يمكن أن يساعدك تتبع وقت الموظفين عبر الإنترنت على مراقبة أداء فريقك، أو تحديد مجالات التحسين، أو ببساطة تتبع حضور العاملين لديك. كما أنها أداة قيّمة لإدارة المشاريع - إذا كنت ترغب في معرفة المزيد عنها، راجع دليلنا حول إدارة المشاريع وتتبع الوقت (أو إدارة وقت المشروع).
يوفر تتبع وقت الموظف فوائد متعددة للمؤسسات. لا عجب إذن أن الشركات من مختلف الأحجام والعاملة في مختلف الصناعات تبحث عن أدوات مثالية لتتبع وقت الموظفين. هل هناك برنامج لتتبع الوقت يحقق جميع المربعات لكل شركة هناك؟ ربما لا. ولكننا على يقين تام من أنه مع وجود مجموعة كبيرة من تطبيقات تتبع الوقت، يمكن لكل شركة أن تجد الأداة التي تناسب احتياجاتها بالضبط.
ما الذي ستحصل عليه من هذه المقالة:
يجب أن يساعدك منشور المدونة هذا على فهم متطلبات مؤسستك بشكل أفضل وتركيز بحثك عن أفضل برامج تتبع الوقت. الخطوة الأولى هي أن تتوقف دقيقة وتفكر في "السبب" وراء بحثك.
فكر: ما الذي أريد تحقيقه؟ ثم تخيل فريقك يستخدم تطبيق تتبع الوقت - كيف يفعلون ذلك؟ ما هي الأجهزة والخيارات التي يفضلونها؟ وأخيراً، يمكنك اختيار ميزات تطبيقات تتبع الوقت التي ستستفيد منها أكثر من غيرها. بمجرد الانتهاء من هذه الخطوات، يكون لديك قائمة مرجعية لبرامج تتبع الوقت. كل ما عليك القيام به الآن هو التحقق مما إذا كانت أي أداة تقوم بتقييمها يمكن أن تقدم ما تحتاجه.
قبل البدء في تصفح المواقع الإلكترونية للأدوات المختلفة ومقارنة ميزاتها أو أسعارها، ركز على احتياجات شركتك. من المهم للغاية أن تعرف لماذا تحتاج إلى أداة تتبع الوقت في المقام الأول.
إليك بعض الأسباب المحتملة. لا تشعر بأن عليك اختيار أحدها، ولكن حاول تحديد أولويات أهدافك. إن معرفة الدافع الأساسي لفريقك لتتبع وقت فريقك سيساعدك على تضييق نطاق بحثك إلى الأدوات التي تدعم هذا الهدف على أفضل وجه.
يدعم برنامج تتبع وقت الموظفين مديري المشاريع في:
ربما يكون لديك سبب آخر لتطبيق برنامج تتبع الوقت في شركتك. الشيء الأساسي هو أن توضح دافعك الرئيسي. كونك في السوق للحصول على تطبيق جديد لتتبع وقت الموظفين، يجب عليك التركيز على الأدوات التي تقربك من هذا الهدف.
عند التفكير في فهم إدارة المشاريع، يجب أن نذهب أولاً إلى تعريف معهد إدارة المشاريع (PMI). وكما يقترح المعهد، فإن إدارة المشاريع تتعلق باستخدام الكفاءات والمهارات، وربما المواهب، والمعارف، والأجهزة، والأدوات، والأدوات، والبرمجيات، والتقنيات، والعمليات، والأساليب، وكل ما يلزم لتقديم "قيمة للناس".
إن عبارة "قيمة للناس" - بسبب غموضها - تشجعنا على الاعتقاد بأن نتيجة إدارة المشروع يمكن أن تكون من أي شيء - من الكراسي وحتى الحركات الاجتماعية، بما في ذلك الحركات الدينية. أي شيء مفيد لعدد من الأفراد.
ولكن عندما نستخدم تعريف جمعية إدارة المشاريع (APM)، فإن فهم إدارة المشاريع سيكون أكثر تحفظًا ولكنه يساعد أيضًا في الفصل بين الإدارة فقط وإدارة المشاريع. وكما يقولون
إدارة المشروع هي تطبيق العمليات والأساليب والمهارات والمعرفة والخبرة لتحقيق أهداف محددة للمشروع وفقاً لمعايير قبول المشروع ضمن معايير متفق عليها. ولإدارة المشروع مخرجات نهائية مقيدة بجدول زمني وميزانية محددين.
