资源日历--用一个工具管理整个团队
资源日历（或项目管理日历、或项目规划日历、资源规划软件）可让您更有效、更高效地规划、管理和分配资源--尤其是如果 Microsoft Excel 在您的项目中发挥了主导作用。
作为项目经理，您很清楚制定一个最佳的项目进度表是很有挑战性的，但是您有很多 项目和资源管理软件 和技术。不过，你还是有可能遇到一些时间安排上的问题。当你在一家公司同时负责多个项目时，情况就会变得更加复杂。在这种情况下，日程安排重叠和员工重复工作的几率会更高。
幸运的是，您可以遵循以下最佳做法，避免大部分与日程安排有关的冲突 资源和项目管理.我们在下面列出了一些小贴士--遵循它们，您就能更成功地管理您的项目。
项目时间安排冲突带来的不愉快
这两个词绝对是众所周知的。在商业和私人生活中，两个重要日期和两个重要事件重叠的情况在任何人的生活中都不是什么新鲜事。但大多数情况下，这种情况绝不会让事情变得更好或更容易。
一般来说，在项目管理环境中，当一个团队成员或一名员工同时被分配到两个以上的任务或双班工作时，就会出现时间安排冲突。这种情况有两种来源，每种来源背后都有各自的挑战。
许多关于辞职问题的研究表明，在所有原因中，排在前五位的总是时间安排问题，换句话说，就是灵活性问题。如果您阅读了 PEW 研究中心 或者 盖洛普的研究但结论是一样的。员工的日程安排决定了他的参与度和忠诚度。
两者都能影响业务和项目的完成吗？当然可以。善于处理时间安排上的冲突是目标更高的项目经理的另一项技能。
为什么会出现项目进度冲突？
让我们花点时间概述一下项目进度问题的一些最常见原因。一旦了解了这些原因，就能更容易地找出项目管理流程中需要改进的地方。
- 不准确 估计数.如果一项任务只需几个小时，但却需要一周的时间，那么您的日程安排很可能会受到影响。
- 资源预测不足。 这是另一个在项目一开始就能决定项目成败的因素。如果您未能提前考虑到交付项目所需的所有资源，很可能会导致进度延误或与同时进行的其他项目发生冲突。
- 不可预见的项目依赖性。 您的项目进度表在纸面上可能看起来不错，但您没有计划到的依赖性可能会要求您调整时间表。
- 低估项目范围。没有收集所有利益相关者的需求，并且 项目范围管理因此，您很有可能低估了为实现业务目标所需做的工作。
- 不同项目经理之间缺乏进度计划的可视性。这是有多个项目的公司（代理公司、软件公司、咨询公司）经常遇到的问题。不幸的是，不同项目经理和团队负责人之间缺乏可见性和沟通几乎总是会导致一些时间安排上的冲突。
如何避免日程安排冲突？
当然，有些情况是你无法控制的。就拿目前的情况来说吧。就在我们发表这篇博文的时候（2020 年 6 月），由于冠状病毒大流行，数以千计或更多的项目计划被搁置或完全取消。你无法控制项目可能发生的一切。但这并不意味着你不应该采取一些预防性的项目管理措施来避免日程冲突。
提高项目及其进度的可见度。
要提高项目活动和团队成员的能见度，最简单的方法就是引入一种资源，即 "项目资源"。 在线日历计划.在这个空间里，所有员工或指定员工都可以看到哪些项目已经预约，哪些人有空闲时间（可能会加入另一个跟不上进度的团队），哪些人根本没空，等等。Teamdeck 是我们为帮助公司更好地管理团队和项目而开发的工具：
同时开展多个项目的公司尤其需要中央资源日历。当你有几个日程表、截止日期和项目团队时，要避免冲突或重叠就难上加难了。比方说，你想在项目团队中加入一个新人。如果你看不到其他项目的日程安排，你只能假设他们会管理额外的工作量。有了单一的 "日程安排真相 "来源，每个项目管理人员在规划新项目或调整现有项目时，都能积极避免日程安排冲突。
更加关注资源分配。
为了取得成功 资源分配您必须确定您的团队需要什么样的人才。他们需要哪些技能？专业经验是否重要？也许特定的地理位置会更好，因为员工需要亲自与客户见面？您可能对 "梦之队 "有几种要求，把它们说清楚很重要。如果不考虑上述因素，而直接预订第一批可用人员，其风险在于日后需要重新分配资源，并可能造成时间安排上的问题。
当然，您也要检查团队的个人日程安排是否与项目的时间表一致。如果您的项目 规划工具 也可以存储请假数据（Teamdeck 可以）。当然，你不可能总是根据员工的假期来安排日程：关键是要了解这些缺勤情况，否则日程安排就会出现问题。
与团队成员有效沟通。
开放的交流和 项目透明度 在项目估算阶段就能为团队成员提供帮助。虽然您不应该期望团队成员能够提出 100% 精确的 估计数因此，他们提供的假设至少要在可能的范围内。您能提供哪些帮助？项目经理为支持项目估算可以做的一件事就是确保团队充分了解项目：业务目标、最终用户需求以及所有功能性和非功能性需求。这将有助于员工做出更切合实际的估算。
确定团队中任务和角色之间的依赖关系。
记住不同任务之间的依赖关系是一回事，但你还必须记住项目中不同角色之间的依赖关系。只有当设计师完成他们的工作后，你的前端开发人员才能完全投入到项目中。如果一个人的任务迟迟不能完成，其他人也会因为角色之间的依赖关系而跟进。
确保您的团队了解这些依赖关系。这种意识将帮助他们在估算阶段做出更好的决策，并在之后确定任务的优先级。
与其他项目经理合作，传达你的意图。
我们已经提到过，你需要了解公司其他项目的日程安排，尤其是在使用相同资源池的情况下。但如何才能了解其他人的意图呢？假设您正在筹备一个新项目，并准备组建团队。您查看了员工列表，发现了一个非常适合的人。你决定在得到客户的正式启动确认后，立即将他们分配到项目中。当这一天到来时，你却发现了一个令人不快的意外：另一名项目经理已经为他们的项目预订了这名员工。如果你能 "指定 "团队中的某个特定组成人员就好了......
有了 Teamdeck，您就可以传达您的意图并暂时预订员工--只需在预订中添加一个专用标签即可。您还可以创建自定义标签，例如，表达对特定预订的不同紧急程度或信心。所有这些都是为了避免与其他项目的日程冲突。
监控项目进度。
监测项目进度和报告是项目管理的重要组成部分：它不仅能让利益相关者了解最新情况，还能让你自己更好地了解项目的健康状况。资源和 项目调度软件包括 Teamdeck 在内的各种软件通常都能让你创建项目活动、时间记录、资源利用等方面的报告。使用它们可以避免调整日程安排。
例如，您需要定期检查员工的实际工作时间，并将其与最初的估计进行比较。是否一切都在按计划进行？很好！另一方面，估算时间与实际时间之间的差异也可能预示着未来的时间安排问题。
