使用 Excel 电子表格进行项目管理？您可能需要重新考虑。- Teamdeck

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浏览互联网，你会发现各种 Excel 项目管理模板：甘特图模板、预算模板、项目时间表模板等。

显然，许多公司仍然依赖电子表格来规划和管理项目。在与资源管理软件我们经常会了解到，他们过去使用电子表格来跟踪时间或跟踪员工的休假时间.

这有什么大不了的？如果 Microsoft Excel 模板对公司有用，他们还应该投资专用的项目管理工具吗？本博文旨在让您评估电子表格是否真正适合您的企业。如果电子表格确实实用，那就再好不过了，但您很可能会发现使用电子表格的隐性成本如下项目和资源管理.

公司为何使用电子表格进行项目管理？

在讨论依赖电子表格进行项目跟踪或项目和项目管理时可能面临的诸多问题之前，我们先来谈谈电子表格的使用。资源规划让我们先谈谈使用 Excel 的原因。在我们看来，公司之所以决定使用 Excel 管理项目，是因为电子表格看起来方便、易用而且免费。毕竟，基本上每个人的电脑上都安装了电子表格应用程序。像 Google Sheets 这样的云替代品也很普遍。问题是，虽然电子表格很受欢迎，但它并不是为项目管理而设计的。因此，使用电子表格并不简单、免费和高效。

Excel 项目管理 "的主要缺陷

让我们来讨论一下项目经理在使用电子表格创建项目计划或管理正在进行的任务时必须解决的最大问题。

电子表格是

使用耗时。 假设您的团队已经摸索出利用电子表格规划和管理项目的有效方法。也许你甚至已经准备好了非常适合企业的项目管理 Excel 模板。然而，组织、更新和连接电子表格可能是一个非常繁琐和耗时的过程。试想一下，即使是对 Excel 甘特图进行最细微的调整，也要对大量单元格重新着色。这就像是在与一本成人涂色书互动，但并不有趣。

不适合实时项目跟踪。 当你依赖 Excel 文件时，你无法确保它们是最新的，也无法确保它们没有多个版本。有了基于云的工作表，情况会好一些，但电子表格的其他局限性仍然适用。

不容易掌握。 既然每个人都有使用电子表格的经验，那么电子表格就应该是团队成员的直观工具，对吗？当然，当我们谈论非常简单的表格和列表时。但是，为了弥补 PM 功能的缺失，您很可能需要加入高级公式或附加组件，这对您的员工来说学习曲线可能会很陡峭。

限制。 同样，电子表格也不是为项目管理或资源管理而设计的。因此，电子表格缺乏团队成员经常需要的许多有用功能也就不足为奇了。你无法在电子表格中存储文件、添加备注或收集反馈。现在，我们肯定有人会反驳说："当然，你可以做到这些："当然，你可以做这些事情。你只需要做一些变通"。然而，这些变通方法可能需要花费大量时间来构建，因此需要花费大量资金。另外，它们最终可能还不如一个简单的 PM 应用程序有效。

不适合合作.说到用电子表格管理项目，有一个特殊的悖论。一方面，你想让团队成员参与到这个过程中来，让他们参与到任务管理或项目管理中来。资源分配.另一方面，电子表格的结构和其中使用的公式很容易被弄乱，因此你可能不愿意让多人合作使用电子表格。

容易复杂.是的，在电子表格中规划项目的单一方面是可能的。但是，当贵公司开展大型项目时，电子表格结构很快就会增加到多个文件/表。原因在于，很难在一张电子表格中反映出项目的多重依赖关系。当然，复杂的电子表格结构确实难以驾驭，尤其是对于新团队成员来说。
无法向客户展示。 客户通常希望了解项目进度或预算现状。向他们发送复杂难懂的电子表格并不是最佳解决方案。因此，项目经理要花费大量时间写下项目进度报告以及为客户制作演示文稿。这是完全可以避免的额外劳动（如何避免？请参见本博文的下一部分）。

资源规划员如何取代电子表格用于项目管理?

首先，专门的项目和资源规划工具解决上一节提出的难题。它们在构建时考虑到了这些特定的流程，因此自然具有支持规划项目、安排资源或更新项目进度的功能。除此之外，它们通常还提供以下功能，可进一步提高团队绩效，为您节省大量时间和金钱：

项目报告。 想象一下，您可以快速生成一个项目管理仪表板您还可以使用 PM 和资源管理应用程序来关注关键指标，或为客户导出具有视觉吸引力的报告。项目管理和资源管理应用程序可让您轻松计算主要的关键绩效指标，如完工率、资源利用率或利润率。您不仅可以用准确的报告来打动客户，还可以利用这些分析来寻找企业内部的优化机会。
实时通知.当然，您可以使用一些创造性的变通方法或应用程序来设置电子表格通知，如 Zapier.不过，项目经理工具通常都会提供内置通知和集成功能。例如，每次任务完成或员工提交新的休假申请时，您都会收到提示。

当然，强大的项目管理软件还能帮助您解决目前可能面临的更多问题。关键是要选择一款适合团队需求、符合公司预算的应用程序。