عندما نقارن كلا التعريفين، سنرى بعض أوجه التشابه. ففي كلا التعريفين، نرى أن إدارة المشروع هي - دعنا نقول - تتعلق بإدارة الأمور واستخدام المعرفة والخبرة والأساليب والعمليات والإجراءات لإنجاز المهمة.
ولكن التعريف الأخير فقط هو ما يشبه العمل. يوجد في تعريف إدارة تقييم الأداء ثلاثة جوانب لا تظهر في فهم معهد إدارة المشاريع. وهي الوقت والميزانية و"معايير قبول المشروع". كما نعلم، في عالم الأعمال، لكل مشروع غرضه. سواء كان طلبًا داخليًا أو خارجيًا. ويجب أن يتم إنجاز كل منها في وقت محدد، وفي حدود الميزانية، وبموافقة المفوض.
وهنا يكمن الفرق الرئيسي بين الإدارة وإدارة المشاريع. فوفقاً لإدارة المشاريع، يعود الفرق بين المصطلحين إلى الوقت. وهو الوقت الذي يكون فيه المشروع جاهزًا للتنفيذ أو تم تنفيذه بالفعل. ففي حين أن الإدارة عملية مستمرة، فإن إدارة المشروع لها نتيجتها النهائية التي يتم توفيرها في فترة زمنية محددة.
بعد وضع ما سبق في الاعتبار، يصبح الارتباط بين برنامج تتبع الوقت وعملية إدارة المشروع واضحًا تمامًا.
دعونا نلخص ما سبق ذكره أعلاه. نحن ندرك بالفعل أنه في الأعمال التجارية، في إدارة المشاريع، يعد تحليل أداء الفريق والموظفين جزءًا أساسيًا عند العمل في المشاريع. والهدف من تتبع الأداء هو، وفقًا لمعهد إدارة المشاريع
إدارة الأداء هي نهج منهجي لتحسين وتطوير أداء وقدرات الأفراد والفرق من أجل زيادة الكفاءة في جميع أنحاء المؤسسة
لقد تعرفت بالفعل أيضًا على الفرق بين إدارة المشروع والإدارة فقط. فالأمر يتعلق بالميزانية ومعايير القبول و-بالطبع- الوقت. ومن هذا المنطلق، إليك المؤشرات المستخدمة لتتبع وتحسين أداء الموظفين وإنتاجيتهم.
إنه المؤشر الأكثر وضوحًا والأكثر شيوعًا. إذا كنت تعرف المدة التي تستغرقها المراحل المختلفة، يمكنك التنبؤ بوقت وميزانية المشاريع المستقبلية. ويمكنك زيادة تقديرات الميزانية و إدارة موارد المشروع.
يُظهر لك مؤشر الأداء الرئيسي هذا النسبة الإجمالية للعمل المربح مباشرةً إلى التكلفة الداخلية التي ينخرط فيها كل موظف. لدى الشركات المختلفة مواقف مختلفة للغاية بشأن علاقة القيمة بين الوقت "القابل للفوترة" والوقت "غير القابل للفوترة"، ونحن نرى أنهما متساويان في الأهمية. وأياً كانت وجهة نظرك، فأنت بحاجة إلى معرفة مقدار الوقت الذي يقضيه فريقك في الوقت غير القابل للفوترة لتتمكن من تسعير العمل وتخطيطه بشكل تنافسي.
مؤشر مفيد لتقييم رفاهية وصحة موظفيك. إن معدل العمل الإضافي الزائد لكل موظف يعني أنه يجب عليك التفكير في تعيين المزيد من الموظفين حتى لا يكون موظفوك الحاليون مرهقين بالعمل.
يتم تفسير هذا المقياس بعدة طرق مختلفة. على سبيل المثال، لفهم صحة الموظفين - سواء من حيث الرفاهية البدنية أو المشاركة. وأحيانًا كمؤشر على تفاني الموظفين (ولكن عليك أن تكون على دراية بظاهرة التواجد في العمل لأنها لا تعني جودة العمل أو الحماس. إذا كان فريقك يعمل ساعات عمل إضافية باستمرار، فربما حان الوقت لزيادة القوى العاملة.
تُعد قدرة الموظف مقياسًا رائعًا للأداء الإنتاجي. على غرار العمل الإضافي، فهو يُظهر لك من هو قريب من الإرهاق ومن لديه مساحة لتولي المزيد من العمل. إنه مفيد للغاية لتوزيع العمل بالتساوي بين فريقك وفهم من يحتاج إلى دعم إضافي.
