً ما تكون مصممة لتزويد مستخدميها بمعلومات قيّمة، إلا أنها لا تزال بحاجة إلى تلبية احتياجات العديد من الفرق. ونتيجةً لذلك، قد لا تكون لوحات المعلومات أو التقارير الافتراضية المتوفرة في هذه التطبيقات مفيدة بشكل خاص لفريقك. من المفيد إنشاء إدارة المشاريع والموارد لوحة تحكم أو حتى اثنين منها - كل منها مُعد لخدمة غرض معين. على سبيل المثال، قد يكون المدير المالي لشركتك مهتمًا بمقاييس مختلفة عن العميل.
ستكون لوحات معلومات إدارة المشروع التي تواجه العميل مريحة للغاية بالنسبة لك. لا يمكنك فقط توفير الوقت في إعداد تقارير جديدة بين الحين والآخر، ولكن يمكن لأصحاب المصلحة في المشروع إلقاء نظرة على لوحات المعلومات القابلة للفحص وفهم ما يجري في المشروع بسهولة. علاوة على ذلك، فإن لوحة المعلومات المصممة جيدًا ستجعل شركتك تبدو جيدة جدًا في نظر العميل.
أخيرًا، يعد تحليل لوحة معلومات المشروع فرصة رائعة لتحديد فرص التحسين التي قد تفوتك. يمكن أن تجعلك النظرة الشاملة لجوانب المشروع المختلفة تفكر في حلول لم تفكر فيها بعد. لنفترض أن لوحة معلومات مشروعك تتضمن رؤى حول استخدام الموارد والمهام المنجزة. يمكّنك هذا من المقارنة بين الاثنين، وعلى سبيل المثال، ملاحظة أن بعض المهام متأخرة، ولكن لا يتم استخدام جميع أعضاء الفريق على النحو الأمثل، ويمكنهم بسهولة تولي المزيد من المهام.
أفضل الممارسات لبناء لوحة معلومات إدارة المشاريع
عند إعداد لوحة معلومات مخصصة للمشروع، يجب أن تتذكر بعض الخصائص الرئيسية للوحات المعلومات الفعالة.
بالنسبة للمبتدئين، تحتوي لوحات المعلومات القوية حقًا على المعلومات ذات الصلة فقط. لهذا السبب من المفيد أن تبدأ بقائمة من المقاييس/العناصر التي تحتاج حقًا إلى عرضها أو الإجابات التي تريد أن تجيب عليها لوحة معلومات إدارة المشروع. خلاف ذلك، قد يكون من المغري بالنسبة لك إضافة بعض المخططات الملونة الإضافية لجعل لوحة المعلومات تبدو أكثر "احترافية". لسوء الحظ، لن يساعد ذلك أعضاء فريقك على تمييز الرؤى القيمة من الضوضاء. ومرة أخرى، ضع في اعتبارك أنه يمكنك إعداد أنواع مختلفة من لوحات المعلومات المصممة لجماهير مختلفة وتحتوي فقط على العناصر التي تهمهم أكثر من غيرها.
يجب أن تكون لوحة معلومات مشروعك أيضًا سهولة المسح الضوئي. عند إعداد الأدوات أو الرسوم البيانية الفردية التي ستظهر على لوحة التحكم، تأكد دائمًا من أنها قابلة للقراءة. يجب أن تكون المعلومات واضحة في لمحة سريعة دون الحاجة إلى قراءة الجداول المعقدة أو إجراء بعض العمليات الحسابية الذهنية. يمكنك دائمًا أن تطلب من أحد أعضاء الفريق الحصول على تعليقات بشأن قابلية لوحة المعلومات للقراءة.
انتبه دائمًا إلى ما إذا كانت لوحات المعلومات الخاصة بك تحتوي على بيانات دقيقة. إذا لم يكن الأمر كذلك، فإن الغرض الكامل من لوحة المعلومات غير موجود. استخدم فقط مصادر البيانات الموثوقة، وإذا أمكن، صمم لوحة معلومات المشروع بحيث تقدم رؤى في الوقت الفعلي.
الأدوات التي تتيح لك إنشاء لوحة معلومات لإدارة المشروع
قد تتساءل: كيف يمكنني إنشاء لوحة معلومات للمشروع. هل أحتاج إلى الاستثمار في أداة مخصصة للوحة المعلومات؟
في الواقع، هناك خياران يمكنك اتباعهما:
- احصل على تطبيق لوحة تحكّم البيانات. هناك العديد من تطبيقات لوحات المعلومات في السوق التي تتيح إمكانية إنشاء لوحات بيانات مخصصة، بما في ذلك تطبيقات إدارة المشاريع. وعادةً ما تمنحك هذه الأدوات مرونة كبيرة عندما يتعلق الأمر بتصميم لوحة التحكم الخاصة بك. ومع ذلك، عليك تحديد ما إذا كانت مصادر البيانات التي تعتمد عليها متاحة في تطبيق معين. أدوات قد ترغب في تجربتها جيك بورد, كليبفوليو.
- استخدم برنامج إدارة المشروع الخاص بك. ستأتي العديد من تطبيقات إدارة المشاريع بميزات تسمح لك بإنشاء لوحة تحكم لمراقبة حالة المشروع. أدوات قد ترغب في تجربتها: كليك أب, الإثنين.
- استخدم برنامج إدارة الموارد الخاص بك. تستخدم الشركات أفضل أدوات إدارة الموارد لتخطيط وإدارة عمل فرقهم. وعلى هذا النحو، فإنها تحتوي على الكثير من المعلومات القيمة المتعلقة برفاهية المشاريع والموارد. تيم ديك هو تطبيق إدارة الموارد الذي أنشأناه، وفي القسم التالي من منشور المدونة هذا، سنوضح لك كيفية استخدامه لإنشاء لوحة معلومات قوية للمشروع.
إنشاء لوحة معلومات مخصصة لإدارة المشاريع باستخدام Teamdeck
بشكل افتراضي، يأتي Teamdeck مع لوحة تحكم شخصية متاحة لكل مستخدم لديه أذونات على مستوى المدير، حيث يمكنك التحقق من التفاصيل الأساسية مثل:
- كم عدد الساعات التي تتبعتها هذا الشهر؟
- كم عدد أيام الإجازات التي أخذتها
- ما هي الاستفادة من فريقك؟
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_column][/vc_column][/vc_colrow]
لإنشاء لوحة معلومات مخصصة لإدارة المشروع، عليك إنشاء تقرير. تعمل تقارير Teamdeck مثل لوحات المعلومات بمعنى أنه يمكنك استخدام عناصر مختلفة لإنشاء قصة تعتمد على البيانات في الوقت الفعلي. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك إنشاء رابط ومشاركة تقريرك مع العميل أو أصحاب المصلحة الآخرين في المشروع.
فيما يلي بعض الأمثلة على العناصر التي يمكن عرضها في لوحة معلومات/تقرير المشروع الخاص بفريقك:
- تقرير العمل الإضافي. يجعل من السهل معرفة عدد الساعات الإضافية التي تتبعها موظفوك في نطاق زمني معين.
تعرف على كيفية إنشاء هذا المخطط باستخدام Teamdeck - اقرأ دليل تقارير حالة المشروع.
- الساعات المقدرة مقابل الساعات/التكاليف الفعلية التي تتبعها فريقك. سيساعدك هذا المخطط على أن ترى في لمحة سريعة ما إذا كانت ميزانية مشروعك لا تزال تحت السيطرة أم لا.
تعرف على كيفية إنشاء هذا المخطط باستخدام Teamdeck - اقرأ منشور المدونة الخاص بنا عن تتبع تكاليف المشروع.
- الاستخدام القابل للفوترة. تعرف على مقدار وقت فريقك المخصص للأنشطة القابلة للفوترة. سيساعدك ذلك على التحقق مما إذا كان مشروع معين مربحًا حقًا.
بالطبع، يمكنك إنشاء العديد من أنواع المخططات والجداول المختلفة باستخدام Teamdeck. يمكنك تجربة التطبيق بنفسك عن طريق اشترك للحصول على نسخة تجريبية مجانية هنا. بدلاً من ذلك، يمكنك حدد موعداً لمكالمة مع أنيلاخبيرة نجاح العملاء لدينا. ستوضح لك قدرات Teamdeck المختلفة عندما يتعلق الأمر بتقديم البيانات حول أداء فريقك.
