项目工作流程管理经理袖珍指南

经营一家公司并非易事，每个企业主和管理者都能证明这一点。不过，我们很幸运，现在有了可以简化每个项目和流程的工具，工作流程管理就是其中之一。在当今的经济环境下，使用工作流程管理系统和工具是一项不可或缺的工作。这篇文章适合每一位希望改进工作流程、提高工作效率的经理人。 

您将从本文中获得什么？

• 更好地了解项目管理工作流程
• 工作流程管理系统为何如此重要
• 工作流程管理软件/系统的注意事项
• 最佳工作流程管理软件实例

工作流程管理是一个简单明了的概念，对企业的成功至关重要。在本文中，我们将探讨工作流程管理的来龙去脉，以及使其更易于实施的相关系统和软件。

如今，我们有许多管理企业的工具可供选择。无论哪个行业或部门，每个人都能找到适合自己的工具。

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为什么是工作流程？

工作流程（以及未来的工作流程软件和工作流程管理工具）的历史可以追溯到二十世纪二十年代。其根源始终与寻找解决方案有关。如何解决目前制造业中存在的问题。

在研究如何高效管理工作的过程中，弗雷德里克-泰勒和亨利-甘特等先驱者一直在使用图形模式来可视化工作流程或创建时间表，以列出里程碑、时间表和依赖关系。

亨利-甘特后来采用了波兰版本的水平条形图，即谐波图。该图由波兰工程师 Karol Adamiecki 发明，亨利-甘特将其转化为我们今天所说的甘特图。

简而言之，工作流程是一个可视化的图表，其中包含一系列结构化的、预定义的任务，这些任务可以实现预期的结果。工作流程包括步骤、资源、责任、依赖关系和规则、人员以及完成步骤所需的技能，以及这些步骤如何相互依赖。工作流程概述了起点和终点、移动顺序、可能存在决策点的位置、对结果的预期以及潜在的替代步骤。

项目工作流程管理的作用？

在本章中，我们想让大家集中精力好好理解这个主题。为什么？如果你想寻找一些灵感、解决方案，甚至是工作流程管理系统--最好能对问题有一个全面的了解（即使是提纲挈领的了解），以免因为一些不相关的东西而错过时机。

工作流程和管理分别意味着什么，谁都可以想象。为了减少复杂性，我们将避免对管理下定义，而让我们把目光转向第二个术语。工作流程指的是为实现某个目标（哪怕是很小的目标）而必须完成的步骤。或者，用项目管理术语来说，就是完成一项任务的步骤。也可以这样说工作流程：

它是由步骤、流程和参与这些步骤、流程的人员组成的一个起点和终点之间的空间。

在我们深入探讨主要术语之前，我们需要再发表一点意见。我们需要做一点细分。Gartner 是一家专门从事技术战略应用和技术管理问题的分析研究公司，它关注工作流程管理的双重含义。

第一种是外部和内部流程集成；"工作流程方法允许定义跨应用程序的业务流程，包括来自不同供应商的应用程序。这通常需要一个基于标准的商业工作流程开发环境"。

第二种是自动化事件或流程；一种能够执行自动化任务（项目实施，如员工分配流程或网站开发流程）的工作流程方法。

第二个问题属于我们本文的讨论范围。我们所理解的工作流程管理与美国 SAP 集成商 Signavio 公司所建议的方式相同：

工作流程管理是对组织工作任务的协调。我们所说的 "工作流程 "是指一系列任务，这些任务是更大任务的一部分，有时与 "业务流程 "同义。

关于工作流程管理，最重要的一点是，它应该让你的工作变得更轻松、更容易。你在工作流程管理上花费的任何时间，都应通过提高生产率和随之而来的利润得到十倍的回报。根据 SAP Signavio 的第二次报告：

工作流程的目的是实现某种结果，而工作流程管理的目的则是根据一系列目标实现更好的结果。

如果我们把重点放在 "取得更好的结果 "上，首先想到的就是 "优化"，或者老实说是 "不断优化"。一般来说，工作流程管理的作用就是帮助优化，或者我们更愿意把工作流程管理等同于优化。优化什么？优化任务的完成，并将其自动纳入系统，以提高生产率，减少挑战。

对我们来说，项目工作流程管理就是项目工作流程管理，而对我们的竞争对手 The Monday.com 来说，这可能并非偶然：

项目管理工作流程是为完成特定项目而精心策划的任务和活动序列。

工作流程管理是指组织、记录和完成各种任务的业务流程。这种管理可能涉及战略和技术的使用，包括日程安排技术，当然还有工作流程管理系统（软件）。或者简单地通过制定计划和定义必要步骤来实现预期结果，优化工作流程。

例如，当一项成果需要许多不同的步骤或较小的任务时，每个步骤或任务都可能分配给不同的员工或技能不足的员工。如果沟通不畅，就很容易导致混乱。因此，显而易见的是良好的工作流程管理 它简化了每个流程，使不同部门和个人能够清晰地沟通，从而提高了业务效率--这也是该系统最重要的功能之一。

项目工作流程管理与项目管理

为了避免过于深奥的介绍，让我们直接使用最常见的项目管理定义。套用项目管理协会的《知识体系》第 7 版，项目管理就是运用技能和知识，按照要求和假设，在时间和预算内完成项目。而工作流程管理则是优化 A 点和 B 点之间的任务。

工作流程自动化软件供应商 Nintex 公司提出：

项目管理涉及计划、监督和指导任务，而工作流程则涉及连接这些任务。项目管理着眼于全局，而工作流程则使全局从一个阶段顺利过渡到另一个阶段。

项目管理的方法是计划，而劳动力管理的方法是连接。但要回答它们之间的关系是什么，答案似乎很简单。让我们来看看项目管理过程的各个阶段（或者，项目管理人员更喜欢称之为项目管理生命周期）。

让我们来看看每一栏。你是否看到由它们组成的一些任务和流程？是否需要更多的词语来说明它们之间的关系？

我们知道，每一列都包含向前推进所必须完成的任务。项目工作流程管理指的是为执行流程步骤而必须完成的一系列具体、有序的任务。要成为工作流程，流程中的每一步都必须取决于前一步的完成情况。

项目管理工作流程系统应具备哪些功能 

最早的工作流程管理工具是笔和纸，但如今我们很幸运地拥有了各种软件应用程序，使工作流程变得更简单、更高效。工作流程管理系统（WfMS 或 WMS）可以实现各种任务的自动化，大大节省了时间。

工作流程管理系统通常包含以下一些基本要素：

• 可定制的表格、流程图和图表，以逐步说明工作流程
• 自动执行各种任务和功能的能力
• 基于云的软件和存储
• 与微软办公产品集成
• 支持模拟工作流程的能力
• 以简单格式添加大量信息的功能

这并不是一份详尽的清单，但它能让你更好地了解工作流程管理系统或软件的内容。

项目管理工作流程的类型

工作流程管理系统和工具是指利用技术来 自动化和协调流程中的各个步骤。 这些系统或工具最好 适合各种工作流程因为它们的预期功能是提供一个基本框架，根据所提供的任何数据进行工作。

您选择哪种工作流程管理系统，一如既往，取决于您的业务需求和贵公司的项目。市场上有三种类型的工作流程可以通过工作流程管理系统来构建。

• 顺序工作流程是线性的（从一个任务到另一个任务），最关键的是，它是渐进的。这意味着在过程/顺序中没有后退。
• 状态机工作流是顺序工作流的复杂版本，可以在顺序中返回。这些工作流从一个 "状态 "进入另一个 "状态"。
• 规则驱动的工作流程本质上是一种更高级别的顺序工作流程。 "规则 "决定工作流程的进度。它们使用条件来决定表达式是 "真 "还是 "假"，并用 "如果"、"那么 "或 "否则 "表达式对规则进行建模。

工作流程管理软件的五大基本功能

1. 直观、无代码

WFMS 的目的是简化您的生活，而不是将其复杂化。作为企业所有者或管理者，您希望使用清晰易懂的信息开展工作。这并不意味着您不再需要非常详细的数据，而是您选择的软件可以在后台处理复杂的信息。

2. 适应性强、灵活、可定制

公司是由多个层次组成的复杂实体。您选择的软件应具有灵活性并易于调整。例如，它可以让您指定不同人员的数据访问权限。

3. 提供不同的可视化工具

工作流程管理软件在说明任务序列或数据集时，应提供一系列选项，如流程图、饼图、图表、表单等。

4. 与其他工具集成

工作流程是业务的一个独特部分，但这并不意味着它是在真空中运行的。工作流程中需要的信息来自公司的不同部门，这意味着将其连接到内容管理系统至关重要。

5. 报告功能

创建特定工作流程的可视化有助于完成工作，但企业运营的一个重要部分是评估不同流程的工作效率。工作流程管理系统需要能够就工作流程的效率提供清晰的反馈。

专业人员和项目经理使用项目工作流程管理系统

现在，您已经对一个好的 WfMS 系统应该提供的功能有了更好的了解，是时候看看有哪些最佳软件可供选择了。

团队甲板 – 资源管理软件 具有任务调度和性能跟踪功能

"为机构和软件公司提供的以员工为中心的完整资源管理解决方案"。

Teamdeck.io 是一款项目日程和工作流程管理工具

价格 每月 $0.9（普通会员）和每月 $3.6（团队会员

优点

• 一个很好的日历，管理人员可以看到每个人的分配、休假、可用时间和花费的时间
• 时间表和 时间跟踪工具 功能
• 客户支持和沟通非常有力
• 公开报告的可能性
• 结合基本资源和团队成员资源，实现成本效益
• 为团队管理者提供良好的分析
• 为人员和项目分配自定义字段的能力
• 数据安全
• 与谷歌日历、Slack、跑道等其他系统集成

缺点

• 有时运行缓慢
• 没有桌面起止时间跟踪器（仅在移动应用程序中提供）
• 报告难以定制

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Hive.com – 项目管理平台

"第一个由用户为用户打造的项目管理平台"。

蜂巢帮助跟踪多个项目

价格 Hive Solo - 面向个人和小型团队免费提供。

蜂巢团队 - 每位用户每月 $12（按年计费）或每月 $ 16（按月计费），适用于运行多个项目和计划以简化工作的蜂巢团队。

优点

• 定期更新功能
• 允许与其他工具和软件（如 MS Office）集成
• 极其方便用户
• 工作量管理 简明扼要
• 注册和账单超级简单
• 云协作
• 为管理人员提供分析和图表展示

缺点

• 无法在项目行动中创建重复出现的从属任务
• 与台式机相比，移动应用程序的功能大幅减少
• 难以跟踪用户编辑

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Proofhub.com – 项目规划软件

"将团队所需的所有工具集中在一个屋檐下"。

Proofhub 的功能可让您轻松规划、协作、组织和交付项目

价格 (标准）每月 $45 / 按年结算 无限制项目 / 5 个用户 / 10 GB 存储空间

优点

• 物超所值
• 快速简便的设置
• 功能多样
• 简约
• 讨论视觉材料的工具
• 轻松启动和运行项目和任务
• 出色的定价模式
• 宽松的试用期
• 打样
• 以用户友好的方式组织团队项目

缺点

• 偶尔加载缓慢
• 缺乏预算编制工具

• 用户界面有点复杂
• 表格并不总是很容易设置
• 通知太多。

创意与传统--项目工作流程管理方法的区别

工作流程或业务流程（有时也称作业务流程）是为实现特定结果而需要执行的一系列任务。工作流程有两种主要类型--顺序和并行。前者有严格的顺序，任务被安排在一个线性流程中。后者意味着任务可以由不同的人同时执行。

无论属于哪种类型，工作流程通常都是一组更大的工作流程的一部分，而这组工作流程又构成了更大、更复杂的业务流程。工作流程类型的组合也是可能的。

多年来，随着公司不断开发、管理和规范工作流程，其中一些流程变得过于僵化和抗拒变革。它们并不总是为创新和冒险留下空间。为了在这一过程中灌输更多的创造性、灵活性和应变能力，人们做出了很多努力。

尽管取得了一些进展，但似乎并非所有公司和员工都能接受这些变化。总部设在美国的非营利性项目管理专业组织项目管理协会（PMI）进行的第 10 次全球项目管理调查发现，只有 58% 的组织完全了解战略性创意项目工作流程管理的重要性。

我们认为，创造性的工作流程管理方法具有明显的优势。我们将与大家分享创意项目工作流程管理的十大好处，任何一家以成功为目标的公司或实体都不能对这些好处视而不见。

传统项目工作流程管理的局限性

虽然工作流程的设计初衷是为了简化组织和项目管理（确实如此），但传统方法已面临一定的局限性，因此有必要采用更具创造性的管理方法。如果不调整工作流程的开发和管理过程，企业就有可能陷入过于僵化的业务流程中，无法进行创新和创造性思考。让我们快速了解一下这些局限性。

进程缓慢

传统方法速度相当慢，因为它不允许出现任何分歧。很难对顺序工作流程进行修改，因为这会破坏不同任务之间的流程和因果关系。

几乎没有或根本没有供客户输入的空间

产品开发不了解或不太了解客户的意见。这可能会冲淡整个过程，因为最终产品或服务将无法满足需求。一旦产品或服务的开发过程结束，对产品或服务进行调整或升级将是繁重、耗时和昂贵的。

缺乏激励措施

如果所有步骤和任务似乎都是预先确定的，那么员工就没有什么动力去提出创新的解决方案或新的做事方法。这也会使企业完全规避风险，不利于企业通过保持领先优势与对手竞争。

过于死板

流程过于死板，不允许在工作流程管理过程中进行调整、改进、采用非常规的解决方案，甚至是快速修复。人们不愿意跳出条条框框来思考问题，因为任何打破常规或违背公司规定的行为都可能被视为管理不善或不良行为。

协调不力

传统的工作流程管理存在协调性差的问题。即使是并行的工作流程管理，在假定一定程度的协调以确保互补性的情况下，也会导致每个业务流程各自为政，与其他任务或工作流程联系不紧密。这也会造成数据分散的风险，影响整体生产率。

创意项目工作流程管理的好处

那么，创建工作流程管理如何帮助应对上述挑战？每个公司或实体都能从创建工作流程管理中获得哪些具体好处？现在，让我们来回顾一下企业可以从创意项目工作流程开发和管理中获得的十大好处。

团队合作

创造性的项目工作流程可以增强公司或组织的团队合作。它为人们提出非传统的想法创造了空间，他们可以与同事一起讨论和完善这些想法。这样，他们就会对自己将要制定和遵守的工作流程产生共同的主人翁意识和责任感，从而取得更大的成果和效率。

协调

综上所述，创意项目工作流程管理可促进不同部门和个人之间的密切协调。该流程可最大限度地减少误差，同时有助于实现公司的总体目标。

更好的协调还能获得公司领导层的更大认同，以支持各单位或部门经过深思熟虑后提出的倡议。

改进管理

创造性的项目工作流程管理既是改进管理实践的结果，也是改进管理实践的原因。世界领先的公司之所以成功，是因为它们能够培养出创造性和非传统的方法，以 项目规划 和管理。世界上最著名的科技巨头之一谷歌就是一个例子。 目标和主要成果 (OKR）。

多年前，谷歌鼓励员工制定与公司总体目标相关联的宏伟目标。在长期、宏伟的目标下，他们设定了具体、可衡量的关键成果，并每年进行审查。所有的 OKRs 都在内部共享，让员工了解他们各自的工作计划如何相互促进，以实现公司的总体目标。谷歌取得的成果不言而喻。现在，许多其他公司也在借鉴这一经验，采用类似的方法。

敏捷性

创意项目工作流程管理让实体更加敏捷。行业领先的公司正在从传统的项目管理工具（如瀑布法）转向创新的敏捷管理方法。这使他们能够将业务流程分解成更小的单元，从每个阶段取得的成果中寻求渐进的进展和改进。

