التواصل الفعال لفريق العمل عن بُعد الفعال

تحديات التواصل الفعال لفريق العمل عن بُعد الفعال

ما هي أول تحديات التواصل عن بُعد التي تخطر ببالك؟ ربما تفكر في المناطق الزمنية وصعوبة البقاء متزامناً. أو ربما تشعر بالقلق بشأن مشاكل الاتصال بالإنترنت غير الموثوق به. هذه مخاوف صحيحة، ولكن التحديات الموضحة أدناه غالباً ما تكون أكثر خطورة، على الرغم من أنه ليس من السهل توقعها أو ملاحظتها.

عدم وضوح الرؤية - السبب الأول لانخفاض فعالية التواصل الجماعي عن بُعد

إن عدم وضوح الرؤية الذي قد يكون صعباً بالنسبة للفرق البعيدة واضح على عدة مستويات:

• من المتاح؟
  عندما لا ترى فريقك وجهاً لوجه، يكون من الصعب معرفة من يعمل ومن في إجازة. تصبح الأمور أكثر تعقيداً بالنسبة لـ الموظفون بدوام جزئي والعاملون المستقلون الذين يميلون إلى العمل عن بُعد. وعلاوة على ذلك، يعمل العديد من العاملين عن بُعد بساعات عمل مرنة، ويجمعون بين واجبات العمل والأنشطة الشخصية.

• كيف تعرف ما إذا كانت متوفرة؟
  هناك طريقتان لحل هذه المشكلة: أولاً، تقديم عملية تتبع الغياب ومكان يمكن لفريقك من خلاله معرفة من المتاح ومن غير المتاح في يوم معين. بعد ذلك، اطلب من أعضاء فريقك أن يعلنوا عن مدى تفرغهم الحالي، على سبيل المثال، باستخدام حالات Slack: ستكون التحديثات القصيرة مثل "في اجتماع" أو "خارج لتناول الغداء" كافية.
• من يعمل على ماذا؟
  "لا أعرف ما إذا كنت الشخص المناسب لسؤالك عن هذا المشروع، ولكن ها أنا ذا" - من الناحية المثالية، أنت تريد التخلص من التخمين من تواصل الفريق. إذا كان لديك أقل من 25 عضوًا في الفريق مثلاً، فمن السهل نسبيًا تذكر من يعمل على ماذا. إذا كان فريقك أكبر، تصبح الأمور أكثر تعقيداً. مرة أخرى، يمكنك استخدام مساحة على الإنترنت حيث يمكن لزملائك في الفريق التحقق من المشاركين في أي مشروع.

تقويم موارد Teamdeck هو مصدر واحد للحقيقة فيما يتعلق بتوافر فريقك وعبء العمل. يمكنك معرفة من الذي تم تعيينه لأي مشروع، ومن هو في إجازة، ومن هو في إجازة ومن هو السعة اليسار (إذا كنت تبحث عن أشخاص يمكنهم الانضمام إلى مشروعك). 

• من يجب أن يعرف عن هذا الأمر؟
  التواصل الفعال يعني أن الأشخاص المناسبين يتلقون الرسالة الصحيحة وفي الوقت المناسب. ولكي يكون ذلك صحيحًا، يحتاج موظفوك عن بُعد إلى معرفة من يجب أن يكون على اطلاع على الأمور المختلفة. قم بتدوين بعض القواعد البسيطة مثل "تحتاج جين دو، التي تدير موقعنا الإلكتروني، إلى معرفة المعالم الجديدة في مشاريعك حتى تتمكن من نشر التحديثات".

