كما يمكننا أن نقرأ أدناه، وفقًا لمعهد التنبؤ والتخطيط التجاري، فإن كل قرار وإجراء يستند - ليس بالضرورة عن وعي - إلى التنبؤ بالموارد. وتستند هذه المقالة إلى خبرات مدير المكتب ورئيس الشؤون المالية.
تحتوي المادة على:
- مقارنة بين تعريفات التنبؤ بالموارد البشرية
- تقرير توقعات استخدام الفريق
- تحليل الاتجاهات والدور المفيد لـ برنامج إدارة الموارد التنبؤ بالموارد
مع ضيفينا، بيوتر وإيفونا، أريد أن أريكما أن مخطط الموارد يمكن أن توفر بيانات لتعميق هذا الفهم، ونتيجة لذلك، يمكن أن توفر خيارات تنبؤ أكثر ثقة.
إيوونا مارسينياك - مدير المكتب في المكتب البولندي، القسم الفني لشركة الإنتاج الشهيرة UNIT9.
بيوتر باندوش - رئيس قسم الشؤون المالية والأفراد في شركة Apptension، وهي شركة برمجيات إبداعية تضم 50 شخصًا ومقرها بوزنان، بولندا.
استخدام التاريخ للتنبؤ بالمستقبل - بضع كلمات قبل أن نتحدث عن التنبؤ بالموارد البشرية
"(...) سواء أدركت ذلك أم لا، فإن كل قرار وعملية تجارية تقريبًا تستند إلى توقعات."
(معهد التنبؤ والتخطيط للأعمال التجارية)
من الواضح أنه من الواضح أنه من دون الماضي لا يوجد مستقبل - كلام نبيل. لكن القول بوضوح أكثر، إن أي تنبؤ - في الحياة الخاصة أيضًا - يستند إلى مزيج من البيانات (المأخوذة من تجربتك الخاصة أو التي يقدمها لك الزملاء أو الأدوات الداعمة) والخيال.
إن صناعة المستقبل أو مجرد تنفيذ الأهداف المحددة والتغلب على المهام والتحديات التي ستظهر في طريق النجاح، تستند دائمًا إلى عناصر مثل البيانات والخبرة التي تساعد على حل المشاكل واختيار الاتجاه الصحيح.
(...) التنبؤ هو محاولة التنبؤ بالنتائج المستقبلية بناءً على الأحداث الماضية والرؤية الإدارية.
(WoltersKluwer.com)
إن التنبؤ - سواء كنا نتحدث عن الطقس، أو السلوك البشري أو الحيواني، أو المالي، أو التجاري، أو الموارد البشرية فقط - هو عملية استخدام البيانات والرؤى والخبرة لوضع التنبؤات والاستعدادات لتلبية حاجة معينة، أو حاجة العمل - بعبارة صريحة.
كيف يتم جمع البيانات التي تدعم قرارات التنبؤ بالموارد البشرية؟
من المعنى إلى الفعل - فهم تنبؤات الموارد البشرية
مع وضع ما سبق في الاعتبار، يمكننا التنبؤ بمعنى التنبؤ بالموارد البشرية.
التنبؤ بالموارد البشرية أو التنبؤ بالموارد البشرية هو عملية تحديد أو التنبؤ بمتطلبات التوظيف في الشركة باستخدام البيانات الموجودة.
(the-definition.com)
وبهذا المعنى، ينصب التركيز على ضمان وجود عدد كافٍ ومتوقع من الموظفين المؤهلين والموظفين ذوي المهارات المناسبة - المتوقعين من منظور الشركة أو العمل. والهدف هو ضمان استمرارية العمل، وتحقيق احتياجات العمل لمجرد وجود موظفين مؤهلين.
هذا المعنى قريب بما فيه الكفاية لتخطيط القدرات - وهو مصطلح شائع جدًا بين مديري الموارد والمشاريع. وبالنسبة لهم، فإن تخطيط القدرات يتعلق بالعدد المناسب من الموظفين (المدربين تدريباً مناسباً والمهرة) الذين يمكنهم إنهاء المشروع أو المهمة بنجاح.
وبالتالي، فإن التنبؤ بالموارد البشرية هو... التنبؤ بالطلب والعرض. ويمكن أن يشير إلى عدد من العاملين، أو مهارات معينة متوقعة، أو معدات مكتبية. في الموارد البشرية، التنبؤ يعني
تقييم أعداد الموظفين وحساب المهارات والمعدات والموارد اللازمة لتلبية احتياجات الموظفين وتحقيق أهداف العمل.
