资源日历--用一个工具管理整个团队
资源日历（或项目管理日历、或项目规划日历、资源规划软件）可让您更有效、更高效地规划、管理和分配资源--尤其是如果 Microsoft Excel 在您的项目中发挥了主导作用。
在企业中，我们可以确定几种决定企业发展的关键资源。其中最重要的是能力，即在给定时间内可以做多少事情。如此重要的因素不能不加以控制，这就是为什么开发了许多容量管理工具的原因。但如何选择最好的工具呢？
在本文中，您将了解到
能力管理并不是一项简单的任务，主要是因为这一个因素由其他几个相互影响的因素组成。员工数量、员工时间、可用性和能力--这些数据中的每一个都会影响公司的能力。这就是为什么能力规划工具非常重要的原因。
这对于只有 10 名员工的企业来说并不容易理解。那么，当你的组织中有 100 或 200 名员工时呢？为了避免瓶颈、混乱和挫折，您需要专用应用程序的支持，尤其是资源规划流程中每个成员的战场。
资源能力和能力规划工具的基本作用
平衡可用资源（员工）与项目或客户需求--对许多人来说，是项目管理中能力规划（或能力管理）的精髓所在。能力规划的重要性源于它与其他项目管理领域的紧密联系：时间、团队、工作，以及 项目资源管理.不过，让我们先从一个关于能力的一般性问题开始。
能力的定义是实现、储存或生产的能力。对于一个组织而言，能力是指特定系统在特定时间段内生产产出的能力。
"实现能力 "似乎是能力规划的基本问题，特别是如果我们将其与以下定义进行比较。要想对 "我们是否有能力实现 "这个问题给出一个非常好的、合理的答案，就必须不断地进行优化、分析等工作。这就是为什么能力规划工具会有所帮助。
基于技能的资源搜索[来源：Teamdeck - 资源管理和能力规划工具］
要想充分了解公司或某个员工是否具备足够的软硬能力，不会让你失望，也就是 "实现能力"，你必须与他（她）非常接近。
在特定任务上花费的时间、可用性或成熟度，以及在特定领域的预期经验--这就是我们在进行评估时考虑的几个标准。 资源能力规划 在这一过程中，你会尝试确定某项资源是否是你认为员工、团队或公司 "有能力实现 "的理由，尤其是在使用能力规划工具时。
容量规划的定义和容量规划工具的重要性
更困难的是，我们只知道自己身处商业环境中。因此，时间并不是决定你决策的唯一指标。而根据我们的竞争对手--容量规划工具供应商--的说法，我们也同意这一点：
能力规划是一个管理过程，可确保组织拥有所需的技能和资源，从而按时、按预算、按客户期望完成项目。
这一定义强调，有准确技能的资源（员工）必须应对 3 个挑战：（有限的）时间、（有限的）预算和客户的期望（换言之，项目需求）。或者换一种说法，这些技能必须足以帮助解决上述挑战。而负责能力规划的人员的职责就是确保有足够数量的技能娴熟的员工。因此，能力规划工具非常重要。
能力规划和能力规划工具的重要性
能力规划过程的一部分实际上是确定我们有哪些资源，以及我们能以多快的速度从哪里获得准确的资源。
能力规划是一个确定你是否有足够的资源和技能来完成工作，或是否有足够的供应来满足需求的过程。
我们看到 容量管理 并不是一项简单的任务，主要是因为这一个因素由其他几个相互影响的因素组成。员工数量、时间、可用性、生产率、利用率以及软硬能力，这些数据都会影响公司的产能。这就是为什么最佳产能规划工具可以提供帮助。
这对于只有 5 名员工的企业来说是很难理解的。那么，当你的企业有 15 人、35 人或 50 人的时候呢？
顶级资源能力规划工具和项目管理
