资源日历--用一个工具管理整个团队
资源日历(或项目管理日历、或项目规划日历、资源规划软件)可让您更有效、更高效地规划、管理和分配资源--尤其是如果 Microsoft Excel 在您的项目中发挥了主导作用。
当被问及担任项目经理的缺点时,有些人会列出工作时间长和压力大的问题。不可否认,项目经理的工作可能需要你打一些艰难的电话或加班。但这并不意味着这是一个压力巨大、令人疲惫不堪的职业。
另一方面,项目经理经常会因为工作量太大而感到力不从心。如果你也是其中一员,不妨仔细审视一下自己的工作量,并扪心自问:
我是否受到工作攀升的影响?
请继续阅读,了解什么是 "工作爬行症 "以及它的成因。我们还将列出你可以采取的措施,让你的工作和生活重回正轨。
工作攀升,也被称为 角色爬行当一个人执行的任务超出了其职责或其工作的商定范围时,就会出现 "工作失误"。
请注意,"工作爬升 "可能会影响到担任不同职务的人员。从本质上讲,它是指执行本应由其他团队成员完成的任务。对于项目经理来说,这些任务通常与项目交付、管理团队或处理客户关系有关。
迈克尔-韦林在他的书中 管理心理契约:利用个人交易提高业务绩效》(Managing the Psychological Contract: Using the Personal Deal to Increase Business Performance)、 提出了一个关于角色爬行的非常有趣的观点:
工作爬升是指员工不断受到压力,要求他们提供超出其工作正常要求的服务。在这种情况下,随着时间推移而形成的互惠准则不再适用。相反,雇主会逐渐提高对员工的要求。以前可自行决定的行为和表现,现在越来越多地被雇主期待或视为理所当然。 (Wellin, 2007, 第 90 页)。
正如您所看到的,"工作爬升 "会让您在特定时间段内(例如,直到项目启动)更加努力地工作,但当您的雇主希望您始终兼顾所有这些职责时,"工作爬升 "也会演变成一种持续的情况。对于项目经理来说,识别和阻止角色爬行或从一开始就防止角色爬行是非常有益的。
为了更好地理解这种现象本身,让我们来看看工作攀升的一些常见原因。
项目经理 "工作爬坡 "背后的关键因素是其职业性质。简而言之,其他人往往不理解他们的角色。伊丽莎白-哈林(Elizabeth Harrin)是 反叛者的 PM 指南承认人们在工作中 "常常不明白她到底在做什么".在这种情况下,人们对项目经理的期望可能会不合理。
作为 "负责项目 "的人,项目经理很容易受到角色爬升的影响。毕竟,几乎每项任务都可以借口与项目有关。因此,项目经理可能会觉得,尽管团队中还有其他人应该处理某项任务,但最终还是要由他们来完成。
如果没有更适合履行某些职责的人怎么办?人员配备不足和工作效率低下也可能导致工作岗位攀升。 人力资源预测.如果没有人去完成某项任务,往往会由 PM 来完成。
项目经理可能会有一种想要加入并帮助完成生产任务的冲动。他们的压力很大,因为他们要向利益相关者传达项目成果。亚历山大-奥利奇(Aleksandar Olic)说得很好,他说 他写道:
这可能会导致身份危机。他们无法直接控制网站或应用程序的运行或外观,但却要对最终结果负责。此外,在展示作品时,他们需要了解并谈论一切,就好像是他们创造了这些作品。
另一个使项目经理面临角色爬升的因素是,每个项目都不尽相同,因此需要项目管理人员具有一定的多面性。虽然这种多功能性通常仅限于使用适当的工具和技术,但也可能导致项目经理承担范围更广的任务,因为他们觉得自己的项目需要这样做。如果随着项目的进行,任务范围越来越大,我们就会讨论工作爬行的问题。
最后,工作经验对项目经理来说非常重要。在角色爬升方面也是如此。虽然缺乏经验的项目经理可能拥有非常深厚的理论背景,但他们可能会在兼顾多项职责和识别角色爬升方面遇到困难。
项目管理中的工作爬行是可以预防的。即使你已经感觉到了它的后果,也可以采取一些补救措施。
最基本的行动是确保每个人都对自己在项目中的角色达成共识。我们所说的每个人是指
概述你的职责,甚至举例说明你职责之外的事情,这将有助于你设定对自己绩效的期望。理想情况下,您应该在项目开始时(或在与公司协商工作机会时)就这样做,但您也可以在注意到 "角色爬升 "所带来的负面影响后再这样做。
不同项目的项目经理职责范围可能略有不同,但如果您在列出核心职责时需要灵感,请查阅 此 数字项目经理的文章。
一旦概述了您的职责和潜在任务--您知道 什么 工作的时候了--是时候制定一些关于 如何 考虑一下自己的时间,并尽量保护它:设定你可以协助团队的工作时间,沟通你的休息日,计划当你的工作量变得难以管理时该怎么办。
您现在可能已经注意到,这些避免角色爬行的技巧大多与适当的沟通有关。 项目透明度 不仅能帮你控制工作量,还能防止你的团队成员出现 "工作爬升 "现象。利用资源日历和时间表,提高您和团队任务的可见度。项目管理和 资源管理工具 这不仅能帮助您高效地规划工作,还能将任务与具备最合适技能的人员相匹配。
说到能力和胜任力:作为项目经理,你可能会因为过去的职业经历或个人兴趣而觉得自己完全适合做某件事(比如,设计一个网页表格)。在极少数情况下,项目经理也可能同时负责生产的某些方面。但是,如果你的角色不是混合型的,为了项目的成功,请坚持履行项目经理的职责。
这并不是说您的设计或代码质量很差。事实未必如此。但是,当你把精力投入到 "课外 "任务时,你就没有那么多时间来完成你的核心任务了。
最后的建议对刚刚开始从事这一行业的项目经理尤其有帮助。虽然你肯定有能力胜任这个职位,但要记住,这需要一段学习曲线。尤其是在一些不那么具体的事情上:工作爬坡就是其中之一。
贵公司很可能有经验更丰富的项目经理。也许公司还制定了指导计划?如果没有,那就想办法召开知识共享会议。您还可以参加当地社区组织的项目管理活动和会议。
即使不能参加面对面的聚会,您仍然可以获得有用的资源。关注由项目管理从业人员创建的项目管理频道和博客。.以下是我们平台上的几篇文章,您可能会觉得特别有价值: