فرق تكلفة الموارد هو أحد مؤشرات الأداء الرئيسية لإدارة الموارد يجب عليك بالتأكيد أن تراقبه. عادة ما يتم التعبير عن هذا المقياس كقيمة مئوية. فهو يوضح لك النسبة بين التكاليف المقررة لكل عضو في فريق المشروع والتكاليف الفعلية لكل عضو في الفريق. 

كيف يكون ذلك مفيداً؟

بادئ ذي بدء، يتيح لك تتبع تباين تكلفة الموارد مراقبة ربحية مشروعك. إنه أمر بالغ الأهمية خاصة عندما تعمل على أساس ميزانية ثابتة. ماذا يحدث عندما ترى أن أعضاء فريقك يولدون تكاليف أكثر من المتوقع؟ يمكنك تنفيذ التحسينات اللازمة للتأكد من أن المشروع لا يؤثر سلباً على أرباحك النهائية. 

كما يجب على الشركات التي تعمل وفق ميزانيات زمنية ومادية أن تتحقق من التباين في تكلفة الموارد بانتظام لتتمكن من الاستجابة في الوقت المناسب للأنماط المثيرة للقلق. 

يمكن أن تمنحك مقارنة التكاليف المقدرة والفعلية أيضًا بعض الأفكار القيمة فيما يتعلق بـ عملية تقدير المشروع في شركتك. بالتأكيد، لن تكون التقديرات دقيقة أبدًا، لكن بعض الفرق تميل إلى التقليل من تقدير جوانب معينة من مشاريعها بشكل كبير. يجب أن تكون مثل هذه الأنماط واضحة عند مقارنة تباين تكلفة الموارد للأدوار المختلفة داخل فريق مشروعك أو مراحل المشروع المختلفة. 

كيف يتم حساب التباين في تكلفة الموارد في إدارة المشروع؟

ستكون أبسط صيغة هي قسمة التكاليف الفعلية لفريقك (الساعات المتعقبة مضروبة في تكاليف الموظفين بالساعة) في التكاليف المقررة (تقديرات المشروع مضروبة في تكاليف الساعة). الآن يمكنك معرفة مقدار الأموال التي يجب أن تتقاضاها من عميلك مقابل المبلغ الذي تعتقد أنك ستفرضه عليه. إذا كنت تريد التعمق أكثر، يمكنك أيضاً التفريق بين التكاليف الداخلية - الأموال التي تدفعها لأعضاء فريقك + التكاليف الإدارية - والأموال التي تتلقاها من العميل. بهذه الطريقة ستتمكن من تحديد الأرباح التي تحققها مؤسستك. 

كما يمكنك أن تتخيل، من أجل الحصول على بيانات موثوقة فيما يتعلق بالتكاليف الفعلية لفريقك، يجب عليك استخدام برنامج تتبع وقت الموظفين. والآن، سنوضح لك كيفية حساب التباين في تكلفة الموارد بسهولة باستخدام تطبيق كامل لإدارة الموارد - تطبيق Teamdeck.

إنشاء تقرير تباين تكلفة الموارد باستخدام برنامج تخطيط موارد المشروع Teamdeck

Teamdeck هو برنامج إدارة الموارد مع ميزات إعداد التقارير القوية المتاحة لجميع المستخدمين - كل ما عليك فعله هو ابدأ حساب هنا. يمكنك اختبار Teamdeck مجانًا لمدة 7 أيام. بعد الإصدار التجريبي المجاني، تبلغ التكلفة لكل عضو في الفريق $3.99 والتي تشمل جدولة الموارد وتتبع الوقت و نظام إدارة الإجازات الميزات. 

هل حسابك على Teamdeck جاهز؟ من أجل إنشاء تقرير مفيد عن فرق مشروعك، عليك أن تطلب منهم البدء في تتبع وقتهم باستخدام تطبيق تتبع الوقت على الهاتف المحمول Teamdeck أو إدخال إدخالاتهم الزمنية عبر تطبيق الويب. 

ومع ذلك، إذا كنت ترغب فقط في معرفة كيفية عمل مثل هذا التقرير، يمكنك إعداد حساب تجريبي سريع، مليء بعينة من البيانات. ما عليك سوى النقر على "تشغيل نموذج بيانات" عندما تكون في قسم المؤسسات في Teamdeck. 

سواءً كنت تعمل على البيانات الحقيقية لفريقك أو على عينة من نقاط البيانات، فإن الخطوات التالية هي نفسها. توجه إلى التقارير في القائمة العلوية وانقر على أيقونة علامة الجمع في الزاوية اليمنى السفلى. اليوم، سوف نوضح لك كيفية إنشاء تقرير تباين تكلفة الموارد من الصفر، لذا انقر على "إنشاء مخصص".

تقارير إدارة مشروع Teamdeck Teamdeck

بعد ذلك، قم بتسمية تقريرك وتعيين نطاق تاريخ مناسب. 

الطريقة التي تعمل بها تقارير Teamdeck هي أنك أنت من يقرر ما يجب أن تتكون منه. يمكنك إنشاء أنواع مختلفة من المخططات والجداول مع الحقول التفاعلية. بالنسبة للمبتدئين، دعنا ننشئ مخططًا شريطيًا يعطينا فكرة جيدة عن كيفية المقارنة بين التقديرات والأرقام الفعلية. 

انقر على أيقونة علامة الجمع في الزاوية واختر المخطط الشريطي. بشكل افتراضي، سيتكون من أشرطة توضح حجوزات فرقك (الساعات المجدولة)، والجداول الزمنية (الساعات التي تم تتبعها)، والساعات المتاحة، وساعات الإجازات. نحن بحاجة فقط إلى مقارنة الحجوزات والجداول الزمنية، لذا توجه إلى المقاييس وقم بإلغاء تحديد الإجازات وكذلك الساعات المتاحة. 

يجب أن يبدو جدولك بهذا الشكل:

ساعات العمل المقدرة مقابل ساعات العمل الفعلية لفريقك

بالطبع، إذا كان لديك العديد من الأشخاص في فريقك، فسيكون المخطط الشريطي أقل قابلية للقراءة. عادةً ما يتم حساب تباين تكلفة الموارد لمشروع واحد، لذا يمكنك تصفية المشاريع الأخرى. انقر على عوامل التصفية وأضف عامل التصفية المناسب.

تصفية البيانات في تقرير إدارة المشروع الخاص بك

انقر فوق تطبيق واستمتع برسم بياني مليء بالبيانات ذات الصلة فقط. بالنظر إلى هذا الرسم البياني يمكنك معرفة الموظفين الذين سجلوا ساعات عمل أكثر من المتوقع والأشخاص الذين بقوا أقل من عدد الساعات المقدرة لهم. ومع ذلك، من أجل الحصول على أرقام دقيقة هنا، من الأفضل إضافة جدول معلومات.

انقر على أيقونة علامة الجمع في الزاوية وأضف جدولاً. يمكنك تكرار بعض الخطوات من المخطط السابق: قم بإلغاء تحديد المقاييس غير الضرورية (اترك الجداول الزمنية والحجوزات فقط في الوقت الحالي)، وقم بتصفية المشروع ذي الصلة.

قد ترغب أيضًا في تغيير التجميع في البيانات في الجدول الخاص بك. بشكل افتراضي، سيتم تجميعها حسب المشاريع أولاً، ثم حسب أعضاء الفريق. لتغيير هذا الإعداد انقر على "تجميع" وقم بتبديل كتل البيانات. يمكنك في الواقع إزالة "المشاريع" تمامًا إذا كنت تستخدم مرشحًا. 

في مثالنا للتقرير، يبدو التجميع النهائي بهذا الشكل:

تجميع البيانات في تقرير إدارة المشروع

الآن بعد أن أصبح جدولك يتكون من عمودين للبيانات (الحجوزات والجداول الزمنية)، حان الوقت لإضافة المزيد من الأعمدة التي تمثل التكاليف التقديرية والفعلية. أولاً وقبل كل شيء، تحتاج إلى إضافة عمود لتكاليف فريقك بالساعة. انقر على المقاييس ثم على "إضافة مخصص" -> "إضافة عمود قيم مخصصة". قم بتسمية عمودك الجديد (على سبيل المثال "تكلفة الساعة") وحدد تنسيق بيانات العملة.

عند تطبيق هذه التغييرات سترى أنه تمت إضافة عمود فارغ إلى الجدول. إنه يعمل بشكل مشابه لجدول بيانات Excel - انقر على أي خلية لإدخال البيانات فيها. 