也许上面没有提到--本文作者来自软件公司。下面列出的每个资源能力规划工具都经过了我们--首席执行官、项目经理、开发人员、营销人员等--的检查。其中有些是我们在当前公司工作时检查的，有些则是在我们职业生涯的前几个阶段检查的。
容量规划工具 Teamdeck.io - 资源管理和能力规划软件
团队的可用性 Teamdeck.io - 具有资源能力规划功能的资源管理工具。
资源管理工具 Teamdeck.io 的优点
团队时间跟踪工具 和时间表
资源和项目调度
工作量管理
项目规划
定制组织工作时间和可用性
为人员和项目分配自定义字段的功能，如职称、技能、技术等。
使用日历视图透明地查看不同部门和职位的工作安排和可用性
自定义标签
休假管理验收程序
多个本地化的自动银行假日
提供移动版本
与 Google Calendar、Slack、跑道、SageHR、Zapier 和 REST API 等其他系统集成
免费试用
资源管理工具 Teamdeck.io 的缺点
没有检查招聘程序的功能
没有工作流程规划功能
跟踪工时的移动应用程序无法只查看活动项目
Float - 知名资源管理平台 和容量规划软件
定价 $12.5 用于 资源规划+每人时间跟踪
Float 项目管理工具的优点
易于使用的拖放面板
多项目规划
未来项目规划
分配角色、部门、能力和地位的可能性
自定义可用性
预测和报告
提供移动版本
与 Jira、Teamwork、Asana、Trello 等其他系统集成
免费试用
Float 项目管理工具的缺点
价格 - $6 - $10 每人
缺乏检查招聘程序的功能。
Float 是一款非常知名的项目管理软件，也有助于资源能力规划。
能力规划软件 ProjectCOR - 人工智能支持的项目管理软件
定价 每个用户每月 $40
ProjectCOR - 用于管理团队能力或资源管理的应用程序。
ProjectCOR - 项目管理软件的优点
基于人工智能
实时查看每个团队和成员的可用性
项目规划工具 功能
估算所需能力和时间
分配角色和技能的能力
项目状态和能力的透明视图
将信息、通信和文件集中到一个地方
其他功能，如自动时间跟踪、商业智能面板
免费试用
ProjectCOR - 项目管理软件的缺点
无报告
无假期管理
无集成
研究资源容量规划工具时应考虑的功能
易于使用
用户体验往往是一些项目经理刚刚试用就拒绝接受的原因。
无论是个人还是企业，任何人都会使用许多应用程序。在企业中，根据工作岗位的不同，我们会使用许多界面。这就形成了习惯。这就是为什么 资源能力规划 工具的功能是刺激的根源。
因此，要考虑容量规划工具是否只包含真正有用的功能，界面是否便于公司任何人理解，是否具有较高的自动化水平，以及是否足够灵活以满足贵公司的特定需求。最后但并非最不重要的一点是，要了解如果公司结构或业务目标发生变化，该工具是否仍然有用。
自定义可用性。
在当今的企业中，从早上 9 点到下午 5 点都在办公室的标准工作模式越来越少见。 人们在不同的时区从事不同的兼职工作。
通过自定义设置，资源可用性管理变得更加容易。[容量规划软件屏幕］
这些变量和设置对于准确计算能力至关重要，因此理想的工具必须能够根据需要随时定制每位员工的可用性。同样重要的是，产能规划工具的用户能够随时编辑他们的可用性和工作时间。
报告
一些容量规划软件供应商提供了许多报告，但其中只有一部分是可定制的。
根据行业或公司结构的不同，公司使用不同的指标（能力规划工具）来衡量业务的有效性。许多系统供应商都提供预定义的报告，可以说，这些报告是产品不可分割的一部分......不可分割到无法更改，更糟糕的是，无法根据项目团队的期望进行调整。
因此，请注意容量规划工具供应商所提供的报告不仅要符合您的期望，而且在您的组织不断发展壮大时也不能随意更改。报告是否可定制？是否可以共享和导出？如果能对数据进行分析，就更容易在公司内形成良好的做法，找到薄弱点和强项。理想的工具应具备丰富的报告功能。
容量概览
就能力计划而言，有效的能力规划和/或能力规划战略透明度至关重要。
使用能力规划工具获取数据，既可以关注一小段时期，也可以从更大的日期范围获得视角。团队领导和项目经理根据所需技能以及暂定或未确定的项目来规划其团队的工作。
此外，新员工的能见度以及他们加入公司和可工作的时间也很重要。不同部门和团队的工作紧密相连，因此您选择的工具应能洞察所有关键信息。尤其是销售部门的数据。
标签
对于能力估算而言，不仅时间和员工人数至关重要，他们的能力也很重要。
标签 管理 Teamdeck.io - 容量管理软件。
就完成的工作而言，资深员工的 8 小时和实习生的 8 小时具有完全不同的价值。 同样，在执行特定任务时--如果你需要平面设计，你的人力资源专家恰好有一些工作时间也无济于事。
要优化能力规划并为项目分配合适的人员，您需要最好的能力规划工具和其他信息，如技能、职称、部门和其他标签，以设定每个人在项目中的角色。同样重要的是，能够对每条信息进行标记，例如区分计费项目和非计费项目，或跟踪会议花费的时间，以便利用报告功能更好地计算费率。使用最佳容量规划工具，留出管理功能。 在估算产能时，最常见的错误之一就是没有计算节假日和休息日。 在一个管理完善的组织中，每个员工都很重要，不仅对日常工作流程有影响，而且对项目和资源工作流程也有影响。
计划您的 团队工作量 和 项目工作流程 最理想的情况是，你需要一个考虑到不同类型假期的系统：假期、病假、产假和银行假日（国际机构的每个本地化版本可能都不同）。
持续的招聘流程。每家公司都会面临员工流失的问题。
这在当今现实中完全正常，但不能因此而使业务陷入瘫痪。能力规划工具应考虑到正在进行的招聘流程和通知期。这样，您就可以一目了然地看到有多少人已准备就绪，包括适当的入职流程。集成。不仅要考虑标识，还要考虑应用程序接口的潜力和快速集成的能力。
不要被网站上闪耀的标识数量所迷惑。新工具的数量仍在不断增加，因此标识的数量也会随之增加。因此，你看到多少标识并不重要，重要的是产能规划软件供应商与新技术解决方案的整合速度有多快。
因此，如果您正在寻找集成，寻找一个可以开放新连接（比方说）的工具，那么不仅要考虑标识，还要考虑应用程序接口的灵活性。
容量管理软件究竟如何提高流程效率？
能力规划工具标榜自己能 "优化您的工作流程"、"将您的组织提升到一个全新的水平"、"让您取得前所未有的成果"。这些都是好听的口号，但我们还是言归正传吧。能力规划工具到底能给你带来什么？
资源利用 查看 - 向公司内任何人查看
有了能力规划工具，你就能看到每个员工、团队和部门目前在做什么，以及他们需要做多少工作。这将帮助你决定给谁分配更多任务，以免出现某些人工作负担过重，而其他人责任过轻的情况。
通知--关于所有问题或仅选定问题的通知
能力方面的情况非常多变。假期、任务完成情况、新项目、新员工。这些都是影响工作规划决策的重要因素，因此，如果没有足够的知识，就很难有效地进行工作规划。
容量规划软件会向您发送有关公司变化或潜在瓶颈的最新通知。当然，对于许多产能规划人员来说，资源管理工具允许他们决定开启或关闭哪些通知是非常重要的。
时间表--某项任务花费了多少时间
