تخطيط سعة الموارد في إدارة المشاريع
ما هو الهدف النهائي لمديري المشاريع؟ إنجاز مشاريعهم بنجاح. يعترف مديرو المشاريع أنفسهم بأن هذا لا يحدث في كثير من الأحيان: فوفقًا لأحدث استطلاع لنبض المهنة، فإن أقل من 601 تيرابايت من المشاريع يتم إنجازها إما...
يسمح لك تقويم الموارد (أو تقويم إدارة المشاريع، أو تقويم تخطيط المشاريع، أو برنامج تخطيط الموارد) بالتخطيط والإدارة و تخصيص الموارد بفعالية وكفاءة أكبر - خاصةً إذا كان لبرنامج Microsoft Excel دور رائد في شركتك.
غالبًا ما يكون جزءًا من أداة إدارة الموارد، تقويم الموارد هو طريقة العرض التي يمكنك اللجوء إليها أثناء تخطيط المشاريع، وتعيين الحجوزات، وإدارة فرقك. ما يلي هو تفصيل تقويم الموارد لإعطائك لمحة عن الميزات الأساسية ولماذا يستحق استخدام مثل هذا التقويم في عملك اليومي كمدير مشروع.
ما الذي ستحصل عليه من هذه المقالة:
كيف تحل تقويمات إدارة المشاريع التحديات
بضع كلمات عن تقويم الموارد, جدولة الفريق, تتبع وقت الفريقو إدارة الإجازات في 1 أداة
تأثير برنامج تخطيط الموارد في إدارة المشاريع
معنى ودور تقويمات الموارد
الفوائد الرئيسية لتقويمات الموارد في إدارة المشاريع
حل تحديات إدارة المشاريع: تعالج تقويمات إدارة المشروع العديد من التحديات من خلال توفير نهج منظم للتخطيط وتخصيص الموارد. فهي تسهل مزامنة جهود الفريق، مما يضمن استخدام الموارد على النحو الأمثل والوفاء بمعالم المشروع في الوقت المناسب.
نظرة عامة شاملة على الموارد: تقدم تقويمات الموارد نظرة شاملة لتخصيص الموارد، بما في ذلك توافر الموظفين والقدرة الاستيعابية وعبء العمل والاستخدام. وتساعد هذه الشفافية في منع الاستخدام المفرط أو الناقص للموارد، وبالتالي الحفاظ على توازن عبء العمل في الفريق.
التكامل مع الأدوات الأخرى: تتكامل التقويمات الحديثة للموارد بسلاسة مع برامج إدارة الموارد وغيرها من أدوات إدارة المشاريع وتتبع الوقت، مما يؤدي إلى إنشاء منصة موحدة لإدارة جميع جوانب المشروع. يعمل هذا التكامل على تعزيز الكفاءة من خلال تقليل الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا وتمكين التحديثات في الوقت الفعلي.
ما هو تقويم الموارد؟
يراقب تقويم الموارد (المعروف أيضًا هنا وهناك باسم تقويم إدارة المشروع وتقويم تخطيط المشروع) العديد من المهام والأحداث والتواريخ التي تتم أو ستتم خلال دورة حياة المشروع. يعد إنشاء تقويم الموارد أمرًا ضروريًا لإدارة المشروع بفعالية لأنه يساعد في التخطيط وتخصيص الموارد منذ بداية المشروع. فهو يراقب مدى توفر الموظف - على الأقل - وقدرته وعبء العمل والاستفادة منه. (Teamdeck) تقويم الموارد - كما توحي المصطلحات - هو تقويم للتحكم في الموارد وتنسيقها ومراقبتها، بما في ذلك الموظفين والمعدات على حد سواء. إنه يمنح مديري المشاريع رؤية شفافة تمامًا للفريق بأكمله وجميع المشاريع، وهي طريقة رائعة لمساعدة المؤسسات في توسيع نطاق أعمالهم.
