تحظى عملية تأهيل الموظفين الجدد باهتمام كبير من الشركات. فالهدايا الترحيبية أو ألعاب البحث عن الموظفين الجدد أو الرسائل الشخصية من المديرين التنفيذيين على مستوى المديرين التنفيذيين كلها تجعل من عملية تأهيل الموظفين الجدد تجربة لا تنسى. يمكنك العثور على الكثير من الموارد القيّمة عبر الإنترنت لإنشاء سياسة تأهيل الموظفين الجدد في شركتك. تأكد من الاطلاع على هذا القالب من Trello أو دليل من Workable.
ومع ذلك، هناك عملية تأهيل أخرى مهمة للغاية بالنسبة لشركتك، ومع ذلك يبدو أنها أقل مناقشة بكثير. أنا أتحدث عن إضافة أشخاص جدد إلى فريق المشروع. سواء كنت تتعامل مع موظفين جدد أو موظفين حاليين، فإن الانضمام إلى مشروع جديد يتطلب اهتمامًا خاصًا.
مهمة تأهيل أعضاء الفريق الجدد هي عادةً مسؤولية مديري المشاريع. هناك الكثير على المحك، بدءًا من سعادة الموظفين. قد يشعر الأشخاص الذين لم يتم الترحيب بهم بشكل صحيح في المجموعة بأنهم مهملون، وفي نهاية المطاف، قد يتركون الشركة. كما يمكن أن يكون تسليم المشروع في خطر: من دون التأهيل المناسب، قد يكون أعضاء فريقك الجدد أقل كفاءة في العمل.
لحسن الحظ، هناك بعض الخطوات التي يمكنك اتخاذها لضم أشخاص جدد بسرعة إلى فريق المشروع. في هذه المقالة، سنناقشها واحدة تلو الأخرى.
قبل أن يدخلوا المكتب (أو غرفة الدردشة)، يجب أن تقوم ببعض الاستعدادات بالفعل.
العنصر الرئيسي هو أنك بحاجة إلى أن تكون على دراية بأن شخصًا ما على وشك الانضمام إلى فريقك (ومن هو هذا الشخص). من السهل نسبيًا القيام بذلك عندما تعمل في شركة ناشئة أو وكالة أصغر. يكمن التحدي في تتبع قرارات الجدولة عندما تعمل شركتك على مشاريع متعددة في نفس الوقت. A تقويم الموارد في متناول يديك عندما تريد البقاء على اطلاع على حجوزات فريقك:
يجعل تقويم موارد Teamdeck من السهل التحكم في من تم تعيينه لمشروعك. قم بتجميع التقويم الخاص بك حسب المشاريع لتصفح الحجوزات بسرعة.
بمجرد علمك بانضمام شخص ما إلى فريق مشروعك، تأكد من إبلاغ أعضاء الفريق الحاليين بذلك أيضًا. فأنت تريد تجنب هذه المحادثات المحرجة "أنت هنا لفعل ماذا؟ قد يكون من الجيد أيضًا أن تخبر عميلك بأن شخصًا إضافيًا سينضم إلى الفريق. ففي النهاية، هذا في مصلحة أعمالهم أيضاً.
عند الاستعداد لضم أشخاص جدد إلى فريق المشروع، يجب عليك أيضًا التفكير في محطات العمل الخاصة بهم. سواء كنت تعمل في المكتب أو عن بُعد، تأكد من أن كل شخص لديه جميع المعدات اللازمة والوصول إلى البرنامج. لن يجعلهم ذلك يشعرون بمزيد من الترحيب فحسب، بل يجب أن يسهّل أيضاً عملية التأهيل.
يجب أن يكون العضو الجديد في فريقك على دراية ببقية أعضاء الفريق والعميل وأي موظفين سيتفاعلون معه بانتظام. في الوقت نفسه، يجب أن يتعرف فريقك وأصحاب المصلحة الخارجيين على العضو الجديد في المجموعة ودوره في المشروع. من أجل كسر الجليد، يمكنك تنظيم غداء جماعي أو لعب لعبة. كونك فريقًا موزعًا ليس عذرًا هنا. هناك الكثير من أنشطة بناء الفريق للفرق البعيدة أيضاً.
مرحلة التقديم هي أيضاً المرحلة التي يمكنك فيها تقديم الثقافة التنظيمية لفريقك وسير عملك المعتاد. إذا كنت تعمل كمدير مشروع لتكنولوجيا المعلومات، فمن المحتمل أنك ستتبع إحدى المنهجيات الأكثر شيوعًا. على الرغم من أن موظفك قد يكون على دراية بـ أساسيات سكروم أو كانبان، تميل الفرق إلى إضافة ذوقها الفردي إلى العملية. لهذا السبب من المهم جدًا أن يتمكن العضو الجديد في الفريق من رؤية جميع الاجتماعات والطقوس أثناء العمل. ستكون مرافقة الأشخاص الآخرين والمشاركة في الاجتماعات منذ البداية فكرة جيدة.
