任务优先级排序技巧 - 如何为团队确定优先级？

在这篇博文中，我们收集了一些从战略角度选择最重要任务的技巧。首先，让我们从总体上谈谈项目优先级的确定。

读者须知

• 确定任务的轻重缓急需要掌握一些策略
• 的有益作用 资源管理软件

作为 项目经理您的主要目标是成功交付一个项目。这通常意味着在预算范围内按时完成项目，并具备所有必要的特性和功能。然而，为了实现这一目标，您需要 为团队制定合理的时间表 并按顺序完成不同的任务。您的团队应该先完成哪些任务？哪些最重要？确定任务的轻重缓急是不可避免的，但要么成功完成任务，要么冒着造成延误或资源冲突的风险。  

 

确定任务的优先次序意味着什么？

您熟悉 "先做第一件事 "这句话吗？ 信不信由你，它很好地解释了确定优先事项的过程。 

你需要确定 "首要 "事项：最重要的任务、最紧迫要做的活动等，然后将其作为首要任务来完成。  

从本质上讲，你需要做的就是确定哪项任务是最重要的。说起来容易做起来难。但实际上，你可以利用下面介绍的技巧，自信地做出判断。

在开始为任务分配优先级之前...

......确保您对交付特定项目实际需要完成的工作有充分的了解。定义和控制项目范围是当务之急，以至于我们甚至专门撰写了一整篇博文来讨论这个问题。 项目范围管理.

一旦收集了项目需求并与不同的利益相关者签署了项目范围，就可以写下需要完成的所有任务。将它们收集在一份文档中，或者您的 项目规划工具.此时，您可以将它们划分为不同的类别（如项目阶段），之后再对这些组内的任务进行优先排序。

切记让您的团队成员随时了解情况：

• 他们需要充分了解项目的目标，以及不同利益相关者希望实现的业务目标、
• 在项目开始之前，他们就应该知道项目的范围和任务清单。这样做至少有两个好处。其一，它有助于培养 项目透明度 从一开始。其次，您的团队成员在各自的工作领域经验丰富，可以帮助您确定工作的优先次序或提供有价值的见解。

除了项目的目标和范围，团队成员还应了解任务之间的依赖关系和可能存在的限制。当您开始制定项目进度表和任务顺序时，这些信息就会派上用场。

如何确定任务的优先次序？最常用的优先排序策略

区分优先级高的任务和几乎不重要的任务可能很简单。但是，要对优先级相近的任务进行排序，则可能要困难得多。然而，如果你想完成项目任务，就必须提出一定的顺序。

幸运的是，作为项目经理，有几种技巧可以让你成功地确定工作的优先次序。让我们逐一介绍其中几种。

艾森豪威尔矩阵

这是挑选重点活动的最常用策略之一。您需要做的就是根据任务的重要性和紧迫性，将所有任务分成四组：

• 紧急和重要
• 不紧急、不重要
• 紧急而不重要
• 不紧急，也不重要。
  

只要看一眼你的艾森豪威尔矩阵，你就会知道哪些任务要首先处理（紧急和重要），哪些任务要稍后处理（不紧急和不重要）。 

其他两组呢？通常情况下，第 3 组可以委托他人完成，而第 4 组则是你可以轻松从待办事项清单中删除的任务。 

这在项目设置中略有不同，因为在项目设置中不一定有委托或取消工作项的选项。不过，即使只是知道某项任务并不至关重要，也能帮助你在项目团队的日程表中为它找到一个位置。

工作方法

这种方法同样要求您对潜在任务进行分组。您将使用与特定任务在项目中的不可或缺性相关的类别：

• 必备
• 本应
• 本可以
• 不会有
  

虽然这是一种对任务进行优先排序的有用技术，但作为范围管理流程的一部分，它可能更有益处。您可以要求利益相关者根据这四组要求来标注项目需求。你会发现他们的优先级在哪里。

评估潜在价值

从事过项目管理工作的人可能都知道帕累托原则。根据该原则，80% 的效果源自 20% 的原因。换句话说，20% 的任务可以带来 80% 的项目效益。 

您的目标是什么？确定 20% 的任务。为了做到这一点，你可以试着想象完成每项任务能创造什么价值。这样，你就能分清核心工作和花哨工作。

如果做不到怎么办？

您还可以尝试一种相反的方法来评估所获得的价值：想想如果您的团队没有完成某项任务会发生什么。 大多数情况下，您都能发现一些必须完成的项目，否则项目就不会成功。这些就是你的高优先级任务。

反思你对这些任务的感受

在确定项目任务的优先级时，要尽量了解自己对这些任务的个人感受。你可能会因为对某项任务不感兴趣而将其列为低优先级任务。你的团队也可能会拖延那些重要但并不令人兴奋的任务。作为项目经理，你需要考虑他们的感受和期望，但也要客观地评估任务。

不要忘记依赖关系和约束条件

无论您选择采用上述哪种方法，都要注意有其他依赖关系的任务。您可能有一些任务即将完成，而其他项目则依赖于这些任务。相应地确定它们的优先次序。

项目限制因素（如资源短缺）也是如此。如果您预计您的任何任务在项目时间线的某个阶段会受到这些限制因素的影响，您可能会希望将它们安排在更有可能完成的时候（例如现在）。

集体确定优先事项

您的团队在为不同的项目任务分配优先级时可能会很有帮助。Atlassian 发布了一个小组优先级排序练习口诀，作为其 团队游戏手册.您可以查看 这里.

确定项目任务的优先次序：拥抱变化

在项目管理中，变化是不可避免的。 优先顺序也是如此--它们也会发生变化。一个好的办法是定期修改你的工作项目优先级列表，并评估这个顺序是否仍然合适。记住，当事情发生变化时，要及时与团队沟通：他们需要知道优先级发生了变化。

还有一点：尽管你应该为变更做好准备，但这并不意味着你应该毫无疑问地接受变更。你的职责是调查任何重大项目变更的原因。为什么？首先，你始终需要了解当前的业务目标。其次，优先级的变化可能是范围蠕变（项目范围的意外/不可控增长）的警告信号。

这就是：项目任务优先级排序技巧清单。分配完优先级后该怎么办？您应该记录下这些决定：您的项目管理工具中通常会有一个 "任务优先级 "字段。 

您还可以在团队的 资源日历.一些 资源管理工具 （包括 团队甲板)允许你用 "高优先级 "或 "低优先级 "标签来标记你跟踪的时间（和预订）。 如果你的团队使用时间表标签，你就可以创建一份报告，分析他们有多少时间花在了最重要的任务上。他们是否在非必要工作上花费了大量时间？这就是你要做的事情。[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][/vc_row