لكي تكون أكثر صرامة، نظرة عامة عن كيفية استخدام الموارد (الموظفين)، والموارد التي تتمتع بمهارات معينة، والمدة الزمنية التي تستغرقها المشاريع المنفصلة، وعدد المشاريع المعينة التي ستتكلفها. تلعب تقويمات المشاريع وتقويمات الموارد أدوارًا متميزة في إدارة الجداول الزمنية للمشروع وتوافر الموارد. يتتبع تقويم المشروع التقدم المحرز والمواعيد النهائية، بينما يركز تقويم الموارد على تخصيص الموارد وتوافرها. كما أنه يساعد أيضًا في تجنب تحديات إدارة عبء العمل مثل الاستخدام المفرط أو الاستخدام الناقص. يُظهر تقويم الموارد مدى توافر الموارد البشرية وغير البشرية على حد سواء، بما في ذلك ساعات العمل وأيام الإجازات، لضمان التخطيط الفعال للمشروع.
ما هي ميزات مديري المشاريع التي يبحث عنها مديرو المشاريع في تقويم الموارد؟
ميزات إدارة التوافر / الإجازات - مقدار الوقت الذي يمكنك حجز موظف فيه
تقارير قابلة للتخصيص وسهلة الفهم
العمل المخطط له - الوقت الذي يتم فيه تعيين موظف لمشروع ما. ومن الناحية المثالية، ينبغي ألا يتجاوز إجمالي الحجوزات لشخص واحد الوقت المتاح له
الجداول الزمنية و تتبع وقت الموظف - الوقت الذي عمل فيه الموظف في مهمة/مشروع معين. من الناحية المثالية، يجب ألا تتجاوز إدخالات الوقت الحجوزات
ميزات تحليل استخدام الموظفين
إدارة عبء العمل وتحسينه
إعداد ميزانية المشروع
مراقبة المشروع والتخطيط له
قدرة التكامل
التخصيصات المتقدمة
نظرة عامة على حجوزات أعضاء الفريق والجداول الزمنية والإجازات
إجازات الغياب - يجب تضمين إجازات الموظفين والإجازات المرضية وأنواع الغياب الأخرى في التقويمات المتعددة للموظفين، بحيث يمكنك بسهولة تحديد الوقت الذي يكون فيه عضو معين في الفريق غير متاح.
العطلات الوطنية - على غرار الإجازات، يجب وضع علامة على العطلات الوطنية في تقويم الموارد الخاصة بك باعتبارها الوقت الذي تكون فيه الموارد غير متاحة، بحيث لا يمكنك احتسابها عند التخطيط لمشروع ما.
[شاشة من Teamdeck - تقويم إدارة الموارد والمشاريع]
دور تقويم الموارد في إدارة المشاريع
تلعب تقويمات الموارد دورًا محوريًا في إدارة المشاريع المعقدة من خلال توفير العديد من المزايا:
نظرة عامة على الموارد رفيعة المستوى: فهي تقدم لمحة سريعة عن مدى توافر الموارد البشرية، مما يساعد مديري المشاريع على التخطيط بفعالية وتخصيص الموارد عند الحاجة.
تعزيز فهم خط أنابيب الإنتاج: من خلال تصور الجدول الزمني للمشروع وموارد المشروع، يكتسب المديرون فهماً أفضل لقدرة الشركة الإنتاجية ويمكنهم التخطيط وفقاً لذلك.
الإدارة المثلى لأعباء العمل: من خلال تتبع الحجوزات وإدخالات الوقت، يمكن للمديرين تحديد ومعالجة مشكلات الاستخدام الزائد أو الاستخدام الناقص بسرعة، مما يضمن توزيعًا متوازنًا للمهام.
كيف يفيد تقويم الموارد مشاريعك المعقدة؟
يمكن لمديري المشاريع الاستفادة من استخدام تقويم الموارد بعدة طرق، على سبيل المثال عن طريق:
وجود نظرة عامة رفيعة المستوى لتوافر الموارد,
الحصول على فهم أفضل لخط إنتاج الشركة,
القدرة على تخطيط الموارد بشكل مدروس أكثر,
القدرة على تعديل عبء عمل الفريق في حالة نقص الاستخدام أو الإفراط في الاستخدام.