(rovva.com)
هل يبدو الأمر مألوفًا عندما نقارن ما سبق بتعريفات جدولة الموارد أو حتى إدارة الموارد؟
تلخيصًا لهذا الفصل، فإن التنبؤ بالموارد البشرية هو عملية التنبؤ - استنادًا إلى البيانات واحتياجات الشركة وموظفي الشركة العاملين حاليًا ومؤشرات مشاركتهم وإنتاجيتهم - بمن يجب توظيفهم. الموظفون من حيث الإتقان والقوى العاملة. يهدف التنبؤ بالموارد البشرية إلى تلبية متطلبات المشاريع المستقبلية. وهي في جوهرها عملية تتطلب الفهم الصحيح لما يجري في شركتك.
تقرير توقعات استخدام الفريق
بيوتر هو أحد مستخدمي تطبيق Teamdeck من مجموعة OG، حيث يعمل مع التطبيق منذ إطلاقه التجريبي. ولا عجب أنه طور بعض التقارير المفضلة لديه عندما يتعلق الأمر بأتمتة العمل واستخلاص القيمة من البيانات. أحد تقاريره المفضلة هي توقعات الإنتاج لمدة 3 أشهر.
يعتمد ذلك على التوافر المستقبلي للفريق بالإضافة إلى حجوزات المشاريع التي تم تعيينها بالفعل.
نصيحة: استخدم ميزة تسمى إضافة حقل حساب مخصص لإنشاء عمود الاستخدام.
يستطيع بيوتر الذي يشغل منصب رئيس قسم الشؤون المالية والأفراد، استخدام هذا التقرير في كلا جانبي عمله. فهو يعطيه نظرة عامة قوية على خط الإنتاج المخطط له في Apptension: إذا كانت قيم الاستخدام أقل من المتوقع، فيمكنه التحدث مع فريق المبيعات ومعرفة ما إذا كانت هناك إمكانية لإغلاق المزيد من الصفقات في الأسابيع القادمة.
تلميح: يمكنك تسمية أنواع مختلفة من الحجوزات بعلامات، على سبيل المثال "مبدئي" للحجوزات التي لم يتم تأكيدها بعد ولكن تم إجراء بعض الترتيبات بالفعل.
يعد هذا الجدول البسيط أيضًا موجهًا جيدًا للتنبؤ بالموارد البشرية
يمكن لبيوتر تحليل استخدام أشخاص أو أقسام معينة. وبهذه الطريقة، يعرف الوظائف التي سيزداد الطلب عليها قريباً، ويمكنه التخطيط لعمليات التوظيف وفقاً لذلك.
تلميح: تعمل الحقول المخصصة كعلامات للمشاريع والأشخاص في Teamdeck. فهي تسهل فرز بياناتك في فئات مثل الأقسام. لقد أضاف كل من إيوونا وبيوتر علامة "المسمى الوظيفي" إلى زملائهم في الفريق من أجل تصفيتهم حسب المهارات.
وبالنظر إلى الجدول أعلاه، ترى أنه على الرغم من أن قسم الإبداع ككل يبدو أنه مستغل بشكل معقول للأشهر القادمة، إلا أن استقراء البيانات يظهر أننا بحاجة إلى بعض المساعدة في كتابة الإعلانات، حيث إن لويزا لديها الكثير من الأعمال.
كما أن التوقعات لمدة 3 أشهر مفيدة أيضاً عندما يتعلق الأمر بتقييم ما إذا كانت هناك حاجة إلى وظيفة معينة لفترة زمنية أطول أو أنها وظيفة قصيرة مناسبة بشكل أفضل لموظف مستقل.
التنبؤ بالموارد البشرية بناءً على البيانات التاريخية
يشير إيوونا إلى أن الوصول إلى البيانات التاريخية مفيد للغاية أيضًا عند محاولة تحسين عمليات التوظيف المستقبلية. حيث يسمح تحليل البيانات من الأشهر والسنوات الماضية باكتشاف الاتجاهات في البيانات وإجراء تنبؤات أكثر دقة. على سبيل المثال، تبين أن بعض المهارات كانت مطلوبة بشكل أكبر في أشهر معينة. والآن بعد أن أصبح الفريق قادرًا على التنبؤ باحتياجات التوظيف القادمة، يمكن التخطيط للعملية مسبقًا.
إذا لم يكن لديك ما يكفي من البيانات لتحليل السنوات السابقة، يمكن أن يساعدك النظر في السجل الحديث أيضًا. يستند تقرير البيانات التاريخية إلى الجداول الزمنية للأشخاص، وكما تعترف إيوونا نفسها، "استغرق إعداده حوالي 5 دقائق".
