资源日历--用一个工具管理整个团队
资源日历（或项目管理日历、或项目规划日历、资源规划软件）可让您更有效、更高效地规划、管理和分配资源--尤其是如果 Microsoft Excel 在您的项目中发挥了主导作用。
如果我告诉你，你的公司可能已经浪费了高达 37% 的软件支出，而你却浑然不觉，你会怎么想？
这不需要 这笔钱但你可能至少要浪费几块钱在你不需要的软件上。
如果你是项目经理、首席执行官或首席信息官，负责为公司提供工具，那么你可能已经造成了这个问题。
架子软件，也就是企业中无人问津的软件，仅客户关系管理市场就高达 $180 亿美元。
为什么？
CSO Insights 发现，问题在于，在实施客户关系管理工具的组织中，只有 40% 的组织 "实现了最终用户的全面采用"。
客户关系管理、社交媒体管理、分析工具、 项目调度软件, 资源管理工具等等。我们都会用到其中的一些。
而且，很可能我们每个人都至少有一个工具，我们花了钱却没有使用它。
是时候做点什么了，不是吗？
什么是货架？
架上软件是指已购买但从未使用过的软件。
今天，在全球日益增长的 SaaS 工具，也可能是我们订阅的工具，然后就忘了它。
值得记住的另一点是，"货架软件 "并不表明软件本身有问题。事实上，每个软件都可能成为货架软件。
毕竟，您购买许可证或订阅付费计划是有原因的。如果它不好，或者不适合你的公司，你就不会这么做。
软件成为货架软件的原因
我们已经知道，这并不总是软件质量差的问题，故障通常出在用户身上。
购买公司实际需要的更多许可证是货架软件成为堆栈一部分的原因之一。尤其是在有折扣的情况下。
Techopedia 在此给出了一个很好的例子：
假设每个软件许可证的价格为 $100。购买 50 个将花费公司 $5000。现在，让我们设想一下，如果同样的软件打折，一个许可证的价格是 $45，但您需要购买 100 个。您将支付 $4500，因为它仍然比以前便宜。
在这个例子中，额外的 50 个许可证变成了货架上的物品。
另一个原因是为未来的员工购买 "以防万一 "的许可证。在这种情况下，你可能最终会用到它，但一般来说，它最终会成为公司另一种未使用或未充分利用的资源。
第三种选择是指 SaaS 工具，它只是忘记了 它们.作为项目经理或首席执行官，您可能知道您每月要为 某些工具.但你知道它们是否真的被使用了吗？
订阅费可能是每月 $10 或 $60。无论是最便宜的 SaaS 工具，还是更昂贵的 SaaS 工具，都会出现这种情况。
问题的关键在于，公司内部缺乏沟通，没有密切关注实际情况。 资源分配 和利用率，可能会导致资金损失。
如何避免？
问题是
如何选择合适的软件并让员工真正使用？
如您所见，问题可归结为两大挑战：
- 如何选择适合贵公司的软件。
- 如何采用它，让员工真正使用它。
让我们从选择合适的软件开始。
在为公司研究软件时，您可能会有很多选择。询问朋友和同事会给你提供很多选择，但他们通常会推荐不同的工具。
如何决定哪个是 最好的?这意味着什么？
阿曼达-莫斯科维茨推荐这些 选择最佳软件的 10 个步骤 但让我们重点谈谈她清单上的前三条：
专注于您的业务
正如 Moskowitz 所说，应用程序只是实现公司目标的工具。因此，最好先设定目标：短期目标和长期目标。然后，就需要找到一个能帮助你实现这些目标的工具。
分析您的需求
没有 "放之四海而皆准 "的软件。相反，请关注您的需求：您是否需要跟踪项目流程、跟踪员工时间、安排资源、使用 CRM 管理客户、分析社交媒体？
了解您需要用工具做什么，然后找到适合这项工作的特定工具。
进行研究
既然您已经知道自己的业务目标是什么，也知道自己究竟需要借助什么工具来实现目标，那么我们就来寻找一款最适合贵公司的工具吧。
市场运营经理 Patrycja Markowska 在她的" "中分享了她对这一过程的见解。营销运营：管理混乱的艺术".根据她的经验，找到完美的工具更多的是要反复进行流程开发。
找到最适合贵公司的软件的关键在于测试各种选项。注册试用版，以便免费试用。然后比较结果，选择最适合自己的一款。
决定采用动态定价计划的软件
如果您正在为您的团队（包括现有和未来的员工）寻找一款软件，您可能需要投资一款具有动态定价计划的软件。
这种情况尤其常见于 SaaS 工具。他们通常会根据需要使用工具的人数，让你选择不同的计划。
Buffer 的定价计划 就是一个很好的例子。
另一种解决方案是灵活定价，您可以输入允许访问软件的确切人数，然后据此计算付款。
资源调度和时间跟踪工具 Teamdeck 就采用了这种定价模式。
在注册付费计划或购买许可证之前，您可能还需要回答这两个问题：
它适合贵公司吗？
工具需要反映贵公司的成熟度，并能与贵公司共同成长。
- 它是针对特定公司规模/类型（机构、企业等）的工具吗？如果是，是否符合贵公司的描述？
- 您认识使用该工具的客户吗？他们与您相似吗？
- 它能与贵公司一起扩展吗？
它适合你的团队吗？
您选择的软件必须让所有用户都能轻松使用，否则很快就会被抛弃。
- 是否便于移动？
- 是否提供实时同步？
- 是否适合兼职人员？
- 对普通用户是否友好？预订是否一目了然？
如果这两个问题的答案都是肯定的，那么现在就是向团队介绍该工具的好时机。
对于 更多提示和清单 资源管理和选择
为贵公司提供合适的工具、 下载免费电子书 关于 资源管理的最佳做法.
让每个人都参与进来
现在是向团队其他成员介绍您选择的软件的时候了。
究竟什么是软件采用？布兰登-布鲁斯在他的《架子软件问题》一书中给出了很好的定义：
"采用是指持续、有效地使用特定技术或软件平台，以可衡量的方式推动业务目标的实现"。
问题是，在现实世界中，你不能告诉你的团队使用你选择的软件。
你需要花时间让员工入职。正如阿曼达-莫斯科维茨所说
"不要只是找到一个新的应用程序：确保团队中的每个人都在使用它"。
如果你觉得这样做听起来很明显，那么请记住，正如布兰登-布鲁斯所说，"大约有 50% 的 CRM 许可证没有被动过"。