قد يكون لدى وكالات الإعلان وشركات الإنشاءات نفس برنامج تتبع الوقت ولكن استخدامها مختلف تمامًا. من المهم أن تكون الأداة التي تختارها في النهاية مناسبة تمامًا لاحتياجات موظفيك. لهذا السبب تحتاج إلى تخيلهم وهم يستخدمونها وأنت تستعد للتسوق للحصول على تطبيق تتبع الوقت.
هل سيحتاج أعضاء فريقك إلى استخدام هواتفهم لتتبع الوقت، أم أنهم يجلسون مع أجهزة الكمبيوتر المحمولة الخاصة بهم معظم الأيام؟ هل من المنطقي أن يستخدم موظفوك حلاً آلياً لتتبع الوقت (تتعرف بعض الأدوات على التطبيقات والمواقع الإلكترونية التي يزورها الموظفون وتنشئ جداول زمنية بناءً على هذا النوع من البيانات)، أم أنهم يريدون إدخال إدخالاتهم الزمنية يدوياً؟
سيساعدك الحصول على فكرة واضحة عن كيفية استخدام فريقك لتتبع الوقت في اختيار أداة يتبناها موظفوك بسرعة. وإلا، فإنك تخاطر بالدفع مقابل تطبيق غير مريح ويستغرق وقتاً طويلاً في استخدامه.
الآن بعد أن أصبحت على دراية جيدة بأهداف شركتك واحتياجات فريقك، يمكنك إلقاء نظرة على ميزات معينة لأدوات تتبع وقت الموظفين الشائعة ومعرفة أي منها مفيد لك. إن إنشاء "قائمة تسوق" من هذا النوع سيجعلك أقل عرضة للتأثر بمندوبي المبيعات المقنعين أو بنسخ التسويق. ستحافظ على تركيزك على احتياجاتك وتختار البرامج التي تلبيها بالفعل.
ستجد أدناه قائمة بالميزات التي يمكنك العثور عليها في تطبيقات تتبع وقت الموظفين المختلفة. أي من هذه الميزات تحتاج إليها؟
نأمل أن يساعدك منشور المدونة هذا في تحديد احتياجات تتبع الوقت واختيار أفضل أداة لشركتك. من المؤكد أن أدوات تتبع الوقت ليست برامج "مقاس واحد يناسب الجميع"، لذلك نوصي بالبحث عن خياراتك بعناية. أخيرًا وليس آخرًا، نريد أن نقدم لك نظرة عامة سريعة على أداة تتبع الوقت التي قمنا ببنائها على مدار السنوات الخمس الماضية -تيم ديك. ربما هذا هو التطبيق الذي كنت تبحث عنه؟
Teamdeck هو برنامج إدارة موارد المشروع، مما يعني أنه، بالإضافة إلى متتبع الوقت، يقدم أيضًا المشروع و أداة جدولة الموارد و نظام إدارة الإجازات الميزات. إنه في الأساس تطبيق شامل لفريقك حيث يمكنك تخطيط عملهم، ومراقبة أدائهم، والاطلاع على مدى توافرهم.
[/vc_column_column_text][/vc_column]
إذا كنت تشعر أن Teamdeck قد يكون شيئًا مناسبًا لفريقك، ولكنك تريد أن تراه على أرض الواقع (كما ينبغي لك!)، يمكنك حدد موعداً لمكالمة مع أنيلاخبراء نجاح العملاء لدينا. ستجيب على جميع أسئلتك وتوضح لك كيف سيفيد Teamdeck فريقك.
يُعد التخطيط الفعال للموارد هدفًا حاسمًا للشركات من جميع الأحجام، سواء كانت تعمل عبر الإنترنت أو في الصناعات التقليدية. ونظراً للتنوع الكبير في الأعمال التجارية التي تتطلب تخطيط الموارد، فمن الصعب تقديم توصية واحدة تناسب الجميع...
تواجه الفرق في جميع أنحاء العالم تحديات مماثلة عندما يتعلق الأمر بتخطيط الجدول الزمني لفريقهم. إن وضع خطة المشروع أمر صعب في حد ذاته، كما أن تحديثها والتفاعل مع التغييرات أمر أكثر صعوبة...
بصفتنا شركة برمجيات، اختبرنا العديد، وربما أفضل تطبيقات إدارة الوقت. في مجال تكنولوجيا المعلومات والبرمجيات - التي تضم في معظمها عملاء من الولايات المتحدة الأمريكية والمملكة المتحدة - اعتدنا على العمل مع...