تُعد إدارة الموارد بفعالية أمرًا بالغ الأهمية عند التعامل مع مشاريع متعددة لضمان توازن عبء العمل وعدم إثقال كاهل أعضاء الفريق.
باستخدام تقويم الموارد، يمكنك التخطيط لعمل فريقك أكثر كفاءة. من خلال مراعاة تفرغ الموظفين وإجازاتهم المخطط لها والعطلات الوطنية، فإنك تقلل من خطر وجود عدد قليل جدًا من القوى العاملة لإكمال المشروع.
وبالمثل، يمكنك استخدام تقويم الموارد لتحديد الموظفين الذين تحتاجهم والذين هم في الوقت الحالي محجوزون لمشروع آخر. وبمعرفة المدة التي لن يكونوا متاحين فيها، يمكنك تعديل الجدول الزمني لمشروعك أو التفاوض مع مدير مشروع آخر حول الموارد التي تحتاجان إليها.
ميزة أخرى لتقويم الموارد هي نظرة عامة واضحة على عبء عمل الموظفين. من خلال مراقبة الحجوزات أو إدخالات الوقت، يمكنك بسرعة اكتشاف أعضاء الفريق الذين لديهم الكثير أو القليل جداً من المهام، بحيث يمكنك تعديل حجوزاتهم وفقاً لذلك. يساعد ذلك فريق المشروع على البقاء على اطلاع على جداولهم الزمنية والتحديات المحتملة، مما يدعم في نهاية المطاف تخصيص المهام بشكل أفضل والحفاظ على معنويات الفريق.
تقويم الموارد، وتتبع الوقت، والجداول الزمنية، والجداول الزمنية، وتخطيط المشاريع، وإدارة عبء العمل في مكان واحد؟
دعنا نبدأ المقدمة. إن Teamdeck هو إدارة موارد SaaS SaaS حل تم تطويره بواسطة دار برمجيات تعمل مع NetFlix أو Uber أو Universal. في السابق كان البرنامج مخصصاً لأغراضهم الخاصة ولكن بعد عشرات الأشهر، أصبح المنتج تجارياً. هكذا - بشكل عام - أصبح تقويم الموارد هذا جزءًا من سوق برمجيات إدارة المشاريع الضخمة.
يتيح نظام Teamdeck للمستخدمين إنشاء تقويم الموارد الخاص بهم لتحسين إدارة الموارد، مما يساعد على منع الحجز الزائد وتعزيز رؤية أعباء عمل الفريق.
يساعد كل مدير مشروع وعضو في الفريق خلال المشروع بأكمله، مع تخطيط المواردوإدارة وقياس الأداء.
Teamdeck، يمكنك الوصول إلى عبء عمل موظفيك من خلال جدولة الموارد البسيطة. تتضمن المعلومات المتوفرة في Teamdeck الحجوزات وجداول الوقت والتوافر والإجازات.
بالإضافة إلى ذلك، قمنا بتضمين تفصيلين آخرين يمكن أن يساعداك في مراقبة عبء العمل:
الحجوزات مقابل التوافر
الجداول الزمنية مقابل التوفر
تُظهر الأشرطة حجوزات الموظفين أو الجداول الزمنية مقارنة بتوافرهم. إنها طريقة سريعة وسهلة لمعرفة ما إذا كان أحد أعضاء الفريق غير مستغل بشكل كافٍ أو مفرط، مما يسهل عليك اتخاذ إجراء ما.
نظرة عامة مفصلة على ميزات تقويم الموارد
إدارة التوفر والإجازات
تتمثل إحدى الميزات الأساسية لتقويم الموارد في قدرته على تتبع مدى توفر الموظفين وإدارة الإجازات. وتعد هذه الوظيفة بالغة الأهمية لضمان حصول مديري المشاريع على صورة دقيقة عن الأشخاص المتاحين للعمل في مشروع ما في أي وقت معين.
