قد يكون بدء وظيفة جديدة في إدارة المشاريع مرهقًا: سواء كنت مدير مشروع متمرسًا أو شخصًا بدأ للتو مسيرته المهنية كمدير مشروع، فمن المحتمل أن تواجه بعض التحديات الجديدة. والخبر السار هو أنك حصلت على الوظيفة، لذا فإن صاحب العمل الجديد واثق من مهاراتك في إدارة المشاريع. لقد حان الوقت لتستعد وتبدأ عملك الجديد بشكل صحيح. لقد أعددنا لك عدة نصائح للاستعداد للتألق في وظيفتك الجديدة.

كيف تستعد لوظيفة جديدة في إدارة المشاريع؟

هناك أشياء يمكنك القيام بها قبل يومك الأول في العمل. أولاً، تعامل مع الأعمال الورقية اللازمة. هل هناك أي مستندات تحتاج إلى تسليمها إلى فريق الموارد البشرية في شركتك الجديدة؟ قد ترغب أيضاً في إعادة التحقق من مزايا الموظفين الخاصة بك. في بعض الأحيان تأتي مع باقات اختيارية، لذا من الأفضل أن تفكر فيها مسبقاً.

تذكّر بشأن الخدمات اللوجستية: من أفضل الأشياء التي يمكنك القيام بها لتجنب التوتر غير الضروري هو التخطيط واختبار تنقلاتك. تأكد من أن لديك فكرة واضحة عن قواعد اللباس في مكتبك الجديد، وترتيبات وقوف السيارات، والوصول إلى المبنى، وما إلى ذلك. توقف لحظة لتحليل معداتك. إذا كنت تعمل في مكتب، فمن المحتمل أن يكون لديك محطة عمل في انتظارك. أما إذا كنت تعمل عن بُعد، فقد تكون مسؤولاً عن استكمال الأجهزة اللازمة. إذا طرأت عليك في أي وقت خلال فترة ما قبل العمل تلك أسئلة. لا تتردد في التواصل مع صاحب العمل الجديد.

قد يكون البحث عن شركتك الجديدة خطوة قيّمة. من المؤكد أنك قد قمت على الأرجح ببعض البحث تحضيراً للمقابلة، لذلك لديك فكرة جيدة عما يفعلونه وكيف يتم تنظيمهم. الآن هو الوقت المناسب للتعرف بشكل أفضل على ثقافة الشركة. تحقق من قنوات التواصل الاجتماعي الخاصة بالشركة أو تصفح دليل الموظفين إذا كنت قد تلقيته بالفعل. لا تبالغ في التفكير في الأمر! من المفترض أن تجعلك هذه المهمة تشعر بمزيد من الثقة بشأن التغيير الوظيفي القادم، لا أن تجعلك تبحث عن أي "إشارات حمراء".

وأخيراً، احرص على استغلال الوقت بين الوظائف في الاستمتاع بالحياة قليلاً والاسترخاء. لقد استحققت هذه الإجازة: استفد منها إلى أقصى حد! يجب أن تكون أولويتك هي الوصول إلى مكان عملك الجديد بطاقة إيجابية كبيرة، وعدم فقدان النوم، ومحاولة الاستعداد للوظيفة.

النجاح في وظيفتك الجديدة: الأيام الأولى

يعد تأهيل الموظفين الجدد عملية مهمة في جميع المؤسسات. ربما يكون لدى صاحب العمل الجديد إجراء ثابت أو حتى مسار خاص لمديري المشاريع الجدد الذين ينضمون إلى الفريق. تفاصيل تأهيل المشروع ستختلف العملية من شركة إلى أخرى. ومع ذلك، هناك خطوة واحدة مؤكدة: ستتعلم الكثير من المعلومات الجديدة. ولكي لا تشعر بالارتباك، حاول تغطية هذه الجوانب الأربعة عند تنظيم معلوماتك الجديدة وطرح أسئلة المتابعة:

  • العملية
  • الأدوات
  • المشروع (المشاريع)
  • العميل (العملاء)

لنستعرضها واحداً تلو الآخر.