شيء آخر هنا: تأكد من أن الموظفين الجدد يعرفون كيف تعمل الشركة.
بينما يتولى فريق الموارد البشرية عادةً شرح سياسات الشركة والجولات المكتبية في المكاتب، إلا أنه من مصلحتك أن تتأكد من أن الموظف المعين يعرف طريقه في مؤسستك. شاركهم بعض النصائح الداخلية وتأكد من أنهم يشعرون بالراحة في مكان عملهم ويفهمون ثقافتك وقيمك الأساسية بشكل أفضل.
عند تعريف أعضاء الفريق الجدد بالمشروع، فكّر في الأمور المعتادة التي تقوم بها عند بدء المشروع. يجب عليك جمع كل المتطلبات، وفهم نطاق المشروع والتفاصيل المتعلقة بميزانيته أو جدوله الزمني. يجب أن يكون العضو الجديد في فريقك على دراية بجميع هذه التفاصيل من أجل فهم المشروع بشكل كامل.
اقرأ المزيد عن تأهيل المشروع هنا.
إذا كنت تعمل مع شخص تم توظيفه للتو في شركتك، فعليك أن تكون واضحًا بشكل خاص بشأن توقعاتك. فالمشروع الأول في شركة جديدة مهم جدًا، حيث أنه يحدد مسار التعاون المستقبلي، ويساعدك أيضًا على فهم كيفية عمل شخص معين.
كلير لو، الرئيس التنفيذي لشركة تعرّف على فريقك يقول:
إحدى التوصيات هي تصميم ما سيبدو عليه الشهر الأول للموظف الجديد من حيث المشروع. ما الذي سيكون مسؤولاً عنه، وما هي النتيجة المثالية؟ أنت تريد أن يكون لديك شيء يساعد الشخص على التعرف على الشركة، ولكن أيضًا الشعور بالإنجاز في نفس الوقت.
في الواقع، قد يتحول المشروع الأول إلى مهمة عالية الضغط وقصيرة الأجل لعميل متطلب. من أجل الحد من التوتر وتجنب سوء الفهم، ضع أهدافًا واضحة وتحقق بانتظام مع موظفك الجديد. بهذه الطريقة، إذا ظهرت أي تحديات، يجب أن تكون قادرًا على حلها بشكل أسرع.
من الجوانب الأخرى لسير عمل فريقك التي يجب عليك تغطيتها أثناء التهيئة هي كل ما يتعلق بالأدوات التي تستخدمها. مرة أخرى، حتى لو كان موظفك الجديد على دراية ببرنامج معين، تأكد من فهمه لسير العمل الخاص بفريقك. تقدم العديد من التطبيقات التي تستخدمها فرق تكنولوجيا المعلومات لتقديم المشاريع موارد للمستخدمين الجدد. سلاك يوضح للأشخاص كيفية إكمال المهام الأكثر شيوعًا. أطلسيان يعلم الناس كيفية استخدام منتجاتهم في سياق دورة تدريبية مكثفة في مجال الرشيقة. في تيم ديكلقد نشرنا مؤخراً دليلاً لأعضاء الفريق الجدد، يمكنك الاطلاع عليه هنا. قم بتنظيم أكثر الموارد ذات الصلة فيما يتعلق بالبرامج التي يستخدمها فريقك وشاركها مع الأشخاص الجدد المنضمين إلى الفريق.
نأمل أن تساعدك هذه النصائح على الترحيب بالأشخاص الجدد في مشاريعك بسلاسة وإدارة فريقك بمزيد من الثقة. قد ترغب في تكييفها وفقًا لاحتياجات مؤسستك وإنشاء برنامج رسمي للتأهيل. حظاً موفقاً!
الأهمية الحاسمة لقياس سعادة فريق العمل يبحث الباحثون منذ فترة طويلة في العلاقة بين سعادة الموظفين وأدائهم في العمل. وتشير دراسات مختلفة إلى أن السعادة تجعل الناس بالفعل أكثر إنتاجية. العلاقة المباشرة بين الروح المعنوية...
عندما تفكر في كيفية تحسين فرص نجاح شركتك، ربما لا تكون مشاركة الموظفين هي أول ما يتبادر إلى ذهنك. في البداية، قد تفضل التركيز على جوانب مثل الأداء والتحفيز وتطوير المهارات. ففي النهاية...