管理项目中的虚拟团队--远程团队的工具和技巧

与启动一个有内部员工参与的项目相比，建立虚拟团队项目需要一套不同的沟通技巧、策略和工具。在 Apptension，Teamdeck 背后的软件公司（即 资源管理软件)，我们也与远程员工合作。我们所说的远程员工并不是位于附近城市的程序员。

在本文中，我们将与您分享如何做：

• 选最好的 项目和资源管理工具 针对远程团队
• 组建团队，高效管理虚拟团队
• 设立项目
• 建立虚拟团队管理的沟通流程

我们的团队成员生活和工作在不同的国家和时区，包括日本和英国。我们深知与人共事的好处和痛苦，因为你不能简单地在一个房间里见面交谈 关于 项目。或者下班后一起出去玩，庆祝冲刺阶段的又一次成功（顺便说一下，这对建立一个紧密团结的团队非常重要）。

在讨论这个问题之前，让我们先简单总结一下什么是虚拟团队，它是否真的是招聘和管理员工的一种新兴趋势。

虚拟项目管理的兴起

虚拟团队是由在不同地点为同一项目工作的员工组成的小组，他们通过电子邮件或信息应用程序相互沟通。

在依赖知识型员工的公司中，远程工作越来越普遍，他们可以在任何地方工作，通常只需一台笔记本电脑和一个像样的 Wi-Fi 连接。

根据 英国广播公司提到的官方统计2016年，超过400万英国人在家工作。远程工作为人们节省了开支，因为他们不需要通勤或在某个城市租房。

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所谓的 "数字游民 "又是什么情况呢？根据 数字游民调查52%的受访者认为自己 "地点独立"，而另外40%的受访者则希望自己 "地点独立"。数字游民喜欢在家里（67%）、咖啡馆（36%）和协同办公空间（33%）工作，甚至每年访问多达 5-10 个国家（30% 的受访者）。

世界经济论坛的报告'灵活工作，包括虚拟团队'已成为大趋势。未来的工作'.作者指出，有必要 "在这一过程中重新界定个人工作与私人生活之间的界限"。由于远程工作可以帮助雇主更容易地找到和雇用有才能的员工，也可以帮助员工更独立地生活，但有一个问题必须解决：

"雇主、个人和政府所面临的挑战都将是如何想方设法确保不断变化的工作性质惠及每一个人"。

互联网、云解决方案（如 Citrix 或 Citrix）的可访问性不断提高。 亚马逊工作空间替代品 在协作工作方面，协同办公空间的兴起使虚拟团队的工作变得更加容易。有了正确的策略和工具管理，这些团队就不那么困难了。

请继续阅读，了解如何在管理项目时与虚拟团队打交道。

启动虚拟团队管理 

要把一群素不相识的人变成一个团队，确实很有挑战性。

矛盾的是，有人说，如果可能的话，你应该这样做、 集结队伍 尽早身体力行。面对面的会谈有助于 项目团队管理相互了解，建立信任和关系。

如果不可能，也不用担心。请尽最大努力帮助您的远程员工培养虚拟的团队精神，例如，创建旨在传达 "饮水机时刻 "的聊天群组。您的员工可以在那里随意交谈，交流不一定与项目有关的想法。

由于我们的大部分日常交流都使用 Slack，因此我们创建了 #internal 频道，在此进行休闲对话。除此之外，我们还鼓励员工创建自己的频道，专注于自己感兴趣的事情，然后邀请其他志同道合的同事。大家还可以通过有趣的活动相互了解。有 专为远程团队设计的游戏.它们是项目开始时打破僵局的好帮手。

与远程团队合作，培养员工之间的友情非常重要，这样他们才更愿意一起工作，分享知识，互相帮助开发项目。

建立项目

项目的成功启动取决于两点：

• 尽可能多地收集项目信息，充分了解项目的复杂性、客户的期望和业务目标。
• 将这些见解传递给您的团队，并确保每个人都了解对他们的要求。

您做得越好，您的团队就越容易达到预期目标。

与管理内部团队相比，与虚拟团队一起启动项目的主要区别之一是，你需要更加注意避免微观管理。

首先要制定明确的目标和项目目的。让参与过程的每个人都清楚这些目标，以避免日后出现混乱和一对一的问题。使用 Jira 或 Trello 等共享板来分配任务，这样所有员工都能看到谁负责什么。

在分配任务时，要考虑到员工的可用性。在与虚拟团队合作时，你需要牢记：

• 不同时区及其对交流的影响
• 国定假日和个人休假日
• 按小时计算的可用性--这在与兼职人员和自由职业者合作时尤为重要

将所有这些整合在一起，共享日程表将帮助您保持适当的项目流程。您还可以避免因某些团队成员缺席而造成的延误，因为他们没有被纳入工作流程。

在考虑虚拟项目管理时，请考虑沟通过程

在与远程团队合作时，从一开始就建立清晰的沟通流程至关重要。

Zapier 公司的韦德-福斯特（Wade Foster）说，由于大部分沟通都是通过电子邮件和信息应用程序进行的，因此在招聘远程员工时，建议您 聘请优秀作家.员工良好的书面沟通技巧将更容易避免误解。

领导项目时，要想办法与团队制定一个共同的会议时间表。让参与项目的每个人都参加的每日电话会议有助于了解当前的状态：完成了什么、需要处理什么以及如何处理。

它还能让您更轻松地监控工作流程。

至于其他电话，如项目规划会议或审查会议、客户电话等，尽量提前计划好一切，并在员工的日历上预订会议。使用 虚拟电话系统 将有助于提高工作效率、减少沟通不畅和未接来电。员工可以拨打和接听 家庭电话 随时随地工作，提高员工满意度，提高远程工作效率。请注意时差，提前通知你的队友。

与虚拟团队沟通的最大挑战之一是设置临时电话。有时，当有紧急事情发生时，你可能想尽快接通电话，但由于是异步通信，这可能无法实现。解决这个问题的方法之一是在一天中设定一个时间段，在这个时间段内，你的所有团队成员（或至少大部分成员）都有空，然后在这个时间段内拨打电话。

决定一个所有团队成员都会使用的消息应用程序。Slack、Hipchat、Google Hangouts 或 Skype，你说得出来。只需选择一种，并确保所有员工都能在项目期间使用它进行沟通。

查看适合远程团队的最佳项目管理工具

正确的工具箱对于管理远程团队至关重要。因为你们不可能亲身聚集在一个房间里讨论项目，所以你们需要能够协同工作的在线工具来计划任务、安排任务和进行沟通。

让我快速向您介绍一下我们使用的工具，这些工具帮助我们管理 50 多名员工，包括位于不同地点和时区的远程员工。

1.JIRA

我们使用 Jira 为员工规划和分配任务。通过这一个工具，我们可以轻松地计划、跟踪和管理所有项目。

管理虚拟团队时，您希望每个人都能看到工作流程中的任务状态、指定人员和负责报告的人员。在 Jira 中，您可以配置工作流程，这样就能更轻松地管理板块上的任务。因此，每个人都能清楚地知道正在发生什么。

2.汇合

团队协作，如共享文档，包括会议记录、项目计划、产品要求、知识库和文档，我们使用 Confluence 来实现。

它与 Jira 的集成使我们能够非常轻松地管理与项目相关的资源。创建与分配任务相关的共享文档的功能有助于我们的员工更好地了解项目。

3.团队甲板

最后但并非最不重要的是，我们利用我们的 资源规划软件 用于资源调度、时间跟踪和休假管理。有了它，我们可以检查员工的可用性，为他们预订项目并跟踪他们在项目上花费了多少时间。

Teamdeck 还能让虚拟团队、兼职人员和自由职业者更轻松地开展工作。通过日程安排日历，项目经理可以快速访问员工的预订、假期、每小时可用时间等信息。这反过来又增加了团队的可见度，最终提高了工作效率。 项目管理中的资源分配.

4.比特库

Bitbucket 是 Atlassian 推出的版本控制系统。我们的程序员可以利用它在任何地点和时区共同完成一个项目。它允许通过同行代码审查对代码质量进行协同工作。

5.松弛

我们使用 Slack 进行日常交流。在这里，我们可以进行一对一对话、群聊以及开放或私人频道，进行各种讨论。此外，大量的附加组件和机器人使其更加符合我们团队的需求。

例如，由于我们使用 Culture Amp 进行 360 度调查，因此我们在 Slack 中添加了他们的机器人。这样，我们的员工就可以通过聊天了解即将进行的调查。

结论

虚拟团队的运作有赖于沟通技巧、策略和工具（例如 员工管理系统)你使用。

由于你们大多无法当面讨论项目、项目目标和问题，因此在线讨论的方式将决定项目的成败。

使用在线工具开展协同工作，并使其与正确的流程和透明度保持一致，将有助于您实现目标并按预期交付项目。找到最适合您的工具，组建您的团队，与遍布全球的员工一起创造辉煌。

您有与虚拟团队合作的经验吗？请在评论中与我们分享。