项目组合管理 (PPM) 的更佳步骤

管理一个项目，您的目标是成功交付：在预算范围内按时完成，同时保持较高的客户和团队满意度。如果贵公司能够同时开展多个项目，会发生什么情况呢？在单个项目层面上，目标保持不变，但在更高的层面上，您希望确信您的团队在正确的时间和正确的项目组内开展了正确的项目。要做到这一点似乎很复杂，但幸运的是，项目组合管理（PPM）可以提供帮助。

感谢这篇文章，让我们的读者受益匪浅：

• PPM - 项目组合管理在业务分析中的重要性
• 如何通过组织的项目组合管理实现战略目标的步骤
• 专用项目组合管理软件对企业管理非常有用的原因

什么是项目组合管理，它的主要优势是什么？

项目组合管理可以说是公司项目组合的集中管理和业务战略。项目组合是一组项目的集合，这些项目不一定相互关联。重要的是 项目组合旨在实现战略性业务目标 并为贵公司带来某种形式的价值。

当然，业务价值是项目组合管理的主要优势之一。除此之外，这一策略也是管理与交付多个项目相关的风险的绝佳措施。如果您遵循以下步骤，您就有机会在承诺交付项目之前仔细审查公司的潜在项目。因此，您的估算可能会更加准确，可能面临的挑战也会预先考虑在内。

采用项目组合和项目管理方法还能让公司管理人员更清晰地了解项目的全貌及其执行情况。此外，这一战略还能促进不同项目团队之间的合作，而不是竞争。

项目组合管理流程和步骤

当你想在公司采用项目组合管理时，你需要考虑这些阶段。

1.制定组织的战略目标

项目组合和项目管理流程始于展示业务战略或战略目标。在为公司项目组合选择项目的过程中，战略目标是您的指路明灯。了解这些目标至关重要。您的业务目标可能与增加收入、保持盈利能力或收入来源多样化有关。但另一方面，贵公司可能有一个完全不同的目标。不要认为你必须提出一个唯一的、包罗万象的目标--列出几个目标也是完全可以的。

2.确定潜在项目并进行分析

在开始缩小可能成为贵公司项目组合的项目范围之前，您需要了解您的项目库有多大。收集所有的项目申请，了解有哪些销售机会，然后列出所有潜在项目。现在，仔细查看每一个项目。你需要知道这些项目需要什么样的资源（人力或其他资源）、时间表是什么、有哪些风险和潜在挑战等）评估这些项目可能带来的利润。

当你对可能成为团队项目组合一部分的潜在项目有了很好的了解后，你需要进行对齐分析：检查这些项目是否符合你的整体战略。

试着根据公司的业务目标来判断清单上的项目：它们是在支持这些目标，还是在给这些目标带来风险？您的团队能够完成特定项目并产生预期业务价值的可能性有多大？项目组合经理需要挑选在实现业务目标方面合作良好的项目，同时也要考虑以下因素 团队工作量 和 资源分配.知道哪些项目符合您的标准吗？是时候在启动之前做更多规划了！

3.优先考虑本组织的 选定项目

此时，您应该有一份项目清单，这些项目可能会成为贵公司整个项目组合的一部分。现在正是对它们进行优先排序的好时机，如有必要，还可以进行一些修改。好消息是，您已经为公司找到了合适的项目。挑战在于，您可能需要调整它们的时间表或预算，以便能够一起启动这些项目。

想一想 资源管理 以及：决定哪些团队成员应参与每个项目以及参与多长时间。作为项目组合经理，您很可能需要在这一阶段与资源或项目经理合作。花一些时间分析新项目的时间表--也许你需要移动一些东西，以避免时间冲突。

现在，您已经知道哪些项目会被纳入您的项目组合，以及它们将如何在时间或资源方面交付，您可以计划它们的启动工作了。项目团队开始各自项目的工作后会发生什么？

4.管理项目

启动组合项目并不是项目组合管理流程的终点。当然，现在的重点是项目管理，但当项目经理在项目上取得一定进展时，不妨从更高的层面来审视项目组合--请前往下一部分了解如何监控项目。

这也是重申一个事实的好时机，即所有冲突（基于资源或其他原因）和变更请求的解决都应考虑到项目组合及其战略目标。

5.监测在建项目并报告其改进情况

项目经理应定期监控项目的关键绩效指标，并跟踪团队成员的工作量/时间表，这是不言而喻的。但是，项目报告也是项目组合管理的重要组成部分，因为它可以让您确定某个项目是否按计划进行，以及是否能实现预期价值。

您应该如何衡量项目组合？

• 资源利用 (项目内和整体）
• 项目团队工作人员记录的时间
• 估算与实际（计划工时与跟踪工时）
• 项目烧毁或销毁、

您需要项目组合管理软件吗？

您可能会遇到一些以项目组合管理功能而自豪的应用程序。这些功能通常包括

• 项目管理功能（任务安排、甘特图）
• 资源管理功能（资源调度、时间跟踪、缺勤跟踪）
• 报告功能
• 项目档案

虽然所有这些在有效的项目组合管理中都非常方便，但你可能会发现，在你可能已经在使用的项目管理应用程序中也能找到类似的选项。使用非专门用于项目组合管理的工具管理项目组合也是可行的。确保您能够

• 可视化项目进度--可以通过甘特图、看板或使用 资源日历 查看每个项目的计划工时，甚至是项目进度报告。了解项目进展情况以及还有多少工作要做非常重要。
• 跟踪选定的关键绩效指标 - 无论是资源利用率还是每个项目记录的时间量，您都希望能够说明项目组合中的项目进展顺利，或者某些方面需要改进。
• 使用特定工具与项目经理、客户和其他团队成员协作：如果一个以项目为中心的应用程序可以让项目经理（或项目组合经理）以外的更多人访问，那就太好了。它可以简化沟通，提高透明度。
• 将您的软件与您日常使用的其他工具整合在一起--这一点怎么强调都不为过：如果您想创建一个高效的投资组合管理流程（或项目管理流程），整合是必不可少的。我们需要什么样的集成呢？首先，您最喜欢的通信应用程序（Slack、Skype 或 *sigh* 电子邮件），这样您就可以在那里接收重要通知和更新。您还应该考虑将投资组合管理工具与公司使用的 CRM 相连接--这样，您就可以了解销售管道，知道哪些项目可能很快就会加入您的项目池。最后，如果您正在进行软件开发项目，您可能希望与 BitBucket 或 GitHub 等开发人员工具集成：您不想错过重要的资源库问题。整合应用程序听起来像是编程高手才能完成的艰巨任务，但你可以利用 Zapier 等任务自动化应用程序自行完成。
• 自定义软件以满足您的需求--当然，您的项目组合管理流程可能与所有项目的流程相似，但您可能仍然希望使用一种可以根据您的工作流程进行编辑和调整的工具。幸运的是，许多应用程序都有定制选项：添加自定义字段、创建自己的类别和标签、构建自定义报告或项目视图。只有当你的工具能很好地适应你的工作流程时，整件事情才能真正有效。

我们希望本项目组合管理指南能帮助您更好地理解这一战略，并使您的组织更容易采用这一战略。如果您对有效的项目和资源管理有任何疑问，请通过聊天联系我们：我们很乐意为您提供一些建议，并指导您使用我们的产品。

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