有效管理项目范围的 4 个步骤

几个月前，一个知名的项目经理在线平台--Project-Management. 项目失败的十大原因.仅仅浏览这篇文章，你不会发现任何有关项目范围管理的内容。然而，当你深入阅读这本书时，你会发现作者所描述的因素与项目范围的定义和控制息息相关。

通过这篇文章，您将得到什么？

• 如何规划项目范围管理流程
• 项目经理对 "范围 "的理解
• 项目范围管理包括哪些内容
• 的影响 资源管理软件 高效的项目范围管理

准备不足 被认为是导致故障的首要原因，其次是 记录和跟踪不足。 名单的截止日期是 无视项目警告标志。 我们之所以提到这些，是因为本博文旨在帮助您通过有效管理项目范围来减少或消除这些危险。

请继续阅读，了解范围管理始于准备工作，与适当的文档记录和项目进度监控密不可分。项目警告信号有哪些？你会发现其中一个不祥的征兆就是范围蠕变。幸运的是，成功的范围管理可以帮助您避免这种情况。

让我们先来定义一下本指南中最重要的术语：

什么是项目范围管理？

范围是什么？

正如哲学家们常说的，不理解我们使用的术语，就根本谈不上理解。那么，"范围 "是什么意思呢？

让我们从项目管理圈外机构--牛津词典--给出的定义开始。通过牛津词典，我们可以了解到 "项目管理 "的两种含义 范围 期限。首先，范围只是一种潜力、一种机会、一种 资源能力第一层含义是 "改变"、"实现"、"做某事 "的可能性。但第二个含义与项目管理社会非常接近，因此值得引用。范围是

(......) 一个主题、一个组织、一项活动等所涉及的范围

(牛津词典）

项目管理的范围是什么？

当我们把上面的定义与以下所代表的定义进行比较时 在项目经理机构中，"项目经理 "这个词非常容易被识别，你会发现其中的联系。

感谢项目管理协会（Association for Project Management），让我们了解到 "范围 "是指结果、成果和效益的整体，以及交付项目所需的工作。可以说，它是产出该项目所有要求（即成功交付产品）所需的工作和/或适当技能的员工。

值得一提，以避免误解。这个意思比听起来相似稍宽--"...... 产品范围。 产品范围--一般来说--详细说明产品或服务的特点和功能。而

项目范围是为根据产品范围（所需功能和特性）交付产品而必须完成的工作

(Wrike.com)

什么是项目范围管理？

那么，什么是项目范围管理呢？项目管理协会：

范围管理是对产出、成果和效益进行识别、定义和控制的过程。范围 "是项目管理中的一个术语，指产出、成果和效益的总体以及产生这些产出、成果和效益所需的工作。

(APM 知识体系》第 7 版）。

但在旧版本中，从 PMBOK® 指南第 6 版 从这个角度看，项目范围管理是一个过程，可以确保项目包括 所有需要做的工作，而且只做需要做的工作。

简单地说，根据第 7 版，项目范围管理可以理解为获取和记录项目各方面知识的时间和步骤（过程）。项目范围管理过程的结果就是列出项目计划应包含的所有内容（任务和子任务、预算、责任等）。

但第 6 版强调的是必要的工作（和/或合适的、有经验的员工），即项目所需的工作。从最后一个角度来看，项目经理应关注能够（凭借其技能和经验）在预期时间内按照预期要求交付项目的人员或资源。

在本章的最后，让我们引用以下一段话作为总结 项目管理知识体系指南

管理项目范围主要涉及定义和控制项目中包含和不包含的内容。

(PMBOK® 指南，第 7 版）。

如何从有效的项目范围管理中获益？

我们的竞争对手和知名项目 资源管理软件 提供商会在其网站上告知项目范围管理流程的结果和目标。

项目范围管理是一个有助于确定和记录所有项目目标、任务、可交付成果、截止日期和预算清单的过程（......）。

(Kissflow.com)

正如我们所见，这是项目计划应包括的所有内容的清单。而且 项目范围管理的主要好处在于它能帮助你成功交付项目。有了这个过程，你就知道需要做什么（不需要做什么），从而可以更有信心地管理你的团队。

该流程的其他优点包括

• 用 范围说明 有了工作分解结构，就更容易安排交付项目所需的工作、
• 战略 有效的资源管理 当你了解项目的范围时，就有可能做到这一点、
• 您可以防止或减轻范围蠕变（指项目范围在不可控的情况下动态增长）、
• 它让你在项目生命周期的早期就有机会建立良好的沟通和项目管理标准、
• 了解了项目的范围，就能更好地评估项目的当前进度和团队的表现。

 

在考虑制定计划时应考虑的计划和步骤项目范围管理 

以下步骤基于项目管理知识体系 (PMBOK®)。如果您正在寻找全面的范围管理计划，请务必查看他们的说明。以下是范围管理流程，您可以在即将开展的项目中实施该流程。

创建项目范围管理计划

规划范围管理应从你的前期准备开始。甚至在收集需求和起草项目范围之前，就应该计划好如何去做。确定主要的但最好是所有的利益相关者和对项目范围有意见的人。

与团队开会，确定创建范围的流程。如果您还考虑了项目范围可能发生的变化，这将会有所帮助。当然，在这一点上，您不可能知道什么会发生变化，但您可以确定如果发生变化会怎样。

在范围管理计划中收集您在这里做出的所有决定。它将是您开展其余流程的指导文件。

收集需求并确定项目范围

现在是收集项目需求的时候了：为实现项目目标而必须做的事情。这并不像去客户那里询问那么简单 您希望最终产品的外观和性能如何？ 收集需求是一个探索过程，因为利益相关者此时可能还不知道他们的产品应该包含哪些特定功能（尤其是当你负责管理一个与软件开发相关的项目时）。)

当然，你的客户可能并不确切了解最终产品，但他们很可能知道这个项目应该实现的业务目标。您可以通过一系列的研讨会和访谈来了解用户的需求，从而确定需求。

另一种收集数据驱动需求的方法是对原型进行一系列测试，以了解目标受众对哪些特性和功能的反应最为积极。

您还可以进行一些基准比较，将您的潜在需求与行业最佳实践进行比较。

一旦您列出了不同的需求（特性和功能、业务目标、交付产品所需的流程、验收标准），您就可以尝试定义范围了。请记住，通常情况下，并非所有最初收集到的要素都会出现在最终的项目范围中。

确定项目范围意味着创建所谓的范围说明文件。项目范围说明书是记录项目范围的文件，包括：

• 项目交付成果、
• 完成这些交付成果所需的工作、
• 潜在的制约因素、
• 验收标准。

提示：在范围声明中也记录排除项可能是个好主意（如："不包括的项目"）。我们将不把 X 和 Y 列入项目范围).当您日后需要管理期望值并协商修改范围时，这些信息会很有帮助。

创建工作分解结构（WBS）

这一步骤将帮助您更好地将项目范围可视化，并将其分解为更小的元素。工作分解结构是与项目产出相对应的可交付成果的分层框架。

传统上，WBS 描述的是 什么 而不是 如何因此，您应将重点放在可交付成果上，而不是活动上（如 付款 而不是 设计/开发/测试支付路径).另一种思考方式是，WBS 描述的是 "客户将得到什么"，而不是 "项目团队将采取什么行动"。不过，有些项目经理更倾向于将其视为任务和子任务的分解，这也是一份有用的文件。

为什么首先要创建 WBS？首先，当你看到可交付成果被分解成更小的部分时，就更容易制定计划了。有了 WBS 作为依据，您在创建和分配任务时也会更加得心应手。 

最后，这种分层结构能让人更快地把握项目范围，尤其是对于那些善于形象思维的人来说。不确定自己是否属于这种类型？请查看我们的指南 S项目经理的技术指南 了解如何在项目管理中运用可视化思维。

验证项目范围并在项目生命周期内对其进行控制

有了项目范围说明和 WBS，您就知道项目应该包括哪些内容了。现在，您需要利益相关者对范围进行确认并签字。审查范围是否有任何含糊不清之处，并尽量在项目工作开始前敲定范围。这样，您就可以减少范围蠕变的机会。

项目进行时，你必须控制范围。监控已经完成的工作和应该完成的工作。在这个过程中，你可能会发现以下工具非常有用：

• 项目规划工具 - 在这里，您可以看到哪些任务已经完成，哪些仍在执行中。 待办事项 类别
• 资源管理解决方案 您可以查看以团队工作量表示的进度，并将其与预计工时进行比较。
• 能力规划工具
• 休假管理系统 - 可用性、缺勤管理

 

比较 项目报告 范围和项目管理进度表，以了解时间表、工作量、已完成任务等是否与您的估算一致。

管理项目范围的过程可能看起来很复杂，尤其是考虑到需要做大量的准备工作。但是，一旦你尝试一下，你就会发现，你在流程早期创建的文档（范围管理计划和项目范围说明书）将对你今后的工作大有帮助，使你能够交付团队正在开发的产品或服务。

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