مع تنامي شعبية سياسات الإجازات غير المحدودة وساعات العمل المرنة، يبدو أن أيام تتبع الموظفين في الحضور والانصراف قد ولّت قريباً، على الأقل في بعض القطاعات.
ومع ذلك، سأجادل بأن تتبع الغياب هو عملية أساسية للشركات التي ترغب في الحفاظ على شفافية جدول زمني للفريق وتوازن جيد عبء عمل الفريق. كل ما في الأمر أن التركيز يميل إلى أن يكون أقل على التحكم في الأفراد وأكثر على القدرة على تخطيط العمل بالطريقة المثلى.
ما الذي ستحصل عليه من هذه المقالة:
- 4 حلول لكيفية برنامج تخطيط الموارد المساعدة في تتبع الغياب
- كيفية الاختيار المناسب نظام إدارة إجازات الموظفين
- كيفية إدارة حضور الموظفين
- سبب اختيار برنامج Teamdeck - برنامج إدارة الموارد - كبرنامج رئيسي لتتبع الغياب
يحدد هذا النص الخطوات الرئيسية التي تحتاج إلى اتخاذها من أجل بناء عملية تتبع الغياب التي يسهل الحفاظ عليها. يتطلب منك هذا النهج الاستفادة من الأدوات الرقمية حتى يتمكن فريقك من التعاون معك. يعد جدول البيانات خياراً ممكناً ولكن خياراته أقل من الخيارات المخصصة برنامج إدارة الموارد:: غالبًا ما تكون تطبيقات إدارة الغياب مزودة بميزات إعداد التقارير أو سير عمل طلب الإجازة.
لنستعرض الخطوات الأساسية للتعريف بـ إدارة الإجازات في شركتك. ستكون كل نقطة مصحوبة بتعليمات سريعة حول كيفية الاستفادة من Teamdeck هنا.
وضع سياسة الإجازات
هذه هي الخطوة الضرورية في إنشاء أي عمليات لها علاقة بالإجازات. ربما تكون قد أنشأت بالفعل مجموعة من القواعد التي تعمل بشكل جيد لفريقك. في هذه الحالة، يمكنك الانتقال إلى النقطة التالية.
إذا كانت سياسة الإجازة الخاصة بك لم يتم إنشاؤها بعد أو كانت قيد التنفيذ، فتأكد من تغطية هذه الجوانب:
- أنواع غيابات الموظفين (إجازات مرضية، إجازات التفرغ، إجازات الأمومة، إلخ),
- التعويض حسب نوع الإجازة (ما هي أنواع الغياب التي يتم التعويض عنها؟),
- عدد أيام الإجازات المدفوعة الأجر لكل موظف (هل تتغير بمرور الوقت؟),
- الحد الأدنى من الإشعار المسبق عند طلب الإجازات.
عندما تنتهي من وضع القواعد، اسأل نفسك هذه الأسئلة:
- هل سياستك ذات صلة بالعاملين بدوام جزئي و/أو العاملين المستقلين؟
- هل هو تغيير ثقافي كبير للموظفين؟ هل يجب عليك إجراء استشارة جماعية؟
- هل تغطي بوليصة التأمين الخاصة بك الحالات الأقل شيوعاً؟ على سبيل المثال، ماذا يحدث عندما لا "يستخدم" شخص ما جميع أيام الإجازة المخصصة له خلال العام؟
يجب أن يتم إبلاغ سياسة الإجازات الخاصة بك بشكل واضح للموظفين الحاليين وأن تصبح جزءاً من عملية تأهيل الموظفين الجدد.
كيف يمكن لـ Teamdeck المساعدة في تتبع الغياب؟
بصفتك مسؤول المؤسسة، يمكنك الاختيار من بين مجموعة متنوعة من أنواع الغياب التي تم تحميلها أو إضافة أنواع الغياب الخاصة بك. أنواع الغياب قابلة للتخصيص: يمكنك تعديل أسمائها وتعيين رموز الألوان وتحديد ما إذا كانت مدفوعة الأجر أم لا. الآن عندما يحتاج موظفوك إلى طلب إجازة، عليهم فقط اختيار نوع من القائمة.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_column][/vc_column][/vc_colrow]
تبسيط سير عمل طلب الإجازات لزيادة تتبع الغياب
ارفع يدك إذا سبق لك أن كنت جزءًا من سلسلة رسائل بريد إلكتروني طويلة عندما تحاول فقط تأمين يوم عطلة. أنا متأكد من أن معظمكم قد فعل ذلك. إنها ليست فعالة ومحبطة للموظفين والمديرين على حد سواء.
لهذا السبب يجب تخطيط وتنفيذ سير عمل طلب الإجازة. من الناحية المثالية، تريد التخلص من الحاجة إلى الذهاب والإياب. يمكنك القيام بذلك باستخدام نماذج طلب الإجازة التي تتضمن جميع التفاصيل الضرورية لاتخاذ القرار. وينطبق الشيء نفسه على رد المدير: سواء تمت الموافقة على الطلب أو رفضه، يجب إخطار الموظف في أقرب وقت ممكن.
