الإدارة التفصيلية في إدارة المشاريع: هل يجب تجنبها بأي ثمن؟

لماذا يجب عليك تجنب الإدارة التفصيلية كمدير مشروع؟

سنبدأ بالأخبار السيئة ببساطة لأن الإدارة التفصيلية في معظم الحالات ليست جيدة لأعضاء فريقك والمشروع الذي يعملون عليه. إليك السبب.

أولاً، قد يؤدي ذلك في الواقع إلى إعاقة الإنتاجية. A الدراسة التي أجراها باحثون في جامعة لويزفيل في كنتاكي أن "الضغط يضر بالأداء إذا أدى بك إلى الانتباه بطريقة تضر بالمهمة المحددة التي تقوم بها". فالأشخاص المشاركون في الدراسة، عندما شعروا أنهم تحت السيطرة، لم يركزوا على نتيجة المهمة، بل على المهمة نفسها، مما يدل على أن المراقبة الصريحة يمكن أن تؤثر سلبًا على الأداء.

إذا كنت تميل إلى المبالغة في السيطرة على موظفيك، فمن المحتمل أيضًا أن تنظم الكثير من الاجتماعات، وخاصة اجتماعات الحالة. في دليلنا إلى الإدارة الفعالة للاجتماعات، نقترح أن تتم مشاركة تحديثات الحالة في شكل مكتوب قصير بدلاً من مشاركة تحديثات الحالة خلال اجتماع مطول لجميع العاملين.

كما أن التحكم المفرط في كل جانب من جوانب عمل أعضاء فريقك أمر سيء أيضًا لمعنويات الفريق. يصاب الناس بالإحباط أو عدم الانخراط في العمل لأنهم لا يشعرون بأنهم لا يتمتعون بالاستقلالية للقيام بعملهم. وفي نهاية المطاف، قد يتسبب ذلك في ارتفاع معدل دوران الموظفين في فريق مشروعك أو قد يتسبب في حدوث نزاعات بينك وبين فريقك. وغني عن القول أن بناء الثقة، وهو أمر مهم جدًا في إعدادات المشاريع، صعب للغاية.

الإبداع والشغف محدودان. يصبح أعضاء الفريق أكثر ترددًا وسلبية: ففي نهاية المطاف، لا يهم حقًا ما يفعلونه - سيجد رئيس الوزراء شيئًا ما لتصحيحه في كلتا الحالتين. قد يشعر رئيس الوزراء الذي يدير الأمور بشكل تفصيلي أنها تجربة تعليمية لفريقه، في حين أنه في الواقع لا أحد يتعلم أي شيء.

إنه ليس أسلوب إدارة مشروع قابل للتطوير. فأنت تقضي قدراً هائلاً من الوقت في تحرير/إنهاء/مراقبة المهام التي ربما يكون الآخرون مجهزين تماماً لإكمالها. من المستحيل أن تؤدي مهام إدارة مشروعك وتحاول تحسين مهام الآخرين في نفس الوقت. مع مرور الوقت، قد يصبح موظفوك معتمدين عليك، مما سيؤدي إلى إبطاء تقدم العمل الذي تحتاج إلى إنجازه معًا.

متى تكون الإدارة التفصيلية مقبولة؟

قد تكون الإدارة التفصيلية لأعضاء فريقك نهجاً ناجحاً، ولكن في حالات قليلة فقط:

• A الأزمة (أزمة حقيقية على مستوى المشروع، وليس إدراكًا في منتصف اليوم بأن "الأمور تسير ببطء شديد").  عندما يبدو أن الجدول الزمني لمشروعك معرض للخطر بسبب التغيير المفاجئ في الأولويات أو نقص الموارد، قد تحتاج إلى مساعدة فريقك في تخطيط المهام وتنفيذها.
• الحاجة إلى سرعة توعية أعضاء الفريق بالسرعة المطلوبة قد ترى بين الحين والآخر أن بعض الأشخاص في فريقك يحتاجون إلى دفعة إضافية. ربما يكونون جددًا في الفريق، ولا يفهمون مهامهم أو تعقيدات المشروع بشكل كامل؟ قد يستفيد هؤلاء الموظفون بالفعل من مراقبتك النشطة لعملهم لبعض الوقت.

ضع في اعتبارك أنه لكي تكون فعالة ولو من بعيد، يجب أن تكون الإدارة الجزئية حلاً قصير الأجل.

فيما يلي كيفية منع الإدارة التفصيلية في مشروعك

من الناحية المثالية، أنت لا تريد أن تدير فريقك بشكل دقيق. وفي الوقت نفسه، بصفتك مدير مشروع، فأنت تريد التأكد من إنجاز المهام، وأن المشروع يسير في الاتجاه الصحيح. في رأينا، يمكنك تحقيق كلا الهدفين عندما تولي اهتمامًا لعنصرين أساسيين لفرق المشروع السعيدة والمنتجة: شفافية المشروع ورؤية الموظفين.

شفافية الفريق والمشروع يمكن أن تقضي على حاجتك للتحكم في أعضاء فريقك. كيف؟ عندما تشجع على التواصل المفتوح وتتأكد من فهم الأشخاص لمهامهم، فلن تضطر إلى مراقبتهم عن كثب. إذا ظهرت أي مشاكل، فسيعلمونك بها، ويمكنك حلها معًا.

ومع ذلك، قد لا يرى موظفوك أن بعض الإجراءات التصحيحية التي يجب اتخاذها تحتاج إلى اتخاذ بعض الإجراءات التصحيحية. على سبيل المثال، قد يعملون على مهامهم، دون أن يدركوا أن الوقت الفعلي الذي يقضونه في هذه المهام يزداد اختلافًا عن تقديراتهم. إنه شيء يصعب اكتشافه في عملك اليومي، ولكن يمكن التعرف عليه بسهولة عندما تنظر إلى الصورة الكبيرة. هذا هو السبب في أنه من المفيد أن يكون لديك الرؤية في عبء العمل والجداول الزمنية وتوافر فريقك. كيف يمكن تحقيق ذلك دون المطالبة بتقارير حالة متكررة؟ تتمثل إحدى الإجابات في تقديم برنامج إدارة الموارد في مؤسستك. يمكن لموظفيك استخدامها لتتبع وقتهم والتحقق من المشاريع التي تم تكليفهم بها، ويمكنك كمدير مراقبة أداء الفريق دون وضع الكثير من الضغط على أعضاء فريقك.

ألق نظرة على هذه الصورة: