项目管理中的 "范围蠕变"--如何预防

当你负责一个项目时，你通常很清楚你的团队需要做什么才能满足项目要求。但是，如果客户提出了一个新功能，无论多么小，你都应该在现有项目范围的基础上开始工作，那该怎么办呢？

通过这篇文章，您将学到什么？

• 项目管理中范围蠕变的含义
• 项目管理中范围蠕变的原因和预防方法

作为项目经理，您可能对这种情况并不陌生，因为项目经常会因为用户反馈或动态的市场环境而发生变化。这很自然，而且可能会带来非常积极的结果（例如，质量更好的最终产品）。但问题是，这些意料之外的修改可能会导致项目范围不断扩大，以至于你对项目进度几乎无法控制。

让我们进一步了解项目范围蠕变，并讨论如何在项目管理生涯中应对它。

什么是项目管理中的范围蠕变？

项目范围

首先，什么是项目范围？项目管理中的范围是指项目的所有任务、流程、活动、要求和交付成果。简单地说，它就是完成一个项目所需的所有工作。

项目范围是项目规划的一部分。项目管理生命周期这一阶段的成果就是项目范围说明书。它是项目范围的文件（也称作 "范围说明 "或 "职权范围"），其中包含一份既定的清单，准确地列出了以下内容

• 项目目标及其理由、
• 可交付成果、
• 任务
• 团队成员的责任、
• 费用、
• 核查程序、
• 和期限。

项目范围说明完成后，就进入了项目范围管理计划阶段。该计划概述了项目实施的整个过程，是将项目控制在既定预期和范围内的指南。 

项目管理中的范围蠕变 = 超越假设

描述范围蠕变最简单的方法是说它是 增加超出商定项目范围的功能和要求。 这个定义的两个部分都很重要，因为项目范围的变化或扩展并不一定等同于范围蠕变。

相反，变更在项目管理中是完全正常的事情。如果未就变更达成一致意见，范围就会不断扩大，项目需求的增加也会不受控制。

PMBOK® 指南》（第 5 版）提供的定义指出，范围蠕变是指 在不调整时间、成本和资源的情况下，无节制地扩大产品或项目范围。 这段描述强调了一个关键因素，它应该有助于你想象范围蠕变的潜在后果。我说的是这些 项目范围中的新功能未根据时间表、资源或预算进行调整.这基本上意味着，任何（或所有）这些变量都可能出错，导致项目失败。

既然我们已经定义了 "范围蠕变"，那么我们就来讨论一下它的主要原因。

 

项目管理中范围蠕变的原因是什么？

范围蠕变可能是由以下因素共同造成的：

项目范围不清。这通常是造成范围蠕变的主要因素。当你的项目范围模糊不清或根本不存在时，你如何控制它呢？不过，拥有一份明确的范围声明并不是解决这一难题的最终办法。您需要与所有项目利益相关者一起验证项目范围并签字确认。 

还有一个问题可能发生在你没有与团队中合适的人协商需求的时候。例如，有些需求可能在技术上是不可行的，即使你的范围很明确，客户也已经批准了。这就是为什么你必须

• 从所有利益相关者那里收集项目需求、
• 分析需求（及其后果）、
• 与团队讨论需求、
• 创建清晰的范围说明和工作分解结构 (WBS)、
• 让所有利益相关者签字认可你的范围。

想进一步了解这一过程？查看我们的 项目范围管理指南.它将帮助您成功管理范围。

当你没有既定的程序来处理变更请求时，也很可能发生范围蠕变。或者，您已经制定了一些变更控制规则，但利益相关者并不了解。在本博文的下一部分，我们将进一步讨论如何管理变更，避免它们使项目脱轨。

当团队成员直接受客户的影响而添加新功能或扩展现有功能时，是造成范围蠕变的一个不太容易预料的原因。项目经理很难注意到这种外部压力，尤其是如果团队成员没有透明地传达这种压力。

另一个可能的危险是利益相关者对项目的参与程度不一。试想一下，在需求收集阶段，你的客户并不太关注项目范围。也许他们正忙于其他事情，或者根本就没有真正参与到项目中来。然而，一旦他们看到了你工作的初步成果，他们就会突然变得更加投入，并开始提出新的功能或重新定义项目目标。你可以想象，这很容易导致范围蠕变。

最后，我们不得不提到外部影响，这些影响往往是你无法控制的。虽然很难为意外情况做好准备，但作为项目经理，你应该准备一些应急计划。即使变化让你措手不及，这些计划也能帮你应付自如。

正如您所看到的，造成范围蠕变的可能原因有很多--我们的列表绝对不是详尽无遗的。您需要记住的是，范围蠕变也会由于不同因素的综合作用而发生。因此，了解如何避免范围蠕变是非常有用的。

如何在项目管理中防止范围蠕变？

首先，我们要说的是，范围变更并不是你应该不惜一切代价避免的事情。如果你在一个敏捷的环境中工作，那么你可能已经预料到会发生变化。您想要减少的是范围失控增长的结果。让我们来看看防止范围蠕变的一些策略：

