项目管理中的资源规划

为项目制定全面计划所涉及的不仅仅是罗列任务。它要求进行有效的资源规划，以确定必要的资源及其可用性。资源规划过程对于项目经理准确估算项目的时间表和预算至关重要。通过在启动阶段确定项目范围、交付成果和依赖关系，管理人员可以更好地管理资源能力。这种方法不仅能确保有效分配资源，还能优化当前和未来项目的资源能力。

您将在本文中学到什么？

• 有效资源管理过程的 3 个要素

• 教科文组织的作用 在线日历计划 和 资源规划软件

• 如何避免资源分配方面的挑战

• 项目管理中资源规划的意义

资源规划也不例外，它可以帮助项目经理根据可用资源调整项目的交付成果。没有它，你就无法真正控制项目的交付、时间表和预算。在本篇文章中，我将向您介绍资源规划的过程，这样您就可以为项目找到并分配合适的可用资源。

什么是项目管理中的资源规划？

项目管理资源规划和整个过程？管理与项目管理的区别是什么？

根据项目管理协会（PMI）对项目管理的描述，项目管理就是利用各种能力、技能、知识、设备、工具、软件、方法、流程以及一切必要手段来为人们创造 "价值"。(项目管理 PMP 认证课程PMI提供的《资源规划》一书也会让你对项目管理中的资源规划有一个很好的了解）。 

对人们的价值 "这一短语的模糊性使我们认为，项目管理的结果可以是任何东西。任何对某些人有用的东西。继续这样想，我们就有理由说，对于PMI来说，项目管理就是利用资源（包括智力资源和物质资源）来创造和实施（对某人）有用的东西。简单地说，就是利用我们所拥有的一切来创造我们所需要的一切。 

项目管理中的资源规划是指选择有相关技能的资源/员工，并将其与任务相匹配，以确保项目取得成功。[资料来源：上图为资源规划工具 Teamdeck 的视图] 。

正如您将在以下段落中了解到的那样，上述定义并未提及项目管理（以及资源规划）的绝对基本要素。也没有提到项目管理和管理之间不同的基本要素。 

项目管理协会（APM）介绍了对项目管理的理解，揭示了项目管理的关键方面。  

项目管理是对流程、方法、技能、知识和经验的应用，目的是在商定的参数范围内，根据项目验收标准实现特定的项目目标。项目管理的最终交付成果受限于有限的时间范围和预算。

PMI和AMP主张的共同之处在于流程应用部分，即使用技能和方法来开发或实施项目。但绝对值得注意的是，有三个方面没有出现在 PMI 的主张中。一是 "项目验收标准"，二是时间，三是预算。 

我们知道，项目任务是由公司内部或外部人员或客户提出的。业务需求假定了（客户）对项目的期望。业务需求还包括项目的交付时间（业务不会等待）和预算，您必须在预算范围内完成项目。项目期间 发展 或在这一过程的最后，当项目移交给客户时，验收标准必须满足客户的期望。 

项目管理与单纯管理的主要区别就在这里。根据 APM 的说法，这两个术语的区别在于时间。项目准备执行或已经执行的时间。管理是一项持续性的工作，而项目管理则是在有限的时间跨度内提供最终结果。 

这与资源规划有何关系？

项目资源规划的作用

如上所述，项目管理是一个由任务、程序、方法等部分组成的过程。这个过程被命名为项目管理生命周期，有时包含 3、4、5 个阶段，甚至 6 或 7 个阶段。这些阶段展示了一个循序渐进的框架，其中包含了从项目开始到项目结束的最合理的实践方法。它为管理人员提供了创建、执行和完成项目的结构化方法。

项目管理生命周期的各个阶段。启动和执行阶段的资源规划。

上图说明，资源规划是项目管理过程的一个要素。它的作用是--略早于 APM 给出的资源规划定义--组织、规划、安排和衡量人们的工作。 

得益于《APM 知识体系》，我们意识到资源被广泛理解。资源既可以是人（及其技能），也可以是资金、机械、材料、技术，以及为实现预期结果所需的其他任何东西。也可以说，资源就是完成任务或项目所需的一切。当然，从许多企业，尤其是提供服务的公司的角度来看，管理和规划资源的核心是人。人及其技能组合。

对于 APM 来说，这就是项目资源规划或他们喜欢的资源管理：

(......) 确保按时、按预算有效利用内部和外部资源。

因为资源规划是项目管理的一部分，所以时间和预算等方面也是不可避免的。良好的资源规划资源管理)，从而在正确的时间为正确的工作提供正确的资源。 

的作用 资源管理员 是指在项目规划中确定完成工作所需的资源（具有相关技能和经验的员工），并通过时间安排确定何时需要这些资源。

与 Planview 公司（我们在项目资源规划系统市场上的竞争对手）的主张相似，我们认为资源规划（或资源管理）是一种旨在确保资源得到最有效利用的方法。我们单独谈论一个项目或 项目组合如果执行得当，企业就能最大限度地提高资源利用效率，而不会出现任何资源（员工）利用不足或过度的情况。

