الإجابة المختصرة هي: نعم، يجب عليك ذلك! قد يوفر لك بيان العمل الجيد (SOW) الكثير من الضغط والوقت والتكاليف. يبدو وكأنه شيء يستحق التجربة، أليس كذلك؟ في هذه المدونة، سنغطي في هذه المدونة أساسيات كتابة بيان عمل فعال. سنستعرض أيضًا أهم فوائد هذه الوثيقة. لكن أولاً، دعنا نتوقف لحظة لشرح ما هو بيان عرض العمل ومكانته في عملية إدارة المشروع.
دليل مجموعة معارف إدارة المشاريع يحدد بيان عمل المشروع كوصف سردي للمنتجات، أو الخدمات، أو النتائج التي سيقدمها المشروع (المصدر: دليل PMBOK® Guide - الإصدار الخامس).
في الأساس، إنه وثيقة تحدد الجوانب المختلفة للمشروع.بما في ذلك:
يجب توقيع بيان العمل من قبل جميع أصحاب المصلحة في المشروع وغالباً ما يكون جزءاً من عقد المشروع.
قد تتساءل عن الفرق بين بيان العمل ونطاق العمل. الأول هو اسم المستند الذي يتضمن عادةً نطاق المشروع. عندما نقول "نطاق العمل"، فإننا عادةً ما نشير إلى العمل الذي يجب القيام به لإنجاز المشروع. يعد توثيق النطاق عنصرًا أساسيًا من عناصر الفعالية إدارة نطاق المشروع. يمكنك القيام بذلك عن طريق إنشاء ما يسمى بهيكل تقسيم العمل (WBS) الذي يسمح لك بتصور النطاق. قد يكون من الجيد أيضًا إضافة WBS إلى بيان العمل الخاص بك.
ذكرنا في الجزء العلوي من هذه المدونة أن بيان العمل الجيد يمكن أن يوفر عليك الكثير من التوتر والمال. هذا صحيح بشكل خاص عندما تعمل مع أصحاب المصلحة الخارجيين، ويكون مشروعك معقدًا للغاية. قد يكون وجود مصدر واحد للحقيقة فيما يتعلق بالعمل الذي يجب أن تقوم به والذي لا يجب أن تقوم به منقذاً للحياة. بفضل بيان العمل يمكنك ذلك:
[/vc_column_column_text]
من الضروري أن نلاحظ أن المشاريع يمكن أن تكون مختلفة جدًا، لذا، اعتمادًا على طبيعة المشاريع التي تقدمها، قد تستخدم الشركات المختلفة كشوف أعمال مختلفة جدًا. ومع ذلك، هناك بعض العناصر التي ستتضمنها عادةً كراسة الشروط والأحكام. دعنا نستعرضها واحداً تلو الآخر:
مقدمة بيان العمل الخاصة بك هي المكان الذي يمكنك فيه تلخيص المشروع وتحديد جميع الأطراف المعنية. عادةً ما يكون ملخص المشروع هو المكان الذي تشرح فيه الغرض من المشروع ورؤيته. ما هو هذا المشروع؟ ما هو هدف العمل من تقديمه؟ ما هي المشكلة التي سيحلها المنتج النهائي؟
وسيساعدك شرح هذه العناصر في الجزء العلوي من عرض مستوى الخدمة على تحديد مسار المستند بأكمله وسيوفر أيضًا أساسًا منطقيًا لتضمين أو عدم تضمين نواتج معينة في النطاق.
في هذا الجزء من بيان عملك، أنت تحاول الإجابة عن سؤالين:
من المفهوم أن هذا القسم لا يمكن أن يكون غامضًا للغاية، لأنه قد يؤدي إلى بعض سوء الفهم. من ناحية أخرى، قد لا تتمكن، على سبيل المثال، من تحديد جميع المهام في هذه المرحلة. إذا كان الأمر كذلك، فلا بأس بذلك. الشيء المهم هو أن تعكس بدقة النطاق الذي اتفقت عليه أنت وأصحاب المصلحة الآخرين.
يمكنك الانتقال من نظرة عامة أكثر عمومية للنطاق إلى سرد خطوات ومهام معينة سيحتاج فريق المشروع إلى القيام بها. لا تنسَ التسليمات، وكن محدداً بشأنها. من الضروري تجنب العبارات الغامضة مثل الإشارة إلى أنك ستقوم بتسليم هذا أو ذاك إذا كنت تريد أن يكون بيان العمل الخاص بك مفيدًا في المفاوضات المستقبلية المحتملة مع العميل، فيجب أن يكون واضحًا قدر الإمكان.
قد يكون من الجيد أيضاً تضمين نطاق سلبي في طلب عرض الأسعار الخاص بك. نحن نتحدث عن هذه العناصر من المشروع التي تمت مناقشتها مع العميل أو موجودة في منتجات المنافسين، ولكنك في النهاية وافقت على عدم وضعها في النطاق.
أثناء وصفك للخطوات المختلفة في المشروع، قد ترغب في تضمين ما يلي المعالم الرئيسية للمشروع وتواريخ الاستحقاق أيضًا. سيكون لبعض المشاريع مواعيد نهائية ثابتة، بينما لن يكون لبعض المشاريع الأخرى مواعيد نهائية ثابتة، لذلك لن تتمكن دائمًا من تحديد الفترة الزمنية الدقيقة للأداء. ومع ذلك، من المفيد على الأقل توضيح المراحل المختلفة للمشروع في طلب عرض الأسعار والفترة الزمنية التقريبية التي يجب أن تستغرقها.
لقد أكدنا بالفعل على ضرورة استخدام لغة دقيقة في بيان العمل وتقديم المشروع بدقة. وينطبق الأمر نفسه على المعايير ومعايير القبول التي يجب أن يتضمنها بيان العمل الخاص بك.
تخيل أن فريقك يعمل على تطبيق جوال للعميل. لا يكفي مجرد وصف ميزات التطبيق في طلب عرض المواصفات. ماذا لو كان تطبيقك يعمل كما هو محدد على معظم الأجهزة المحمولة، ولكن ليس على جميع الأجهزة المحمولة؟ إذا لم تتفق أنت والعميل على قائمة المنصات التي يستهدفها التطبيق، فستجد صعوبة في القول بأن المهمة قد اكتملت بنجاح. لهذا السبب من المهم جداً تضمين بعض المعايير الخاصة بالصناعة. بالنسبة لمشاريع تطوير البرمجيات قد تتضمن تفاصيل حول:
يمكنك أيضًا ذكر مسؤوليات العميل في مستند عرض مستوى الخدمة - هل يحتاج العميل إلى توفير أي أصول، على سبيل المثال؟
وأخيراً، سجل تعريف المشروع للنجاح: كيف يتوقع العميل أن يكون المشروع الناجح؟ من سيكون مسؤولاً عن تحديد ما إذا كان المشروع ناجحاً أم لا؟
تعتبر المعلومات المتعلقة بالميزانية جزءًا لا يتجزأ من عرض عرض الأسعار الخاص بك. إذا كنت قادرًا على تقديم تكاليف المشروع، فاكتبها. إذا كنت تعمل على أساس الوقت والمواد أو إذا كان هناك ترتيب آخر معمول به، فقم بشرح شروطه بوضوح. لا تنسَ تكاليف المشروع الإضافية: رسوم الترخيص، والمعدات، والسفر، وما إلى ذلك.
يجب أيضًا تحديد جدول السداد في طلب العروض. متى يجب أن تتوقع الدفع؟ هل هناك أي أقساط؟ بصفتك الشركة المسؤولة عن المشروع، من مصلحتك ألا تترك مجالاً للشك في أي جزء من أجزاء من عقد البيع، ومن المفهوم أن هذا القسم ليس استثناءً.
هل جمعت كل التفاصيل المطلوبة في بيان العمل الخاص بك؟ تأكد من أن جميع الأطراف المعنية على دراية بالوثيقة واحصل على توقيعها.
أنت تدرك الآن قيمة بيان العمل المكتوب بشكل جيد. سواء كنت تدير وكالة صغيرة أو تعمل في مؤسسة أكبر، فهو عنصر مفيد في عملية إدارة المشروع في فريقك. شارك دليلنا مع مديري المشاريع في شركتك وشجّعهم على إنشاء مستندات بيان العمل لمختلف المشاريع التي يديرونها.
هنا، في مدونة Teamdeck، غالبًا ما نشارك في مدونة Teamdeck أدلة إدارة المشاريع. إليك بعض الأجزاء التي قد تجدها أنت وزملاؤك في الفريق مفيدة:
يسمح لك تقويم الموارد (أو تقويم إدارة المشاريع، أو تقويم تخطيط المشاريع، أو برنامج تخطيط الموارد) بتخطيط وإدارة وتخصيص الموارد بشكل أكثر فعالية وكفاءة - خاصةً إذا كان لبرنامج Microsoft Excel دور رائد في...
ما هو الهدف النهائي لمديري المشاريع؟ إنجاز مشاريعهم بنجاح. يعترف مديرو المشاريع أنفسهم بأن هذا لا يحدث في كثير من الأحيان: فوفقًا لأحدث استطلاع لنبض المهنة، فإن أقل من 601 تيرابايت من المشاريع يتم إنجازها إما...
إدارة السعة هي استراتيجية تستخدمها الشركات لتحقيق أفضل استفادة من كفاءة الإنتاج فيما يتعلق بالطلب على خدمة أو منتج ما. والهدف النهائي لإدارة السعة هو: تحديد و...