项目经理的有效时间表管理

时间表在员工中很少有好名声。无可否认，它们往往名不副实：没有人喜欢在一大堆文件上签字，只是为了 "证明 "自己付出了一定的工作时间。 但另一方面，考勤表对管理者及其团队成员都有真正的好处。 

您将从这篇文章中学到什么？

• 有效管理员工考勤表的使用案例
• 哪家公司选择了 资源管理软件 作为其时间表管理系统
• 时间表管理和跟踪是否邪恶？

让我们从眼前的问题开始：

什么是时间表管理？

简单地说 时间表管理是对员工时间表和时间跟踪（记录的工时）进行监控和分析的一种做法.还可以采取不同的行动，例如，根据这些工时单计算员工工资或向客户开具发票。

过去，工作时间被汇总在一张纸上，因此被称为 "时间表"。如今，在线时间表更受欢迎，不过也有多种选择：从简单的电子表格到人工智能软件工具。

正如我在本文开头提到的，考勤表在员工中是出了名的不受欢迎。让我们深入探讨这个话题，并尝试回答一个经常被提出的问题：

时间表是魔鬼吗？

不一定，但肯定有这样的情况 工时单是对时间的彻底浪费，可能会极大地助长人们对工作场所的不满情绪.

从历史上看，考勤表一直是证明人们确实完成了工作的一种方式。问题就出在这里。首先，这很容易形成一种文化，让人们觉得考勤表比工作效果更重要。必须证明自己在工作，或者证明自己被上司密切关注（和计时），这种感觉并不好。

此外，这也不能激励人们提高工作效率。如果只需在考勤表中记录更多时间（还可能获得更多报酬），为什么还要寻找更好的解决方案呢？

这并不是说按小时付费一定不好，即使在项目环境中也是如此。虽然在本文中，我们没有详细介绍如何使用工时表来确定个人的月收入，但我们知道，对于与自由职业者等合作的公司来说，这是一个重要的用例。因此，我们单独创建了 雇员工资计算指南.

最后，人们记不住自己在某件事情上到底花了多少时间。这就是为什么在一周甚至一个月结束时填写工时表，与其说是收集可靠的数据，还不如说是在写同人小说。

总之，我们可以说，时间表的作用不大，除非.....：

• 您和您的团队了解其目的，并看到其价值、
• 定期如实填写时间表、
• 定期交流为量化的考勤表数据提供支持，以收集更多描述性见解（详情见下文）。
• 采用适当形式的时间表。

后一个方面值得强调，因为许多团队仍然依赖简单的电子表格来完成工作（值得庆幸的是，大多数公司已经不再使用纸张了）。这是朝着正确方向迈出的一步，因为在线文档可以很容易地更新，并在需要时供多个团队成员访问，但它仍然是一张需要填写的表格，这并不是最方便的做法。

查看此页 免费 pdf 到 excel 转换器 如果你还在使用电子表格的话。

现代的员工时间跟踪工具通常都带有开始/停止跟踪器，只需点击一下就能打开或关闭。其他工具则提供可自动记录上下班打卡时间的信标。

从管理角度看，另一个重要方面是 时间表项目软件与 休假管理工具.人们需要能够记录他们的工作时间和休息时间，否则，你最终可能会担心有人只是在休假，而工时单上却空空如也。

使用兼具团队日程表功能的软件，还能将计划工时与记录工时进行比较，从而为您带来额外的价值。以数据为导向的项目经理可以利用这种洞察力来评估项目状况，以及是否有任何需要调整的地方。

这只是一个例子 时间表管理如何为项目管理人员提供支持 但还有更多。事实上，我将在下一节专门介绍如何利用团队考勤表为团队和项目谋福利。

有效的时间表管理：使用案例

计算项目成本

按时间和材料签订合同的公司必备工具。由于您要向客户收取您的团队在项目中付出的劳动，因此您可能只需将他们的工时表作为您开具发票的基础。许多资源管理工具都允许您导出时间表数据或与外部共享。

寻找改进和节约的空间

分析团队的考勤表是深入研究数据和发现改进机会的绝佳机会。许多时间跟踪软件都提供了一个选项，可将记录的时间条目标记为预定义的类别或添加注释。这样，您就可以分析出团队有多少时间是用于非计费活动。当然，很多时间可能是合理的，但你也可能会发现令人担忧的模式。它们可能是什么呢？大量的会议可能是一个信号。在行政任务上花费大量时间也是一个问题。从长远来看，投资协作或知识共享工具可能会节省开支。更强大的流程也会让你的团队士气大振。

资源预测

考勤表等历史数据也可用于预测招聘需求。通过查看前几年或前几个月的数据，公司可以发现可能再次出现的趋势。Teamdeck 的一个客户 注意到 在特定的月份，拥有特定技能的员工需求量更大。阅读如何制作自己的时间表报告，以便 人力资源预测 这里.

在问题升级之前发现问题

有时，只需查看记录的工时表，就能很容易地发现项目中存在的困难。例如，为了完成下一个里程碑，员工可能会开始大量加班。

不过，一个好的做法是定期将团队记录的时间条目与预计的时间表进行比较。这将使您能够发现任何不一致之处，以免导致错过最后期限。

说到时间表管理，另一个需要牢记的重要事项是 时间表不能取代与团队的定期沟通.  

数字会为您提供信息，告诉您发生了什么。但是，为了了解 "为什么"，你需要与项目团队进行讨论。这不仅能让你找到问题的症结所在，也是建立一种员工能真正被倾听和尊重的工作场所文化的好方法。这样，他们就不太可能把考勤表当作悬在头上的必备恶习。

时间表 单凭这些信息并不能了解团队效率或工作质量的所有情况，但它们可以为项目经理提供重要的行动信号。在与团队进行坦诚沟通的基础上，制定一项深思熟虑且透明的时间表管理政策，将有助于在保持较高员工满意度的同时控制项目进度。