项目进度管理--作用、挑战、工具

每一个成功的项目，无论其规模或范围如何，都始于正确的项目进度管理。项目进度表是项目从开始到结束的路线图。它详细说明了活动的开始和结束日期，以及成功结束活动所应遵循的顺序。项目进度表应能说明项目的进展情况和剩余工作。

然而，要使进度表达到目的，项目进度管理至关重要。这是一种程序，它规定了制定、监测、控制和管理进度表的文件和政策，以便及时、顺利地完成资源和时间分配。  

在本文中，我们将讨论项目进度管理在项目完成中的作用、可能出现的挑战以及有效进度管理的工具。

项目进度管理的作用是什么？

理想情况下，项目进度管理可定义为确保在时间和资源限制范围内完成项目所必需的重要流程。简而言之，它是帮助项目和项目管理人员在时间和资源限制内完成项目所需的活动。 资源管理人员 在项目的整个持续时间内都要掌握项目进度。以下是进度管理在项目管理中的作用。

1.  制定时间表

进度管理始于制定项目进度表。这项职能中的重要活动包括

• 确定时间表--这包括确定完成项目所需的所有活动。这让项目经理和团队充分了解完成项目需要做哪些工作
• 确定顺序--这包括确定活动在项目周期中如何相互衔接。这也揭示了活动之间的依赖关系和关系类型。
• 工期估算 - 这包括估算每项活动所需的工期，以及开始和结束日期。  

2.  时间表批准

项目干系人的支持是实施进度计划的必要条件。在这一步骤中，进度管理的作用是与利益相关者协商，争取他们的批准。利益相关者必须批准进度表，才能提供执行任务所需的资源和人员。一旦获得批准，项目负责人就会创建一个基线，并与团队沟通进度表。

3.  监测时间表

进度管理的另一个作用是监控进度的进展。(这就是你应该了解 如何选择时间跟踪软件).项目经理的职责是关注项目进度，随时确定项目状态。项目经理要确定其他内部和外部因素对进度的影响，以及对项目进度的影响。这对确定必要的行动原因也很重要，可使项目重新按计划进行，避免延误或将变化纳入计划。

4. 更新项目进度表

进度表管理还包括定期更新进度表，将项目开始以来发生的变化考虑在内。这就要求项目经理确定更新进度表的流程，如分析做出变更对预算的影响、 项目范围 此外，项目经理还要寻求利益相关者的批准，并与团队进行沟通。此外，项目经理还要寻求利益相关者的批准，并将变更传达给团队。

项目进度管理的潜在挑战

进度管理并非易事。从进度计划的制定、监控到更新，进度计划管理的过程不可能一蹴而就。 项目管理挑战.以下是需要注意的常见挑战。

• 时间估计不准确

正确确定活动期限对于有效完成项目非常重要。然而，这也是最难做到的事情之一。此外，在审批阶段，利益相关者极有可能低估完成某些任务所需的时间。这是因为他们没有积极参与工作，或者他们想节省资源。不幸的是，低估时间会导致项目在时间和资源方面超支。把团队逼得太紧会降低工作效率，从而影响他们的工作效率。

• 沟通不畅

在日程管理中，沟通对于确保每个相关人员的工作都在同一起跑线上至关重要。沟通不足会导致时间浪费，因为员工会离开工作岗位去询问情况或自己查找信息。另一方面，过度沟通会导致信息超载和混乱。项目经理需要随时向团队和利益相关者通报进度、优先事项变化等最新情况。牢记有效沟通在项目完成中的重要性，对克服这一挑战大有裨益。

• 风险管理不善

进度并非总能按计划进行。项目经理需要预测风险，并估计风险发生时对进度的影响。如果做不到这一点，就会导致进度不切实际。不幸的是，确定潜在风险可能具有挑战性。

• 贫穷 项目工作流程管理

对许多人来说，管理工作效率，尤其是当工作范围很大时，是一项相当大的挑战。不幸的是，如果不能正确管理工作流程，就很难管理项目偏离原计划的变更。

项目投资 管理软件 可以帮助减轻其中的一些挑战。不过，即使有了技术，有效的项目管理也非常关键。项目经理需要具备这些不同领域的专业知识，才能确保有效的进度管理。聘用具备以下技能的项目经理 PMP 认证培训至关重要.该培训使项目经理掌握从头至尾监督项目（包括进度管理）所需的技能。  

有效管理项目进度的工具

项目进度管理工具有助于简化流程和操作，从而节省时间并提高准确性。这些工具使项目进度的制定、监控、更新和沟通变得更加容易，同时让团队保持高度参与。值得庆幸的是，大多数项目管理软件都集成了宝贵的进度管理工具。以下是一些值得关注的进度管理工具：

1.  甘特图

该工具可显示项目时间表和任务之间的依赖关系。它有助于跟踪计划进度、确定延误情况并密切关注任何偏离计划的情况。此外，它还能帮助确定必要的任务，确保及时完成项目。

2.  工作分解结构（WBS）

这一工具有助于将项目目标分解为可操作的小步骤--任务和子任务。有了 WBS，就更容易看清进度时间表。

3.  项目基线

该工具有助于实时跟踪项目进度。它有助于将项目进度与实际绩效进行比较。

4.  通信和协作工具

这些对于确保有效的沟通和团队协作至关重要，以确保每个人都在同一起跑线上工作。

5.  时间管理和日程安排工具

时间管理工具有助于跟踪团队成员花在特定任务上的时间。日程安排工具可显示团队成员正在处理哪些任务，以及他们是否有能力承担更多工作。

结论

项目进度管理是项目管理的一个重要方面。其作用包括制定进度表、审批进度表、监控进度表和更新进度表。然而，进度管理也存在挑战。这些挑战包括时间估算不准确、沟通不畅等。好在有一些可用的工具可以减轻这些挑战，确保有效的项目进度管理和项目的按时顺利完成。

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