من المؤكد أن مفهوم الساعات المدفوعة مألوف لدى الشركات التي تحاسب عملائها بالساعة. وغالباً ما تعمل شركات استشارات البرمجيات والوكالات على ما يسمى "الوقت والمواد". وهذا يعني أنهم يحتاجون إلى تتبع الوقت الذي يقضيه أعضاء الفريق في عمل العميل وإصدار الفواتير بناءً على الساعات التي تم تتبعها.
ما الذي ستحصل عليه بفضل هذه المقالة:
- الفروق بين حساب الساعات القابلة للفوترة وغير القابلة للفوترة
- كيف برنامج إدارة الموارد يساعد في حساب الساعات القابلة للفوترة وغير القابلة للفوترة
- كيفية إنشاء تقرير الساعات المدفوعة
ومع ذلك، لا تعتبر جميع الساعات التي يسجلها الموظفون ساعات قابلة للفوترة. فالعمل على العروض المقدمة للعملاء المحتملين، والمشاركة في الدورات التدريبية، والمشاركة في اجتماعات جميع الموظفين - كل هذه الأمور يمكن اعتبارها ساعات غير قابلة للفوترة. بطبيعة الحال، بصفتك صاحب عمل، فأنت ترغب في تتبع عمل فريقك، وهناك فوائد كبيرة جدًا لحساب الساعات المدفوعة وغير المدفوعة.
لماذا يجب عليك حساب الساعات القابلة للفوترة والوقت غير القابل للفوترة؟
بالنسبة للمبتدئين، من خلال معرفة التقسيم الدقيق لساعات العمل، يمكنك إصدار فاتورة لعملائك بدقة. هناك فائدة أخرى لتتبع الوقت المستغرق في الأنشطة المختلفة وهي أنه يمكنك تقييم معدل أجر شركتك بالساعة والرسوم. هل تتقاضى رسومًا أقل من اللازم لمشاريعك لتكون مربحة؟
أخيرًا، ستساعدك معرفة مقدار الوقت الذي يقضيه موظفوك في المهام القابلة للفوترة وغير القابلة للفوترة في العثور على مجالات التحسين داخل مؤسستك. إذا كان الموظفون يقضون الكثير من الساعات في اجتماعات غير مدفوعة الفواتير، فربما يجب عليك التركيز على تعليم الإدارة الفعالة للاجتماعات. الرؤية في فريقك الجداول الزمنية يتيح لك تحسين عمليات الشركة وتحسين أرباحك النهائية.
احتساب الساعات المدفوعة في الوقت الفعلي باستخدام برنامج إدارة الموارد
تيم ديك هو برنامج إدارة الموارد Saas التي تساعد الشركات على تخطيط وقياس عمل فرقها. تستخدم العشرات من الوكالات وبيوت البرمجيات وفرق المنتجات Teamdeck من أجل كما برنامج جدولة الموارد, نظام إدارة الإجازاتأو فقط أفضل موظف برنامج تتبع الوقت.
لحساب الساعات القابلة للفوترة وغير القابلة للفوترة باستخدام Teamdeck، ستستخدم البيانات التي تم جمعها من الجداول الزمنية لموظفيك.
تتبُّع الوقت وحساب الساعات المدفوعة مع Teamdeck سهلة ومريحة. يمكن لأعضاء الفريق استخدام متتبع الوقت المحمول أو إدخال إدخالات الوقت يدويًا.
كيف تبدأ؟ التسجيل للحصول على فترة تجريبية مجانية لمدة 14 يومًا وتجربة التطبيق. تبلغ تكلفة الخطة للفرق التي تضم أكثر من شخصين 3.99 دولار لكل عضو في الفريق شهريًا، وتشمل جميع الميزات. سيساعدك فريق Teamdeck على إعداد فريقك بسلاسة، وسيكون حساب شركتك جاهزًا للعمل خلال يوم واحد.
تتبع وحساب الساعات القابلة للفوترة وغير القابلة للفوترة في التقارير
عندما تقوم بالتسجيل في Teamdeck، يمكنك الوصول إلى مجموعة تقارير قوية، حيث يمكنك إنشاء تقارير حالة المشروع, المشروع قوالب تقرير الميزانيةو قوالب تقارير رواتب الموظفينوالمزيد. وهو أيضاً المكان الذي يمكنك فيه تتبع ساعات عمل فريقك القابلة للفوترة.
قبل الغوص في تفاصيل تقرير الساعات القابلة للفوترة، دعنا نوضح كيف يمكن لـ Teamdeck التعرف على الساعات القابلة للفوترة وغير القابلة للفوترة.
كلما قام شخص ما بتسجيل الوقت - يدويًا أو عبر متتبع وقت البدء والتوقف، يمكنه إضافة علامات الجداول الزمنية لإدخالها. هذه العلامات قابلة للتكوين على مستوى الشركة وقد تتكون من، على سبيل المثال:
- قابل للفوترة
- غير قابلة للفوترة
- الوقت الإضافي
- العمل من المنزل
- أولوية قصوى
- الأبحاث
بشكل أساسي، يجب عليك تحديد علامة لكل فئة من فئات ساعات العمل التي تريد أن تكون قادرًا على تحليلها لاحقًا.
تسمح لك تقارير Teamdeck بتقسيم الوقت المتتبع لفريقك بناءً على هذه العلامات، بما في ذلك الوقت المدفوع وغير المدفوع. دعنا نرى كيف يعمل.
[/vc_column_column_text]
إنشاء تقرير الساعات المدفوعة
قم بتسجيل الدخول إلى Teamdeck، وتوجه إلى التقارير، وانقر على أيقونة علامة الجمع في الزاوية اليمنى السفلية لإنشاء تقرير جديد. هنا، ستتمكن من تحديد قالب تقرير. في منشور المدونة هذا، سنوضح لك كيفية إنشاء تقرير ساعات العمل المدفوعة من البداية، لذا انقر على "إنشاء مخصص".
سترى تقريراً فارغاً. أعطه اسماً وحدد النطاق الزمني الذي تريد تحليله.
الآن، دعنا نضغط على "إضافة جدول" لتحميل بعض البيانات. سترى جدولًا افتراضيًا يحتوي على جميع مشاريع شركتك وبعض الأعمدة المحددة مسبقًا. يمكنك إزالة جميع الأعمدة باستثناء "الجداول الزمنية". يمكنك أيضًا تصفية المعلومات المرئية في الجدول لترى، على سبيل المثال، مشروعًا واحدًا معينًا فقط. لكن في الوقت الحالي، دعنا نتركهم جميعًا هناك:
ستلاحظ وجود أيقونة سهم صغير بجوار كل مشروع. إذا نقرت عليه، ستتمكن من البحث في بيانات الجدول الزمني. بشكل افتراضي، سترى أسماء الأشخاص الذين يعملون في مشروع معين، ثم الأيام. يمكننا تغيير هذه الإعدادات لرؤية الساعات القابلة للفوترة وغير القابلة للفوترة.
انقر على أيقونة "التجميع" في الزاوية العلوية اليمنى من الجدول. الآن يجب أن تكون قادراً على سحب وإسقاط أبعاد مختلفة من البيانات. لنفترض أننا نريد أن نرى الساعات القابلة للفوترة لكل مشروع ثم نبحث عنها حسب الأسابيع. اسحب "علامات الجدول الزمني" و "الأسابيع" إلى الجانب الأيسر من محرر التجميع. جاهز؟ انقر على "تطبيق".
الآن عند النقر على أيقونة السهم بجوار كل مشروع، سترى تفصيلاً لعلامات جدولك الزمني، بما في ذلك الساعات غير القابلة للفوترة والساعات القابلة للفوترة.
احسب فواتيرك بناءً على مخطط الساعات المدفوعة الأجر
بمجرد أن يكون لديك تقرير يوضح ساعات عمل فريقك القابلة للفوترة في Teamdeck، يمكنك بسهولة حساب المبلغ الذي يجب أن تفوت به عملاءك. كل ما عليك فعله هو إضافة سعر فريقك بالساعة إلى التقرير.
أضف عمودين جديدين إلى تقريرك. ابدأ بالنقر على "مقاييس" ثم اختر "إضافة مخصص" و "إضافة عمود قيم مخصصة". قم بتسمية العمود الجديد (على سبيل المثال، المعدل) واختر نوع بيانات العملة. سيظهر عمود جديد حيث يمكنك كتابة البيانات كما تفعل في خلايا جدول البيانات.
يمكنك إدخال سعر مختلف للساعة لكل مشروع أو حتى لكل عضو في الفريق يعمل في هذه المشاريع. في الصورة، يمكنك أن ترى في الصورة تعيين سعر ثابت لمشروع "تطبيق كاندي أركيد" بأكمله.
حان الوقت الآن لحساب قيمة الفاتورة بناءً على عدد الساعات القابلة للفوترة ومعدل ساعة العمل الواحدة. أضف عمودًا آخر بالانتقال إلى "المقاييس" ولكن هذه المرة، اختر "إضافة مخصص" و "إضافة حقل حساب مخصص". قم بتسمية العمود (على سبيل المثال، التكلفة)، وقم بتعيين نوع بيانات العملة، واكتب الصيغة التالية:
(الجداول الزمنية: الوقت/60) * قيم مخصصة: المعدل
تأكد من تقسيم الجدول الزمني على 60 حيث يتم تخزين البيانات في نظامنا على هيئة دقائق وليس ساعات.
ها قد حصلت عليها! يجب أن يعرض جدولك الآن السعر الدقيق لخدماتك التي يمكنك وضعها في الفاتورة:
