عندما تكون مسؤولاً عن مشروع ما، فإنك عادةً ما تعرف جيدًا ما يحتاج فريقك إلى القيام به لتلبية متطلبات المشروع. ولكن ماذا لو جاءك عميلك بميزة جديدة، مهما كانت صغيرة، يجب أن تبدأ العمل عليها ضمن نطاق المشروع الحالي؟
ما الذي ستتعلمه بفضل هذه المقالة:
معنى زحف النطاق في إدارة المشاريع
أسباب زحف النطاق وكيفية منعه في إدارة المشاريع
بصفتك مدير مشروع، من المحتمل أن تكون على دراية بهذا السيناريو، حيث غالبًا ما تتغير المشاريع بسبب ملاحظات المستخدمين أو ظروف السوق الديناميكية. وهذا أمر طبيعي، وقد يؤدي إلى نتائج إيجابية للغاية (منتج نهائي أفضل جودة، على سبيل المثال). ومع ذلك، فإن المشكلة هي أن هذه التعديلات غير المتوقعة قد تؤدي إلى زحف النطاق إلى درجة أنك لا تتحكم كثيرًا في تقدم المشروع.
دعنا نلقي نظرة فاحصة على زحف نطاق المشروع ونناقش كيف يمكنك التعامل معه في حياتك المهنية في إدارة المشروع.
ما هو زحف النطاق في إدارة المشاريع؟
نطاق المشروع
بادئ ذي بدء، ما هو نطاق المشروع؟ يُفهم النطاق في إدارة المشروع على أنه جميع المهام والعمليات والأنشطة والمتطلبات والمخرجات للمشروع. ببساطة، هو كل العمل المطلوب لإكمال المشروع.
نطاق المشروع هو جزء من تخطيط المشروع. ونتيجة هذه المرحلة من دورة حياة إدارة المشروع هي بيان نطاق المشروع. وهو عبارة عن توثيق لنطاق المشروع (يُطلق عليه أيضًا "بيان النطاق" أو "الشروط المرجعية") الذي يحتوي على قائمة مرجعية محددة من
أهداف المشروع ومبرراتها,
المنجزات,
المهام,
مسؤوليات أعضاء الفريق
التكاليف,
إجراءات التحقق,
والمواعيد النهائية.
بمجرد بيان نطاق المشروع، يحين الوقت لمرحلة تسمى خطة إدارة نطاق المشروع. وهي تحدد العمليات الكاملة التي ينطوي عليها تنفيذ المشروع وتعمل كمبدأ توجيهي للحفاظ على المشروع ضمن التوقعات والحدود المحددة.
زحف النطاق في إدارة المشاريع = تجاوز الافتراضات
أسهل طريقة لوصف زحف النطاق هي القول بأنه إضافة ميزات ومتطلبات تتجاوز نطاق المشروع المتفق عليه. وكلا الجزأين من هذا التعريف مهمان لأن تغيير نطاق المشروع أو توسيعه ليس بالضرورة هو نفسه زحف النطاق.
على العكس، التغيير أمر طبيعي تمامًا في إدارة المشاريع. يتسلل النطاق عندما لا يتم الاتفاق على التغييرات، وتكون الزيادة في متطلبات المشروع غير منضبطة.
ينص التعريف الذي يقدمه دليل PMBOK® Guide (الإصدار الخامس) على أن زحف النطاق هو التوسع غير المنضبط في نطاق المنتج أو المشروع دون إجراء تعديلات على الوقت والتكلفة والموارد. يؤكد هذا الوصف على عامل حاسم يجب أن يساعدك على تخيل العواقب المحتملة لزحف النطاق. أتحدث عن كيفية حدوث ذلك لم يتم تعديل الميزات الجديدة في نطاق المشروع وفقًا للجدول الزمني أو الموارد أو الميزانيات. وهذا يعني بشكل أساسي أن أيًا من هذه المتغيرات (أو جميعها) قد تسوء بشكل كبير وتغرق مشروعك.
والآن بعد أن عرّفنا زحف النطاق، دعنا نناقش أسبابه الرئيسية.
ما الذي يسبب زحف النطاق في إدارة المشاريع؟
من المحتمل أن يحدث زحف النطاق بسبب مجموعة من العوامل التالية:
ضعف نطاق المشروع. عادة ما يكون هذا هو العامل الرئيسي الذي يساهم في زحف النطاق. عندما يكون نطاق مشروعك غامضًا أو غير موجود، كيف يمكنك التحكم فيه؟ ومع ذلك، فإن وجود بيان نطاق واضح ليس الحل النهائي لهذا التحدي. تحتاج إلى التحقق من صحة النطاق والتوقيع عليه مع جميع أصحاب المصلحة في المشروع.
قد تحدث مشكلة أخرى عندما لا تستشير الأشخاص المناسبين في فريقك بشأن المتطلبات. على سبيل المثال، قد يتبين أن بعض المتطلبات غير قابلة للتطبيق من الناحية الفنية حتى عندما يكون نطاق عملك واضحًا، وقد وافق العميل على ذلك. لهذا السبب من الضروري أن تقوم بـ
جمع متطلبات المشروع من جميع أصحاب المصلحة,
تحليل المتطلبات (وعواقبها),
مناقشة المتطلبات مع فريقك,
إنشاء بيان نطاق واضح وهيكل تفصيلي للعمل (WBS),
الحصول على موافقة جميع أصحاب المصلحة على النطاق الخاص بك
هل تريد معرفة المزيد عن هذه العملية؟ اطلع علىدليل إدارة نطاق المشروع. سيساعدك ذلك في إدارة النطاق بنجاح.
من المحتمل أيضًا أن يحدث زحف النطاق عندما لا يكون لديك إجراءات ثابتة بشأن التعامل مع طلبات التغيير. أو ربما تكون قد وضعت بعض قواعد التحكم في التغيير، لكن أصحاب المصلحة ليسوا على علم بها. في القسم التالي من هذه المدونة، سنتحدث أكثر قليلاً عن إدارة التغييرات حتى لا تعرقل مشروعك.
أحد الأسباب الأقل توقعًا لزحف النطاق هو عندما يتأثر أعضاء فريقك مباشرةً بالعميل لإضافة ميزة جديدة أو توسيع ميزة موجودة. قد يكون من الصعب على مديري المشاريع ملاحظة مثل هذا الضغط الخارجي، خاصةً إذا لم يتواصل أعضاء الفريق بشفافية.
هناك خطر آخر محتمل آخر وهو عندما يظهر أصحاب المصلحة مشاركة متفاوتة في المشروع. تخيل موقفًا لا يولي فيه العميل اهتمامًا كبيرًا بنطاق المشروع خلال مرحلة جمع المتطلبات. ربما يكونون مشغولين بأشياء أخرى أو ببساطة غير منخرطين حقًا في المشروع. ولكن بمجرد رؤيتهم للنتائج الأولى لعملك، يصبحون فجأة أكثر انخراطًا ويبدأون في ابتكار ميزات جديدة أو إعادة تحديد أهداف المشروع. يمكنك أن تتخيل كيف يمكن أن يؤدي هذا بسهولة إلى زحف النطاق.
وأخيراً، يجب أن نذكر المؤثرات الخارجية، والتي غالباً ما تكون خارجة عن سيطرتك. من الصعب الاستعداد لسيناريوهات غير متوقعة، ولكن، كمدير مشروع، يجب أن يكون لديك بعض خطط الطوارئ المعدة. فهي ستساعدك على إدارة التغييرات حتى لو فاجأتك.
كما ترى، هناك العديد من الأسباب المحتملة لزحف النطاق - قائمتنا ليست شاملة بالتأكيد. ما يجب أن تضعه في اعتبارك هو أن زحف النطاق سيحدث أيضًا بسبب مجموعة من العوامل المختلفة. لهذا السبب من المفيد أن تعرف كيف يمكنك تجنب زحف النطاق على الإطلاق.
كيف يمكنك منع زحف النطاق في إدارة المشاريع؟
في البداية، دعنا نقول فقط أن تغييرات النطاق ليست شيئًا يجب عليك تجنبه بأي ثمن. إذا كنت تعمل في بيئة رشيقة، فأنت على الأرجح تتوقع حدوث التغييرات. ما تريد تخفيفه هو نتيجة النمو غير المنضبط لنطاق عملك. دعنا نستعرض بعض الاستراتيجيات لمنع زحف النطاق:
قم بإعداد بيان واضح للعمل (SoW)، يحدد كلاً من الأشياء الموجودة في النطاق (بشكل أساسي، بيان النطاق) وخارج النطاق (على سبيل المثال، المتطلبات التي ناقشتها أنت والعميل ولكن تم حذفها في النهاية من النطاق). تأكد من مراجعة جميع أصحاب المصلحة في المشروع للنطاق والتوقيع عليه.
إدخال عملية التحكم في التغيير. إنه عنصر حاسم في إدارة المشروع يساعدك على النظر في كل تغيير يحدث أثناء المشروع بعناية: التحقيق في الأسباب وكذلك الآثار على الجدول الزمني أو الميزانية أو الموارد. تأكد من أن جميع أصحاب المصلحة على دراية بعملية التحكم في التغيير وقبولهم لها.
وضع مبادئ توجيهية للتواصل لجميع أصحاب المصلحة. دعهم يعرفون القنوات التي يجب أن يستخدموها، ومتى يكون الوقت مناسبًا لمناقشة المتطلبات الجديدة، وبمن يجب أن يتصلوا داخل الفريق، وما إلى ذلك. قد يساعدك ذلك على تجنب الضغط الخارجي على الفريق.
لا تفرط في الوعود/المبالغة في التسليم. منذ بداية المشروع، تأكد من أن جميع التغييرات موثقة بشكل صحيح، وتم تحليل تأثيرها على النطاق. تقديم "أشياء إضافية" فقط لإرضاء العميل قد يؤثر سلبًا في نهاية المطاف على المشروع (وعلى مستوى سعادة عميلك). تذكّر أن تتحدث عن "الطلاء الذهبي" مع فريقك: يجب ألا يضيفوا أشياء خارجة عن النطاق إلى مهامهم من تلقاء أنفسهم. بروحشفافية المشروع، يجب عليك أولاً مناقشة أي مشاكل قد تظهر.
التحلي ببعض المرونة ضمن الميزانية/الجداول الزمنية. التغيير في إدارة المشروع أمر لا مفر منه. يجب أن يكون لديك مخزون احتياطي للبقاء مرتاحًا وعدم اتخاذ قرارات تستند فقط إلى الخوف من تجاوز الميزانية.
معرفة المتطلبات الأكثر أهمية.تحديد أولويات مهام المشروع سيساعدك بشكل كبير. عندما تعرف المهام التي من المحتمل أن تكون مستهلكة داخل النطاق، يمكنك التعامل مع زحف النطاق بشكل أفضل.
أبلغ حالة أي عنصر من عناصر المشروع التي تعرضها على العميل. قد تؤدي التعليقات غير المرغوب فيها من أصحاب المصلحة بسهولة إلى زحف النطاق. كن واضحًا عندما تكون الملاحظات أو الأفكار الجديدة مفيدة، وعندما تعرض أجزاء من المشروع لغرض مختلف.
تتبّع تحليلات المشروع. مشروعك أوبرنامج إدارة الموارد من المحتمل أن يكون لديك مجموعة من ميزات إعداد التقارير - استفد منها لصالحك! نوصي بشكل خاص بتتبع التقديرات والتقديرات الفعلية: عندما تقارن الساعات المخططة مقابل العمل الفعلي الذي سجله أعضاء فريقك، فمن المحتمل أن تكتشف العلامات التي تشير إلى زحف النطاق بشكل أسرع. (اقرأ المزيد عن تقارير حالة المشروع).
قد يشعر بعض مديري المشاريع أن "وضع نطاق واضح للمشروع" غالباً ما يكون القول أسهل من الفعل - وهم محقون في ذلك. فبالنسبة للعديد من المشاريع، وخاصةً المساعي المبتكرة، قد لا تكون متأكداً 100% من شكل المنتج النهائي. هذا هو الحال بالنسبة للعديد من مشاريع تطوير البرمجيات، حيث غالبًا ما يتم إدخال التغييرات بناءً على ملاحظات المستخدمين والاختبارات. تواجه فرق المشروع تحديًا آخر عندما تقرر استخدام أحدث التقنيات أو الحلول التجريبية.
