وفقاً لما ذكره موقع Ad Age، فقد أثبت عام 2019 أنه "أضعف عام لنمو الوكالات منذ الركود الكبير." ثم اتخذت الأمور منعطفاً نحو الأسوأ. لقد فاجأ عام 2020 الوكالات الرقمية بالعديد من التحديات والشكوك. مع وضع ذلك في الاعتبار، ربما ليس من المستغرب أن تضع الشركات نصب أعينها زيادة ربحيتها وإسعاد العملاء بمشاريع ناجحة.
ماذا ستتعلم من هذا المقال:
تتمثل إحدى الخطوات نحو تعزيز أداء وكالتك الرقمية في تقييم الطريقة التي تخطط بها للمشاريع الإبداعية وإدارتها. هل يعاني فريقك في تقدير جهودهم بدقة؟ هل يشتهرون بتجاوز الميزانية أو التأخر في تسليم المشاريع؟ هل يعبر موظفوك عن عدم رضاهم؟ يمكن أن تشير كل هذه الإشارات إلى وجود مشكلات في عمليات وأدوات إدارة المشاريع في وكالتك.
من المسلم به أن تحسين براعة فريقك في إدارة المشاريع قد يتطلب منك توظيف مديري مشاريع رائعين وإعادة تصميم عمليات مختلفة. ومع ذلك، قد ترى أيضًا بعض المكاسب السريعة من تنفيذ الأدوات التي تدعم تخطيط المشاريع الإبداعية وإدارتها.
يجب أن يكون لدى كل وكالة، خاصة تلك التي لديها قوى عاملة متفرقة، مجموعة قوية لإدارة المشاريع، وهي مجموعة من التطبيقات التي تساعدها على التعاون في المشاريع وإطلاقها بنجاح.
في منشور المدونة هذا، سنحدد الفئات المختلفة للأدوات التي قد ترغب في تضمينها في مجموعة أدوات إدارة المشروع الخاصة بفريقك. بمجرد أن تعرف المجالات التي يمكن أن تحتاج إلى بعض المساعدة، سيكون من الأسهل العثور على برامج معينة تلبي احتياجاتك. ولكن إذا كنت بحاجة إلى أدوات إدارة مشاريع الوكالاتفقد قمنا بتغطيتك أيضاً.
أول الأشياء أولاً: حاولنا أن نأتي بمجالات إدارة المشاريع المألوفة لمعظم الوكالات الرقمية. وبالطبع، اعتماداً على الأدوار داخل فريقك ونوع المشاريع التي تعمل عليها عادة، قد تكتشف أن عدداً قليلاً فقط من هذه الفئات من التطبيقات مفيدة لوكالتك.
لا بأس بذلك! اختر منها ما يمكن أن يجعل عمل فريقك أكثر كفاءة وفعالية، واستمتع بمزايا حزمة إدارة المشاريع المصممة خصيصاً لتلبية احتياجاتك بالضبط.
مهما كانت طبيعة المشاريع التي يقوم فريقك بتنفيذها، فأنت بحاجة إلى بعض الأدوات اللازمة لإجراء التحضيرات اللازمة قبل بدء المشروع.
ستساعدك أداة تخطيط المشروع على تنظيم متطلبات المشروع، وتحديد نطاق المشروعوتخطيط جدول العمل. تسمح لك العديد من تطبيقات PM بتصور خطة مشروعك، على سبيل المثال، في شكل مخطط جانت.
تطبيقات قد ترغب في الاطلاع عليها: انتقل إلى منشور المدونة حيث التقييم أدوات تخطيط المشاريع
إدارة موارد التسويق فئتها الخاصة بها بين البرامج الخاصة بـ إدارة مشاريع التسويق. هل تحتاج إلى مخطط موارد عندما يكون لديك بالفعل أداة لتخطيط المشاريع؟ نعم، تحتاج! إن التخطيط لنطاق وجدول مشروعك هو أمر واحد، ولكن عليك أيضًا التخطيط لعمل أعضاء فريقك-التخصيص الفعال للموارد أمر بالغ الأهمية في إدارة المشاريع.
