تحتاج الشركات التي تدير مشروعًا واحدًا أو عدة مشاريع في وقت واحد، مثل الوكالات أو دور البرمجيات، إلى التأكد من فعالية جهود الجدولة الخاصة بها. إحدى طرق القيام بذلك هي قياس معدل الاستخدام القابل للفوترة. في منشور المدونة هذا، سنوضح لك كيفية حساب معدل الاستخدام باستخدام برنامج إدارة الموارد - Teamdeck. ولكن أولاً، دعنا نوضح لماذا قد يكون تتبع هذا المقياس مفيدًا لعملك في المقام الأول.
ما الذي ستحصل عليه من هذه المقالة:
عندما تقوم بفوترة عملائك بالساعات باستخدام نموذج "الوقت والمواد"، فأنت تعلم أن ساعات عمل فريقك لا تُحتسب جميعها في الفاتورة الإجمالية. عادةً ما تتضمن الساعات القابلة للفوترة الوقت الذي يقضيه موظفوك في الأنشطة القابلة للفوترة: على سبيل المثال، تطوير البرامج للعملاء أو كتابة نسخة لحملتهم. ومع ذلك، يجب عليك أيضًا حساب العمل غير القابل للفوترة، والذي يتضمن عادةً جلسات التدريب، وصياغة مقترحات العملاء، والعمل على المشاريع الداخلية، وما إلى ذلك.
بالتأكيد، قد يكون العمل غير القابل للفوترة ضرورياً للحفاظ على استمرارية عملك. ومع ذلك، يجب عليك راقب عدد و حساب الساعات المدفوعة وغير القابلة للفوترة أيضًا للتأكد من بقاء شركتك مربحة. إذا كانت النسبة مضطربة، فقد تبدأ في خسارة المال - ففي النهاية، لا يزال عليك أن تدفع لموظفيك وتغطي التكاليف التشغيلية.
قد تتساءل عما إذا كان يجب عليك البدء في تتبع الاستخدام القابل للفوترة إذا كنت تراقب بالفعل الاستخدام الكلي للموظفين.
انظر، عندما احسب استخدام المواردعادةً ما تقارن عدد الساعات التي عمل فيها شخص ما مقابل قدرته الإجمالية. يخبرك ذلك بالكثير: يمكنك اكتشاف أعضاء الفريق الذين يعملون أكثر من اللازم أو تحديد الأشخاص غير المستغلين بشكل كافٍ. ومع ذلك، كما تعلم بالفعل، ليست كل الساعات متساوية. فكون شخص ما مشغولاً لا يعني بالضرورة أن عمله يساهم بشكل مباشر في أرباح شركتك. من ناحية أخرى، عندما تقوم بتتبع الاستخدام القابل للفوترة، يمكنك معرفة نسبة ساعات العمل المتاحة للجميع التي يتم إنفاقها على الأنشطة القابلة للفوترة.
هذا لا يعني أن يكون استخدام كل شخص قابل للفوترة على أعلى مستوى ممكن. ففي النهاية، من المحتمل أن يكون هناك أشخاص في شركتك لا يعملون في مشاريع العملاء على الإطلاق. بالنسبة لهم، يمكنك الاعتماد على الاستخدام الكلي للتأكد من أن عبء عملهم متوازن. ومع ذلك، عندما يتعلق الأمر بأعضاء الفريق الذين يساهمون في عمل العميل، يمكن أن يمنحك معدل استخدامهم القابل للفوترة رؤى قيمة.
أولاً وقبل كل شيء، يمكّنك تتبع معدلات الاستخدام من تقييم الجدولة في إدارة المشاريع. إذا كان الشخص الذي يجب أن يعمل في المقام الأول على مهام قابلة للفوترة لديه معدل استخدام 20%، فقد يشير ذلك إلى أن جدوله الزمني لم يتم التخطيط له على النحو الأمثل. ربما يكون تقديرات المشروع لم تكن دقيقة، وهذا الموظف بالذات لا يحتاج ببساطة إلى كل هذا الوقت المخصص للقيام بعمله. ربما يشاركون في الكثير من الاجتماعات غير الضرورية المحتملة. في كلتا الحالتين - هناك مجال لبعض التحسين.
تخيل موقفًا مختلفًا: لنفترض أن معدل استخدام الموظف القابل للفوترة هو 110%. هذا يعني أنهم يقضون وقتًا في العمل أكثر مما تسمح به قدرتهم. ليس من غير المألوف أن يتطلب مشروع ما قضاء بعض الساعات الإضافية قبل الموعد النهائي. ومع ذلك، إذا لم تكتشف الموظف الذي يعمل أكثر من طاقته في الوقت المناسب، فقد تخاطر بإصابته بالإحباط أو حتى اتخاذ قرار بمغادرة شركتك.
أخيرًا، يعد حساب الاستخدام القابل للفوترة طريقة ممتازة لتقييم الأدوار التي يزداد الطلب عليها ومتى. هذه الرؤى تجعل من الممكن الموارد البشرية المتوقعة ووقت عمليات التوظيف بشكل صحيح
ربما تكون قد خمنت ذلك بالفعل، ولكن لجمع بيانات موثوقة عن استخدام الموارد، يجب أن يستخدم فريقك أداة تتبع الوقت. بدونها، فأنت تتعامل مع تقديرات تخمينية بدلاً من معلومات دقيقة. بالطبع، هناك المزيد من فوائد برنامج تتبع وقت الوكالة، لذا إذا لم تكن قد جربته بالفعل، فجربه بالتأكيد!
ستزودك الجداول الزمنية لفريقك بمعلومات حول مقدار الوقت الذي تم قضاؤه في المشاريع المختلفة. ومع ذلك، لكي تأخذ العمل القابل للفوترة فقط في الاعتبار، فأنت بحاجة إلى أداة تسمح لموظفيك بوضع علامة على إدخالات الوقت المسجلة إما على أنها قابلة للفوترة أو غير قابلة للفوترة.
يسمح Teamdeck لأعضاء فريقك بإجراء مثل هذا التمييز. يمكنهم استخدام ما يسمى بعلامات الجداول الزمنية لتمييز إدخالاتهم الزمنية على أنها "قابلة للفوترة"، "عمل إضافي"، "العمل من المنزل"، إلخ. العلامات متروكة لك - يمكنك اختيار التسميات والرموز المخصصة التي تناسب احتياجاتك.
عندما يتتبع فريقك وقته باستخدام Teamdeck ويستخدم علامات الجداول الزمنية، يمكنك بسهولة إنشاء تقرير استخدام قابل للفوترة.
توجّه إلى قسم التقارير في القائمة العلوية، ثم انقر على أيقونة علامة الجمع في الزاوية اليمنى السفلية لإضافة تقرير جديد. اختر "إنشاء تقرير مخصص" - سنقوم بإنشاء تقرير من الصفر، وليس بناءً على قالب.
امنح عنوانك اسمًا وحدد النطاق الزمني المناسب. حان الوقت الآن لبدء إضافة المخططات والجداول إلى تقريرك. دعنا نبدأ بمخطط شريطي بسيط سيُظهر لنا الوقت المدفوع المستغرق لكل عضو في الفريق. انقر فوق "إضافة رسم بياني" و "إضافة مخطط شريطي". بشكل افتراضي، سترى بشكل افتراضي مقارنة بين حجوزات الجميع والجداول الزمنية وساعات الإجازة والتوافر. انقر على "المقاييس" (وهي الأيقونة ذات الأعمدة الثلاثة) وقم بإلغاء تحديد المقاييس غير الضرورية. بدلاً من ذلك، مرر لأسفل إلى فئة "علامات الجداول الزمنية" وحدد "قابل للفوترة".
يتيح لك هذا المخطط البسيط معرفة عدد الساعات القابلة للفوترة التي سجلها كل شخص. ومع ذلك، فإنه لا يمنحك الكثير من السياق فيما يتعلق بمعدل الاستخدام المدفوع. دعنا نضيف مقياسًا آخر إلى هذا الرسم البياني - "الجداول الزمنية: الوقت". يمكنك الآن أن ترى في لمحة سريعة نسبة الساعات القابلة للفوترة إلى جميع الساعات التي سجلها شخص معين.
والآن، دعنا نضيف جدولاً إلى تقريرك الذي سيمكننا من حساب معدلات الاستخدام القابلة للفوترة لجميع الموظفين.
بشكل افتراضي، يتم تنظيم الجدول الجديد المضاف إلى التقرير حسب المشاريع. يمكنك تغيير هذا الإعداد بالنقر على "تجميع" ومبادلة الأشخاص بالمشاريع في محرر السحب والإفلات. إذا لم تكن بحاجة إلى رؤية البيانات مقسمة حسب الأيام، يمكنك إزالتها بأمان من التجميع. انقر على "تطبيق" لحفظ هذا التجميع.
أثناء قيامك بذلك، انتقل إلى المقاييس وقم بإلغاء تحديد الأعمدة غير الضرورية (الحجوزات، والتوافر، والإجازات). اقتراحنا هو إضافة عمود لعلامات الجداول الزمنية: قابل للفوترة. في الوقت الحالي، يجب أن يبدو جدولك هكذا:
إنها في الأساس نفس المعلومات الموجودة في المخطط الشريطي الذي أنشأناه سابقًا. سيكون من الرائع إضافة معدل الاستخدام معبراً عنه كقيمة مئوية إلى الجدول. يمكنك القيام بذلك بالنقر على "مقاييس"، ثم "إضافة مخصص"، ثم "إضافة حقل حساب مخصص". الاستخدام القابل للفوترة ليس مقياسًا يتم حسابه افتراضيًا في Teamdeck حيث لا تستخدم كل مؤسسة علامات الجداول الزمنية، ولكن يمكننا كتابة صيغة استخدام وإنشاء مقياس مخصص.
تسير معادلة الاستخدام على النحو التالي:
(الساعات القابلة للفوترة/جميع الجداول الزمنية)*100
انقر على "حفظ وتطبيق" - سترى عموداً جديداً يظهر في تقريرك. هنا يمكنك رؤية معدلات استخدام موظفيك.
في حالتنا، هناك بعض أعضاء الفريق الذين لديهم معدل استخدام عالٍ جدًا للفواتير. من الواضح أن معظم ساعات عملهم تذهب إلى عمل العميل. من ناحية أخرى، لدينا أيضًا بعض الموارد التي يبلغ معدل استخدامها 0%. قد يكون الأمر هو أن عملهم لا يتعلق بخدمات قابلة للفوترة، لذلك لا ينبغي أن نتوقع منهم تسجيل ساعات عمل قابلة للفوترة.
هناك شيء أخير يمكننا القيام به لجعل التقرير بأكمله أكثر وضوحًا وهو تغيير الصيغة في صف "الإجمالي" في الجدول. في الوقت الحالي، هو مجموع القيم في جميع الصفوف. في حين أنها مفيدة لأول عمودين، إلا أنها لا تخبرنا الكثير عن عمود "الاستخدام القابل للفوترة". سيكون متوسط القيمة أفضل بكثير. لحسن الحظ، يمكننا حسابها بسهولة. انقر على هذه الخلية واكتب:
= المتوسط(متداخلة(المجموعة: الأشخاص، الصيغ المخصصة: الاستخدام القابل للفوترة))
لاحظ أن Teamdeck سيعطيك اقتراحات عند البدء في كتابة أسماء المتغيرات. انقر فوق إدخال لرؤية النتيجة. نعلم الآن أن متوسط معدل الاستخدام القابل للفوترة لفريقنا هو 53.05%
تُعد مراقبة أداء فريقك فرصة رائعة لاكتشاف المجالات التي يمكن تحسينها لصالح مؤسستك. سيقدّر موظفوك أيضًا أنك تراقب استخدامهم - فهم في النهاية لا يريدون أن يكونوا مرهقين.
إذا كنت تشعر أن Teamdeck يمكن أن يكون أداة مفيدة لفريقك، فجربه بالتأكيد. يمكنك اشترك في اختبار القيادة بنفسك أو حدد موعداً لمكالمة مع أنيلاخبير نجاح العملاء لدينا. يسعدنا مساعدتك في تحقيق أقصى استفادة ممكنة من هذا التطبيق وتحسين عمليات إدارة المشاريع والموارد في شركتك بشكل كبير.
يسمح لك تقويم الموارد (أو تقويم إدارة المشاريع، أو تقويم تخطيط المشاريع، أو برنامج تخطيط الموارد) بتخطيط وإدارة وتخصيص الموارد بشكل أكثر فعالية وكفاءة - خاصةً إذا كان لبرنامج Microsoft Excel دور رائد في...
ما هو الهدف النهائي لمديري المشاريع؟ إنجاز مشاريعهم بنجاح. يعترف مديرو المشاريع أنفسهم بأن هذا لا يحدث في كثير من الأحيان: فوفقًا لأحدث استطلاع لنبض المهنة، فإن أقل من 601 تيرابايت من المشاريع يتم إنجازها إما...
إدارة السعة هي استراتيجية تستخدمها الشركات لتحقيق أفضل استفادة من كفاءة الإنتاج فيما يتعلق بالطلب على خدمة أو منتج ما. والهدف النهائي لإدارة السعة هو: تحديد و...