هناك ثلاثة أعمدة في تقرير إيوونا:
- فئات الموظفين استنادًا إلى مسمياتهم الوظيفية، بعد توسيع كل فئة يمكنك رؤية الأشهر ثم الأشخاص (استخدم التجميع خيار التمكن من وضع البيانات بهذا الترتيب)
- الجداول الزمنية المسحوبة مباشرة من Teamdeck - برنامج إدارة الموارد
- عدد الأشخاص اللازمين لتقديم عدد الساعات التي تم تتبعها في العمود الثاني
نصيحة: العمود الأشخاص هو ما يسمى بالحساب المخصص والصيغة التالية:
الأشخاص = الجداول الزمنية / 60 / 168
لماذا 168؟ هذا هو متوسط عدد الساعات في شهر العمل. يمكن أن يختلف هذا الرقم من بلد إلى آخر - استخدم القيمة الأكثر منطقية في حالتك.
يكون هذا التقرير مفيدًا حقًا عندما تقوم بتوسيع الصفوف ومقارنة عبء العمل شهريًا مع عدد الأشخاص الموجودين لديك بالفعل.
ما تراه في الصورة هو توزيع الجداول الزمنية في الشهر لفريق تجربة مستخدم خيالي. هناك ثلاثة أشخاص على متن الفريق، وفي معظم الأوقات، يكون المبلغ المناسب لإكمال العمل (قيمة الأشخاص العمود لا يتجاوز 3). ومع ذلك، يبدو أن شهر ديسمبر كان مشغولاً للغاية بالنسبة لفريق تجربة المستخدم. فقد سجل جميع أعضاء الفريق وقتًا أطول من المعتاد وأظهر الحساب أن هناك حاجة إلى أكثر من 3 أشخاص (3.43 في الواقع) لإكمال هذا العمل ضمن الإطار الزمني المعتاد.
قد يكون السبب في ذلك هو أن شهر ديسمبر بالذات كان مشغولاً بشكل غير عادي أو ربما يكون هذا نمطاً ناشئاً. على أي حال، لديك كل الأسباب التي تجعلك تراقب عبء العمل لمصممي تجربة المستخدم عن كثب والتخطيط لتعيينات جديدة إذا لزم الأمر.
نصيحة: تُعد تقارير الجداول الزمنية أيضًا أساسًا رائعًا لحساب رواتب موظفيك.
تحديات التنبؤ بالموارد البشرية وكيفية الاستجابة لها
هناك عوامل متعددة يجب مراعاتها عندما يتعلق الأمر بما يلي تخطيط الموارد الطلب في الوكالات. تتغير الأمور هنا بسرعة، سواء من حيث المشاريع الجديدة في خط الإنتاج أو المهارات الجديدة اللازمة لتنفيذها. عليك اتخاذ قرار ما إذا كنت تبحث عن أشخاص للانضمام إلى فريقك أو المساهمة في المشاريع كموظفين مستقلين. ثم، بالطبع، هناك بالطبع تكلفة عملية التوظيف الفعلية.
ماذا عن عواقب عمليات التوظيف سيئة التوقيت؟ يمكن للوكالات التي تعاني من زيادة في عدد الموظفين أن تفقد سيولتها المالية بسهولة، ولكن عدم وجود موارد كافية قد يعرض المشاريع القادمة للخطر أو يضر بالعلاقات مع العملاء التي تم إعدادها بعناية. من الواضح أن هناك الكثير على المحك هنا.
لحسن الحظ، هناك بيانات موثوقة حول:
- المشاريع المؤكدة (أو المؤكدة-المؤكدة-بشكل أساسي-في انتظار-التنفيذ النهائي)، ومدتها التقديرية والأدوار اللازمة لتسليمها,
- التوافر المستقبلي لزملائك في الفريق
- السجلات السابقة: الجداول الزمنية, الاستفادة،التقديرات مقابل الأرقام الفعلية
سيساعدك بشكل كبير. يبدأ التنبؤ بالموارد البشرية المستند إلى البيانات بجمع الرؤى المناسبة، ويفضل أن يكون ذلك في الوقت الفعلي. وقد تم التقاط التحليلات الواردة في هذه المقالة من خلال برنامج Teamdeck، وهو برنامج مصمم خصيصًا لدعم الوكالات وشركات البرمجيات والشركات الناشئة في إدارة موارد المشروع.
هل لديك حساب بالفعل؟ انتقل إلى قسم التقارير وأنشئ لوحة تحكم التحليلات الخاصة بك.
هل أنت جديد على Teamdeck؟ إنشاء حساب مجاني ويستغرق بضع دقائق فقط.
