سواءً كنت تعمل في شركة برمجيات أو وكالة إبداعية، ربما تعلم جيدًا أن المشاريع لا تنتهي عندما يدفع شخص ما الالتزام النهائي لقاعدة التعليمات البرمجية أو عندما يرد العميل بعبارة "يبدو جيدًا" على عملك. بالتأكيد، قد يكون الجزء الخاص بالتسليم من دورة حياة المشروع قد انتهى، ولكن الآن هو الوقت المناسب لإغلاق المشروع بشكل صحيح. في منشور المدونة هذا، سنوضح لك بعض أهم الخطوات التي يجب عليك تضمينها في عمليات إدارة مشروع شركتك في نهاية المشروع.

أولاً، دعنا نتناول سبب اهتمامك بعملية إغلاق المشروع.

لماذا من المهم وجود عملية إغلاق المشروع؟

تعتبر عملية إغلاق المشروع مفيدة لضمان أن جميع المشاركين في المشروع على نفس الصفحة وأن المشروع قد انتهى رسمياً. ماذا يحدث عندما لا تغلق المشروع بشكل صحيح؟ بالنسبة للمبتدئين، قد تستمر في تلقي طلبات التغيير من العميل الذي لا يدرك أن الوقت لم يعد مناسبًا لمثل هذه الطلبات. يعد إغلاق المشروع مفيدًا أيضًا من ناحية إدارة موارد المشروع المنظور. لن تُبقي موظفيك مشغولين دون داعٍ في مشروع مكتمل بالفعل - سيكونون متفرغين للعمل على مهام جديدة. وأخيراً، ستتاح لك الفرصة لإلقاء نظرة على المشروع وتقييم ما تم إنجازه بشكل صحيح وما يمكن تحسينه.

ماذا عن موظفيك؟ إن المشاركة في عملية الإغلاق بعد انتهاء المشروع، سواء كان المشروع ناجحاً أم لا، سيمنحهم شعوراً بالاختتام ويحسن من معنويات الفريق.

القائمة المرجعية لإغلاق المشروع - حكيف تبدأ في تصميم إجراءات إغلاق المشروع الخاص بفريقك؟

إذا كنت ترغب في بناء عملية موحدة لإغلاق المشروع، فقد ترغب في البدء بتحليل شامل للوضع الراهن. 

اجتمع مع فريق إدارة المشروع وناقش أنشطتهم في نهاية دورة حياة المشروع. يمكنكما معاً تحليل إيجابيات وسلبيات النهج المختلفة وبناء إجراء يناسب احتياجات شركتك.

ما الذي يجب أن تفكر في تضمينه في مرحلة إغلاق المشروع؟

بادئ ذي بدء، يجب عليك مراجعة قائمة المتطلبات والتأكد من أن فريق المشروع قد أعدّ جميع المخرجات. يمكن أن تبدأ عملية إغلاق المشروع عندما تكون مستعداً لتسليم المشروع.

تسليم النواتج رسميًا

تواصل مع العميل لنقل جميع المخرجات بشكل رسمي مع الوثائق اللازمة. قد يكون الأمر أنك قمت بتسليم عناصر المشروع المختلفة في وقت سابق من العملية. لا بأس بذلك. تحتاج فقط إلى التأكد من أن عميلك لديه حق الوصول إلى المجموعة الكاملة من التسليمات. تذكّر بشأن مشاركة عناوين URL وتسجيلات الدخول وكلمات المرور أيضًا.

الخطوة التالية هي الحصول على موافقة رسمية من العميل. من الناحية المثالية، يجب أن يكون لديك بيان مكتوب - رسالة بريد إلكتروني تفي بالغرض، بأن عمل فريق مشروعك قد اعتبره العميل مقبولاً. إذا فشلت في الحصول على توقيع، فقد تتعرض لمفاجأة غير سارة في وقت لاحق: إذا كانت هناك أي مشاكل، فمن الأفضل معالجتها الآن.

كما أنها فرصة ممتازة لتلقي الملاحظات من العميل. يمكنك جدولة مكالمة للحصول على اجتماع بأثر رجعي مع العميل. بعد هذه المحادثة، سيكون لديك على الأرجح بعض نقاط العمل للتحسينات المستقبلية وربما شهادة جيدة لوضعها على موقعك الإلكتروني.

التعامل مع الأعمال الورقية

هناك العديد من وثائق المشروع التي يحتاج مدير المشروع إلى التعامل معها طوال دورة حياة المشروع. وتعد مرحلة الإغلاق لحظة رائعة لتنظيمها جميعًا والتأكد من عدم وجود أي مستندات عالقة.

قد يشعر الأشخاص الذين يعملون في مشروع ما أنهم يعرفون كل صغيرة وكبيرة في المشروع. ربما يكون هذا هو الحال في الوقت الحالي، ولكن ماذا عن بعد بضعة أشهر عندما يريد العميل أن يسأل عن أحد التفاصيل الفنية؟ من الأفضل بكثير أن تكون جميع الوثائق المتعلقة بالمشروع منظمة بشكل صحيح.

بالإضافة إلى ذلك، يجب عليك أيضًا إغلاق عقود المشاريع رسميًا مع مختلف البائعين أو العاملين المستقلين. لا تنسى أن تدفع لهم!

مراجعة المشروع

كما ذكرنا سابقًا، يعد إغلاق المشروع لحظة مثالية للتفكير في أداء فريقك. انتقل إلى برنامج إدارة المشروع أو برنامج إدارة الموارد الخاص بك وقم بتحليل تقارير المشروع. إليك بعض الأفكار حول ما يمكنك إلقاء نظرة فاحصة عليه:

  • التقديرات مقابل الأرقام الفعلية: قارن ساعات العمل المقدرة لفريقك مع الوقت الفعلي الذي قضوه في المشروع. هل يمكنك ملاحظة أي أنماط؟ على سبيل المثال، هل كان هناك مرحلة معينة من المشروع تم تقديرها بأقل من اللازم؟ أو ربما يمكنك اكتشاف أن عمل بعض أعضاء الفريق قد تم التقليل من تقديره في البداية، وأنهم احتاجوا إلى مزيد من الوقت لإنهاء مهامهم. هذه الأفكار قيمة جدًا للتخطيط لمشاريع فريقك القادمة. 
ساعات العمل التي قضاها الموظفون

الاستخدام تيم ديك لإنشاء تقرير التقديرات مقابل الأرقام الفعلية.

  • استخدام الموارد:  هل تم استخدام جميع أعضاء فريقك بالتساوي؟ ربما كان بعضهم يعمل الكثير من الوقت الإضافي، في حين لم يكن لدى البعض الآخر الكثير للقيام به؟ كلتا الحالتين ليست جيدة لمعنويات الفريق. لحسن الحظ، بمجرد تحديد مجالات التحسين، ستتمكن من تخطيط الفرق بشكل أفضل لمشاريعك القادمة.
تقرير استخدام الفريق

يمكن أن يساعدك Teamdeck أيضًا على حساب استخدام الموارد.

قد يساعدك حساب الساعات القابلة للفوترة وكذلك الوقت غير القابل للفوترة في العثور على مزيد من الأفكار التحسينية عندما يتعلق الأمر بزيادة إنتاجية فريقك.

عندما تقوم بمراجعة المشروع، يجب عليك أيضًا تنظيم اجتماع لفريق المشروع لمناقشة الدروس المستفادة والأفكار للمستقبل.

الاعتراف بجهود فريق المشروع الخاص بك

إذا كانت شركتك تعمل على مشاريع متعددة في وقت واحد، كما هو الحال بالنسبة للعديد من الوكالات أو دور البرمجيات، فقد لا يكون من الواضح للجميع أن مشروعًا معينًا قد اكتمل للتو. سيكون من الجيد لمدير المشروع أن يرسل رسالة على مستوى الشركة يعلن فيها عن اكتمال المشروع ويعترف بالعمل الشاق الذي قام به فريق العمل. يجب أن يحاولوا تسليط الضوء على إنجازات كل عضو من أعضاء الفريق والتأكد من أنها شملت الجميع. مثل هذه اللفتة ستجعل الموظف بالتأكيد يشعر بالتقدير والاهتمام.

على الرغم من أن الجائحة قد تمنعك من تنظيم مناسبة احتفالية لفريق المشروع، إلا أنه لا يزال عليك محاولة الاستمتاع معهم. حتى الاحتفال الافتراضي قد يكون مناسبة ممتعة لتعزيز الصداقة الحميمة.

توثيق الدروس المستفادة ومشاركتها

لقد قمت الآن بمناقشة المشروع بإسهاب مع فريق المشروع، وحصلت على تعليقات من العميل، واطلعت على البيانات. من المحتمل جدًا أن تكون لديك رؤى قيمة وقابلة للتنفيذ يمكن أن تفيد مشاريع شركتك المستقبلية. من المهم أن تقوم بتوثيقها ومشاركتها مع الأشخاص الآخرين المسؤولين عن إدارة مشروع شركتك.

بالإضافة إلى ذلك، إنها لحظة رائعة لخلق بعض الضجة التسويقية حول المشروع: ضعه في محفظة فريقك على الإنترنت، وانشر دراسة حالة. من المفيد التخطيط لمثل هذه الخطوات، وإلا فقد لا يتم إنجازها أبداً وسط مشاريع ومهام أخرى.

إزالة حجوزات فريقك

حتى إذا كنت واثقًا من أن زملائك في الفريق يعلمون أن المشروع جاهز، فلا يزال يتعين عليك إعفاؤهم رسميًا من هذه المهمة. عند النظر إلى موارد شركتك أو مخطط التقويم عبر الإنترنت، يجب عدم حجز هؤلاء الموظفين للمشروع المكتمل.

تحقق من توفر فريقك'مع Teamdeck - التوظيف لفرق العمل عن بُعد

تأكد من أن فريقك تقويم الموارد محدَّثة. وبهذه الطريقة، يمكن لمديري المشاريع الآخرين حجزها للمشاريع الجديدة. 

هل أنت مستعد لبناء عملية إغلاق المشروع؟

عند القراءة عن الخطوات المختلفة في عملية الإغلاق، من المحتمل أنك لاحظت أن هذه المرحلة ستستغرق بعض الوقت. وهذا سبب آخر لوضع هذه الإجراءات في مكانها الصحيح قبل بدء المشروع. عندما تعرف عدد الساعات التي تستغرقها في المتوسط لإغلاق مشروع ما، يمكنك أخذها في الحسبان عند تقدير تكاليف المشروع.

نأمل أن يساعدك منشور المدونة هذا في التخطيط لخطوات فعالة لإغلاق المشروع تتناسب مع احتياجات شركتك. ستفيد بالتأكيد مشاريع فريقك المستقبلية.

هل تبحث عن برنامج يساعد في عملية إغلاق المشروع؟

برنامج تخطيط الموارد الذي اختاره مديرو المشاريع من شركة هيل-كنولتون أو ستورميند جيمز.

منشورات ذات صلة

إدارة المشاريع

8 استراتيجيات لإدارة وقت المشروع من أجل عمل أكثر إنتاجية

1 فقط من كل 5 أشخاص (18%) لديهم طريقة مفيدة لإدارة الوقت. تساعدك استراتيجيات إدارة الوقت وأدوات إدارة وقت المشروع على التعامل مع العمل الذي تم تكليفك به في الوقت المتاح لك. من خلال العمل كمدير مشروع،...