كيف يمكن لـ Teamdeck المساعدة في تتبع الغياب؟
تتم عملية طلب الإجازة والموافقة عليها داخل التطبيق, مما يوفر عليك فوضى الاتصالات المحتملة. يمكن للموظفين طلب إجازة بالنقر على تاريخ محدد وملء نموذج قصير.
يتلقى المديرون الطلب على الفور ويمكنهم الرد على الفور. بمجرد الموافقة على طلب إجازة جديدة، يتم تحديث تقويم الفريق وفقاً لذلك.
جعل حالات الغياب واضحة لأعضاء الفريق الرئيسيين
يمكن أيضًا أن تكون هذه النقطة بعنوان "جعل الغياب مرئيًا لجميع أعضاء الفريق" ولكن هذا يعتمد على سياسة الشفافية في مكان عملك. في حين أنه من المفهوم تمامًا أنه لا يحتاج جميع أعضاء الفريق إلى الوصول إلى تقويمات غياب الآخرين، إلا أنه لا يمكن قول الشيء نفسه بالنسبة لمديري المشاريع أو قادة الفرق أو مطوري الأعمال الجدد. يجب أن يكون أي شخص مكلف بالتخطيط للمشاريع (أو تأمين مشاريع جديدة - وبالتالي فريق المبيعات)، قادرًا على معرفة من هو متاح للعمل. وإلا فإن القدرة الحقيقية للفريق ستكون غير معروفة، مما قد يؤدي إلى أخطاء كبيرة في التخطيط.
إن وجود تقويم شفاف للفريق يعزز الكفاءة اليومية أيضًا: لا يحتاج الأشخاص إلى السؤال لمعرفة ما إذا كان أحد أعضاء فريقهم يعمل في ذلك اليوم أم لا.
كيف يمكن لـ Teamdeck المساعدة في تتبع الغياب؟
الميزة الأساسية في Teamdeck هي تقويم قوي للفريق، حيث يمكنك رؤية مدى توفر الجميع ومهامهم وجداولهم الزمنية. يمكن رصد الأشخاص الغائبين في إجازة بسرعة.
لا داعي للقلق أيضًا عند تعيين مهام عمل أطول لأعضاء فريقك. سيتم تخطي أيام العطلات تلقائياً (ما لم تحدد خلاف ذلك) وكذلك العطلات الرسمية.
تلخيص البيانات
إذا كنت لا تتبع سياسة الإجازة غير المحدودة، فأنت بحاجة إلى طريقة لجمع حالات الغياب التي تم تتبعها ومقارنتها مع بدل الإجازة المسموح به للجميع. يمكن أن يكون جدول بيانات بسيط، أو يمكنك تلخيص البيانات مباشرة في أداة إدارة الموارد التي تختارها. تأكد من التمييز بين أنواع الغياب المختلفة حيث لن يتم احتسابها كلها على الأرجح في البدل السنوي.
يمكن أن يساعدك جمع البيانات المتعلقة بالغياب في تخطيط عمل فريقك بشكل أفضل في المستقبل. حاول تحديد الأنماط المتكررة. ربما هناك فترات تكون فيها الإجازات المرضية أكثر شيوعاً بشكل ملحوظ. متى يميل الأشخاص إلى طلب أطول فترات إجازاتهم؟ هذه الأفكار مفيدة عند صياغة تقويم الإنتاج للأشهر المقبلة.
كيف يمكن لـ Teamdeck المساعدة في تتبع الغياب؟
يقوم Teamdeck بتتبع إجازات الجميع. توجه إلى قسم التقرير وحدد تقرير الإجازة قالب لإنشاء تقرير يجيب عن الأسئلة التالية لك:
- كم عدد أيام الإجازات التي أخذها موظفوك؟
- ما هي أنواع الغياب التي أخذها أشخاص معينون؟
- ما مقدار بدل الإجازة المتبقي لكل شخص؟ (يمكنك إدخال بدل مختلف لكل شخص إذا لزم الأمر).
هل أنت مستعد لتحسين سير عمل تتبع الغياب في فريقك؟
لا يوجد سبب وجيه حقاً للالتزام بإجراءات تستغرق وقتاً طويلاً والاعتماد على نماذج قديمة عندما يتعلق الأمر بتتبع الغياب. ستساعدك العملية القوية على إدارة الإجازات بطريقة فعالة ومنظمة. للحصول على صلاحيات إضافية، فكر في استخدام البرامج المصممة لتبسيط هذه العملية. حدد موعداً لمكالمة مع أنيلا لمناقشة أكثر عمليات تتبع غياب الموظفين كفاءة لفريقك. ولكن بالنسبة لأولئك الذين لا يزالون غير مقتنعين بالخيار الصحيح نظام إدارة الإجازات - دعونا نقرأ مقالنا.