في المقابل، يتم استخدام تقويم المشروع لتحديد أيام العمل والمناوبات والمواعيد النهائية للمهام، مما يوفر نظرة عامة أكثر ثباتًا للجدول الزمني للمشروع.
يجب أن يتضمن التقويم:
الإجازات المخطط لها: يجب أخذ إجازات الموظفين المجدولة في الحسبان لتجنب تضارب المواعيد.
الإجازات المرضية يجب تتبع حالات الغياب غير المخطط لها بسبب المرض وإدارتها على الفور.
الأعياد الوطنية: يجب تحديد العطلات الرسمية لضمان أخذها في الاعتبار عند التخطيط للجداول الزمنية للمشروع.
من خلال الحصول على نظرة عامة مفصلة عن هذه العوامل، يمكن لمديري المشاريع تجنب الحجز الزائد للموظفين وضمان تزويد المشاريع بالعدد الكافي من الموظفين.
تقارير قابلة للتخصيص
تعد التقارير القابلة للتخصيص ميزة أساسية أخرى لتقويم الموارد. وتوفر هذه التقارير رؤى حول مختلف جوانب إدارة الموارد، مثل:
تخصيص الموارد: فهم كيفية توزيع الموارد على المشاريع المختلفة.
تقدم المشروع: تتبع حالة المشاريع الجارية وتحديد أي تأخيرات محتملة.
أداء الفريق: تحليل أداء أعضاء الفريق الفردي والفريق ككل.
يمكن تصميم هذه التقارير لتلبية الاحتياجات المحددة لمدير المشروع، مما يوفر المرونة والرؤى التفصيلية التي تساعد في اتخاذ القرار.
جدولة العمل المخطط له
تضمن جدولة العمل المخطط لها أن يكون عبء العمل على كل موظف قابلاً للإدارة ولا يتجاوز تفرغه. تساعد هذه الميزة في:
توزيع عبء العمل المتوازن: الوقاية من الإرهاق من خلال ضمان عدم إثقال كاهل أي موظف بمهام مفرطة.
كفاءة استخدام الموارد: التأكد من الاستفادة من جميع أعضاء الفريق بشكل كافٍ وعدم ترك أي موارد معطلة.
الجدولة الفعالة أمر حيوي للحفاظ على مستويات إنتاجية عالية وضمان إنجاز المشاريع بكفاءة.
الجداول الزمنية وتتبع الوقت
يعد التتبع الدقيق للوقت أمرًا ضروريًا لفهم مقدار الوقت الذي يقضيه الموظفون في المهام المختلفة. تتضمن هذه الميزة:
الجداول الزمنية: يمكن للموظفين تسجيل ساعات العمل في مشاريع محددة، مما يوفر سجلاً مفصلاً للوقت المستغرق.
تتبع الوقت: تتبع ساعات العمل في الوقت الفعلي لمراقبة الإنتاجية والتأكد من دقة إدخالات الوقت.
من خلال مقارنة الجداول الزمنية بالحجوزات المخطط لها، يمكن لمديري المشاريع تحديد التناقضات وإجراء التعديلات اللازمة لتحسين الكفاءة.
تحليل استخدام الموظفين
يساعد تحليل استخدام الموظفين مديري المشاريع على فهم مدى فعالية استخدام أعضاء فريقهم. ويتضمن ذلك:
معدلات الاستخدام: حساب النسبة المئوية للوقت الذي يقضيه الموظفون في المهام القابلة للفوترة مقابل الأنشطة غير القابلة للفوترة.
تخطيط القدرات: تحديد عبء العمل الأمثل لكل عضو من أعضاء الفريق لزيادة الإنتاجية إلى أقصى حد دون التسبب في الإرهاق.
هذا التحليل مهم للغاية لاتخاذ قرارات مستنيرة بشأن تخصيص الموارد وتخطيط المشاريع.
