项目启动 - 如何启动项目？

通过这篇文章，您将得到什么？

资源管理软件对按时完成项目的影响。

如何以较少的损失启动一个项目。

项目启动时，您需要做出可能最终决定项目成败的假设和决定。

在这个阶段，你需要做好准备，利用文件管理系统收集尽可能多的信息，评估工作量，并周到地分配资源。有时，使用个人项目管理软件也不失为一个好主意。

另一方面，这也是你开始为整个项目定下基调，为团队建立有效和积极文化的时候。

如何确保项目启动会议有一个正确的开端？

在创建资源管理软件的 Teamdeck，我们致力于帮助项目经理更好地估算、规划、执行和监控项目。因此，我们编写了一本关于资源管理最佳实践的免费电子书。

本文节选自我们的电子书，其中我们讨论了确保项目成功的关键性下一步。项目启动会议的结构化会议议程对于保持会议的精简和高效、让团队和利益相关者积极参与并为敏捷项目启动做出调整至关重要。

了解项目：成功的第一步

充分了解项目意味着你知道利益相关者对最终产品和团队工作范围的期望。 应明确界定成功标准。一些潜在的、可衡量的标准包括：按时交付、不超出最初预算以及实现销售目标。 这些标准不仅提供了明确的方向，也是评估项目进展和成功的基准。

项目简介中应该已经包含了项目的目标和目的、时间表、预算和项目交付成果等细节。仔细阅读项目简介，总结从中可以获得哪些细节，还缺少哪些细节。必须确保项目简介内容全面，涉及项目的所有关键方面。精心起草的项目简介为有效的项目规划和执行奠定了基础。

如果有什么不清楚的地方，不要等着与客户通电话。在开始计划工作之前，尽可能多地收集项目信息非常重要。这种积极主动的方法有助于及早发现潜在问题并及时解决，从而避免项目后期出现任何误解或延误。

当您觉得已经掌握了足够的细节时，邀请客户参加项目启动会议。 您可以亲自参加，也可以通过 Skype，甚至组织更专业的电话会议。重点是你们可以在会议室讨论项目范围、客户期望、你们能交付什么以及如何交付。这次会议将为项目定下基调，并确保每个人在项目目标和交付成果方面意见一致。

确定角色和职责：谁在项目团队中做什么？

在充分了解项目的共同目标后，就需要确定完成项目所需的人员以及责任人。 明确界定项目团队成员的角色和责任有助于避免混淆，并确保问责制。每个团队成员都应了解对他们的期望，以及他们的工作如何促进项目总体目标的实现。

这意味着您必须跟进确定项目中的角色--您究竟需要让谁参与进来？或者说：没有哪些角色就无法完成项目？这就需要确定项目所需的关键技能和专业知识，并将这些技能和专业知识与团队成员相对应。同样重要的是要考虑团队的可用性和工作量，以确保他们能够为项目投入必要的时间和精力。

根据项目和客户的要求，您可能需要前端和/或后端开发人员、平面设计师、动态设计师或营销专家和文案撰稿人。 应明确界定每个角色，为每个团队成员分配具体任务和职责。 这有助于确保涵盖项目的所有方面，不出现任何疏漏。

当你明确知道项目需要哪些人参与时，就可以找到最合适的员工。您可以通过评估他们的技能来做到这一点--使用技能矩阵。技能矩阵是一个简单的表格，其中包含员工的技能，有助于对他们进行评级和打分，以确定他们是否能够胜任任务。这一工具在为正确的任务确定正确的人员方面非常有价值，从而确保您的项目团队装备精良，能够应对项目的挑战。

一旦确定了角色和能够胜任这些角色的人员，就要检查员工的可用性，并将他们分配到下一个项目中。这涉及到时间安排和资源规划，以确保您的团队成员不会负担过重，并能发挥出最佳水平。 有效的资源管理是确保项目在预算范围内按时完成的关键。

实用小贴士 如果不使用技能矩阵，可以使用员工列表，描述他们的技能和经验。这有助于避免员工利用率不足和超额预订，因为对可用资源的了解可以确保更好地分配劳动力。

制定全面的项目计划：避免陷阱

我们完全有理由认为，规划阶段可以决定项目的成败。不准确的估算、错误的个人决定以及忽视潜在风险往往会导致项目延期和预算变更。有效的规划不仅包括概述完成项目所需的任务和活动，还包括预测潜在的挑战并制定应对策略。在规划外部项目时，至关重要的是确定基调和愿景，确立共同目标、任务和时间表，并让项目团队为与客户举行正式启动会议做好准备。

根据 2016 年的数据，只有 49% 的项目按时完成。此外，有 53% 的项目未超出预算范围。- PMI.这些统计数据凸显了有效的项目规划和资源管理对确保项目成功的重要性。

项目资源管理是有效规划和项目启动阶段的关键要素之一。您已经确定了项目成功所需的角色以及能够完成任务的合适人选。现在，该是有效分配资源并确保资源在整个项目期间得到最佳利用的时候了。

为了更好地管理员工和项目，估算一下需要某些人参与以下哪项工作的时间将有助于启动项目.一份最新的资源日历至关重要，它将使你的工作更加轻松。该日程表不仅应包括团队成员的可用时间，还应包括他们可能有的其他承诺，如其他项目或个人休假时间。

