如何建立项目关闭流程：提示和工具

无论您是在软件公司还是创意机构工作，您可能都很清楚，项目并不会因为有人向代码库提交了最后一次提交，或者客户对您的工作回复了 "看起来不错 "而结束。当然，项目生命周期的交付部分可能已经结束，但现在是正确结束项目的时候了。在这篇博文中，我们将向您介绍在项目结束时，贵公司的项目管理流程中应包含的一些最重要的步骤。

首先，我们来谈谈为什么要关注项目收尾流程。

为什么必须制定项目关闭程序？

项目收尾流程有助于确保参与项目的每个人都达成共识，并确保项目正式结束。如果没有正确地结束项目，会发生什么情况？首先，你可能仍然会收到客户的变更请求，而客户却不知道现在已经不是提出这些请求的时候了。从以下方面来看，关闭项目也是有利的 项目资源管理 角度。您不会不必要地让员工忙于已经完成的项目，他们可以自由地从事新的任务。最后，您将有机会回顾项目，评估哪些地方做得对，哪些地方可以改进。

你的员工呢？在项目结束后，无论成功与否，参与收尾流程都会给他们带来一种结束感，并提高团队士气。

项目收尾清单 - h如何开始设计团队的项目结束程序？

如果你想建立一个统一的项目收尾流程，你可能需要从对现状进行彻底分析开始。 

与项目管理团队会面，讨论他们在项目生命周期末期的活动。你们可以一起分析不同方法的利弊，并建立一个符合贵公司需求的程序。

项目收尾阶段应考虑哪些内容？

首先，您应仔细阅读需求清单，确保项目团队准备好了所有可交付成果。当您准备好移交项目时，就可以开始项目收尾流程了。

正式移交交付成果

与客户联系，正式移交所有交付成果和必要的文件。在整个过程的早期阶段，您可能已经移交了不同的项目内容。这完全没有问题。您只需确保您的客户可以访问整套交付成果。还要记住共享 URL、登录名和密码。

下一步是获得客户的正式认可。理想情况下，您需要一份书面声明（一封电子邮件即可），表明客户认为您的项目团队的工作可以接受。如果未能获得客户的认可，日后可能会出现令人不快的意外：如果有任何问题，最好现在就解决。

这也是获得客户反馈的绝佳机会。您可以安排一次电话会议，让客户 回顾会议 客户。在这样的对话之后，您很可能会有一些未来改进的行动要点，并有可能在您的网站上发布一个很好的推荐。

处理文书工作

在整个项目生命周期中，项目经理需要处理许多项目文件。收尾阶段是整理所有文件并确保没有遗留问题的大好时机。

参与项目的人可能会觉得自己对项目的方方面面都了如指掌。现在可能是这样，但几个月后，当客户想询问某个技术细节时怎么办？将所有与项目相关的文件妥善整理会好得多。

此外，您还应正式结束与不同供应商或自由职业者的项目合同。不要忘记向他们支付报酬！

审查项目

如前所述，项目结束是反思团队表现的最佳时机。打开项目管理或资源管理软件，分析项目报告。以下是一些您可以仔细查看的内容：

• 估计数与实际数： 将团队的预计工时与他们在项目上花费的实际时间进行比较。你能发现任何规律吗？例如，项目的某个阶段是否被低估了？或者，您可以发现某些团队成员的工作最初被低估了，他们需要更多的时间来完成任务。这些见解对于规划团队的下一个项目非常有价值。 

使用 团队甲板 创建估算与实际对比报告。

• 资源利用率：  您的团队成员是否都得到了平均使用？也许有些人加班很多，而其他人却没有那么多事情要做？这两种情况都不利于团队士气。幸运的是，一旦确定了需要改进的地方，您就能为下一个项目更好地规划团队。

Teamdeck 还可以帮助您 计算资源利用率.

• 计费和不计费时间： 如果你的团队能跟踪他们的时间，你也许能得到一个 报告显示 他们记录的计费和非计费时间 在项目工作期间。

计算计费时间和非计费时间可以帮助你找到进一步提高团队工作效率的改进思路。

在审查项目时，还应组织一次项目团队会议，讨论经验教训和对未来的设想。

肯定项目团队的努力

如果贵公司同时开展多个项目，比如许多代理公司或软件公司，那么可能无法让每个人都明显感觉到某个项目刚刚完成。项目经理最好在全公司范围内发布一条消息，宣布项目已经完成，并对团队的辛勤工作表示肯定。他们应尽量突出每个团队成员的成就，并确保将每个人都包括在内。这样的举动一定会让你的员工感到自己受到了重视和关注。

虽然大流行病可能会让你无法为项目团队组织庆祝活动，但你仍应尝试与他们一起玩乐。即使是虚拟的庆祝活动，也可能是增进友谊的有趣场合。

记录和分享经验教训

现在，您已经与项目团队详细讨论了该项目，获得了客户的反馈，并查看了数据。您很有可能已经获得了宝贵的、可操作的见解，这些见解将对贵公司未来的项目大有裨益。重要的是，您要将这些见解记录下来，并与公司负责项目管理的其他人员分享。

此外，这也是围绕项目开展营销活动的大好时机：将项目放入团队的在线作品集，发布案例研究。计划好这些步骤是很有好处的，否则，在其他项目和任务中，这些步骤可能永远无法完成。

删除团队预订

即使你确信你的队友知道项目已经准备就绪，你也应该正式解除他们的任务。在查看公司的资源或 在线日历计划因此，这些员工不应再为已完成的项目登记。

确保您的团队 资源日历 是最新的。这样，其他项目经理就可以为新项目预约他们。 

您准备好建立项目收尾流程了吗？

在阅读关闭流程中的不同步骤时，您可能会注意到这一阶段需要一些时间。这也是在项目开始前制定此类程序的另一个原因。如果知道结束一个项目平均需要多少小时，就可以在估算项目成本时考虑到这一点。

我们希望这篇博文能帮助您规划出符合贵公司需求的有效项目收尾步骤。它一定会让您的团队在未来的项目中受益匪浅。

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