عادةً ما يفكر مديرو المشاريع من من منظور أصحاب المهام المتعددة. فالاجتماعات طوال اليوم، والإشعارات المستمرة على التراخي وألف مهمة في الدقيقة هي خبزهم اليومي. ومع ذلك، فإن العديد من الوظائف لا تبدو هكذا. يحتاج موظفو التحليل والإبداع وتطوير المنتجات إلى وقت للتركيز للدخول في "التدفق" أو "المرحلة" عندما يكونون أكثر إنتاجية. كيف تدعم فريقك في التركيز؟
نحن نعيش في عصر تعدد المهام. فنحن نعمل ونستمع إلى الموسيقى، ونستقل الحافلة ونتصفح هواتفنا الذكية، ونطهو العشاء ونرد على رسائل البريد الإلكتروني. ونادراً ما نفعل شيئاً واحداً في وقت واحد، وأخيراً - نجد صعوبة متزايدة في التركيز والحفاظ على الانتباه لفترات طويلة.
وفقًا للمركز الوطني لمعلومات التكنولوجيا الحيوية, كان متوسط فترة انتباهنا في عام 2000 هو 12 ثانية. أما في عام 2015، فقد كان 8.25 ثانية فقط! نحن نجد صعوبة متزايدة في الحفاظ على تركيزنا لأننا اعتدنا على تزويد أنفسنا باستمرار بمحفزات جديدة. فالمشتتات في كل مكان تؤثر على إنتاجية وجودة العمل الذي نقوم به. وهذا يمثل تحديًا كبيرًا للمؤسسات حيث يعد الاستخدام الفعال للوقت أمرًا ضروريًا. ولسوء الحظ، يرغب الكثير منها في إنجاز أكبر قدر ممكن من الأعمال في أقل وقت ممكن، ولكنها في النهاية تقلل من قدرة موظفيها.
ترتكب الشركات العديد من الأخطاء التي تؤثر سلباً على فعالية الفريق.
أولاً، لا يوجد جدول زمني للعمل الجماعي ويتم تحديد إيقاع العمل من خلال المهام المخصصة.
ثانيًا، لا يراعي تخطيط العمل الفروق الفردية.
ثالثًا، يتم وضع جدول العمل من منظور مدير المشروع وليس من منظور المدير التنفيذي.
رابعًا، لا تقدر الشركات وقت موظفيها ولا تحدد أولويات المهام، على سبيل المثال كثرة الاجتماعات التي يشارك فيها الجميع حتى لو لم تكن هناك حاجة إليها.
خامسًا، لا تقوم الشركات بتحليل بيانات أدائها، على سبيل المثال، التقارير الزمنية أو الملاحظات الواردة من فريقها.
هل هذا يعني أنه لا يوجد أمل وأننا جميعًا محكوم علينا بعدم الكفاءة في الأداء؟ بالطبع لا! فهناك العديد من الطرق لتحسين الأداء، بدءًا من أداة إدارة الموظفين, نهج مرن، ووعي بعملية التركيز. سنناقش في هذه المقالة نصائح حول كيفية تحسين جودة عملك وراحته من خلال التخطيط الجيد.
كل شخص مختلف عن الآخر. نعم، نحن نعلم أن الأمر يبدو مبتذلاً، ولكن عند البحث عن نموذج العمل المثالي عليك أن تأخذ بعين الاعتبار التفضيلات الفردية لموظفيك. فالبعض يعمل بشكل أفضل في الصباح، والبعض الآخر في المساء. يشعر البعض بالملل بسرعة ويحبون الكثير من التنوع، بينما يفضل البعض الآخر التركيز على مهمة واحدة كبيرة قبل الانتقال إلى المهمة التالية. استخدم برنامج جدولة الموارد لتعيين المهام الصحيحة للأشخاص المناسبين. كما ستكون ميزة تعيين الأدوار مفيدة للغاية - بحيث يمكن للجميع أن يرى في لمحة سريعة من هو المسؤول عن ماذا.
أثناء إدارة عبء العمل، من المهم أن تضع أهدافاً طموحة وتمنح فريقك شعوراً بالإنجاز والنمو. ومع ذلك، من السهل أن تقع في فخ تحميل موظفيك فوق طاقتهم. إذا عملوا بكفاءة لمدة شهر واحد وحققوا معالم المشروعوفي الشهر التالي يحصلون على المزيد، وهكذا دواليك. هذه الاستراتيجية قصيرة الأجل للغاية - سيصاب الجميع في النهاية بالإرهاق والإحباط وقلة الإنتاجية وتثبيط الهمم لأنهم سيشعرون بأن العمل لا ينتهي أبدًا. لتجنب ذلك, التحكم في عبء عمل فريقك. يمكنك محاولة العمل على فترات، بحيث يكون أسبوعاً أكثر كثافة وآخر أقل قليلاً، أو يمكنك الحرص على الحفاظ على التوازن في عبء العمل اليومي. استخدم برنامج إدارة الموارد للتأكد من أن موظفيك ليسوا تحت ضغط كبير. دمج غرفة البيانات الافتراضية يمكن أيضًا تعزيز أمن وكفاءة إدارة المشروع.
وفقًا لدراسة أجرتها جامعة كاليفورنيا إيرفين, يستغرق الشخص 23 دقيقة و15 ثانية للعودة إلى حالة التركيز على مهمة ما بعد تشتيت انتباهه. قد لا يبدو هذا كثيرًا، ولكن إذا كان لدى الموظف كل يوم 3 اجتماعات و10 رسائل على Slack - يصبح ذلك خسارة كبيرة في الكفاءة. كيف تمنع ذلك؟ اقترح على موظفيك أن يحجزوا لأنفسهم وقتاً للتركيز. باستخدام التقويم، يمكنهم تحديد اجتماع لأنفسهم - على سبيل المثال، ساعتين خلال اليوم. يمكنك التأكد من أنه عندما يحصل فريقك على بعض الوقت الذي يمكنهم فيه التركيز فقط على المهمة - ستزداد الإنتاجية.
في العديد من المنظمات، هناك ميل إلى تصنيف كل مهمة على أنها عاجلة جدًا ومهمة جدًا. التفكير وراء ذلك هو أن تحديد أولويات كل مهمة سيجعل الموظف يأخذ كل مهمة على نفس القدر من الجدية. ونتيجة لذلك، يصاب الموظفون بالإرهاق نتيجة للضغط الزائد ولا يستطيعون التركيز على شيء واحد لأنهم يفكرون باستمرار في المهام الخمس التالية التي تنتظرهم في أسرع وقت ممكن. لذا عند التخطيط للعمل، استخدم خيار تحديد الأولويات - حدد المهام وفقًا للمواعيد النهائية ومدى إلحاحها حتى يتمكن موظفوك من وضع استراتيجيات العمل الخاصة بهم.
اجتماعات الشركة ضرورية ومهمة. ولكن ليس جميعها. هناك خطأ تنظيمي شائع يتمثل في عقد الاجتماعات في كل مرة يحتاج فيها شيء ما إلى "مناقشة". وهذا أمر معتاد بشكل خاص بالنسبة للأشخاص الذين ينسقون العمل، مثل مديري المشاريع - فمهمتهم هي التحقق من أن كل شيء يعمل كما ينبغي، والتواصل وجمع المعلومات، واتخاذ قرار بشأن الخطوات التالية. في حالتهم، غالبًا ما يكون الاجتماع هو الأداة الرئيسية للعمل. أما بالنسبة للأشخاص الذين يقومون بالعمل، فإن كل اجتماع هو استراحة من العمل وتشتيت للانتباه يتطلب وقتًا بعد ذلك للعودة إلى حالة التركيز السابقة.
عند إعداد جدول عملك اليومي أو الأسبوعي، حاول أن تقصر عدد الاجتماعات على الاجتماعات الضرورية. تحقق من مخطط التقويم عبر الإنترنت بانتظام للتأكد من أن موظفيك ليسوا مضطرين إلى أن يكونوا على اتصال كل ساعة وأن يكون لديهم الوقت الكافي للإبداع في هدوء. من الأفكار الرائعة خطة المهام - يجب أن تحتوي كل مهمة على وصف تفصيلي للمتطلبات والخطوات، بحيث يمكن للجميع التحقق من النتائج بسهولة دون إضاعة الوقت في اجتماع غير ضروري.
