الإدارة الفعالة للاجتماعات

قد لا يكون من المفاجئ بالنسبة لك أن الاجتماعات غالبًا ما ترتبط بمضيعة للوقت. فوفقاً لـ تقرير أطلسيان، قد يقضي الأشخاص ما يصل إلى 31 ساعة كل شهر في الجلوس في اجتماعات غير منتجة. وهذا يعني أسبوع عمل كامل تقريباً!

من المفهوم أن قادة الفرق والمديرين يحاولون اتخاذ بعض الخطوات لخفض تكاليف الاجتماعات. بالنسبة لبعض الشركات، قد يتمثل ذلك في حظر جميع اجتماعات الحالة على سبيل المثال. وبالنسبة للبعض الآخر، يعني ذلك إدخال تطبيقات وتقنيات لزيادة فعالية الاجتماعات. في هذه المقالة، سوف نشاركك بعض النصائح التي يمكنك استخدامها لتخطيط وإدارة اجتماعات ناجحة.

ما الذي يجعل الاجتماع فعّالاً؟

تؤدي الاجتماعات الفعالة إلى نتائج ملموسة يكون لها تأثير إيجابي على مشروعك أو على المؤسسة ككل. هذه هي الفكرة العامة. تعتمد التفاصيل على الهدف من الاجتماع. الاجتماعات الفعالة هي تلك الاجتماعات التي تحقق الأهداف التي حددها قائد الاجتماع. على هذا النحو، من المهم للغاية وضع هدف واضح لكل اجتماع تعقده ومشاركة الأهداف مع الحضور. المزيد عن ذلك في القسم التالي.

كيف تخطط لاجتماع فعال؟

ابدأ بهدف. ما الذي تريد تحقيقه من خلال إدارة هذا الاجتماع؟ هل تحتاج إلى اتخاذ بعض قرارات العمل المهمة؟ هل تخطط لعصف ذهني؟ هل هناك تحديثات يجب مشاركتها مع فريقك بروح شفافية المشروع? من المرجح أن تؤثر الأهداف التي تحددها على طبيعة الاجتماع. بل إنها قد تقنعك بـ ... عدم تنظيم الاجتماع على الإطلاق.

هل يجب عليك حقاً عقد هذا الاجتماع؟

تتبع العديد من الشركات الاجتماع كإجراء افتراضي السياسة: عندما تكون في شك - اتصل بالاجتماع. لسوء الحظ، هذه ليست الطريقة الأكثر إنتاجية لقضاء وقت الموظفين. تؤكد العديد من التقارير المنشورة في السنوات الأخيرة على الكم الهائل من الاجتماعات غير الضرورية. أطلسيان تحليل البيانات وخلصت إلى أن نصف الاجتماعات تعتبر مضيعة للوقت. نصفها! وهذا يجعلني أعتقد أنه يمكن للجميع تقريبًا تقليل عدد الجلسات التي يقررون تنظيمها.

أحد أنواع الاجتماعات التي غالبًا ما يتم انتقادها هو اجتماع الحالة سيئ السمعة. جيسون فرايد، المؤسس والرئيس التنفيذي لشركة Basecamp, يكتب أن اجتماعات الحالة هي أسوأ أنواع الاجتماعات. تخلص منها، وستعرف في الواقع المزيد، وستوفر كومة من المال، وستستعيد عشرات الساعات شهرياً. وهو ليس الوحيد في هذا الشعور. فالعديد من المنظمات تعترف صراحةً بأنها تخلت عن عقد الاجتماعات لمجرد تبادل سير العمل الحالي. وبدلاً من ذلك، يتواصلون بشكل أكثر كفاءة مع الحالات المكتوبة. هذا النهج ذو قيمة خاصة بالنسبة للفرق الموزعة حيث تحتاج إلى بذل جهد كبير في الجدولة من أجل جمع مجموعة من الأشخاص في مكالمة في الوقت الفعلي. تقارير الحالة المنشورة على Slack أو داخل إدارة المشاريع تتطلب البرامج التي تختارها وقتاً أقل من نظيراتها الشخصية.