在将任务分配给团队成员的过程中，根据他们的能力和可用性，以及--显而易见的--他们的技能组合，以最佳方式满足项目或任务的要求，来安排和匹配特定的任务。

对于大多数以创意和服务为基础的公司来说，资源就是人，因此资源规划是一个可以用来确定项目需要分配的团队成员以及何时需要他们的过程。

重要的是，资源计划可能会发生变化，因此应定期进行调整，以反映范围、员工可用性等方面的变化，从而使您的日程项目始终保持最新状态。

正确进行资源规划

为了更好地解释如何管理组织内的资源，让我们来谈谈 先决条件 你需要提前做好准备、 技巧 为项目规划资源，以及 项目规划工具 这样就会容易得多。

资源规划的条件

在制定万无一失的资源计划之前，您需要一些投入。这些先决条件中的第一个就是 工作分解结构这是一个以交付成果为导向的项目范围结构。它有助于用可管理的部分来说明项目，这样您就可以更容易地找出您需要哪些类型的团队。

分配和安排完成项目所需的必要资源/团队成员，同时考虑到资源的可用性

以软件开发为例，您很可能首先需要用户界面/用户体验设计师来创建线框，然后设计产品。然后，根据项目规格，您可能需要开发人员和质量保证专家。

现在，您需要一个 估计期限 这样就可以为项目安排资源。其中一个资源 调度技术 关键路径法（CPM）不仅说明了项目结构，还包括项目任务的依赖关系、里程碑和持续时间。使用 CPM 可以计算出项目的总预计时间。

最后，当您了解了范围之后，就该 招贤纳士 与他们将被分配的任务相对应。要做的一件重要事情就是确保这些员工在每项任务的预计时间内都能到岗。

使您的计划更加可靠、 使用历史数据 来自过去的项目。它可能来自于进度表、估算，或者你所考虑的团队成员的表现（例如，根据他们在项目中的表现）。 时间表).已交付项目的数据可为新项目的设定提供基准，减少 "猜测"。

内部小时费率报告包含项目资源--团队成员及其分配的项目。它有助于将预订与工时表进行比较，当然也有助于比较项目成本

技术--项目经理在项目和资源规划中不可或缺的要素

现在，您已经掌握了资源规划所需的所有输入信息，下面就开始具体操作。 专家判断 您的专业经验和宝贵见解可能来自于您的资深同事或贵组织聘请的顾问。这听起来似乎显而易见，但对项目的成功却非常重要。

接下来是确定替代方案。由于项目在其生命周期内可能会发生变化，因此需要考虑到不同的情况。这样，您就可以在发生变化时提出解决方案。您可以使用以下两种方法

• 模式思维--这种方法涉及模式识别，在根据以往经验进行完善或改进时非常有用。

• 横向思维--这种方法需要创造性思维，并通过以下方式解决问题 理念 这一点可能一开始并不明显。

自下而上的估算这是规划资源时可以使用的下一种方法，它的概念很简单，就是让参与项目的人员参与估算。在这种方法中，您的团队会根据他们的知识和经验来估算任务，从而得到更详细的项目进度表，但也更耗时。

资源规划专用工具

专用的项目管理工具、资源规划或 时间管理软件 对于资源规划来说可能没有必要，因为您仍然可以使用电子表格来完成这项工作，并且做得很好。(甚至在 IT 资源规划方面也是如此）。

但是，使用资源规划软件要方便得多，尤其是它可以让你即时访问迄今为止收集到的所有数据，包括员工列表、他们的可用性、现有预订和以前填写的工时表。

注：文章的这部分内容恬不知耻地以资源计划器的功能为基础，因为我们确实相信它能帮助任何项目经理更有效地计划工作。

让我们以检查员工的可用性为例。有了资源管理日历，你只需根据职位名称筛选所有员工和团队成员，就能查看他们的空闲时间以及当前分配给他们的项目。

通过资源利用率报告，项目经理可以直观地了解团队工作量规划等未来步骤。

拥有 资源管理软件 此外，还可以帮助使用过去项目的数据。例如，利用率报告可以让你了解某个团队成员过去的表现，或者他对整个项目团队的影响，可以作为你为新项目所做假设的基准。

解决项目时间安排和资源规划冲突

当一名员工同时被考虑参与多个项目时，可能会出现计划冲突。这种情况是可以避免的，但这需要你对员工的可用性和公司的项目管道有更好的了解。

资源规划的前提是检查员工的可用性，以避免日程冲突。任何项目管理工具都不具备可用性管理功能

当发生冲突时，请与同样为相同资源制定计划的项目经理协商您的计划，并尝试进行谈判。例如，你们可以通过比较项目的关键路径，找到为同一员工制定计划的方法。这样，你们就能找出一些任务是否可能浮动，从而有可能移动一些工作。然后，根据这些变化调整项目计划。