يحتاج الناس إلى فترات راحة. إحصائيًا، يجب أن تأخذ استراحة لمدة 15 دقيقة كل 1.5 ساعة لإنعاش عقلك وزيادة الإنتاجية. لسوء الحظ، غالبًا ما لا يكون هناك مجال للاستراحة في جدول العمل المكثف. ونتيجة لذلك، يعمل الناس أكثر ولكنهم في الحقيقة ينجزون أقل حيث تنخفض إنتاجيتهم. جرب نموذج تخطيط الاستراحة، وشجع موظفيك على كتابة استراحات قصيرة في تقويماتهم، أو الابتعاد عن الكمبيوتر لبعض الوقت، أو الخروج إلى الشرفة لاستنشاق بعض الهواء النقي مع فنجان من القهوة أو القيام ببعض التمارين البدنية البسيطة لتنشيط الدماغ. ستندهش من الآثار الإيجابية لذلك.
يبدو أن العديد من المشاريع الكبيرة تستمر إلى الأبد. إنه لأمر محبط للغاية عندما تعمل على نفس الشيء لأشهر ولا تزال النهاية بعيدة المنال. هذا يجعل من السهل الركود وفقدان الحافز والإنتاجية. حاول تنويع المهام التي يتلقاها فريقك. إذا كان شخص ما يعمل على نفس الشيء لمدة أسبوع - أشركهم في شيء جديد، حتى يتمكنوا من اكتساب منظور جديد والعودة بأفكار جديدة. وبالطبع، هنا أيضًا تكمن أهمية النهج الفردي والمحادثات مع موظفيك - فالبعض يفضل التنويع في العمل والتنقل بين المهام، والبعض الآخر يفضل التركيز على مشروع واحد من البداية إلى النهاية. المرونة هي المفتاح.
ترتبط هذه النقطة بالنقطة السابقة. إذا كنت تعمل على مشروع كبير تحتاج إلى إنجازه ولم تكن لديك الفرصة لتنويع عملك - قسّمه إلى خطوات. إكمال خطوة العمل هو نجاح. النجاح هو الدافع. إذا كنت تعمل على مشروع مدته ستة أشهر - قسّمه إلى المعالم الرئيسية للمشروع واحتفل مع فريقك بإنجاز كل مرحلة من المراحل.
عند تنفيذ استراتيجية لزيادة الإنتاجية، تحتاج إلى مراقبة جميع العمليات الجارية في الفريق. استخدم أداة يمكنك من خلالها الحصول على جميع المعلومات في مكان واحد.
مثال رائع على ذلك هو Teamdeck - إنه نظام يمكنك من خلاله إنشاء جدول عمل مدروس جيدًا، وجدولة الاجتماعات في التقويم، وتوزيع المهام، والتحقق من عبء العمل على الموظفين، ومراقبة وقت العمل باستخدام الجداول الزمنية، وتعيين الأدوار، وإضافة توصيفات المهام، وغير ذلك الكثير! إن العمل المخطط له جيدًا، حيث يتوفر للجميع مساحة للتركيز والاسترخاء ويعرفون بالضبط ما يجب القيام به، هو سر زيادة الإنتاجية.
كل مؤسسة تريد شيئًا واحدًا: الإنتاجية العالية والنتائج الجيدة. ولتحقيق هذا الهدف، فإن أهم عامل يجب أخذه بعين الاعتبار هو ظروف عمل فريقك التي تتناسب مع واجباتهم ومناصبهم. إن جدول العمل المخطط له بعناية سيرفع من أدائك إلى مستويات لم تكن تحلم بها من قبل!
يسمح لك تقويم الموارد (أو تقويم إدارة المشاريع، أو تقويم تخطيط المشاريع، أو برنامج تخطيط الموارد) بتخطيط وإدارة وتخصيص الموارد بشكل أكثر فعالية وكفاءة - خاصةً إذا كان لبرنامج Microsoft Excel دور رائد في...
ما هو الهدف النهائي لمديري المشاريع؟ إنجاز مشاريعهم بنجاح. يعترف مديرو المشاريع أنفسهم بأن هذا لا يحدث في كثير من الأحيان: فوفقًا لأحدث استطلاع لنبض المهنة، فإن أقل من 601 تيرابايت من المشاريع يتم إنجازها إما...
إدارة السعة هي استراتيجية تستخدمها الشركات لتحقيق أفضل استفادة من كفاءة الإنتاج فيما يتعلق بالطلب على خدمة أو منتج ما. والهدف النهائي لإدارة السعة هو: تحديد و...