时间追踪的好处：您的公司为何在时间追踪方面失败？

 

经营一家公司或初创企业，您可能需要关注其中的每一个细节。如果你雇用软件开发人员、设计师和项目经理，跟踪工作时间可能是你每天都要做的事情。这可能不是你在工作中最喜欢的职责，也可能令人生畏和沮丧，但在大多数专业服务中，这已成为必须做的事情。

时间跟踪可以管理员工的工作效率，监控特定任务所花费的时间，最终有助于更好地优化公司未来的劳动力分配。

更重要的是，它有助于向客户展示他们实际支付的费用。

"时间跟踪是按小时计费的专业人士的必需品" - Fast Company

至少这是这样做的主要原因。

为什么时间跟踪有意义

研究表明，不利用时间管理的公司会损失超过 平均每年 $18,000 美元.

小型企业趋势》称，如果实施得当，时间跟踪可以帮助公司提高效率，并提高团队和客户的透明度：

"适当的时间和项目跟踪软件可以帮助公司了解并说明员工的贡献，尽管现在必须用更具挑战性的指标来衡量这些贡献"。

理想情况下，时间跟踪可以在分配劳动力或估算未来项目时减少猜测，帮助公司更好地规划预算。

然而，正如麦肯锡公司的报告所指出的，现实情况却大相径庭：

"平均而言，大型 IT 项目的预算超支 45%，时间超支 7%，而交付的价值却比预测低 56%。软件项目的成本和进度超支风险最高"。

所以你现在可能会想

为什么，如果跟踪工作时间如此必要，你却说这可能对我不利？

我马上解释给你听。

当时间追踪没有意义时

许多公司实施 员工时间跟踪软件 为了这样做而这样做。

Michał Bielak 在他的《项目经理时间跟踪指南》中提到了一个非常重要的案例：

"......如果不正确实施时间跟踪，可能会让员工不知所措，实际上甚至无法稍微提高工作效率"。

Anne Dev 先生在 "I'm A Bad Developer, That's the Only Reasonable Explanation"（我是一个糟糕的开发者，这是唯一合理的解释）一文中充分表达了这一点。他描述了自己是如何被以下情况吓倒、害怕甚至羞愧的 时间管理应用程序 他面对的是

"我感觉糟透了，我感到愤怒。我觉得自己是团队的负担。我觉得把与客户共进四个小时的午餐与四个小时的编码工作相提并论简直是胡扯。但他们说我表现不佳是对的吗？还是我在否认自我价值和工作效率？

从他在 Medium 上得到的回复和评论中，你可以看到这个问题的严重性。 黑客新闻社区.其他开发人员对他的遭遇深表同情，因为他们也曾对自己的工作产生过误解，也曾有人不理解软件开发是一件棘手的事情，不能总是用严格的工时来衡量，也不能与其他项目进行比较。

时间跟踪的危险

那么，如何充分利用时间跟踪功能，同时又不惹恼员工呢？

最好的办法就是避免这五种常见错误：

1.在时间跟踪上浪费时间

对许多员工来说，跟踪时间是一种干扰。他们不得不花费额外的时间来填写考勤表。

有许多项目经理软件工具，如 Harvest 或 Basecamp，但它们要求用户记住填写特定表格，以便跟踪自己的工作时间。这种报告可能不准确，我稍后会详细说明，但对员工来说也很耗时。

不过，也有像 Toggl 这样的实时跟踪工具，完全不需要填写任何时间表。相反，员工可以随时启动和停止跟踪器。这样，他们就能真正完成工作，也不会感到沮丧。

2.不跟踪一切

我们并不完美--让我们承认这一点。我们确实会犯错、撒谎或遗忘。那么，基于追溯填写电子表格的时间跟踪如何才能做到准确无误呢？

另一项研究 显示了我们在追踪工作时间时有多少事情没有计算在内，原因很简单，因为它们无法计入账单：这些事情主要是电子邮件、会议或团队中的沟通。例如，不计算电子邮件会导致严重的金钱损失。

据《哈佛商业评论》报道，美国经济正在损失 5000 万小时，即每天损失 14 亿美元的生产力。这只是因为人们忘记把阅读和回复电子邮件的时间当作工作时间来记录。

3.不鼓励团队跟踪自己的时间

追踪时间并不是我们喜欢做的事情。对我们中的许多人来说，这是不自然的，甚至是没有意义的。

管理者有责任让员工了解以下方面的重要意义 项目时间跟踪 并告诉他们如何正确操作。

正如 Michał Bielak 在他的 PM 指南中所说：

"[你不能]有一天把你的团队成员召集到一个房间里，然后说："从现在起，我们将使用这款 IT 时间跟踪软件来查看你们的工作进展情况。点击这里，现在点击那里，完美，谢谢，会议结束"。

缺乏背景可能会导致像本文前面提到的 Anne Dev 先生所描述的情况：人们可能会开始对自己在时间表上花费的时间感到难过，他们会对整个过程感到沮丧和愤怒。

4.跟踪完成任务后的时间

我以前也谈到过这个问题--员工往往在完成任务后才填写工时表，这就导致了猜测和假设。

基于不精确时间跟踪的报告会产生误导，给公司带来管理和财务上的麻烦。

更糟糕的是，9.1% 的工人每周填写一次考勤表，3.6% 的工人每月填写一次考勤表，导致他们填写的数据更加不准确。提醒您的员工定期填写考勤表，或改用实时跟踪工具。

5.编制误导性报告

如果从工时表中获得的数据不准确，如何分配资源？

由于不清楚员工在某些任务上投入了多少时间，您可能会低估或高估未来的项目，这甚至会影响公司的预算。

在项目管理中，正确的项目预测至关重要，因此您不希望根据错误的数据做出决策。

考虑资源管理

时间跟踪可让您了解员工在任务上花费了多少时间，而资源管理则有助于根据工作能力和可用团队成员有效分配资源。

这样你就能确保不会让员工承担过多的工作，避免其他团队同时出现停工。

基于这个简单的想法，我们创建了 Teamdeck.io--一个简单的资源规划工具，它可以帮助我们实现以下目标 时间表报告 或实施 时间管理策略.我们拥有扎实的软件开发背景，深知在近期和即将开展的项目中合理分配劳动力对于确保公司正常运转以及员工和客户满意度的重要性。

实施资源调度工具的原因在于开始关注整个流程，对团队有一个高层次的概览。使用这种工具，你可以一次性控制所有员工，监控他们被分配的项目、假期和休息日。

任务驱动的时间跟踪可能会导致忽略全局，而资源管理则可以帮助你更好地分配劳动力，不仅因为他们花在特定任务上的时间，还因为他们的可用性和工作能力。

找出适合贵公司的方法

我并不是想说服你选择时间追踪还是资源调度（两者兼用是非常合理的），但我希望你能更清楚地认识到时间追踪的危害，尤其是如果组织中没有正确实施时间追踪的话。

如果你想在公司里充分利用时间跟踪功能，请记住以下几个步骤：

• 尽量简化操作，以免影响员工工作
• 教育您的团队跟踪每项活动，包括计费和非计费活动
• 提醒您的团队定期跟踪他们的时间
• 确保您跟踪的数据准确无误