إعداد ميزانية المشروع والرقابة عليه
تتطلب الإدارة الفعالة للمشروع وضع ميزانية دقيقة ومراقبة التكاليف. ويساعد تقويم الموارد في:
تقدير التكلفة: تقديم تقديرات دقيقة لتكاليف المشروع بناءً على تخصيص الموارد والوقت المستغرق.
تتبع الميزانية: مراقبة النفقات الفعلية مقابل الميزانية لضمان بقاء المشاريع على المسار الصحيح من الناحية المالية.
إعداد التقارير المالية: إنشاء تقارير مالية مفصلة لتزويد أصحاب المصلحة برؤى حول تكاليف المشروع وربحيته.
وتساعد هذه الميزات مديري المشاريع في الحفاظ على الانضباط المالي وضمان أن تكون المشاريع مربحة.
التخصيصات المتقدمة
تجعل خيارات التخصيص المتقدمة تقويمات الموارد قابلة للتكيف مع الاحتياجات التنظيمية المختلفة. وتشمل هذه الخيارات:
مشاهدات مخصصة: إنشاء طرق عرض التقويم المخصصة التي تسلط الضوء على فرق أو أدوار أو مشاريع محددة.
خيارات التصفية: تصفية التقويم لعرض المعلومات ذات الصلة، مثل توفر مجموعات مهارات محددة.
إعدادات مخصصة: ضبط إعدادات التقويم لتتناسب مع التفضيلات الفردية ومتطلبات سير العمل.
يعزز التخصيص من قابلية استخدام تقويم الموارد، مما يجعله أداة متعددة الاستخدامات لسيناريوهات إدارة المشاريع المختلفة.
الأهمية الاستراتيجية لتقويمات الموارد
تلعب تقويمات الموارد دورًا استراتيجيًا في إدارة المشاريع من خلال توفير منصة مركزية لإدارة الموارد. وتتجلى هذه الأهمية الاستراتيجية في عدة مجالات رئيسية:
تحسين رؤية الموارد المحسّنة
توفر تقويمات الموارد نظرة عامة عالية المستوى لتوفر الموارد وتخصيصها. هذه الرؤية ضرورية من أجل:
التخطيط الاستباقي: تمكين مديري المشاريع من التخطيط المسبق وتخصيص الموارد بفعالية. يضطلع قادة الفرق بدور حاسم في الحفاظ على تقويمات دقيقة للموارد وضمان تخصيص الموارد بفعالية.
حل النزاعات: تحديد تعارضات الجدولة وحلها قبل أن تؤثر على الجداول الزمنية للمشروع.
الاستغلال الأمثل للموارد: التأكد من استخدام جميع الموارد المتاحة بكفاءة لتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية.
التعاون المحسّن
يعزز التقويم المركزي للموارد التعاون بشكل أفضل بين أعضاء الفريق والأقسام. وتشمل المزايا ما يلي:
الجهود المنسقة: تسهيل تنسيق المهام والأنشطة عبر الفرق المختلفة.
التواصل الشفاف: توفير رؤية واضحة لمن يعمل على ماذا، مما يعزز التواصل ويقلل من سوء الفهم.
الأهداف المشتركة: التأكد من توافق جميع أعضاء الفريق مع أهداف المشروع وجداوله الزمنية.
قابلية التوسع والنمو
تدعم تقويمات الموارد قابلية التوسع في المؤسسات من خلال توفير أدوات لإدارة التعقيدات المتزايدة. وهذا يشمل:
إدارة الموارد القابلة للتطوير: التكيف مع الاحتياجات المتزايدة للمنظمة مع توسعها وتوليها المزيد من المشاريع.
الإعداد الفعّال: تبسيط عملية التأهيل للموظفين الجدد من خلال توفير رؤية واضحة لجداول الفريق وتوافره.
القدرة على التكيف: التكيف مع متطلبات المشروع المتغيرة وتوافر الموارد في الوقت الفعلي.
إدارة المخاطر
الإدارة الفعالة للموارد هي عنصر حاسم في إدارة المخاطر في إدارة المشاريع. وتساهم تقويمات الموارد من خلال:
تحديد المخاطر: تسليط الضوء على المخاطر المحتملة المتعلقة بالموارد، مثل الحجز الزائد أو نقص المهارات.
تخفيف المخاطر: تنفيذ استراتيجيات للتخفيف من هذه المخاطر، مثل إعادة تخصيص الموارد أو تعديل الجداول الزمنية للمشروع.
التخطيط للطوارئ: وضع خطط طوارئ لمواجهة تحديات الموارد غير المتوقعة.
أشرطة الإتاحة في تقويم تخطيط المشاريع في Teamdeck
لجعل Teamdeck أكثر ملاءمة للاستخدام، يمكنك تخصيص طريقة العرض عن طريق تحديد الصفوف التي تريد رؤيتها.
بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تصفية طريقة العرض لعرض قائمة محددة من الموظفين، مثل مطوري الواجهة الأمامية أو المصممين فقط. يمكنك إنشاء طرق العرض الخاصة بك، بحيث يمكنك الحصول بسرعة على نظرة عامة على الفرق المختلفة.
أفضل الممارسات لاستخدام تقويم الموارد
لتحقيق أقصى قدر من الفوائد من تقويم الموارد، يجب على مديري المشاريع اتباع أفضل الممارسات في إدارة الموارد. وتشمل هذه الممارسات ما يلي:
التحديثات المنتظمة
مراجعات متكررة: مراجعة التقويم وتحديثه بانتظام ليعكس التغييرات في الجداول الزمنية للمشروع وتوافر الموارد وتخصيصات الفريق. من الضروري إجراء تحديثات منتظمة لتقويم الموارد خلال مرحلة تخطيط المشروع لضمان دقة الجدولة وتخصيص الموارد.
تعديلات في الوقت الفعلي: إجراء تعديلات في الوقت الفعلي على التقويم عند توفر معلومات جديدة، مما يضمن بقاءه أداة تخطيط دقيقة وموثوقة.
التدريب الشامل
تدريب الموظفين: توفير تدريب شامل للموظفين على كيفية استخدام تقويم الموارد بفعالية، وضمان أن يكون الجميع على نفس الصفحة.
الدعم المستمر: تقديم الدعم المستمر والموارد لمساعدة الموظفين على التنقل في الأداة واستكشاف أي مشكلات تظهر.
التواصل الواضح
سياسات شفافة: وضع سياسات وإجراءات واضحة لكيفية استخدام تقويم الموارد، بما يضمن الاتساق والمساءلة.
حوار مفتوح: تشجيع الحوار المفتوح بين أعضاء الفريق لمعالجة أي مخاوف أو اقتراحات لتحسين فعالية الأداة.
اتخاذ القرارات المستندة إلى البيانات
الاستفادة من الرؤى: الاستفادة من الرؤى التي يوفرها تقويم الموارد لاتخاذ قرارات قائمة على البيانات حول تخصيص الموارد وتخطيط المشاريع وإدارة عبء العمل.
التحسين المستمر: استخدام البيانات لتحديد مجالات التحسين وتنفيذ استراتيجيات لتحسين عمليات إدارة المشروع بشكل عام.
الخاتمة
في الختام، يعد تقويم الموارد أداة لا غنى عنها لإدارة المشاريع الحديثة. فهو يوفر حلاً شاملاً لإدارة الموارد وجدولة المهام وتحسين أعباء العمل. من خلال توفير رؤية واضحة لتوافر الموارد واستخدامها، يعزز تقويم الموارد من الكفاءة والتعاون واتخاذ القرارات. تجسد أدوات مثل Teamdeck فوائد برامج تخطيط الموارد المتقدمة، حيث توفر منصة قوية تدعم التنفيذ الناجح للمشاريع المعقدة. من خلال اتباع أفضل الممارسات والاستفادة من الإمكانات الكاملة لتقويمات الموارد، يمكن لمديري المشاريع تحسين قدرتهم على تسليم المشاريع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية، مما يساهم في نهاية المطاف في نمو ونجاح مؤسساتهم.
