资源日历--用一个工具管理整个团队
资源日历（或项目管理日历、或项目规划日历、资源规划软件）可让您更有效、更高效地规划、管理和分配资源--尤其是如果 Microsoft Excel 在您的项目中发挥了主导作用。
作为项目经理，最具挑战性的事情是什么？兼顾多项任务？管理利益相关者的期望？处理棘手的情况？不言而喻，项目经理的工作并不轻松。毕竟，他们接手的每个项目都不尽相同。
通过这篇文章，您将得到什么？
- 根据对 IT 公司的了解，最常见的项目管理挑战
- 的有益作用 资源管理软件 应对项目管理挑战
- 根据项目管理挑战提出解决方案建议
当然，有些项目挑战几乎是不可避免的，但你可以做好应对准备！今天，我们将讨论一些常见的项目管理挑战，并告诉您如何避免或应对它们。
常见的项目管理挑战：
期望不明确
在这里，我们谈论的是你对团队成员的期望和利益相关者对团队工作的期望。虽然这两种情况略有不同，但您可以使用类似的策略来解决这两个难题。
说到客户，请确保您了解项目背后的基本业务目标。他们想要实现什么目标？这个项目将如何帮助他们实现这一目标？如果没有答案，项目管理就会面临挑战。
不要害怕提问，一旦您准备好验证 项目范围讨论期望值。有时，具体列出工作范围之外的内容甚至会很有用。为了让您的团队理解项目期望，您还应该鼓励他们提出问题，并清楚地解释不同任务背后的原因。请记住，您的团队成员还应该彻底了解项目的业务目标。
资源不足
项目中与资源相关的挑战可能会带来严重后果。毕竟，您需要有能力胜任的人员来实现您的项目。这方面的问题可能早在项目规划阶段，即您希望组建团队时就开始了。
如果贵公司没有使用 资源日历 如果要管理所有员工，您可能会发现很难找到合适的资源加入项目团队。理想情况下，您希望能够在公司的资源库中寻找特定技能的人员。当然，您还必须确保您希望加入团队的人员能够在特定时间段内工作。
同样，这也是资源日历非常有用的地方。了解您的资源能力（了解更多信息 资源能力规划......）和可用性是风险管理的重要因素。例如，如果您的团队中有人因意外情况而无法工作，您就能更快地找到替代人员。
如果要避免资源短缺，有效的资源预测也至关重要。您确定有足够的人员来完成项目吗？
了解如何 利用历史项目数据 人力资源预测.
估算不准确
当然，项目估算是一项复杂的工作。 项目和资源管理因此，预测和估算很少会非常准确。但是，这并不意味着你应该放弃，认为你的团队的预测会有偏差。您可以采取一些措施，使天平倾向于您：
- 在开始估算之前收集所有需求。与利益相关者讨论这些需求，确保您和您的团队充分了解其性质和潜在的依赖性。
- 请主题专家（如软件开发人员、质量保证专家等）参与估算会议。他们的意见将非常有价值，有助于您最终做出更准确的估算。
- 使用项目估算中行之有效的技术。在这里您可以了解到更多关于 使用规划扑克和故事点对项目进行估算。
范围蠕变
当向项目经理询问项目管理方面的挑战时，"范围蠕变 "很可能会出现在他们的清单之首。这是一种相当常见的现象，当项目范围不可控制地扩大时就会发生。造成这种情况的原因可能是项目范围定义不当、来自外部和内部利益相关者的压力，或者缺乏明确的变更管理流程。
幸运的是，作为项目经理，您有几种策略来管理范围蠕变，甚至从一开始就防止它的发生。这一切都始于精心准备的工作范围。有效 项目范围管理 将对您大有帮助：一旦您定义并验证了所有项目需求，您就能对项目范围更有信心。
如果您觉得项目范围已经失控，该怎么办？您可以在我们的指南中找到一些有用的提示，这些提示包括 项目管理中的范围蠕变.
沟通不畅
即使在--比方说-- 营销项目管理 无论是各行各业，还是专门从事沟通的公司，都很难避免领导力薄弱和沟通不畅造成的误解。
项目经理不仅需要与项目团队成员有效沟通，还需要与客户、其他利益相关者甚至自己的经理沟通。每一方都可能需要不同的沟通方式和不同的沟通渠道。项目经理必须制定沟通计划，并与所有相关人员分享。
确定沟通渠道，制定有关项目更新的一些规则（例如 项目进度报告重要的是，要避免 无效会议!这将有助于保持正确的 项目透明度 并避免项目中的沟通难题。
由于全球大流行病的影响，许多团队都转为远程工作，即使是在此之前一直处理得很好的企业，沟通也可能成为一项挑战。即使拥有强大的 变焦会议摄像机 可能还不够。您的团队也是如此吗？阅读我们的博文，了解更多关于 远程交流的最佳做法.
时间安排冲突
可以理解的是，这些类型的项目管理问题可能很快就会使整个项目脱轨。当公司一次只负责一个项目时，似乎更容易 避免项目调度冲突.
不过，如果您不协调项目预订与资源可用性之间的关系，您可能会遇到麻烦。如果项目团队中的某位关键成员计划休假两周，而您在规划时间表时没有考虑到这一点，该怎么办？
在涉及多个项目的情况下，避免计划冲突可能更具挑战性，但这是可能的。最重要的是让所有项目经理都能了解每个项目的进度和可用资源。
有了这些信息，日程安排问题就不那么容易发生了。您可以使用 在线日历计划 以安排多个项目，避免冲突。
项目进度的不确定性
每个项目经理都需要能够监控项目的状态。这样做有几个好处：你可以掌握预算，检查团队的工作量，并找出潜在的改进领域。例如，营销项目经理可以使用 搜索引擎优化工具 与 资源调度软件 来分析员工的工作效率，发现他们在绩效方面的差距。通过了解事情的进展情况，您可以做出以数据为导向的项目管理决策。当事情没有按计划进行时，您也可以更快地做出反应。
有许多不同的方法可以衡量项目的健康状况。我们建议跟踪以下指标：
- 燃烧率 - 检查预算支出的速度对项目经理很有价值，因为您可以快速检查项目是否走在正确的轨道上。
- 估算时间与实际时间对比--将估算时间与员工记录的实际时间进行对比，是及早发现潜在问题的绝佳方法。
- 资源利用 - 它可以让你评估团队成员的工作量。你会发现谁的工作太多，有过度工作的危险。您还可以知道谁可以承担更多任务。
工具箱不合适
项目规划工具 旨在帮助您和您的团队成功交付项目。但是，要做到这一点，您必须利用适合您业务的工具。否则，您可能会浪费大量时间让员工上岗使用那些对他们的工作没有实际影响的应用程序。
试想一下，如果项目团队中的某些人经常出差，比如去客户那里。如果你要求他们使用没有移动版本的项目管理软件来跟踪时间，那将会非常不方便。更重要的是，他们的工时表很可能不够准确，因为他们是事后填写的。
在决定为团队的工具箱添加新的应用程序之前，首先要列出自己的需求。然后检查某个工具是否能满足这些需求。它能与团队使用的其他工具集成吗？能否根据贵公司的流程进行定制？利用支持团队工作流程的工具将使团队和项目经理的工作更加轻松。
即使您拥有广泛的 项目管理培训 或相当丰富的专业经验，上述问题可能很容易给你的车轮带来辐条，对你的项目产生负面影响。作为项目经理，了解如何预防或克服这些问题的后果是非常有用的。
这篇博文就像一个起点：我们概述了项目管理中的一些常见挑战，但仍值得对每个特定主题进行阅读。希望我们在上文提到的每个挑战旁边列出的链接能帮助您进一步发展项目管理专业知识。
