如何利用工作时间表软件提高团队专注度

 

项目经理通常从多任务处理者的角度思考问题。整天开会、不断收到通知和每分钟上千个任务是他们的日常工作。然而，许多工作并非如此。分析型、创意型和产品开发型员工需要时间集中精力，进入他们最有成效的 "流程 "或 "阶段"。如何帮助您的团队集中精力？ 

 

专注--生产力的助推器

我们生活在多任务处理的时代。我们一边工作一边听音乐，一边坐公交车一边浏览智能手机，一边做晚饭一边回复电子邮件。我们很少同时做一件事，最后--我们发现越来越难以长时间集中注意力。

根据美国国家生物技术信息中心的资料、 2000 年，我们的平均注意力持续时间为 12 秒。2015 年，仅为 8.25 秒!我们发现越来越难以保持注意力集中，因为我们习惯于不断给自己提供新的刺激。干扰因素无处不在，影响着我们的工作效率和质量。这对高效利用时间至关重要的组织来说是一个巨大的挑战。遗憾的是，许多组织都希望在尽可能短的时间内完成尽可能多的工作，但最终却降低了员工的能力。

 

一个关于公司如何破坏自身效率的故事

公司会犯很多错误，对团队效率产生负面影响。 

• 首先，团队工作没有时间表，工作节奏由临时任务决定。 

• 其次，工作规划没有考虑到个体差异。 

• 第三，工作时间表是从项目经理的角度而不是从执行者的角度制定的。 

• 第四，企业不珍惜员工的时间，不分工作的轻重缓急，例如，会议太多，即使不需要，每个人也要参加。 

• 第五，企业没有对绩效数据进行分析，例如时间报告或团队反馈。 

这是否意味着没有希望，我们都注定要低效地工作？绝对不是！提高工作效率的方法有很多，首先要有一个好的 员工管理工具, 灵活的方法，以及对重点过程的认识。在本文中，我们将讨论如何通过良好的规划提高工作质量和舒适度的技巧。

 

如何利用工作管理软件提高团队专注度？

1. 个人方法

每个人都是不同的。是的，我们知道这听起来像是老生常谈，但在寻找完美的工作模式时，你必须考虑到员工的个人喜好。有些人早上工作得更好，有些人晚上工作得更好。有些人很快就会感到厌倦，喜欢丰富多彩的工作，而有些人则喜欢集中精力完成一项大任务，然后再继续下一项任务。使用 资源调度软件 将正确的任务分配给正确的人。角色分配功能也非常有用，每个人都能一目了然地知道谁负责什么。

2. 控制工作量

期间 工作量管理因此，制定远大的目标并让团队有成就感和成长感非常重要。 然而，让员工超负荷工作很容易掉入陷阱。 如果他们高效地工作了一个月，并取得了 项目里程碑下个月，他们会得到更多，以此类推。这种策略是非常短期的--每个人最终都会变得过度疲劳、沮丧、工作效率降低和失去动力，因为他们会觉得工作永远没有尽头。为了避免这种情况 控制团队的工作量。 你可以尝试间隔工作，一周强度大一些，一周强度小一些，或者确保每天的工作量保持平衡。使用 资源管理软件 以确保您的员工不会承受太大的压力。将 虚拟数据室 还可以提高项目管理的安全性和效率。

 

3. 花点时间集中精力 

根据加利福尼亚大学欧文分校的一项研究、 一个人在分心后需要 23 分 15 秒才能恢复到专注于一项任务的状态。 这看似不多，但如果一名员工每天要开 3 次会，在 Slack 上发 10 条信息，效率就会大打折扣。如何避免这种情况？建议员工为自己预约一个专注时间。使用日历，他们可以为自己设置会议时间，例如，一天中的 2 个小时。您可以确信，当您的团队有时间只专注于任务时，工作效率就会提高。

4. 确定优先事项

在许多组织中，人们倾向于将每项任务都标注为非常紧急和非常重要。这种做法背后的想法是，确定每项任务的优先次序会让员工同样认真地对待每项任务。结果，人们被过大的压力压得喘不过气来，无法集中精力做一件事，因为他们总是想着接下来还有 5 项紧急任务在等着他们。 因此，在计划工作时，请使用优先级选项--根据截止日期和紧迫性标记任务，以便员工制定个人工作策略。

 

5. 减少不必要的会议次数

公司会议是必要而重要的。但并不是所有的会议都要召开。一个常见的组织错误是，每次需要 "讨论 "的事情都要召开会议。对于项目经理等协调工作的人员来说，这种做法尤为典型--他们的工作是检查一切是否按计划进行，沟通和收集信息，并决定下一步措施。对于他们来说，会议往往是工作的主要工具。对于从事工作的人来说，每次会议都是一次流程中断和分心，会后需要时间恢复到之前的专注状态。

在准备每日或每周的工作日程时，尽量将会议次数限制在必要的范围内。 检查 在线日历计划 定期确保您的员工不必每隔一小时就接一次电话，而是有时间静下心来创作。一个好主意是任务计划--每项任务都应详细描述要求和步骤，这样每个人都能轻松检查结果，而不必浪费时间开不必要的会议。

 

6. 计划休息时间

人们需要休息。据统计，你应该 每 1.5 小时休息 15 分钟 以提神醒脑，提高工作效率。 遗憾的是，在紧张的工作安排中往往没有休息的时间。结果，人们工作得更多，但真正完成的工作却更少，因为他们的工作效率下降了。试试休息计划模式，鼓励员工在日历上写下短暂的休息时间，离开电脑一会儿，到阳台上呼吸新鲜空气，喝杯咖啡，或者做一些简单的体育锻炼，为大脑充氧。你会对其积极效果感到惊讶。

 

7. 使团队工作多样化

许多大型项目似乎总是一拖再拖。当你几个月来一直在做同一件事，而最终结果却遥遥无期时，你会感到非常沮丧。这很容易让人停滞不前，失去动力和生产力。尝试让团队接受的任务多样化。如果有人一周都在做同一件事--让他们参与一些新的工作，这样他们就能获得新的视角，并带着新的想法回来。当然，这也需要根据员工的个人情况来决定--有些人喜欢变换工作，在不同任务之间跳来跳去，有些人则喜欢从头到尾专注于一个项目。灵活性是关键。

 

8. 将工作分成几个小步骤

这一点与前一点相关。如果你正在做一个需要完成的大项目，而你又没有机会将工作多样化--那就把它分成几个步骤。完成一个工作步骤就是成功。成功就是动力。如果你正在做一个为期六个月的项目--把它分成 项目里程碑 并与团队一起庆祝每个阶段的成就。 

 

9. 使用 最佳员工管理软件 与 最佳员工时间跟踪软件 功能

在实施提高生产力的战略时，您需要密切关注团队中的所有流程。使用一种工具，您可以在一个地方获得所有信息。

Teamdeck 就是一个很好的例子--在这个系统中，您可以创建周密的工作计划、在日历中安排会议、分配任务、检查员工的工作量、使用时间表监控工作时间、分配角色、添加任务描述等等！计划周密的工作，让每个人都有专注和放松的空间，并清楚地知道需要做什么，这就是提高工作效率的秘诀。

 

提高团队的工作效率，避免日程安排冲突。 工作安排软件

每个组织都希望达到一个目标：高生产率和好结果。要实现这一目标，最重要的考虑因素是团队的工作条件，要与他们的职责和职位相适应。精心策划的工作日程将把您的工作绩效提高到您以前做梦都不敢想的水平！

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