العملية. إذا كان من المفترض أن تدير مشاريع لمؤسسة ما، فعليك أن تكون على دراية بأي إجراءات راسخة متعلقة بالمشروع. من المحتمل أن تكون قد ناقشت بالفعل الأساسيات أثناء عملية التوظيف، وتعرف على سبيل المثال منهجية إدارة المشاريع التي تتبناها شركتك الجديدة. اسأل عن النماذج، وعادات إعداد التقارير، والاجتماعات (بما في ذلك اجتماعات سكروم)، وإجراءات التواصل، ودورة حياة المشروع، وما إلى ذلك. هدفك هو إدارة المشروع بطريقة فعالة ومألوفة لفريقك في الوقت نفسه.

بالطبع، ربما تم تعيينك كشخص مسؤول عن إنشاء عمليات جديدة وبناء ثقافة إدارة المشاريع في شركة معينة. ومع ذلك، من المفيد معرفة العمليات السابقة من أجل تحسينها.

الأدوات. لا يمكن لمعظم مديري المشاريع تخيل القيام بعملهم دون الوصول إلى البرامج التي تساعدهم على البقاء منظمين والحفاظ على أعضاء الفريق على اطلاع. قد تحتاج إلى تعلّم كيفية استخدام أداة جديدة إلا إذا كانت شركتك الجديدة تستخدم تطبيقات مألوفة لديك بالفعل. على الأرجح، ستتعامل على الأرجح مع هذه الأنواع من الأدوات عبر الإنترنت:

  • برنامج إدارة المشاريع مع لوحات كانبان وقوائم المهام ومخططات جانت ومخططات جانت والمشروع تقويمات الموارد. تحظى أدوات مثل Jira أو Asana أو Trello أو Basecamp بشعبية كبيرة بين مديري المشاريع.
  • برنامج جدولة المشاريع التي تساعدك في جدولة الموارد, تتبع وقت الموظفأو إدارة مدى توافر أعضاء فريقك (نظام إدارة الإجازات). يعد Teamdeck مثالاً على هذه الأداة.
  • برامج التواصل، وهي عادةً ما تكون عبارة عن دردشة تسمح لك بالتواصل مع فريقك وعملائك بشكل غير متزامن (مثل Slack أو Skype). كما تندرج برامج عقد المؤتمرات عن بُعد مثل Zoom أو Google Hangouts ضمن هذه الفئة.

انظر أيضًا: تطبيقات Slack المعزِّزة للإنتاجية لمديري المشاريع

إذا كنت تدير مشروعًا برمجيًا، يجب عليك أيضًا معرفة الأدوات التي يستخدمها فريقك (على سبيل المثال، أدوات تعقب الأخطاء، ومستودعات التعليمات البرمجية، وأدوات وضع الأطر السلكية). من الضروري أيضاً معرفة التطبيقات والأدوات التي يستخدمها أعضاء فريقك في الصناعات المتخصصة للغاية مثل البناء. قد لا تعرف طريقك حول تطبيق معين، ولكن يجب أن تعرف ما يفعله ومن يستخدمه. وبفضل ذلك، ستتمكن من التواصل مع فريقك بكفاءة.

المشاريع. عادةً، عندما تبدأ كمدير مشروع جديد في مؤسسة ما، فعادةً ما يكون السبب في ذلك هو وجود مشروع يتطلب قائدًا. يجب أن تكون إحدى أولوياتك الأولى هي معرفة أكبر قدر ممكن من المعلومات عنه. النطاق، والجدول الزمني، والمتطلبات، والميزانيات، والمخاطر، والتبعيات: كل ما تحتاجه لبدء عملك. اعتمادًا على مرحلة المشروع، قد تحتاج أيضًا إلى التحدث إلى من سبقك في العمل: قد تكون الحالة أنك تتولى مشروعًا من شخص آخر. اسأل عن التقدم المحرز حتى الآن، وأي مشاكل ظهرت على طول الطريق، والعلاقة مع أصحاب المصلحة. حاول أن تشجع على تقديم إجابات صريحة: إن التملق سيجعل مهمتك أكثر صعوبة على المدى الطويل. راجع وثائق المشروع وقيّم ما إذا كانت محدثة وكاملة. إذا لم تكن كذلك، استفسر عن أي عناصر لست واثقًا منها.