يمكنني أن أتخيل أن بعضكم قد يشعر بالقلق من هذه الفكرة: ففي النهاية، يتحدث الناس أسرع من كتابة الأشياء. أليست الاجتماعات أكثر فعالية من كتابة الأشياء؟ حسنًا، ليس في هذه الحالة. تستغرق اجتماعات الحالة لمجموعات من الأشخاص وقتًا أطول من إعداد مذكرة قصيرة عن التقدم المحرز. بالإضافة إلى ذلك، من غير المرجح أن يولي الحاضرون في الاجتماع اهتمامًا متساويًا لجميع الأشياء التي قالها جميع المشاركين في اجتماع معين.

علاوةً على ذلك، فإن تدوين الأشياء هو فرصة ممتازة لتجميع المعلومات وتوصيل كل عنصر بإيجاز. ونتيجة لذلك، يمكنك إنتاج معلومات ثاقبة وطويلة الأمد. هناك الكثير من التطبيقات والإضافات التي ستدعم شركتك في الانتقال من اجتماعات الحالة الشخصية إلى الملخصات غير المتزامنة. جرّب ستاندوبلي أو الجزرعلى سبيل المثال

مناقشات الحالة ليست النوع الوحيد من الاجتماعات التي يمكن حذفها من التقويم الخاص بك. إذا لم تكن متأكداً مما إذا كان ينبغي عقد اجتماع معين أم لا، يمكنك طلب المشورة من تطبيق ممتع ومفيد في الوقت نفسه: هل يجب أن يكون اجتماعاً؟

والآن بعد أن حددت أسباباً وجيهة لعقد اجتماع عمل، عليك أن تخطط له بعناية. ليس هناك مجال لجلسة مرتجلة "كنت ماراً بمكتبك": تظهر البيانات أن 40% من الناس يعتبرونها مصدر إلهاء كبير.

قم بدعوة الأشخاص المناسبين إلى اجتماعك

أحد المكونات الرئيسية للاجتماعات المثمرة هو جمع المجموعة المناسبة من الأشخاص. قم بدعوة الموظفين الذين من المحتمل أن يساهموا في تحقيق هدف اجتماعك. قم بتنظيم اجتماع لفريق المشروع إذا كنت ترغب في مشاركة التحديثات المهمة وتنظيم أسئلة وأجوبة قصيرة بعد ذلك. إذا كان هدفك هو الخروج بقرار تنفيذي خلال هذه الجلسة، فتأكد من حضور صانعي القرار بالفعل. وإلا فلن تكون مناقشة فعالة.

عندما يتعلق الأمر بعدد المشاركين في الاجتماع، ربما تكون قد صادفت قاعدة البيتزا المزدوجة التي أشاعها جيف بيزوس. تنص على أن اثنين من البيتزا يجب أن تكون كافية لإطعام مجموعة الاجتماع بأكملها. إنها قاعدة مفيدة، لكنني أقترح عليك ألا تنظر إليها كصيغة قياس (ففي النهاية، تأتي البيتزا بأحجام مختلفة جداً). وبدلاً من ذلك، استخدم هذا كفرصة للتفكير في قائمة الحضور قبل إرسال الدعوة.

هناك نقطة أخرى يجب أن تأخذها بعين الاعتبار هنا وهي تكاليف الاجتماع. في بعض الأحيان نشعر أننا نوفر أموال الشركة من خلال تنظيم اجتماع وبالتالي "تحريك الأمور إلى الأمام". ولكن كلما طالت مدة الاجتماع وزاد عدد الأشخاص المشاركين فيه، كلما زادت تكاليف العمل. في المرة القادمة عندما تحاول أن تقرر من ستدعو إلى اجتماعك، قد ترغب في التحقق من حاسبة تكلفة الاجتماع شاركها موقع هارفارد بزنس ريفيو. قد تفاجئك النتائج.

إنشاء جدول أعمال الاجتماع

مع التخطيط لأهداف الاجتماع ووضع قائمة بالموظفين الذين سيحضرون الاجتماع في الاعتبار، عليك وضع خطة عمل. من أجل تصميم جدول أعمال اجتماعك، حاول الإجابة عن الأسئلة التالية:

• كيف يجب أن يبدو الاجتماع؟
• من الذي يجب أن يتحدث، ومتى؟
• ما هي الخطوات المطلوبة لتحقيق الهدف؟
• ما هي القرارات التي يجب اتخاذها؟
• كم من الوقت يجب أن تخطط لكل بند من بنود جدول الأعمال؟
• في أي وقت يجب أن يبدأ الاجتماع؟
• من سيقوم بتدوين الملاحظات، وكيف؟