• 准备一份清晰的工作说明书 (SoW)，概述范围内的事项（本质上是范围说明书）和范围外的事项（例如，您和客户讨论过但最终从范围中删除的需求）。确保所有项目利益相关者都审查并签署了范围。
• 引入变更控制流程。这是一个至关重要的项目管理要素，可帮助您仔细考虑项目过程中发生的每一项变更：调查其原因以及对时间表、预算或资源的影响。确保所有利益相关者都了解并接受您的变更控制流程。
• 为所有利益相关者制定沟通准则。让他们知道应该使用哪些渠道，什么时候是讨论新需求的好时机，应该联系团队中的哪些人，等等。这可以帮助你避免团队受到外部压力。
• 不要过度承诺/过度交付。从项目一开始，就要确保所有变更都有适当的文档记录，并分析其对项目范围的影响。仅仅为了让客户满意而交付 "额外奖励"，最终可能会对项目（以及客户的满意程度）产生负面影响。切记要与您的团队讨论 "镀金 "问题：他们不应该自行在任务中添加超出范围的内容。本着 项目透明度您应该首先讨论可能出现的任何问题。
• 在预算/时限内有一定的灵活性。项目管理中的变化是不可避免的。您需要有一个缓冲期，以保持舒适，而不是仅仅因为担心超出预算而做出决定。
• 了解哪些要求是最重要的。 确定项目任务的优先次序 将对您大有帮助。当你知道哪些范围内的任务可能是消耗性的，你就能更好地应对范围蠕变。
• 向客户展示任何项目元素的状态。利益相关者不请自来的反馈很容易导致项目范围的扩大。要清楚什么时候反馈或新想法是有用的，什么时候你出于不同的目的展示项目的一部分。
• 跟踪项目分析。您的项目或 资源管理软件 您可能需要一套报告功能--利用这些功能让您受益匪浅！我们特别推荐跟踪估算和实际情况：当您将计划工时与团队成员记录的实际工作进行比较时，您可能会更快地发现范围扩大的迹象。 (了解更多 项目进度报告).

有些项目经理可能会认为，"创建一个明确的项目范围 "往往说起来容易做起来难--他们的看法不无道理。对于许多项目，尤其是创新项目来说，你可能无法 100% 确定最终产品会是什么样子。许多软件开发项目就是这种情况，经常会根据用户反馈和测试进行修改。当项目团队决定使用尖端技术或实验性解决方案时，他们将面临另一项挑战。

但这并不意味着在这些情况下一定会发生范围蠕变。您仍然可以通过从所谓的项目发现阶段开始，增加构建合理范围的机会。在这一阶段，您可以测试假设、质疑假设或构建原型。所有这些都是为了验证您的想法，检查建议的解决方案是否可行。

我的项目范围不可控制地扩大了。我该怎么办？

我们刚刚讨论了几种避免范围蠕变的最佳实践，但如果您已经遇到了范围蠕变怎么办？也许它始于看似微小的变更请求，也许利益相关者自项目启动以来就一直在期待额外的功能。管理范围蠕变是可能的，这里有几种方法可供您选择。

首先，范围蠕变可能会让人感到沮丧，但这并不是消极和失败的时候。经历过范围蠕变的项目可能仍然会有好的结果。

确保仔细查看所有变更请求，并认真分析其后果。评估变更将如何影响项目的预算和时间表。即使您的团队已经实施了某项变更，调查其对项目其他部分的潜在影响仍然很有价值。

现在也是关注以下问题的大好时机 资源预测.变更请求可能也会影响项目的这一方面。您有足够的团队成员来完成这个项目吗？您是否需要雇用/外包一些人员？考虑员工的可用性和 团队工作量 考虑在内（请阅读 工作量管理).您不希望过度使用团队成员，甚至可能因为范围的扩大而使他们疲惫不堪。

处理范围蠕变的另一个策略是取消一些初始需求的范围。如果对项目积压进行了优先排序，就应该能够识别出可以与新增需求进行交换的元素。这样，你就可以为项目的交付争取到额外的时间和成本。 

随着变更请求的不断涌入，您的团队可能会对项目期望有些迷茫。这反过来又可能导致镀金，在某些任务上花费更多的时间。你应该仔细检查每个团队成员是否都了解新的项目要求。

不要忘记纵观项目全局。范围蠕变也会对其产生影响。也许您和项目利益相关者现在应该讨论创建子项目或推出 MVP？范围蠕变的弊端之一是团队失去动力，项目耗时比预期更长。将项目范围的一部分作为一个单独的版本交付，可能有助于重新获得动力，并让团队感觉更有成就感。这种方法也有商业上的好处：尽早发布 MVP（最小可行产品）可以帮助客户测试产品，并在客户中获得早期成功。

最后，即使您正在经历范围蠕变，您仍应定期监控项目的健康状况。 项目报告 将帮助您 评估团队表现 并计算范围不断扩大的影响。

阅读更多项目管理资源

范围蠕变并非罕见现象。作为一名项目经理，你几乎肯定会在职业生涯的某个阶段遇到这种情况。在项目管理协会 2018 年的调查中，半数受访者表示 专业脉搏调查 在过去的 12 个月中，有多少人经历过范围蠕变。2020 年 本报告的更新版 表明，与成熟度较低的组织（30% 至 47%）相比，能力较为成熟的公司受范围蠕变的影响较小。

这些见解并不令人惊讶，因为范围蠕变虽然可能造成破坏，但却是可以管理的，尤其是对于精通业务的项目经理和高管而言。 我们希望这篇博文能帮助您发现管理范围蠕变的方法，从而使您的团队受益。

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