الافتقار إلى السياق - السبب الثاني لانخفاض فعالية التواصل الجماعي عن بُعد

عند التواصل مع شخص يعمل عن بُعد، لا يتوفر لديك السياق الذي يوفره التواصل المباشر. في الأساس، أنت لا ترى لغة الجسد، وفي معظم الأحيان لا تعرف ما الذي كان يفعله هذا الشخص مؤخرًا، وما هي حالته المزاجية، وما إلى ذلك. تأمل هذا المثال: تتلقى رسالة مقتضبة جدًا من أحد زملائك في العمل يطلب منك مشاركة بعض المعلومات. في البداية، قد تفكر في البداية "هل هذا الشخص غاضب مني؟ هل هو غاضب؟ أنا لم أفعل أي شيء خاطئ". ويمكنك أن ترى كيف يمكن أن يؤدي ذلك إلى سوء التواصل أو حتى النزاع. لهذا السبب من الضروري أن

• قدم السياق عندما تتصل بزملائك في الفريق بشأن أمر ما. بدلًا من كتابة "أرسل لي إحصائيات من الحملة الأخيرة في أسرع وقت ممكن"، قل "لدي اجتماع غير متوقع مع XYZ خلال ساعة. هل يمكنك أن ترسل لي الإحصائيات من الحملة الأخيرة حتى أتمكن من عرضها خلال الاجتماع؟ سياق أكثر = سوء فهم أقل.
• استفد من التواصل عبر الفيديو. عندما لا تكون متأكداً من السياق، وتخشى أن يستغرق الوصول إلى حقيقة الأمور وقتاً طويلاً، فقط قل "دعنا نجري مكالمة سريعة ونناقش الأمر". من المحتمل أنك ستتمكن من توضيح الأمور بشكل أسرع.

صعوبة البقاء على اتصال

يحتاج الأشخاص الذين يعملون في فرق العمل عن بُعد إلى بذل جهد واعٍ للبقاء على اتصال. من السهل جداً أن يقتصر التواصل على الرسائل القصيرة المتبادلة على Slack أو عبر البريد الإلكتروني، خاصةً إذا كانت أدوار الأشخاص مستقلة أو كانوا يعملون في مناطق زمنية مختلفة. كقائد فريق، يمكنك تعزيز روح الفريق من خلال التشجيع على إجراء مكالمات فيديو منتظمة, أنشطة بناء الفريق، أو حتى قناة دردشة مخصصة لنشر الميمات (يمكنك الاطلاع على أفكار لقنوات أخرى لتعزيز الثقافة هنا). 

فرص قليلة للاجتماعات 1:1

هذه النقطة صعبة بعض الشيء. قد تتساءل: كيف يمكن أن تقل فرص عقد اجتماعات 1:1؟ ففي نهاية المطاف، يمكن للأشخاص الدردشة على انفراد متى ما أرادوا: فالعديد من أدوات التواصل التي تستخدمها فرق العمل عن بُعد تسمح بإجراء محادثات خاصة.

هذا صحيح بالنسبة للمحادثات بين الموظفين والموظفين، ولكن قد يتم نسيان المحادثات بين المديرين والموظفين 1:1 عندما لا ترى فريقك كل يوم. وبدلاً من ذلك، قد ينتابك شعور زائف بالأمان عندما تدردش مع فريقك بانتظام-يبدو الجميع سعداء، فلا فائدة من عقد اجتماعات إضافية بنسبة 1:1. فقط هناك، بغض النظر عن رفاهية فريقك المتصورة.

من المؤكد أن هذا التحدي لا يقتصر على فرق العمل عن بُعد. فقد يحصل أعضاء الفريق داخل المكتب أيضاً على فرص أقل للقاء رئيسهم في العمل مما يحتاجون إليه. ومع ذلك، عندما يتعلق الأمر بالعاملين عن بُعد، عليك التأكد من حصولهم على فرصة للتحدث معك من حين لآخر. يمكنك جدولة وقت محدد لهذه الاجتماعات أو تذكير الموظفين بانتظام باختيار وقت محدد للقاء واحد: واحد. وبهذه الطريقة، ستتمكن من التواصل مع موظفيك الموزعين بشكل أفضل وأيضًا بناء الثقة مع فريقك.