了解项目需要哪些人员和多长时间后，制定项目日程表。 其中应包括可用资源、他们可以参与的其他项目或可能有的承诺、他们的休息日和国家法定节假日。 与远程团队成员合作时，要考虑时区因素。这种程度的详细规划有助于确保项目时间表切实可行。

这样，您就可以避免过度预约或员工利用率不足，并从一开始就设定正确的项目流程。Teamdeck 是一款资源管理和时间跟踪工具，具有员工时间跟踪和休假管理系统功能，可用于员工和资源分配与监控。这些工具提供了资源可用性和利用率的实时可见性，从而有助于做出明智的决策和必要的调整。

估算资源和任务：正确估算

要制定周密的项目行动计划，就需要估算员工完成各项活动所需的时间。估算工作可能很棘手，因为如果做得不好，可能会对项目弊大于利。 准确估算需要深入了解相关任务、所需技能和团队能力。 其中包括估算内部项目资源和任务的具体注意事项，例如为正式启动会议准备项目团队，以及组织内部项目启动会议。

约翰-卡特勒（John Cutler）在其文章《我们为什么要估算？估算应基于历史数据和当前项目的具体背景。这有助于确保估算的现实性和可实现性。

另一方面，对许多人来说，以小时为单位来估算任务等同于茶叶阅读。因此，根据我们自己的经验，用故事点来衡量用户故事更为安全。故事点是一种度量单位，可以用来评估不同用户故事的大小。它们是相对的，也就是说，4 点的故事比 2 点的故事大两倍。这种相对估算技术有助于确保不同任务的估算具有一致性和可比性。

一旦确定了故事点（规模可以是 1-10），你就需要将它们与团队的速度相匹配。如果团队在上一次迭代中能够用足够的时间完成 14 个故事点的工作，那么他们就有可能再次完成相同数量的工作。这有助于为项目制定现实可行的目标。

当您有了项目中所有所需元素的故事点估计值后，您就可以用这个数字除以团队的速度，得出完成项目所需的迭代次数。这有助于确保项目时间表是现实可行的。

在分配管理特定人员的时间时，要考虑到他们的资源能力，既要考虑到他们的经验能完成多少工作，也要考虑到他们一天中的 "工作时间"。 这有助于确保您的团队成员不会负担过重，并能发挥出最佳水平。

确保您了解理想时间和已用时间之间的区别。前者是指实际花费在某项任务上的时间，后者包括等待、干扰、情境切换和准备工作。这种区别对于确保您的估算切合实际并考虑到可能影响完成任务实际所需时间的各种因素至关重要。

请注意，当您向开发人员询问某项任务需要多少时间时，他们会以 "理想时间"，即不间断的工作时间，向您提供估计值。这有助于设定切合实际的预期，确保项目时间表可以实现。

执行项目计划：将计划转化为行动

执行是将计划转化为行动的阶段。在这一阶段，项目经理需要协调人员和资源，并根据项目管理计划整合和执行项目活动。在执行过程中，密切关注项目进度以确保其朝着正确的方向发展至关重要。定期召开状态会议非常有帮助。这些会议应涵盖已完成的工作、正在进行的工作以及仍需完成的工作。

在这一阶段，沟通是关键。 使用项目管理软件让每个人了解最新情况并跟踪项目进度。Teamdeck 等工具可以帮助进行日程安排、任务管理和时间跟踪。这些工具提供了项目进度的实时可见性，有助于及早发现任何问题，从而及时解决问题。

监测和控制：确保项目按计划进行

监测和控制流程对于跟踪、审查和调节项目进度和绩效以及确定需要对计划进行修改的任何领域都是必要的。这一阶段通过衡量和监控项目绩效，确保项目目标得以实现。

这一阶段可以使用的工具和技术包括绩效考核、挣值管理和项目管理软件。定期报告和评审会议有助于保持项目的正常进行。这些会议为审查项目进度、发现任何问题并做出必要调整提供了机会，以确保项目按计划进行。

结束项目：确保项目顺利结束

项目收尾包括最终确定所有项目管理流程组的所有活动，以正式完成项目或阶段。这包括获得客户批准、移交项目文件、释放项目资源以及进行项目后审查。

项目后回顾有助于了解哪些工作进展顺利，哪些工作可以在今后的项目中加以改进。这是持续改进项目管理的重要一步。从这些审查中获得的见解对于改进项目管理流程和确保未来项目的成功非常宝贵。

结论：项目的成功取决于理解

开始创建一个新项目并不像有些人说的那样紧张和令人生畏。如果您从一开始就制定了正确的流程，并按部就班地执行，您的第一次工作会议不仅会变得更轻松，还能避免犯一些常见错误。

总之，我们在这篇文章中谈到的内容，请确保您按照这些简单的步骤发送电子邮件：

• 了解它的内容。

• 在计划任何事情之前，先与客户沟通，召开项目启动会议。

• 了解项目中的角色。

• 找到最适合这项工作的员工，并检查他们是否有空。

• 制定项目计划。

• 估算资源和任务。

这样，您就能确保在项目启动之前，对项目的要求、自身资源的可用性、设定的期望值和时间表了如指掌。

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