أدخل البيانات إلى تقريرك

بمجرد أن تصبح تكاليف فريقك بالساعة، يمكنك إضافة أعمدة تقوم تلقائيًا بحساب إجمالي التكاليف المقدرة والتكاليف الفعلية. مرة أخرى، انتقل مرة أخرى إلى المقاييس وانقر على "إضافة عادات"، ولكن اختر الآن "إضافة حقل حساب مخصص" لأننا نريد أن يقوم Teamdeck بحساب النتيجة من تلقاء نفسه. قم بتسمية العمود، واختر تنسيق بيانات العملة وأدخل الصيغة. 

بالنسبة للتكاليف المقررة، ستكون الصيغة على النحو التالي:

= (الحجوزات: الوقت / 60) * القيم المخصصة: تكلفة الساعة

بالنسبة للتكاليف الفعلية:

= (الجداول الزمنية: الوقت / 60) * القيم المخصصة: تكلفة الساعة

بمجرد البدء في كتابة متغير، سيقترح Teamdeck الخيارات المتاحة. 

في الوقت الحالي، يجب أن يكون لديك 5 أعمدة في جدولك، بما في ذلك عمودين جديدين للتكاليف التقديرية والفعلية. 

خطوات إنشاء تقرير التباين في تكاليف الموارد

هناك عمود أخير يجب أن نضيفه إلى الجدول وهو العمود الذي يدور حوله هذا التقرير: تباين تكلفة الموارد. لحسابه، دعنا ننشئ عمود حقل حساب مخصص آخر. هذه المرة يجب عليك اختيار تنسيق بيانات النسبة المئوية وإدخال الصيغة التالية:

= (الصيغ المخصصة: التكلفة الفعلية / الصيغ المخصصة: التكاليف المجدولة)*100

ملاحظة: إذا كانت أعمدتك مسماة بشكل مختلف، يجب عليك تعديل الصيغة لتعكس ذلك.

ها أنت ذا، سيظهر لك عمود جديد في جدولك بقيمة تباين تكلفة الموارد لكل موظف من موظفيك الذين يعملون في مشروع معين. 

تقرير فروق تكلفة الموارد

إذا كانت القيمة أكثر من 100%، فهذا يعني أن عضو الفريق هذا قد سجل وقتاً أكثر من المقدر. إذا كانت القيمة أقل من 100%، فهذا يعني أنه لم يتم الوصول إلى التقدير الأولي. 

آخر شيء قد ترغب في القيام به هو تغيير طريقة حساب صف "الإجمالي". بشكل افتراضي، يكون مجموع كل القيم في عمود معين. سيكون متوسط القيمة أكثر فائدة هنا. الصف الأخير قابل للنقر عليه وقابل للتحرير مثل خلية جدول بيانات لذا عليك فقط إدخال الصيغة التالية:

= المتوسط(متداخلة(المجموعة: الأشخاص، الصيغ المخصصة: فرق تكلفة الموارد))

هل ترغب في تجربة Teamdeck في شركتك؟

تستخدم شركات البرمجيات والوكالات الإبداعية من مختلف القارات برنامج Teamdeck لتخطيط ومراقبة عمل فرقهم. إذا كنت تعتقد أن مؤسستك يمكن أن تستفيد أيضًا من الإدارة الفعالة للموارد، فجرّبنا بالتأكيد. نحن نشجعك على حدد موعداً لمكالمة مع أنيلاخبير نجاح العملاء لدينا، الذي سيُطلعك على التطبيق ويساعدك في جعل فريقك يعمل بسلاسة. 

حساب تباين التكلفة في إدارة المشاريع باستخدام Teamdeck.io

وندرمان تومسون، ستورميند جيمز، الوحدة 9 - لم يختاروا فقط برنامج إدارة الموارد

منشورات ذات صلة

إدارة المشاريع

8 استراتيجيات لإدارة وقت المشروع من أجل عمل أكثر إنتاجية

1 فقط من كل 5 أشخاص (18%) لديهم طريقة مفيدة لإدارة الوقت. تساعدك استراتيجيات إدارة الوقت وأدوات إدارة وقت المشروع على التعامل مع العمل الذي تم تكليفك به في الوقت المتاح لك. من خلال العمل كمدير مشروع،...