为了避免规划冲突，首先要记住：

• 仔细检查您所计划的资源是否可用。

• 如果您所在组织的其他项目管理人员在项目进行期间不需要相同的资源，请咨询他们。

• 团队工作量管理 在项目进行期间，确保您的计划符合当前的预订和项目发展。

资源规划和成本管理

了解如何合理规划资源，不仅能让您更轻松地为项目寻找和分配最佳资源。它还将帮助您管理成本。

PMBOK® 指出，资源规划是仅次于成本估算、预算和控制的项目成本管理的一部分。怎么做？请记住，项目的盈利能力基于一个简单的等式：

项目的盈利能力 = 项目预算 - （项目花费的小时数 * 小时费率
您的员工）

因此，对资源进行跟踪并按照项目计划加以利用，不仅能提高项目的交付率，还能确保公司的利润率。

结论

在总结对项目管理中战略资源规划的探讨时，有几个要点对项目的成功实施至关重要。资源规划是这一过程的核心，要求采用战略性方法来确定、分配和管理资源，使之与项目的交付成果和时间安排相一致。这包括

确定和分配战略资源规划： 有效项目管理的基石是战略资源规划，其中包括确定必要的资源，并确保在整个项目周期内优化资源分配和可用性。

利用资源规划软件： 在项目生命周期中两次使用资源规划软件可简化流程，使项目经理能够避免常见的分配难题，并加强资源规划工作。

了解资源规划的作用： 认识到在整个讨论中四次提到的资源规划对于控制项目交付、时间表和预算至关重要。它有助于使项目交付成果与可用资源相匹配，突出了其关键作用。

资源规划原则的应用： 应用能力、技能、知识和工具（包括资源规划软件），通过有效的资源管理创造价值，如领先的项目管理机构所述。

区分战略资源规划动态： 区分项目管理和一般管理，重点关注时间、范围和预算限制，突出了战略资源规划如何适应这一更广泛的背景。

在资源规划中实施技术： 采用工作分解结构（WBS）和关键路径法（CPM）等技术可确保资源的计划、安排和有效利用，从而体现资源规划工作的重要性。

资源规划中的持续调整： 定期调整资源计划以反映项目范围、员工可用性和其他因素的变化，可确保项目按计划进行，体现了资源计划的适应性。

通过实施资源规划和战略资源规划实践，包括有效使用资源规划软件，项目可以在规定的时间和预算限制内实现其目标。这不仅能确保有效利用资源，还能通过细致的资源规划工作支持组织的整体战略目标。

术语表

项目范围 为项目经理提供的项目目标、可交付成果、特点、功能、任务、截止日期和成本的详细大纲。

交付成果 为完成一个流程、阶段或项目而必须生产的任何独特的、可验证的产品、结果或提供服务的能力。

依赖关系:任务之间的关系：任务之间的关系决定了活动的执行顺序。

资源规划:确定完成项目所需的必要资源（人员、设备、材料）的过程。

项目管理协会（PMI）:项目管理专业组织，专门从事标准制定、研究、教育、出版和专业认证计划。

PMP 认证:由 PMI 提供的全球认可的专业认证，用于验证项目经理在项目管理方面的经验和教育。

项目管理协会（APM）:项目管理领域的专业机构，为项目专业人员提供会员资格、资格认证、活动和出版物。

项目验收标准:在接受项目成果之前必须满足的一系列条件。

工作分解结构（WBS）:分层分解：对项目团队为完成项目目标和创建所需交付成果而要开展的全部工作范围进行分层分解。

关键路径法（CPM）:一种项目建模技术，用于估算项目的持续时间，方法是确定最长的从属任务序列，并测量完成这些任务所需的时间。

资源管理软件:项目管理人员使用的工具，旨在帮助有效规划、分配和管理资源，包括时间安排、预算编制和工作量管理。

资源利用率报告:这些文件可帮助了解项目资源的有效利用情况，有助于未来项目的规划和成本管理。

成本管理:规划和控制项目或业务预算的过程。它包括成本估算、分配和控制等活动。

项目生命周期： 项目从启动到结束所经历的一系列阶段。

资源分配： 以支持组织战略目标的方式分配和管理资产的过程。

日程安排： 计划在项目期内何时以及如何使用资源，确保资源得到最佳利用。

预算编制： 预测项目所需财务资源的过程，包括估算和分配资金。

任务依赖性： 任务之间的关系，决定了执行任务的顺序。

里程碑 项目中的重要节点或事件，用于监测实现目标的进展情况。

风险管理： 识别、评估和控制对组织资本和收益的威胁的过程。

利益相关者的参与： 让可能受项目影响或对项目结果感兴趣的个人、团体或组织参与进来的过程。

性能指标： 据以评估项目、流程或产品的效率、性能、进度或质量的衡量标准。

变革管理： 将个人、团队和组织过渡到理想的未来状态，以实现项目成果和效益的方法。