ما الذي يجب عليك تضمينه في بيان العمل في إدارة المشاريع؟
من الضروري أن نلاحظ أن المشاريع يمكن أن تكون مختلفة جدًا، لذا، اعتمادًا على طبيعة المشاريع التي تقدمها، قد تستخدم الشركات المختلفة كشوف أعمال مختلفة جدًا. ومع ذلك، هناك بعض العناصر التي ستتضمنها عادةً كراسة الشروط والأحكام. دعنا نستعرضها واحداً تلو الآخر:
ملخص المشروع
مقدمة بيان العمل الخاصة بك هي المكان الذي يمكنك فيه تلخيص المشروع وتحديد جميع الأطراف المعنية. عادةً ما يكون ملخص المشروع هو المكان الذي تشرح فيه الغرض من المشروع ورؤيته. ما هو هذا المشروع؟ ما هو هدف العمل من تقديمه؟ ما هي المشكلة التي سيحلها المنتج النهائي؟
وسيساعدك شرح هذه العناصر في الجزء العلوي من عرض مستوى الخدمة على تحديد مسار المستند بأكمله وسيوفر أيضًا أساسًا منطقيًا لتضمين أو عدم تضمين نواتج معينة في النطاق.
نطاق المشروع
في هذا الجزء من بيان عملك، أنت تحاول الإجابة عن سؤالين:
- ما الذي سيتم تسليمه؟
- ما الذي لن يتم تسليمه؟
من المفهوم أن هذا القسم لا يمكن أن يكون غامضًا للغاية، لأنه قد يؤدي إلى بعض سوء الفهم. من ناحية أخرى، قد لا تتمكن، على سبيل المثال، من تحديد جميع المهام في هذه المرحلة. إذا كان الأمر كذلك، فلا بأس بذلك. الشيء المهم هو أن تعكس بدقة النطاق الذي اتفقت عليه أنت وأصحاب المصلحة الآخرين.
يمكنك الانتقال من نظرة عامة أكثر عمومية للنطاق إلى سرد خطوات ومهام معينة سيحتاج فريق المشروع إلى القيام بها. لا تنسَ التسليمات، وكن محدداً بشأنها. من الضروري تجنب العبارات الغامضة مثل الإشارة إلى أنك ستقوم بتسليم هذا أو ذاك إذا كنت تريد أن يكون بيان العمل الخاص بك مفيدًا في المفاوضات المستقبلية المحتملة مع العميل، فيجب أن يكون واضحًا قدر الإمكان.
قد يكون من الجيد أيضاً تضمين نطاق سلبي في طلب عرض الأسعار الخاص بك. نحن نتحدث عن هذه العناصر من المشروع التي تمت مناقشتها مع العميل أو موجودة في منتجات المنافسين، ولكنك في النهاية وافقت على عدم وضعها في النطاق.
الجدول الزمني والمعالم الرئيسية
أثناء وصفك للخطوات المختلفة في المشروع، قد ترغب في تضمين ما يلي المعالم الرئيسية للمشروع وتواريخ الاستحقاق أيضًا. سيكون لبعض المشاريع مواعيد نهائية ثابتة، بينما لن يكون لبعض المشاريع الأخرى مواعيد نهائية ثابتة، لذلك لن تتمكن دائمًا من تحديد الفترة الزمنية الدقيقة للأداء. ومع ذلك، من المفيد على الأقل توضيح المراحل المختلفة للمشروع في طلب عرض الأسعار والفترة الزمنية التقريبية التي يجب أن تستغرقها.
معايير القبول وتعريفات النجاح
لقد أكدنا بالفعل على ضرورة استخدام لغة دقيقة في بيان العمل وتقديم المشروع بدقة. وينطبق الأمر نفسه على المعايير ومعايير القبول التي يجب أن يتضمنها بيان العمل الخاص بك.
تخيل أن فريقك يعمل على تطبيق جوال للعميل. لا يكفي مجرد وصف ميزات التطبيق في طلب عرض المواصفات. ماذا لو كان تطبيقك يعمل كما هو محدد على معظم الأجهزة المحمولة، ولكن ليس على جميع الأجهزة المحمولة؟ إذا لم تتفق أنت والعميل على قائمة المنصات التي يستهدفها التطبيق، فستجد صعوبة في القول بأن المهمة قد اكتملت بنجاح. لهذا السبب من المهم جداً تضمين بعض المعايير الخاصة بالصناعة. بالنسبة لمشاريع تطوير البرمجيات قد تتضمن تفاصيل حول:
- الاختبار (كيف سيتم اختبار المنتج؟),
- الأجهزة والمتصفحات وأنظمة التشغيل
- تعطل المنتج وصيانته,
- معايير الأمان وما إلى ذلك.
يمكنك أيضًا ذكر مسؤوليات العميل في مستند عرض مستوى الخدمة - هل يحتاج العميل إلى توفير أي أصول، على سبيل المثال؟
وأخيراً، سجل تعريف المشروع للنجاح: كيف يتوقع العميل أن يكون المشروع الناجح؟ من سيكون مسؤولاً عن تحديد ما إذا كان المشروع ناجحاً أم لا؟
السعر وشروط الدفع
تعتبر المعلومات المتعلقة بالميزانية جزءًا لا يتجزأ من عرض عرض الأسعار الخاص بك. إذا كنت قادرًا على تقديم تكاليف المشروع، فاكتبها. إذا كنت تعمل على أساس الوقت والمواد أو إذا كان هناك ترتيب آخر معمول به، فقم بشرح شروطه بوضوح. لا تنسَ تكاليف المشروع الإضافية: رسوم الترخيص، والمعدات، والسفر، وما إلى ذلك.
يجب أيضًا تحديد جدول السداد في طلب العروض. متى يجب أن تتوقع الدفع؟ هل هناك أي أقساط؟ بصفتك الشركة المسؤولة عن المشروع، من مصلحتك ألا تترك مجالاً للشك في أي جزء من أجزاء من عقد البيع، ومن المفهوم أن هذا القسم ليس استثناءً.
هل جمعت كل التفاصيل المطلوبة في بيان العمل الخاص بك؟ تأكد من أن جميع الأطراف المعنية على دراية بالوثيقة واحصل على توقيعها.