إن أمكن، حاول جمع معلومات حول مشاريع شركتك الأخرى أيضاً. قد تتمكن من ملاحظة بعض الأنماط واكتشاف مجالات التحسين أو المخاطر. ستتعلم أيضًا المزيد عن أعضاء فريقك في هذه العملية.

العملاء. كل مشروع يأتي مع أصحاب المصلحة. وسواء كنت تدير مشروعًا داخليًا أو كان هناك عميل خارجي استأجر شركتك، يجب أن تكون على دراية بهوية هذا العميل. أحد الأجزاء المهمة في دور مدير المشروع هو بناء علاقة جيدة مع أصحاب المصلحة. لا يعني ذلك أنه يجب عليك أن تكون شخصًا موافقًا، بل على العكس تمامًا: عندما يثق عميلك في حكمك، يجب أن يكون من الأسهل إقناعه بالعدول عن شيء لا تدعمه أنت وفريقك. عندما تتعرف على عميلك، حاول معرفة المزيد عن أعماله. الهدف من وراء المشروع الذي توشك على البدء في إدارته، وقاعدة المستخدمين، وأي بحث قاموا به قبل إطلاقه: ستساعدك هذه الأفكار على اتخاذ قرارات أفضل بشأن المشروع.

تعرّف على زملائك في العمل

عندما تبدأ وظيفة جديدة في إدارة المشاريع، فإن تقديم نفسك بشكل صحيح سيكون له أهمية كبيرة. هناك ثلاث مجموعات من زملاء العمل، يجب أن تتذكرها:

فريق المشروع الخاص بك. كما تتخيل على الأرجح، فإن علاقة مدير المشروع مع فريقه أمر بالغ الأهمية. أولاً، اعرف من هم أعضاء فريق مشروعك وما هي أدوارهم (سواء على مستوى الشركة أو في المشروع). استمع بنشاط لرؤاهم: قد يخبرونك بأشياء عن المشروع أو العميل لن تتمكن من معرفتها من أشخاص لم يعملوا في الفريق.

تشجيع التغذية الراجعة والتواصل الصريح. بناء ثقافة شفافية المشروع سيساعدك على تطوير الثقة بينك وبين فريقك. منذ البداية، حاول أن تكون واضحًا جدًا بشأن دورك كمدير للمشروع، وضع بعض القواعد الأساسية. سيساعدك ذلك في الحفاظ على التوازن بين العمل والحياة ومنع الزحف الوظيفي.

مدراءك إن مقابلة رئيسك في العمل جزء لا مفر منه (وأساسي) من عملية التهيئة. إحدى النصائح المثيرة للاهتمام فيما يتعلق بهذه العلاقة تأتي من أوين غاديكن، الذي كتب

"قد تتساءل الآن: "ماذا عن الاجتماع مع مديري الجديد؟" نعم، هذا أمر مهم دائماً، وربما تكون قد عقدت اجتماعاً واحداً على الأقل بالفعل. لكنني أوصيك بأن تؤجل عمداً أي اجتماعات متابعة حتى تتمكن من جمع معلومات كافية لإجراء تقييم أولي لمشروعك على الأقل؛ وإلا فقد تجد نفسك تقدم وعوداً أو التزامات لا يمكنك الوفاء بها. "

المصدر: Gadeken, O. C. (2009). أنت مدير المشروع الجديد: نصائح لبداية جيدة. ورقة مقدمة في مؤتمر PMI® العالمي 2009- أمريكا الشمالية، أورلاندو، فلوريدا. نيوتاون سكوير، بنسلفانيا: معهد إدارة المشاريع.

زملاء العمل الآخرون قد تستفيد على الأرجح من التعرف على أكبر عدد ممكن من الزملاء، خاصة إذا كان عدد موظفي مؤسستك أقل من 500 شخص مثلاً (قد تكون هذه المهمة مستحيلة في الشركات الكبيرة). قد ترغب حتى في أن تسأل فريقك "من الذي يجب أن أعرفه"؟ بصفتك مدير مشروع، قد تحتاج كمدير مشروع إلى التعاون مع فرق الموارد البشرية ومديري المكاتب والمبيعات والشؤون المالية وما إلى ذلك. معرفة من هم الذين يضعك في وضع جيد. وبالطبع، يجب عليك أيضًا أن تتعرف على زملائك من مديري المشاريع، وإن أمكن, العثور على شخص قد يصبح مرشدك.