ومع ذلك، هذا لا يعني أن زحف النطاق لا بد أن يحدث في هذه السيناريوهات. لا يزال بإمكانك زيادة فرصك في بناء نطاق معقول من خلال البدء بما يسمى مرحلة اكتشاف المشروع. إنها فترة يمكنك خلالها اختبار الفرضيات أو تحدي الافتراضات أو بناء نماذج أولية. كل ذلك من أجل التحقق من صحة أفكارك والتحقق مما إذا كانت الحلول المقترحة قابلة للتطبيق.
لقد زاد نطاق مشروعي بشكل لا يمكن السيطرة عليه. ماذا يجب أن أفعل؟
لقد ناقشنا للتو العديد من أفضل الممارسات لتجنب زحف النطاق، ولكن ماذا لو كنت تعاني منه بالفعل؟ ربما بدأ الأمر من طلبات التغيير التي تبدو طفيفة، أو ربما كان أصحاب المصلحة يتوقعون ميزات إضافية منذ بدء المشروع. إن إدارة زحف النطاق أمر ممكن، وإليك بعض الخيارات المتاحة لك.
بادئ ذي بدء، قد يبدو زحف النطاق مثبطًا للهمم، ولكن هذا ليس الوقت المناسب للإحباط والهزيمة. فالمشاريع التي تعاني من زحف النطاق قد لا تزال تسير على ما يرام.
تأكد من إلقاء نظرة فاحصة على جميع طلبات التغيير وتحليل عواقبها بعناية. قم بتقييم كيفية تأثير التغييرات على الميزانية والجدول الزمني لمشروعك. حتى إذا كان فريقك قد نفذ بالفعل تغييرًا معينًا، فلا يزال من المفيد التحقق من تأثيره المحتمل على بقية المشروع.
إنه أيضًا وقت رائع للاهتمام بـ التنبؤ بالموارد. ربما أثرت طلبات التغيير على هذا الجانب من المشروع أيضًا. هل لديك عدد كافٍ من أعضاء الفريق المتاحين لإنجاز هذا المشروع؟ هل ستحتاج إلى توظيف/الاستعانة بمصادر خارجية لبعض الأشخاص؟ خذ توافر الموظفين وعبء عمل الفريق في الاعتبار (اقرأ عن إدارة عبء العمل). أنت لا تريد أن تفرط في استخدام أعضاء فريقك وربما حتى تحرقهم بسبب زحف النطاق.
هناك استراتيجية أخرى للتعامل مع زحف النطاق وهي إلغاء تحديد نطاق بعض المتطلبات الأولية. إذا تم ترتيب أولويات مشروعك المتراكمة، يجب أن تكون قادرًا على تحديد العناصر التي يمكن استبدالها بالعناصر المضافة حديثًا. ونتيجة لذلك، قد تكسب بعض الوقت الإضافي والتكاليف الإضافية لتسليم المشروع.
مع استمرار تدفق طلبات التغيير، قد يكون فريقك مرتبكًا بعض الشيء بشأن توقعات المشروع. وهذا بدوره قد يؤدي إلى إضاعة المزيد من الوقت في مهام معينة. يجب عليك التحقق مرة أخرى من أن كل واحد من أعضاء الفريق يفهم متطلبات المشروع الجديدة.
لا تنس أن تنظر إلى الصورة الكبيرة لمشروعك. فزحف النطاق يؤثر عليه أيضاً. ربما يكون من المنطقي الآن بالنسبة لك ولأصحاب المصلحة في المشروع مناقشة إنشاء مشروع (مشاريع) فرعية أو إطلاق مشروع MVP؟ أحد الجوانب السلبية لزحف النطاق هو أن تفقد الفرق الزخم، وتستغرق المشاريع وقتاً أطول من المتوقع. قد يساعدك تقديم جزء من نطاق مشروعك كإصدار منفصل على استعادة هذا الزخم ويجعل فريقك يشعر بمزيد من الإنجاز. هناك أيضًا فوائد تجارية لهذا النهج: قد يساعد إطلاق منتج MVP (الحد الأدنى من المنتج القابل للتطبيق) في وقت مبكر عميلك على اختبار المنتج وتحقيق نجاح مبكر بين العملاء.