能力规划工具的这一功能可让您监控员工在特定任务上花费了多少时间，他们是有一定的工作空间，还是在加班。这些知识对你估算团队能力、决定哪些项目和部门需要更多支持以及哪些人可以分配到新任务至关重要。
项目现状--哪些项目已接近尾声
每个公司的项目都有不同的优先事项和截止日期。作为项目经理，您肯定要不止一次地决定当前最重要的是什么，并需要全员参与来履行合同。能力规划工具可以让您跟踪项目状态，并根据需要分配资源。
信息--优化的源泉
如果不知道规划工具是否有效，就无法通过能力规划工具来改进某些事情或保持良好的战略。而且，并非所有事情都能从简单的观察中推断出来。能力规划工具最重要的功能之一就是为您提供与工作规划相关的关键指标数据。这些指标包括
容量与需求的比较
即贵公司的能力与需求。
资源利用
也就是说，贵组织的潜力有多大，是否有能力或资源缺失，甚至过多。
预测
即根据您介绍的信息（计划中的项目、即将举行的活动、新招聘的人员等），预测您的能力在未来将如何发展。
团队规格
显示指派给某个项目的人员、他们的可用性、职位和能力。
能力规划流程--逐步进行
我们已经讨论过如何选择最佳容量规划工具以及这些工具如何帮助我们的业务。一个好的工具几乎可以帮你完成所有的脏活累活，但要充分利用它，你首先需要了解容量规划流程。现在我们将逐步讨论。
第 1 步 - 分析现状
在组织的任何流程中使用能力规划工具的出发点是了解其当前的情况。只有这样，您才能评估其优缺点，并决定您的需求。检查贵公司的能力：有多少员工、他们的可用性如何、他们的技能如何。
步骤 2 - 评估需求
接下来，您需要使用能力规划工具来评估公司对不同资源的需求。通过将这一因素与您的能力进行比较，您可以很容易地看出您缺乏哪些资源。这对规划发展战略至关重要。
步骤 3 - 优化资源的使用
在这一阶段，检查贵公司的所有资源是否都得到了最有效的规划。也许有些员工的能力没有得到发挥，或者某些流程花费的时间超过了应该花费的时间，比如冗长的会议或修改会议。
第 4 步 - 与员工交谈
作为一家大公司的管理者，你不可能了解和注意到所有事情，这很正常。然而，尽可能多地了解情况是非常有用的，没有人能够像参与其中的员工一样告诉你公司的流程。定期召开 1:1 会议，听取团队的反馈意见，了解哪些工作让他们感到沮丧、困难、浪费时间或效率低下。他们的观点会对您使用产能规划工具的战略产生巨大影响。
步骤 5 - 制定战略
现在，您已经知道您的组织拥有什么和需要什么，是时候规划解决方案了。制定一项战略，概述为使业务达到最佳运行状态而需要采取的措施。您可能需要雇佣更多员工、指派员工支持其他项目或重组某些流程。计划中还应包括关键目标和里程碑。这将使您更容易监控进度。
第 6 步 - 不断优化，始终如一！
能力规划的最佳做法
优化产能管理流程几乎是每家公司都要面对的挑战。有些公司会做得更好，有些公司则会做得更差，因为他们会选择不同的方法来实现目标，而这些方法并不总是与公司的个性化需求相关。不过，我们为您提供了一些通用技巧，帮助您成为容量规划大师。
使用良好的能力规划工具，不断检查可用资源和需求，并在一个地方收集有关公司的所有重要信息
制定深思熟虑的战略，而不是临时做出改变
预测未来产能和需求，优化利用率
收集员工对可改进流程的反馈意见
避免在低效程序上浪费时间，减少工作台时间
充分发挥员工的潜力，了解他们的技能
根据各部门的能力规划招聘程序
能力管理是每个组织最重要的流程之一。 它能让你提高效率，更好地利用预算，提高员工满意度和生产率，防止潜在瓶颈，并深入了解公司的工作流程。虽然工作量很大，但其效果怎么估计都不过分。市场上有设计完美的工具，让这一过程变得舒适直观。
