بصفتك مالك وكالة أو مديرًا لفريق إبداعي، من المحتمل أنك سمعت بالفعل أن تتبع الوقت يزيد من إنتاجية الوكالة ويمنح عملك دفعة كبيرة. ومع ذلك، تشعر بعض الفرق بالقلق من تتبع الوقت لأنه قد يشعرك بأنه أمر اقتحامي. ومع ذلك، في نهاية المطاف، إذا اخترت أفضل برنامج لتتبع وقت الموظفين لاحتياجات فريقك وتعزيز ثقافة تتبع الوقت، فهي أداة مفيدة للغاية. في منشور المدونة هذا، سنستعرض الفوائد المختلفة التي قد تلاحظها وكالتك بمجرد البدء في تتبع الوقت.
اطلب من موظفيك تتبع وقتهم مما يمنحك رؤية ممتازة لكيفية قضاء الفرق الإبداعية لوقتهم. ستعرف من الذي يعمل فوق طاقته ومن لديه مهام قليلة جداً. ستعرف أيضًا أي مشاريع العملاء معرضة لخطر التأخير أو تجاوز الميزانية. تتيح لك هذه الرؤى ما يلي:
إذا كنت لا تعتمد على الجداول الزمنية لفوترة عملائك، فمن المحتمل أنك تحاسبهم على القليل جداً. سينسى العديد من الموظفين تسجيل أنهم قضوا ساعة أو ساعتين إضافيتين في العمل على مشروع معين. لسوء الحظ، تميل هذه الساعات غير المفوترة إلى التراكم إذا كنت تنظر إلى منظور شهري أو سنوي. بصفتك وكالة، لا يمكنك تحمل تسرب أموال مماثلة. تمكّنك الجداول الزمنية الدقيقة من رؤية ما كان يعمله الجميع. لن يمر عمل أي عميل دون أن يلاحظه أحد.
[/vc_column_column_text]
قد تصبح حياة الوكالة محمومة، ومعظم الموظفين ليسوا غرباء عن العمل لساعات إضافية. ومع ذلك، يجب ألا تتجاهل الوكالات عبء العمل على موظفيها، لأن عواقب الإفراط في العمل قد تكون خطيرة للغاية. وفي الوقت نفسه، فإن الموظفين الذين ليس لديهم ببساطة ما يكفي من المهام المحددة لملء أيامهم غير سعداء أيضًا. كقائد فريق، يجب أن تحاول الحفاظ على التوازن بين استخدام الموارد. وبفضل الجداول الزمنية، يمكنك بسهولة تحديد من لديه الكثير من العمل ومن لا يستغل الوقت الكافي.
تقوم العديد من الوكالات بفوترة عملائها بنموذج الوقت والمواد. إذا كان هذا هو الحال بالنسبة لك، فليس لديك أي عذر لعدم تتبع وقت أعضاء فريقك. عندما يكون لديك جداول زمنية دقيقة، فمن السهل جدًا إصدار فاتورة بناءً عليها. سيقدر قسم الشؤون المالية لديك بالتأكيد الحصول على بيانات شاملة عن عمل المشروع.
التنبؤ بالموارد يعني التنبؤ بعدد الموارد التي ستحتاجها ومتى. ستساعدك البيانات التاريخية التي تم جمعها من الجداول الزمنية لفريقك بشكل كبير هنا. انظر إلى مقدار الوقت الذي تتبعه فرقك في الأشهر أو الأسابيع المختلفة، ومن المحتمل أن تكتشف أنماطًا (على سبيل المثال: تسجيل ساعات أكثر عند العمل في حملات العطلات الشتوية). في هذا العام، بدلاً من التسرع في تعيين موظفين جدد أو توظيف موظفين مستقلين بتكلفة أعلى، ستعرف أنه يجب عليك تأمين المزيد من الموارد البشرية مسبقاً.
غالباً ما تعمل الوكالات مع المتعاقدين أو العاملين المستقلين. اطلب منهم تتبع الوقت مع فريقك، وسترى مقدار الوقت الذي يقضونه في مشروعك والمبلغ الذي يجب أن تدفعه لهم. إذا كنت تستخدم تيم ديك، يمكنك أيضًا أن تطلب من هؤلاء الأشخاص تسجيل وقت تواجدهم اليومي. ستعرف بالضبط كم من الوقت يمكنهم قضاءه في مشروعك ومتى.
من المؤكد أن التقديرات نادراً ما تكون دقيقة *حقاً*، لكن تتبع الوقت سيساعدك على تحسين عملية التقدير في وكالتك. أولاً، قم بتحليل مشاريعك السابقة من خلال النظر في التقديرات والأرقام الفعلية (الساعات المخططة والوقت المتتبع). حاول تحديد الأنماط: قد يتّضح، على سبيل المثال، أن فريقك غالبًا ما يقلل من تقدير مرحلة التصميم من المشروع. بعد الحصول على هذه الرؤية، يمكنك صياغة التقديرات التالية بمزيد من الثقة.
ذكرنا في الفقرات السابقة الأنماط التي غالباً ما تظهر في الجداول الزمنية. بالنظر إلى إدخالات وقت فريقك، قد تكتشف أيضًا بعض مجالات التحسين فيما يتعلق بإنتاجيتهم. على سبيل المثال، قد تندهش من عدد الساعات التي يقضيها موظفوك في الجلوس في الاجتماعات. من المحتمل أن تحصل على أفكار فورية لتحسين العمليات الداخلية لشركتك أو تحسين تقنيات إدارة المشاريع. ويكون الأمر أكثر فائدة عندما يقوم فريقك بتتبع الوقت، ووضع علامات على كل من الساعات غير القابلة للفوترة والساعات القابلة للفوترة. وبهذه الطريقة، سترى في لمحة سريعة الأنشطة التي تكلفك أكثر من غيرها.
بالحديث عن الساعات المدفوعة، فهي مهمة جدًا أيضًا عندما يتعلق الأمر بتقييم ربحية مشاريعك. قد يكون الأمر أن فريقك يعمل بجد في مشروع ما، ويتمكن من تسليمه في الوقت المحدد، ومع ذلك فإن وكالتك بالكاد تحقق أي ربح. إذا كانت هذه هي الحالة، يجب عليك بالتأكيد البحث عن فرص لتحسين أسعارك أو التفاوض على شروط العقد. على سبيل المثال، إذا كنت تتعامل مع تنفيذ التغييرات التي يطلبها العميل على أنها وقت غير قابل للفوترة ومع ذلك فهي تشكل الجزء الأكبر من الجداول الزمنية لفريقك، فربما يجب عليك فرض رسوم على ذلك في النهاية. يوفر لك تتبع الوقت أدوات لشرح هذه القرارات وتبريرها لعملائك.
أنت تريد أن يكون فريق وكالتك سعيداً ومنخرطاً في العمل. وهذا أمر بديهي. من خلال تتبع وقتهم، فأنت واثق من أن عبء العمل الخاص بهم تحت السيطرة. هل بدأ أحدهم مؤخراً بتسجيل بعض الوقت الإضافي? سترى ذلك في الجدول الزمني وستكون قادرًا على التفاعل أو تحسين الوضع الحالي إدارة العمل الإضافي. سيقدّر فريقك العمل في شركة يتم فيها ملاحظة جهودهم. ومن المحتمل أيضًا أن يروا أن تتبع الوقت له تأثير إيجابي على إنتاجيتهم الشخصية.
يتوفر في السوق العديد من أدوات إدارة المشاريع (المخصصة أيضًا للصناعة الإبداعية) أو - بشكل أكثر تحديدًا - تطبيقات تتبع الوقت. من منصة شاملة إلى أدوات مخصصة للمهام والمسؤوليات المحددة. لكل منها إمكانيات وحالات استخدام مختلفة قليلاً، وأحياناً مع جميع الميزات الضرورية في تطبيق واحد وبسعر معقول.
في إحدى مقالاتنا الأخيرة، قمنا بإدراج نصائح حول كيفية اختيار برنامج تتبع وقت الموظفين. باختصار، عليك أن تحدد ما تريد تحقيقه من خلال تطبيق التتبع وكيف سيستخدمه فريقك. بعد ذلك، اختر الأداة التي تناسب احتياجاتك.
في تيم ديك، يعد متتبع الوقت المناسب جزءًا من برنامج إدارة الموارد الكامل الذي يمكن أن يساعدك في جدولة الموارد أو إدارة الإجازات أيضًا. إذا كنت ترغب في إلقاء نظرة فاحصة على تطبيقنا, احصل على نسخة تجريبية مجانية لمدة 30 يوماً أو حدد موعداً لاستشارة مع أنيلاخبير نجاح العملاء
يُعد التخطيط الفعال للموارد هدفًا حاسمًا للشركات من جميع الأحجام، سواء كانت تعمل عبر الإنترنت أو في الصناعات التقليدية. ونظراً للتنوع الكبير في الأعمال التجارية التي تتطلب تخطيط الموارد، فمن الصعب تقديم توصية واحدة تناسب الجميع...
تواجه الفرق في جميع أنحاء العالم تحديات مماثلة عندما يتعلق الأمر بتخطيط الجدول الزمني لفريقهم. إن وضع خطة المشروع أمر صعب في حد ذاته، كما أن تحديثها والتفاعل مع التغييرات أمر أكثر صعوبة...
بصفتنا شركة برمجيات، اختبرنا العديد، وربما أفضل تطبيقات إدارة الوقت. في مجال تكنولوجيا المعلومات والبرمجيات - التي تضم في معظمها عملاء من الولايات المتحدة الأمريكية والمملكة المتحدة - اعتدنا على العمل مع...