أخيرًا، حتى لو كنت تعاني من زحف النطاق، يجب عليك مراقبة صحة مشروعك بانتظام.تقارير المشروع سيساعدك علىتقييم أداء الفريق وحساب تأثيرات النطاق المتزايد.
اقرأ المزيد من موارد إدارة المشاريع
زحف النطاق ليس ظاهرة نادرة. كمدير مشروع، من شبه المؤكد أنك ستواجهها في مرحلة ما من حياتك المهنية. نصف المستجيبين الذين شملهم استطلاع معهد إدارة المشاريع في عام 2018استبيان نبض المهنة شهدت زحفاً في النطاق خلال ال 12 شهراً الماضية. في عام 2020,الإصدار الأحدث من هذا التقرير أظهرت أن الشركات الأكثر نضجاً في قدراتها أقل تأثراً بزحف النطاق من الشركات ذات النضج المنخفض (30% إلى 47%).
هذه الرؤى ليست مفاجئة، لأن زحف النطاق، على الرغم من أنه قد يكون مدمرًا، إلا أنه يمكن التحكم فيه، خاصة من قبل مديري المشاريع والمديرين التنفيذيين المتمرسين. نأمل أن يكون منشور المدونة هذا قد ساعدك في اكتشاف طرق لإدارة زحف النطاق لصالح فريقك.
هل تريد معرفة المزيد عن إدارة المشاريع؟ لماذا لا تتحقق من الموارد الأخرى لمديري المشاريع التي نشرناها:
كيفية تجنب تضارب في جدولة المشروع؟ - تعارض الجدولة يمكن أن يعرقل مشاريعك. تعلم كيفية التخطيط لمشاريع متعددة دون الوقوع في تعارضات في الجدولة.
الإدارة التفصيلية في إدارة المشاريع - ستساعدك هذه التدوينة على تقييم ما إذا كنت مديرًا إداريًا دقيقًا أم لا. ستتعلم أيضًا ما إذا كانت الإدارة التفصيلية سيئة دائمًا (المفسد: ليس بالضرورة).
دليل تخطيط سعة الموارد – بمجرد تحديد نطاق مشروعك، يجب أن تفكر في قدرة فريقك ومواءمة احتياجات المشروع مع مدى توافر الأشخاص.
الإدارة الفعالة للاجتماعات - تريد إدارة المشاريع بكفاءة أكبر؟ لا تنسى الاجتماعات: فقد تكلفك الكثير من الوقت والمال. ستجد في هذه المدونة عدة نصائح حول كيفية إدارة الاجتماعات الفعالة.
الزحف الوظيفي في إدارة المشاريع - أنت تعرف بالفعل عن زحف النطاق، ولكن هل سمعت عن زحف العمل؟ يحدث ذلك عندما يقوم شخص ما بمهام خارج نطاق دوره. الزحف الوظيفي هو مصدر قلق حقيقي لمديري المشاريع - تحقق من السبب.
التواصل الفعال لفرق العمل عن بُعد - سواء كنت تعمل عن بُعد باختيارك أو كنت مضطرًا لذلك بسبب الظروف الحالية: سيساعدك منشور المدونة هذا على وضع إرشادات التواصل لفريق مشروعك.
يسمح لك تقويم الموارد (أو تقويم إدارة المشاريع، أو تقويم تخطيط المشاريع، أو برنامج تخطيط الموارد) بتخطيط وإدارة وتخصيص الموارد بشكل أكثر فعالية وكفاءة - خاصةً إذا كان لبرنامج Microsoft Excel دور رائد في...
ما هو الهدف النهائي لمديري المشاريع؟ إنجاز مشاريعهم بنجاح. يعترف مديرو المشاريع أنفسهم بأن هذا لا يحدث في كثير من الأحيان: فوفقًا لأحدث استطلاع لنبض المهنة، فإن أقل من 601 تيرابايت من المشاريع يتم إنجازها إما...
إدارة السعة هي استراتيجية تستخدمها الشركات لتحقيق أفضل استفادة من كفاءة الإنتاج فيما يتعلق بالطلب على خدمة أو منتج ما. والهدف النهائي لإدارة السعة هو: تحديد و...