提高工作效率的 8 个项目时间管理策略

只有五分之一的人（18%）拥有有用的时间管理方法。 时间管理策略 和 项目时间管理工具 帮助您在规定时间内处理分配给您的工作。作为项目经理，每次迭代可能会分配给您不同数量的任务。

为什么项目时间管理工具对时间跟踪很重要？

您还需要计划、管理和跟踪团队的工作。会议、估算、规划、 与客户沟通 和你的团队，并向管理层汇报。理想情况下，你希望在朝九晚五的工作日内完成所有这些工作。这似乎是不可能完成的任务，但时间跟踪器却能帮上忙。

本文包含

• 有效的项目时间管理策略

• 美国总统对项目时间管理流程的影响

• 正确的时间管理工具对完成任务的作用和影响

• 的影响 资源管理软件 关于 时间追踪

82% 的人没有时间使用框架。他们只是利用清单、电子邮件收件箱或任何想象力之外的东西。(发展研究院研究，2021 年）

最努力的专家一般都不是最会支配时间的人，但这并不意味着你就应该碌碌无为。遵循可行的时间使用方法，包括在每天、每周和每月的日程表中整合策略，以推进一天中可利用的时间。

时间跟踪软件--为什么值得购买？

那么，如何有效利用时间来进一步提高执行力呢？主要目的是有意识地控制自己如何在重要的工作和活动中投入精力，无论是在工作中还是在自己的日常生活中。有些时间管理工具提供无限用户等功能，非常适合大型团队使用。

如果计划和时间管理工具不完善，可能很难在紧迫的期限内完成所有工作。因此，我编制了这份智能时间管理策略清单，让你可以更好地规划工作，最终有时间处理所有需要你关注的事情。

项目时间管理关键统计

在了解项目时间管理的含义和时间管理策略（或时间管理规划）之前，让我们先来看看项目时间管理的障碍和原因，为什么有时整体项目管理计划及其结束需要付出比想象中更多的努力。关于时间跟踪和时间管理工具的一些信息将让你大开眼界，有助于理解时间管理规划的重要性。  

只有五分之一的人（18%）拥有有用的时间管理方法。
(根据发展研究院的研究）

员工每天在社交媒体上花费 44 分钟。
(据 Techjury 报道，2022 年）

只有 17% 的人跟踪自己的时间。

公司平均每年花费多达 16 天的时间寻找纸质文件。
(来源：DocuSign）

高级管理人员每周至少有 23 个小时用于开会。
(来源：DocuSign）

在美国，46% 的员工压力是由过重的工作量造成的。

时间跟踪--重要信息

这些结果和研究摘要对那些将时间管理和项目管理同等对待的管理者来说是一种启发。对于那些坚信时间在任何项目活动中的作用，并希望避免任何进度障碍的管理者而言。

最后，让我们来看看上面没有提到的最常见的时间管理和时间跟踪障碍：完美主义、拖延症、分不清轻重缓急、时间太少、多任务处理、预约过多、休息不够、忘记授权、缺乏组织、动力不足、分心、计划僵化。

什么是项目时间管理？值得使用时间管理工具和跟踪时间吗？

在项目管理和时间管理之间

时间与项目开发或时间管理与使用时间管理工具进行项目管理之间的联系是如此明显，以至于许多人不需要任何解释。但对于那些需要说服自己的人来说，本章应该能解开他们的疑惑。那么，让我们从几个事实开始。什么是项目？  

项目几乎可以理解为人类创造的一切。一个藏身或睡觉的地方、一个捕鼠器、一座房子、一项工作场所变革的任务。但是，由于我们身处商业环境，如果考虑到接下来的段落中你将读到的几件绝对关键的事情，事情就会变得更加复杂。

第一个项目管理定义

让我们仔细看看项目管理协会提出的项目管理定义，并发表一些看法。

项目管理又称任务管理，是指应用流程、方法、技能、知识和经验，按照项目验收标准，在商定的参数范围内实现特定的项目目标。项目管理具有最终 应交付的成果 在有限的时间和预算范围内。

上述命题可以四分法，每个术语可以是某一章或某一段，我们需要关注的是本文主人公的根本--时间、时间管理、时间管理、时间攻坚和时间管理策略。 

从 APM 的角度来看（这一点可以商榷），"管理 "与 "项目管理 "的区别恰恰在于时间和预算。管理是一个持续的过程，而项目管理则有其局限性。这就是为什么时间管理工具会有所帮助。

有关时间管理工具和时间跟踪的更多信息

从业务角度看，项目是业务需要的结果。它是因内部或外部需求而委托的。许多时间管理工具都提供管理无限项目的功能，这对于处理多个任务和客户至关重要。同时，由于项目也是应对某些挑战的解决方案，因此项目是在有限的时间和预算内完成的。从这一点出发，时间管理策略和时间跟踪的合理性和重要性就变得更加清晰了，这对于那些对本文主题有疑问的人来说是非常重要的。花在项目上的时间并不像口香糖一样，不能在需要的时候随时拉长，因此，根据时间进行战略思考就变得显而易见了。

没有高效的时间管理规划，就不可能有项目管理。 或者说，有效的时间管理是成功实施项目和发展业务的必要条件。团队甲板)

项目时间管理和时间跟踪的作用

因此，使用 时间跟踪软件 我们了解了员工有时会做的事情，以及项目管理和时间管理之间的联系。现在，该是......项目时间管理的时候了。

一般来说，使用时间跟踪软件进行时间管理就是我们如何利用手中的时间来实现目标或高效完成分配给我们的任务。

第二个项目管理定义

下面是维基百科对时间管理简明扼要的解释：

时间管理是对用于特定活动的时间进行规划和有意识控制的过程，尤其是为了提高效力、效率或生产率。 

如果我们使用项目经理学会使用的定义，我们就会发现项目时间管理是：

(......)项目管理过程中分析工作并制定 时间表模板 以确保在特定时间内完成项目。(Projectmanager.com)

上述两个定义只字未提如何在项目时间管理方面取得良好效果。但对于任何有机会实施项目管理计划的人来说，很明显，这就是利用软件、工具和技术进行分析。所有这些都能确保项目按时完成。然后通过任务调整和资源分配制定资源调度计划，以完成项目。

作为项目经理，为什么要关注时间跟踪？

作为项目经理并使用时间跟踪软件，你的工作就是有效地计划和管理自己的工作时间，以及你所监管团队的时间。您需要尊重工作时间。

按时完成项目 英国

使用时间跟踪软件处理不同项目和优先事项的能力越强，就越能为团队安排好工作。后者能更好地运作项目，更有可能在预算范围内按时完成项目。

归根结底，时间管理策略也能提高你的生产力和工作效率。

研究表明，情况并非总是那么明显。例如，在英国，只有 37% 的团队（《项目管理现状》，2017 年）总能或大部分能按时完成项目，管理不善是原因之一。

有几种时间管理策略可以用来安排自己的工作。

利用流行的时间管理技巧和工具，安排会议和员工时间 时间管理技巧

项目经理使用时间跟踪软件的时间管理策略

如果计划和团队时间管理不善，可能很难在紧迫的期限内完成所有工作。这就是为什么你需要准确的时间跟踪报告。因此，我编制了这份智能时间管理策略清单，以便您更好地规划工作，最终有时间处理需要您关注的所有事情。

利用时间跟踪功能提前规划工作

研究表明，知道自己要在规定时间内完成什么任务，就已经为成功做好了准备，而且花在工作上的时间也是有利可图的。多伦多大学的 Pedro Serrador 在题为 "规划对项目成功的影响 "的论文中指出了规划与项目成功之间的相关性。根据文献综述，Serrador 发现项目成功与项目和成本效益密切相关。这意味着，高质量的规划不仅能增加项目成功完成的机会，还能提高成本效益。

那么，多少规划才是 "高质量规划 "呢？Serrador 指出，根据《PMBOK® 指南》，项目经理在项目期间执行的所有流程中，规划可能占到 48%。

规划日常任务可能很简单，只需创建一个由必须做和想要做的事情组成的待办事项清单即可--界面友好的时间跟踪工具会很有帮助。不过，在为多个项目做计划时，有一个 高级别项目计划 这将提高不同任务中需求的可见度，同时也有助于为每个项目确定目标和需求。

确定明确的优先事项，关心用于工作的时间

有时，你需要做的事情清单可能会让你应接不暇，因此时间跟踪工具可以帮助你。为了便于管理，最好将待办事项清单分成小块。设定明确的优先级可以帮助你根据任务的重要性、紧迫性和完成任务所需的精力来排序。

艾森豪威尔矩阵是最成功的时间管理技术。
(根据发展研究院的研究）

要从待办事项列表中区分重要任务和紧急任务，可以使用艾森豪威尔矩阵。这是一种流行的时间管理技巧（也称为 "紧急-重要矩阵 "或 "艾森豪威尔原则"）。这一理念（也有人说是框架）源自这位美国总统的话：

"我有两种问题：紧急的和重要的。紧急的不重要，重要的永远不紧急"。

它代表了一种如何安排工作量和优先事项的方法。如果你想利用时间跟踪工具实施有效的时间管理策略，它将非常有用。它有助于你集中精力安排所有任务，尤其是最具挑战性的任务。它分为四个类别：

• 重要 和 急 - 这些是您首先要做的工作

• 重要 但 从缓 - 您可以安排稍后执行的任务

• 不重要 但 急 - 如果可能，您可以将这些任务委托出去

• 不重要 和 从缓 - 您可以跳过此类任务

艾森豪威尔矩阵 "时间跟踪工具的最大优点是，您可以在旅途中使用纸和笔创建它，以便快速 确定任务的轻重缓急 和任务。有了这样一个矩阵，你就能很容易地发现真正需要你关注的任务，从而把精力首先放在这些任务上。矩阵看起来是这样的

利用艾森豪威尔矩阵编制待办事项清单，确定任务的优先次序，并解决阻滞时间的任务难题

一次只专注于一项任务

虽然有人称赞多任务处理，但它似乎弊大于利。根据《创业家》网站发表的关于多任务处理危害的文章（《为什么多任务处理是一个破坏大脑和浪费时间的神话》，2017 年），同时做几项任务是无效和低效的。由于人脑从一项任务切换到另一项任务需要时间，因此尝试做太多事情会造成时间滞后，实际上我们的工作效率并不高。这就是为什么 时间跟踪项目 管理功能会有所帮助。

相反，应试着一次专注于一项任务并完成它，然后再切换到另一项任务。这样，特别是如果你在两次任务之间至少给自己几分钟的休息时间，过渡就会很顺利，你的大脑也能做好准备去完成新的任务。

时间跟踪有帮助吗？

在工作时间方面，您可能会用到的技巧之一是 Pomodoro 技巧和时间跟踪。它将工作分成 25 分钟的较短时间，中间有休息时间。这是一种行之有效的提高工作效率的方法，因为它更容易迫使自己专注于一项任务。此外，你不会最终疲惫不堪，并能保持更长时间的工作效率。

这个名字来自意大利语，意为番茄，灵感来自厨房计时器。如今，您可以使用专门为这项技术设计的设备，精确计算出 25 分钟的工作时间。

尽量减少中断和时间跟踪

这一条可能比较棘手，因为根据 PMI 90%，项目管理人员的工作就是沟通（"项目管理中的沟通艺术"，2010 年），但有时你做的任务需要全神贯注，尽量减少干扰。这可能是编写项目文件、使用 免费 word 到 pdf 转换器 或 创建报告 或也使用任务管理ls.

假设你正在使用 Pomodoro 技术。为了有效地使用它，你需要排除任何可能的干扰，这样才能在 25 分钟内专注于一项任务。

你需要摆脱的工作时间干扰可能来自电子邮件、电话、同事或聊天对话。偶尔查看一下收件箱、参与办公室闲聊或与团队一起聊天可能很诱人。但事实上，这会扼杀你的工作效率。时间追踪可以帮到你。

您可以这样做

• 如果你担心错过重要邮件，那就给自己设定一个专门查看收件箱的时间。其他时间都用来处理指定的任务。

• 使用耳机时，告诉你的队友不要打扰你。同时，您可以听一些有助于集中注意力的音乐（如果您喜欢，也可以听一些白噪音）。

• 打盹通知并将手机置于视线之外，避免强迫性地查看手机。

分心让我们远离工作。尽量减少干扰，你就会发现自己更容易集中精力完成任务，计费时间也会更有效。

为自己设定更短的期限，关注任务管理

你是否有过这样的感觉，即完成某项任务的时间越多，你就越有可能拖延时间，而不是利用这些时间提早完成任务？在经济学家的社会环境中，这种将工作搁置一旁的倾向被称为帕金森定律，早在 1955 年《经济学家》的文章中就首次对此做出了解释。

帕金森指出，"工作的扩展是为了填补完成工作所需的时间"。因此，如果你有比实际需要更多的时间来完成一项任务，那么你很可能不会更快地完成任务。

对此，你能做的其实是给自己设定更短的期限。如果你仍然难以强迫自己更快地完成任务，那就请团队中的某个人在某个日期对你的工作进行审查，这样你现在就必须完成工作，以展示成果。

学会授权和跟踪时间

没有人是一座孤岛。在你的组织中，很有可能有一些人拥有相关技能和时间，可以帮助你完成一些你难以完成或根本没有时间完成的任务。

正如您在完成艾森豪威尔矩阵时已经看到的那样，实际上建议您找到可以委派的任务，这样您就可以专注于更重要、更紧急的任务，并更有效地关心计费工时。

要发现具备特定任务所需技能的可用团队成员，请使用 资源管理工具 或时间跟踪工具。例如，在 Teamdeck 中，您可以按角色快速筛选所有员工，并在简单的日历视图中查看他们的预订和可用性。

在委派工作时，你可以向员工表明你重视他们的意见。授权他们做出决定，必要时，自己只对他们进行监督。这样，你不仅可以减少自己的工作量，还能让你的下属在专业上得到成长。

除了在团队成员之间分配任务外，还建议将某些任务外包出去，例如，使用类似于 研究论文服务以便腾出更多时间从事其他重要活动。

学会说 "不"，跟踪时间和项目

了解自己在给定时间内能够完成的工作量的极限，对于完成承诺的工作非常重要。它还有助于避免与工作相关的压力，并最终避免产生倦怠感。 赛道时间 这一点也很重要。

向你的主管、经理甚至老板说 "不 "可能会让你感到害怕，但还是有办法礼貌而自信地做到这一点的：

• 说明理由--解释你目前正在做的其他重要任务，以及承担新任务会对它们产生什么影响。

• 让他们排定优先顺序--如果你已经有很多事情要做，而你的上司又要求你承担另一项任务，那么请向他们提交你的优先顺序清单。让他们决定他们要求你做的任务是否具有更高的优先级。

• 不要撒谎--虚假的借口不是处理请求的好方法。坦诚地说出你目前不能做某事的原因。

• 询问任务是否可以延期--很多时候，别人要求你交付任务的最初日期并不是其明确的到期日。向他们表明，如果有可能将新任务安排在晚些时候，你也有可能接手。

由于您不想被视为拒绝工作的人，因此，说明您不能承担更多任务的原因或就截止日期进行谈判，可能会帮助您减少新任务的数量。

总结每一天并跟踪时间

每天对工作进行总结，有助于发现自己在哪些方面做得好，哪些方面还有待改进。跟踪时间也很重要。

每天结束时，看一看你的清单，检查一下你已经完成的任务。看看自己完成了哪些任务，是激发第二天工作动力的好方法。

如果清单上还有未完成的任务，问问自己为什么还没有完成，并找到解决的办法。也许任务过于宽泛，把它分成更小的任务会帮助你更好地安排工作？

用正确的规划工具支持你的时间管理策略

有了能让你快速访问你或团队成员需要完成的任务的工具，计划工作和使用时间跟踪软件就变得更容易了。拥有项目时间表和 员工时间跟踪软件 也有帮助，因为它更容易跟踪你的表现。

对于多个项目的任务管理，我们使用 Jira。通过它，我们可以为每项任务创建子任务，将其分配给相关人员，并在工作流程中对其进行跟踪，包括需要完成的任务、正在进行的任务、审查中的任务和已完成的任务。

而 Teamdeck 则是一个 资源管理软件 或 项目规划工具 - 如果您喜欢（由我们开发 软件公司而且--在开始时--是为了我们自己的目的）。我们用自己的系统来跟踪员工的日常日程安排、工时表和总体表现，然后用以下方法进行总结 自定义报告 (例如，将预订与时间表进行比较）。

时间表 Teamdeck.io - 的 资源规划 和项目时间管理工具

总结--时间管理战略是否已经结束？

然而，你代表的是 营销项目管理 或 项目资源管理使用这些时间管理和策略（如时间跟踪）将帮助你更好地安排工作日，完成更多工作。几天之后，你就会发现：

• 提高您的工作效率

• 有了它，您可以更轻松地完成分配给您的任务

• 感觉时间一下子多了起来

• 工作压力大幅下降

既然这些策略对你有用，你也可以尝试将它们融入到你管理的整个项目团队中，提高他们的工作效率。如果您想更深入地了解员工时间管理应用程序 - 只需阅读我们的文章。

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