تطبيقات قد ترغب في الاطلاع عليها: Teamdeck - حل تخطيط الموارد الخاص بنا للفرق الإبداعية.
[/vc_column_column_text]
مع تقويم الموارد مثل تلك المتوفرة في Teamdeck، يمكنك تخطيط عبء عمل متوازن لموظفيك
ما هي الأدوات التي قد تحتاجها بعد انطلاق المشروع؟ بشكل أساسي، يجب أن تبحث عن التطبيقات التي تساعدك على إدارة العمليات اليومية لفريق المشروع والمضي قدماً في المشروع.
إدارة المهام
إنها أداة يمكن لفريقك من خلالها إدارة مهامهم (على سبيل المثال، باستخدام لوحة كانبان). إنه تطبيق حيوي لإدارة المشاريع، حيث يمكنك بسهولة تتبع التقدم المحرز في المشروع واكتشاف الاختناقات المحتملة.
تطبيقات قد ترغب في الاطلاع عليها: JIRA و Asana - كلاهما أكثر بكثير من مجرد مديري مهام، ولكن لديهما ميزات تسمح للفرق بتحديث حالة مهامهم.
باستخدام Asana، يمكنك تصور الجدول الزمني لمشروعك والحصول على صورة كبيرة لما يحتاج فريقك إلى القيام به.
سيكون هذا التطبيق مفيدًا بشكل خاص إذا كانت وكالتك تقوم بفوترة العملاء بناءً على الساعات التي يقضونها في المشروع. ستساعدك أدوات تعقب الوقت على حساب مقدار الوقت القابل للفوترة والوقت غير القابل للفوترة الذي يسجله موظفوك.
تطبيقات قد ترغب في الاطلاع عليها: تيم ديكتوجل
إدارة الإجازات
أصبح تتبع حالات غياب فريقك وتوافره أسهل بكثير عندما يكون لديك تطبيق مخصص لإدارة الإجازات. ستتمكن من التحكم بشكل أكبر في مخصصات إجازات فريقك وستوفر الكثير من الوقت مع طلبات الإجازات الرقمية.
تطبيقات قد ترغب في الاطلاع عليها: تيم ديك، سيج للموارد البشرية
التواصل الداخلي من أجل تعاون أفضل للفريق
سواءً كان فريقك يعمل عن بُعد أو في المكتب، فإنهم يحتاجون إلى أداة تسمح لهم بالتواصل بفعالية. وغالباً ما تستخدم الشركات تطبيقات التواصل القائم على الدردشة والفيديو.
تطبيقات قد ترغب في الاطلاع عليها: سلاكلقاء جوجل ميت
تواصل مع العميل
تحتاج أنت ومدير مشروعك إلى طريقة للتواصل مع العميل. تقدم بعض برامج إدارة المشاريع التسويقية ميزات تتيح لك إجراء محادثات مع العميل وتخزينها داخل التطبيق.
تطبيقات قد ترغب في الاطلاع عليها: Basecampسلاك
يسمح لك Basecamp بتحديد الرسائل التي يمكن لعملائك رؤيتها والرسائل التي يمكن لفريق المشروع فقط رؤيتها.
إدارة الملفات / مشاركة الملفات
من العقد و بيان العمل إلى الأصول الإبداعية، يحتاج فريقك إلى نظام لتنظيم ملفات المشروع ومشاركتها.
تطبيقات قد ترغب في الاطلاع عليها: دروب بوكس, جوجل درايف
هذه الفئة مخصصة للأدوات التي يستخدمها أعضاء فريقك للعمل بكفاءة طوال دورة حياة المشروع. قد لا تكون الأدوات التالية في ذهنك عندما تفكر في "مجموعة أدوات إدارة المشاريع"، لكنها تساعد فريق مشروعك على إدارة مهامهم وإنجاز المشاريع بنجاح.