قد يكون اختيار الفترة الزمنية المناسبة لاجتماعك أمرًا صعبًا، خاصةً عندما تدعو أشخاصًا غير متفرغين. أولاً، ألقِ نظرة على تقويم موارد فريقك لتحديد التاريخ المناسب لاجتماعك. لاحظ أن وقت بدء جلستك يجب ألا يكون عشوائياً. كما هو موضح في تقرير حالة الاجتماعات لعام 2019 الصادر عن شركة Doodle، فقط 12% من الأشخاص يفضلون عقد الاجتماعات بعد الساعة 2 مساءً. أدوات مثل كاليندلي أو ميتنجبيرد دعمك في إيجاد الوقت المناسب للاجتماع

لاحظ أنه من الأفضل أن يتم إرسال جداول أعمال اجتماعات الفريق مع الدعوات، وليس إضافتها إلى وصف الحدث في وقت لاحق. قد يتسبب الخيار الأخير في أن يفوت بعض المشاركين جدول الأعمال، ونتيجة لذلك، قد لا يعرفون ما يمكن توقعه خلال الاجتماع. يجب أن يوضح جدول أعمالك أنك قائد و/أو ميسّر هذا الاجتماع. إذا لم يكن هناك مالك فردي للاجتماع، فمن الصعب إكمال جميع الخطوات بنجاح. تأكد من أن كل من سيحضر الاجتماع يعرف ما يجب تحضيره مسبقًا. وإلا ستجد صعوبة في إدارة المناقشة بفعالية.

كيف تدير اجتماعاً فعالاً؟

بصفتك ميسر الاجتماع، فأنت المسؤول عن سير الاجتماع. أنت تقرر متى يبدأ الاجتماع وما إذا كان يتم اتباع خطة العمل. في جميع الأوقات، ضع في اعتبارك الغرض الأساسي من المناقشة. هذه هي العناصر الرئيسية للاجتماعات الفعالة:

• الوقت - انتبه للوقت. على سبيل المثال، إذا كان من المقرر أن يبدأ الاجتماع، ولكن أحد الحاضرين متأخر، فربما يجب أن تبدأ المناقشة بدونه. بالطبع، تحدث بعض الأمور، وأحياناً قد يكون التأخير ناتجاً عن ظروف خارجية. ولكن ماذا لو كان لديك شخص ما في فريقك معروف بتأخره و"مشغول جداً" دائماً عن الحضور؟ أنا متأكد من أنك قد اخترت بعناية الفترة الزمنية وقيّمت تكاليف هذا الاجتماع. لماذا تهدر كل هذا الجهد لمجرد أن شخصاً ما لا يحترم الاجتماعات؟
• القواعد - ميسر الاجتماع مسؤول عن وضع المبادئ التوجيهية التي يجب على جميع المشاركين اتباعها. إحدى الممارسات التي تزيد من إنتاجية المشاركين في الاجتماع هي عدم تعدد المهام. وهذا يعني عادةً أنه يجب إغلاق جميع أجهزة الكمبيوتر المحمولة وإبعاد الهواتف. هل هناك ما هو أكثر إزعاجاً من ذلك الشخص الذي كان جالساً في اجتماعك وهو يتصفح الويب ثم يقول: "هل يمكنك إعادة الجزء الأخير؟ لم أكن منتبهًا." إنه مضيعة فظيعة للوقت والمال. بالإضافة إلى أنه يؤثر سلباً على طاقة جميع من في الغرفة.
• الملاحظات – تدوين الملاحظات أمر حيوي لكل اجتماع تقريباً. يمكنك تعيين شخص يقوم بتدوين القرارات التي تم اتخاذها خلال الجلسة، أو يمكنك القيام بذلك بنفسك. أو يمكنك بدلاً من ذلك، يمكنك تشجيع جميع المشاركين على تدوين الأشياء (طالما أن ذلك ليس عذراً لتصفح صندوق البريد الإلكتروني أو Slack). هناك فكرة تستحق الاستكشاف وهي استخدام الملاحظات المرئية (الملاحظات التخطيطية) كأسلوب أساسي. اقرأ دليل تخطيط المشاريع لمديري المشاريع لترى أن تدوين الملاحظات المرئية هو شيء يمكن للجميع القيام به (لا حاجة لمهارات الرسم!). إذا اخترت مدون ملاحظات واحد في اجتماعك، أرسل ملاحظاته إلى الحاضرين الآخرين. فأنت تريد أن يكون الجميع على نفس الصفحة فيما يتعلق بنتائج اجتماعك. انظر المزيد عن ذلك في القسم الأخير من هذه المقالة.