创意项目工作流程管理提高了实体应对和适应工作流程开发和管理周期过程中发生的变化和发展的能力，从而使实体更加灵活。
归根结底，敏捷型公司能为客户提供更好的价值，保持竞争力，并取得更好的成果。

可持续性和生产力

创意项目工作流程管理也是提高可持续性和生产力的先决条件。它为员工创造了一系列激励机制，使他们成为帮助公司保持领先地位的思想领袖。不仅如此，它还能提高公司及其员工的工作效率，因为所有人都对持续改进、渐进变革和敏捷管理实践有着内在的兴趣。

提高生产力和效率是每个人都关心的问题，无论是公司、企业家、自由撰稿人还是大学生。说到大学作业，学生需要仔细审查论文写作服务，选择最符合他们大学要求的服务。这就是为什么他们经常使用 信任我的论文 以合理的价格获得高质量的内容和专业的写作服务。因此，他们能够按照大学要求完成学术论文。

更好地学习和分享知识

这种项目工作流程管理可以在公司内营造一种学习氛围。它为人们创造了尝试和失败的空间，而不用担心受到惩罚。正如爱尔兰著名剧作家塞缪尔-贝克特所说，我们都需要 "再试一次，再失败一次，失败得更好！"公司和组织通过营造有利于合理承担风险和发挥主观能动性的工作环境，确保持续改进和学习成为一个迭代过程。

当工作条件和环境适宜时，人们就不会各自为政。任何一家成功的公司都希望不惜一切代价避免 "炉灶效应 "这种企业病。知识共享为未来最大限度地利用经验数据和评估结果铺平了道路。 高层规划 和管理做法。

加强交流

由于员工有了提出创造性解决方案的空间，工作流程管理开始促进不同单位和部门之间更好、更及时、更定期的沟通。缺乏沟通往往会导致产品或服务开发出现重大失误，难以恢复正常。

它还能改善与外部利益相关者和客户的外部或战略沟通，这对于确保公司产品和服务满足他们的需求至关重要。

创新

在当今瞬息万变、技术驱动的世界里，创新是成功的驱动力。如果没有定期的更新、创新和调整来为公司提供必要的优势，就很难保持竞争力。创意项目工作流程管理孕育了一种以创新为导向的精神，这种精神对于取得全面成功至关重要。

通过打破常规思维，人们可以让自己和雇主走出舒适区。有时，这意味着要进入未知领域，如果公司想让自己的产品和服务脱颖而出，这一点非常重要。

竞争优势

创造力是推动进步和技术发展的主要动力。能够利用人们的想象力的公司，将从非常规和非传统的思维方式中获益。采取 "一切照旧 "的工作流程管理方法，无法为客户提供非凡的产品和服务，无法让客户感到与众不同。

提高性能

最后但并非最不重要的一点是，创造力对提高绩效有着直接的影响。当人们在公司工作时，一切都是标准化的，人们只需服从命令，管理者不可能指望他们追求个人的卓越。公司会从员工那里得到很多 "沙袋"，即降低对个人优势和核心技能的期望，以获得比预期更好的结果。

相比之下，创造性的项目工作流程管理能促使员工超越自我，超越既定要求，并通过提高绩效为公司利润和业绩增值。

最终想法

创意项目工作流程管理具有许多成功企业都希望拥有的优势。它解决了传统工作流程管理的固有局限性，因为传统工作流程管理已变得过于僵化和孤立，无法满足全球市场瞬息万变的需求。这些局限性也阻碍了公司和组织在持续、多变和不可预测的情况下驾驭变化以实现目标的能力。

相比之下，创意项目工作流程管理可确保为工作流程开发和执行建立协调、共享的方法提供空间，从而带来更好的产品和更大的利润。它还能使公司更有可能在需求快速发展、客户行为不断变化、工作重点不断转移的背景下脱颖而出，成为开拓者、创新者和行业领导者。

追求卓越和最终成功的公司不能固步自封。他们知道，要想在产品和服务上掘金，员工的想象力和创造力是无与伦比的。

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