ما هي الخطوة التالية؟ ضع خطة للأسابيع الأولى في العمل

في مرحلة ما، سيكون من المتوقع أن تبدأ في العمل: بالنسبة للعديد من المؤسسات، سيكون ذلك بعد أيام فقط من تقديمك إلى المؤسسة. قد يكون الانتقال من مرحلة التأهيل إلى "الوظيفة الحقيقية" صعباً، حيث ستنتقل من مرحلة الاعتناء بك إلى مرحلة (على الأرجح) الاعتماد على نفسك. كيف يجب عليك التعامل مع هذه الفترة الصعبة؟

مجموعة أهداف قابلة للقياس و الأولويات:: لكل من فريق مشروعك ونفسك. ستكون هذه القائمة أثمن مورد لك عند الشك.

مشاركة التوقعات مع فريقك. ستقدر تقاريرك المباشرة معرفة أهدافهم ومسؤولياتهم الأساسية. أما أنت، من ناحية أخرى، فستكون أكثر ثقة في تنفيذ استراتيجيتك.

عبّر عن مخاوفك وآرائك, خاصة عندما يتعلق الأمر بعمليات إدارة المشاريع. بالتأكيد، لا أحد يحب ذلك الشخص الذي ينضم إلى الفريق ويريد أن يقوم بـ 180 نقطة في كل شيء منذ اليوم الأول. ولكن هناك شيء يمكن أن يقال عن الحصول على عينين جديدتين: قد تلاحظ ببساطة أوجه القصور ومجالات التحسين أكثر من الآخرين. وطالما أنك تتواصل بهدوء وواقعية فلن تكون في ورطة طالما أنك تتواصل بهدوء وواقعية. تذكر أنك أنت من سيتعين عليك في النهاية التعامل مع عواقب العمليات والأساليب المعيبة. ربما من الأفضل أن تتعاون مع زملائك في تحسين مجالات محددة.

كيف تحافظ على التنظيم في وظيفة جديدة في إدارة المشاريع؟

فيما يلي بعض النصائح التي ستساعدك على البقاء منظماً خلال الأسابيع الأولى الصعبة في الوظيفة الجديدة:

  • طرح الأسئلة وأسئلة المتابعة,
  • تدوين الملاحظات (قد تكون فرصة ممتازة لتناول الرسم التخطيطي),
  • استخدام النماذج الموجودة أو تقديمها للمؤسسة والفريق,
  • إنشاء جدول زمني للاجتماعات واتباع قواعد الاجتماعات الفعالة.

قد تكون الأسابيع القليلة الأولى في منصب جديد صعبة. ومع ذلك، إذا اتبعت إرشاداتنا، يجب أن تكون قادرًا على فهم مسؤولياتك ومهامك القادمة بشكل جيد. في حالة الشك، يمكنك دائماً اللجوء إلى الموارد المتاحة على الإنترنت لمديري المشاريع. نحن ننشر أدلة مفيدة لمديري المشاريع بانتظام، لذا تأكد من وضع إشارة مرجعية على مدونة Teamdeck! وإذا لم تكن قد جربت تطبيقنا حتى الآن، فقم بالتسجيل للاطلاع على ما يهتم به مديرو المشاريع الآخرون.

حافظ على سير مشاريعك على المسار الصحيح مع Teamdeck - أداة برنامج تخطيط الموارد اختارها هيل-نولتون

منشورات ذات صلة

إدارة المشاريع

8 استراتيجيات لإدارة وقت المشروع من أجل عمل أكثر إنتاجية

1 فقط من كل 5 أشخاص (18%) لديهم طريقة مفيدة لإدارة الوقت. تساعدك استراتيجيات إدارة الوقت وأدوات إدارة وقت المشروع على التعامل مع العمل الذي تم تكليفك به في الوقت المتاح لك. من خلال العمل كمدير مشروع،...