资源日历--用一个工具管理整个团队
资源日历（或项目管理日历、或项目规划日历、资源规划软件）可让您更有效、更高效地规划、管理和分配资源--尤其是如果 Microsoft Excel 在您的项目中发挥了主导作用。
能力管理 产能管理是企业针对服务或产品需求，充分利用生产效率的一种战略。产能管理的最终目标是：
识别并消除阻碍生产流程或服务交付流程的任何瓶颈。
通过以下方式提高生产速度 优化资源 消除非生产性时间和其他可能对产能产生负面影响的限制因素。
当企业需要满足客户的短期或中期需求时，能力管理可以帮助企业应对挑战。它还有助于管理供应链运作，并为未来制定组织计划。
企业需要审查有多少资源可用，以确保在特定时期内达到生产产量。制造业、零售业、服务业和信息技术行业都大量使用产能管理。
能力管理的主要目标
简而言之，正确的容量管理的关键目标如下：
认识到完成当前和未来预计工作量的能力要求。
制定并维持稳固的能力管理计划。
确保在适当的时间和预算范围内实现绩效目标。
持续监测能力，协助服务水平管理。
支持确定和解决事件。
检查差异对能力的影响，并采取适当措施，在更具成本效益的情况下提高绩效。
容量管理为何重要？
能力管理是企业的重要组成部分，但为什么呢？能力管理的定义是指企业根据市场需求管理产量的战略，确保资源的最佳利用，识别并消除瓶颈，以实现最大利润。以下是讨论这一问题的几个要点：
成本评估:能力管理有助于组织提高评估成本的能力，特别是在增长季节或经济衰退时。它有助于识别价格的突然变化，并帮助他们根据情况采取行动。
生产效率:提前安排生产周期，优化生产效率。
降低成本:降低总体经营成本。
库存管理:有助于更好地管理库存和处理供应链中的问题。
资源分配:更好地分配人力和物力资源。
缩放:最重要的是，能力管理有助于扩大业务规模。它能深入分析在扩大业务之前应如何运作。
能力管理流程
以下是一个典型的容量管理流程。适当的容量管理流程可确保准确的数据录入、有效的容量管理以及组织的整体效率和生产力。然而，这些流程因组织而异。
1.确定并分解未来计划
预测和机会管道有助于了解在即将到来的季节会出现什么样的需求。例如，需要雇佣更多的员工，需要更多的机器，或者之前的机器需要维修或保养。
2.了解客户需求
市场趋势和客户需求不断变化。这有助于建立机会管道。了解是否有任何不可预测的事件或季节性因素影响需求方至关重要。
3.评估现有资源
在根据新制定的计划增加产量之前，组织必须评估现有的资源能力或基础设施是否能够管理产量。如果不能，则可能需要采购或租赁新的机械、装置或设备。
4.实施资源和能力规划
一旦制定了适当的计划，就应该加以实施和执行。如果需要引进更多设备或机器来提高产量，那么计划就应该是购买新机器/设备、安装它们、启动工作并按时满足额外要求。
5.持续监测
最后，如果不对生产能力进行持续监控和审查，可能会遗漏一些重要因素。此外，就像任何其他流程一样，总有改进的余地。
容量管理与容量规划
通常情况下，容量管理与 容量规划.虽然它们在某些方面相似，但也有很大不同。容量管理的范围很广，而容量规划可称为容量管理的子集。不过，两者的最终目标都是确保在适当的时间有适当的容量来满足需求。
正如微软 DataDriven 博客作者 Mike Wise 所说，"容量规划与容量管理的一大区别在于，容量规划具有'可有可无'的特性。也就是说，容量规划是前期工作。它是需求的接收和评估，而容量管理则是监控、收集数据、分析数据、优化基础架构以及再次监控的整个生命周期。"
计划提出成功的容量规划和管理战略的数字化组织应将这些术语视为不同的实体。
改进容量管理的最佳实践
在深入研究容量管理之前，重要的是确定其优先次序，并给予全神贯注的关注。有效的容量管理包括以下内容：
历史数据
回顾以前在容量管理方面出现的问题，寻找任何类似的模式。也许在某个特定的月份或季节，容量管理会遇到困难？
资源因素
考虑自上一个能力管理周期以来有多少人离职，并评估这将如何影响一个工作繁忙的时期。您还必须跟踪外部短期聘用的人员。
有效管理人力资源对于根据团队成员的特长分配任务、防止倦怠、遵守项目期限以及留住员工和客户至关重要。
运行因素
检查并管理可能影响工作能力管理方式的任何运营因素。例如，实施云联络中心软件可通过提供自动呼叫路由、实时分析和与其他通信渠道集成等功能，提高客户服务运营的效率。
根据业务优先级分配容量
通过实施有效的业务能力管理，团队可以集中精力处理重要事项，并专注于投资回报潜力更大的项目。
监测实际业务需求
了解团队的需求至关重要。从购买服务的客户到实现业务增长的内部项目。对需求的充分了解可确保资源供应保持在适当水平。
针对不同情况制定战略
说到工作，总是有多种变数在起作用。必须了解这些变数是什么，以及它们如何影响能力。这样才能确保此类情况下的解决方案是最有效的。
计划偏差
我们知道，产能规划主要基于估计和预测。遗憾的是，预测并不总是准确的。这就是为什么容量管理规划需要反复调整的原因。
与能力管理相关的关键术语
能力管理是一个宽泛的概念，包含多种术语，您可能知道，也可能不知道。我们将定义组件、容量、容量报告、容量管理信息系统 (CMIS)、性能、容量管理人员和容量计划。
组件
根据 CIPS 研究所的说法，"组件是特定服务的基本结构，是服务的重要组成部分"。例如，数据库就是服务器的 "组件"。组件非常重要，因此需要购买、构建、维护和监控。
容量
根据 CIPS 研究所对能力的定义，它 "代表了可用于满足一定需求的可用资源"。举例说明，在一家餐厅，能力是指可用的员工人数、可用的桌椅数量以及餐厅营业的时间段。
容量计划
基本上是为预期需求定义情景。例如，在某个时间段内所需的资源。能力计划有助于企业提供正确的客户服务。
能力报告
一份包含与所提供的服务、部署的资源和团队整体表现相关的数据的文件。能力报告有助于管理人员做出正确的决策。
能力管理信息系统（CMIS）
收集和存储容量相关数据的虚拟存储库。
性能
在容量管理中，性能管理是一个反映系统响应请求速度的指标。
容量管理过程中面临的挑战
容量管理是工作区内的一项基本任务。高效的容量管理对于满足需求、优化资源和项目管理至关重要。但这并不容易。据《福布斯》报道，以下是容量管理过程中面临的常见挑战。让我们来详细探讨一下。
数据挑战
能力规划人员每天都需要处理一卡车的信息，这些信息需要添加到 项目电子表格而大部分情况下都是人工操作。为了实现无缝的容量管理流程，所添加的数据必须准确无误，并以适当的格式提及。
复杂性挑战
复杂性挑战与数据挑战十分相似。由于能力规划涉及管理人员处理无数的计算和复杂的公式，因此必然会出现错误。例如，在电子表格中添加不准确的数据。不幸的是，这种情况会阻碍整个过程。
沟通方面的挑战
沟通是任何一家成功公司的基石。缺乏沟通，或者更糟糕的是沟通不足，都会导致问题丛生。为了避免出现这种情况，参与能力管理流程的所有员工必须定期交流信息。
能力管理策略
全球各地的管理者都提出了一些能力管理策略，以获得更好的结果。来看看这些被广泛使用的容量管理策略吧：
滞后策略
在这种保守和被动的战略中，管理者首先要了解产能，然后等待需求出现适当和稳定的激增。在此之后，管理者将产量提高到足以满足当时市场需求的特定水平。
领导战略
滞后战略更加微妙，风险更小，而领先战略几乎与之相反。在这种情况下，公司会在需求激增之前就提高生产能力。
动态战略
动态战略由预测驱动，主要依靠当前的市场趋势。在这里，管理者将销售数据和当前趋势结合起来进行分析，从而对生产做出调整。
匹配策略
匹配战略是领先战略和滞后战略的混合体。在这里，公司在考察当前市场需求后提高产能。当需求明显增加时，公司会逐步增加产量。
容量管理实例
软件公司和财务运营团队都使用容量管理、 创意机构无论是生产团队还是产品团队，都能最大限度地提高产量，高效地满足需求。让我们以电视机制造商为例。对于电视机制造商来说，有两件事情要做：
他们需要确保利用现有资源满足消费者全年的需求。
最近，该公司预测，由于世界杯将在 8 个月后开幕，对电视机的需求可能会激增。
由于需求会激增，公司经理需要了解大约需要销售多少台电视机才能满足日益增长的需求。这样的分析可能会反映出，他们需要更多的资源和人力来应对不断增长的需求，但也可以预测，世界杯一结束，需求可能就会减少。
因此，公司可能希望在这段时间内租赁机器或与不同的承包商合作，而不是购买新机器或雇佣新人。一旦租赁和人力到位，就可以开始生产。不过，公司必须在世界杯开幕前至少 2-3 个月开始生产。这将确保电视机能够到达零售渠道，并在需求增加时及时供应。
再举几个例子：
一家创意公司每周可提供 700 份设计。
一家面包店每天可以烤制 80 个馅饼。
汽车公司生产线每月可组装 200 辆汽车。
结论
容量管理不仅仅是一个战略流程，更是确保企业能够高效、可持续地满足需求的重要实践。通过有效管理容量，企业可以 优化其资源在需求波动期间，也能降低成本并保持较高的服务水平。这涉及到规划、监控和适应内部和外部变化的持续循环。随着企业努力扩大规模和应对市场动态，一个强大的容量管理战略将有助于实现卓越运营和持续增长。采用最佳实践并利用针对具体需求量身定制的战略，将使企业能够驾驭挑战、抓住机遇，从而提高整体绩效和竞争力。