العصف الذهني للعمل الإبداعي
خلال مرحلة وضع الأفكار في المشروع، وفي مراحل لاحقة أيضًا، سيقدر فريقك الأداة التي يمكنهم استخدامها لمشاركة أفكارهم بسلاسة مع أعضاء الفريق عن بُعد أو العملاء أو المتعاونين الآخرين.
تطبيقات قد ترغب في الاطلاع عليها: ميرو، كونسبت بورد
يعمل Miro كلوح معلومات افتراضي لفريقك بحيث يمكنهم التعاون عن بُعد بسهولة.
تعاون الفريق الإبداعي
هناك الكثير من التطبيقات التي تتيح لفريقك العمل على الأصول الإبداعية بطريقة أكثر إنتاجية: فهي تبسّط عملية تقديم الملاحظات وتسليم المطورين والنماذج الأولية السريعة.
تطبيقات قد ترغب في الاطلاع عليها: إنفيجن, فيجما
إدارة التعليمات البرمجية
ستكون هذه الأنواع من التطبيقات مفيدة للوكالات الرقمية التي لديها فرق تكنولوجيا المعلومات الخاصة بها. تخيل أن مهندسيك يعملون على أجزاء من التعليمات البرمجية الخاصة بهم، ومع ذلك يجب أن يجتمعوا جميعًا لإنشاء تطبيق لا تشوبه شائبة للعميل. تسمح أدوات إدارة التعليمات البرمجية للمبرمجين بمراجعة التعليمات البرمجية لبعضهم البعض والتخطيط لعمليات نشر سلسة.
تطبيقات قد ترغب في الاطلاع عليها: Bitbucket، GitHub
من المحتمل أنك أثناء قراءتك للأقسام السابقة، قمت بتدوين ملاحظات ذهنية مثل "أحتاج إلى هذا النوع من الأدوات وتلك الأداة أيضًا". هذا أمر رائع، لكن عليك أن تدرك أن صندوق أدوات الوكالة الفعال يجب أن يتضمن تطبيقات تعمل معاً بشكل رائع. من المهم أن تفكر في كيفية الربط بين الأدوات التي يستخدمها أعضاء فريقك.
على سبيل المثال، يمكنك دمج مدير المهام الخاص بك مع تطبيق التواصل الخاص بفريقك وتلقي إشعارات حول المهام المكتملة حديثاً مباشرةً إلى قناة Slack المختارة مثلاً. هناك فكرة أخرى تتمثل في سحب أسماء مشاريعك تلقائياً من تطبيق مدير المشاريع الرئيسي واستخدامها في مخطط الموارد أو أداة تتبع الوقت.
هناك خياران لتوصيل التطبيقات:
اختر Teamdeck.io. - ال إدارة الموارد والمشروعات برامج مختارة من قبل هيل-نولتون ووندرمان طومسون وسيركوس ماكسيموس.
يُعد التخطيط الفعال للموارد هدفًا حاسمًا للشركات من جميع الأحجام، سواء كانت تعمل عبر الإنترنت أو في الصناعات التقليدية. ونظراً للتنوع الكبير في الأعمال التجارية التي تتطلب تخطيط الموارد، فمن الصعب تقديم توصية واحدة تناسب الجميع...
تواجه الفرق في جميع أنحاء العالم تحديات مماثلة عندما يتعلق الأمر بتخطيط الجدول الزمني لفريقهم. إن وضع خطة المشروع أمر صعب في حد ذاته، كما أن تحديثها والتفاعل مع التغييرات أمر أكثر صعوبة...
بصفتنا شركة برمجيات، اختبرنا العديد، وربما أفضل تطبيقات إدارة الوقت. في مجال تكنولوجيا المعلومات والبرمجيات - التي تضم في معظمها عملاء من الولايات المتحدة الأمريكية والمملكة المتحدة - اعتدنا على العمل مع...