الإدارة الفعالة لأنواع مختلفة من المشاركين في الاجتماعات

ستجد الكثير من الموارد على الإنترنت التي تصف أنواعًا مختلفة من شخصيات الاجتماعات (مثل هذهأو هذاأو أن واحدًا). تختلف كل هذه المقالات قليلاً عندما يتعلق الأمر بعدد شخصيات الاجتماع أو أسمائهم. إلا أن القاسم المشترك بينهم جميعاً هو أنك ستصادف على الأرجح أشخاصاً سيهيمنون على الاجتماع بآرائهم أو ملاحظاتهم الصاخبة أو حتى مناقشات خارج الموضوع. من ناحية أخرى، سيكون لديك أشخاص قد يكون لديهم شيء قيّم للغاية ليقولوه، ولكن لسبب أو لآخر، سيبقون صامتين.

تتمثل إحدى طرق إجراء اجتماعات مثمرة مع شخصيات مختلفة على متن الطائرة في محاولة إزالة هيكل السلطة. وبهذه الطريقة، تشجع جميع الحاضرين على المساهمة، دون أن يضطروا للقلق بشأن التحدث خارج دورهم. أحد الأمثلة الرائعة على هذا النهج يأتي من المؤسس المشارك لشركة بيكسار إد كاتمول. فهو وأوضح هذا الأمر في مقابلته مع الرئيس التنفيذي لشركة Slack: [خلال اجتماع] لا يمكن لأحد، من المخرج الإبداعي إلى كاتمول نفسه، أن يتجاوز فريق الإنتاج الذي يأتي للحصول على ملاحظات. والسبب بسيط: إنهم يعلمون بالفعل أن هناك شيئاً ما لا يعمل - فهم لا يريدون إصدار أحكام، بل يريدون حلولاً. ويعترف كاتمول بأنهم لا يفهمون الأمر بشكل صحيح دائماً. ويقول: "بين الحين والآخر، تكون كارثة لعينة". "لكن في بعض الأحيان، يحدث السحر. وبالسحر، أعني أن الغرور قد غادر الغرفة."

يمكن أيضًا التعبير عن الغرور في الغرفة من خلال تجاوز جدول الأعمال وبدء مناقشات خارج الموضوع. قد يفاجأ رئيس الاجتماع بسهولة عندما يحدث هذا النوع من السلوكيات. لهذا السبب من الأفضل الاستعداد لمثل هذه المقاطعات مسبقًا. يمكنك إنشاء ما يسمى بـ "موقف السيارات" للأفكار: سبورة بيضاء أو قطعة من الورق تدون فيها الأشياء التي طرحها الحاضرون ولم يتم تضمينها في خطة العمل. إدارة اجتماع فعال أسهل بكثير عندما تكون قادراً على القول "هذه نقطة مثيرة للاهتمام، لنضعها في موقف للسيارات ونعود إليها بعد هذا الاجتماع."

الخطوات التي يجب اتخاذها بعد الاجتماع

نادراً ما تنتهي الاجتماعات الفعالة عند مغادرة غرفة الاجتماعات. عادة، هناك بعض الإجراءات التي يجب اتخاذها. قد تحتاج إلى تنفيذ قرار تم اتخاذه خلال الاجتماع. أو ربما تكون هناك قائمة بالأفكار التي تم إنشاؤها من قبل المجموعة والتي يجب مشاركتها مع أشخاص آخرين.

شارك الملاحظات من الاجتماع مع كل من شارك فيه. تأكد من تضمين نقاط العمل والخطوات التالية في ملاحظاتك. يجب تعيين أصحاب جميع المهام التي يجب القيام بها.

بعد الاجتماع، قم بتقييمه وتحقق مما إذا كان هناك أي عناصر لإدارة الاجتماعات يمكن تحسينها في المستقبل. سيساعدك هذا النهج على جعل الاجتماع أقل صعوبة وأكثر فاعلية كأداة عمل فعالة. حظاً موفقاً!